Wie du in nur 10 Minuten deine eMail-Flut reduzierst

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Die Email-Flut die jeden Tag zu uns herein strömt ist gigantisch geworden. Eine Bugwelle die uns jeden Tag neu überschwemmt. Fast alles was früher als Briefpost unterwegs war wird heute per eMail versendet.

Und weil es ja so schnell und einfach geht, werden oft gleich mehrere Personen angeschrieben. Die CC-Krankheit hat dermaßen um sich gegriffen, dass in manchen Unternehmen kaum mehr eine Mail nur an einen Empfänger geht.

Von außen kommen weitere Mails hinzu die unseren Posteingang jeden Tag auf’s neue füllen.

Der Teil davon, der sich am einfachsten reduzieren lässt, sind Benachrichtigungen und Newsletter aller Art.

Sie sind schnell abonniert und erscheinen uns in dem Moment auch wichtig und relevant. Doch wenn wir ehrlich sind, wie viel Zeit haben wir tatsächlich uns mit Newslettern zu beschäftigen? Welche lesen wir wirklich?

Das wird wohl nur ein geringer Teil davon sein. Warum behalten wir dann die anderen?

Manches Mal kommt hier wieder die Fear of missing out zum Zuge, die wir schon mal besprochen hatten. Das Gefühl wir könnten etwas verpassen. Es könnte uns etwas entgehen, wir könnten etwas versäumen.

Bildquelle: pixabay | ribkhan

Schmeiß den Krempel über Bord!

Auch wenn wir diese Newsletter nicht lesen, sitzen sie in unserem Posteingang und wollen etwas von uns. Manchmal lassen wir sie einfach drin stehen, manchmal löschen wir sie. Und täglich grüßt das Murmeltier und es geht wieder von vorne los.

Was würde passieren wenn wir bei diesen Arten von Mails mal so richtig klar Schiff machen würden? Ausmisten, alles raus werfen, was wir nicht lesen und nie wieder anschauen werden?

Auch wenn Speicherplatz im Prinzip nichts mehr kostet, gibt es noch genügend Unternehmen die ein Limit im Posteingang haben. Das immer wieder zu abenteuerlichen Verrenkungen führt, wenn man das Limit erreicht hat und Mails löschen muss, damit man neue überhaupt empfangen kann.

Wenn dann auch noch so unwichtige Dinge wie Newsletter dazu beitragen, das unser Posteingang verstopft ist, dann tun wir uns damit wirklich keinen Gefallen.

Viele Dienste die wir nutzen schicken Statusmitteilungen oder andere Hinweise per Mail. Und so türmen sich zusätzlich Benachrichtigungen aller Art in unserem Posteingang. Brauchen wir diese wirklich? Müssen wir uns über alles benachrichtigen lassen?

Was für Mails brauchst du wirklich?

Die erste Frage ist wie bei all diesen Dingen:

Brauche ich diese Mail tatsächlich? Brauche ich sie wirklich, wirklich?

Was würde passieren wenn ich sie nicht bekommen würde? Würde überhaupt etwas passieren? Hätte es überhaupt eine Auswirkung?

Bei vielen Newslettern und Benachrichtigungsmails lautet die Antwort auf diese Frage wohl: Es würde nichts passieren und ich würde es nicht merken, wenn ich sie nicht bekomme und es hätte keine negativen Konsequenzen.

Kommando klar Schiff!

Klar Schiff machen geht nun ganz einfach und besteht aus zwei Schritten: Zum einen den weiteren Zugang abbestellen und zum anderen vorhandene Newsletter von diesem Absender löschen.

Wenn du das noch mit Zeit kombinierst, dann kannst du einen kleinen Wettbewerb machen, wie viele Newsletter du schaffst in 10 Minuten abzubestellen und zu löschen.

Also erster Schritt:

Geh in deinen Posteingang und such von oben nach unten den ersten Newsletter oder die erste System-Benachrichtigungsmail heraus die dir unter kommt. Entscheide ob du das wirklich behalten möchtest. Im besten Fall nein. Such den Abmeldelink und melde dich ab.

Nächster Schritt

Such in deinem Posteingang mit einem passenden Begriff nach weiteren Newsletter und Benachrichtigungsmails dieses Absenders. Überflieg die Liste. In den meisten Fällen kannst du einfach alle markieren und löschen. Newsletter enthalten selten so wichtige Inhalte, dass du sie aufheben müsstest.

Wunderbar, damit hast du die Klar-Schiff-Challenge im eMail-Postfach gestartet!

Und weiter geht’s. Such in deinem Posteingang nach dem nächsten Newsletter. Überlege kritisch ob du ihn wirklich, wirklich brauchst. Falls die Antwort nein lautet, such den Abmeldelink und melde dich ab.

Such wieder mit einem passenden Begriff nach weiteren dieser Mails. Überfliegen und dann löschen. Super, das war der zweite Streich!

Arbeite dich durch dein Postfach nach unten. Du wirst sehen, dass du in kürzester Zeit viele, viele Newsletter und automatische Benachrichtigungen abgestellt hast. Es sammelt sich oft soviel Zeug an, bei dem man sich nicht mal mehr erinnern kann, dass man sie jemals bestellt hat.

Was du behalten willst, braucht einen Ort

Bei manchen Newslettern wirst du merken, dass du dich nicht abmelden möchtest. Für diese Mails solltest du trotzdem eine andere Lösung finden, als sie im Posteingang zu belassen.

Denn Newsletter haben keinen To-do-Charakter. Im Gegensatz zu vielen anderen Mails mit denen Aufgaben verbunden sind, die du durchführen musst.

Solange jedoch alles im Posteingang landet, scheint alles die gleiche Qualität zu haben und jede einzelne Mail dort zupft dich am Ärmel und sagt: Hey du musst noch was mit mir tun!

Daher solltest du diese Mails, die nur zum Lesen sind, von denen trennen, bei denen du wirklich etwas tun musst. Es ist auch vollkommen egal, wann du diese Newsletter liest und ob du sie überhaupt lesen wirst.

Wer alles im Posteingang belässt und nicht mit Regeln in seinem eMail Programm arbeitet, hat oft einen – sorry – Müllhaufen im Posteingang beieinander. Man mag durch die Suche tatsächlich das Meiste finden, doch das ist in vielerlei Hinsicht mühselig.

Regeln sind dein Freund

Die Lösung dazu ist sehr einfach: In jedem eMail System gibt es die Möglichkeit Regeln zu erstellen. Diese Regeln können Mails von bestimmten Absendern in Ordner verschieben. In Unterordner vom Posteingang sozusagen.

Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass alle eMails dieser Art wirklich an einem Ort zu finden sind und nicht überall verstreut sind im chronologischen Verlauf des Posteingangs.

Wie man einfache Regeln erstellt über den Absender in Outlook siehst du in diesem Video (das ist ein Ausschnitt aus meinem Kurs “Mails im Griff mit Outlook”)

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Diese Vorgehensweise gibt es in jedem eMail-System. Es lassen sich überall Regeln anlegen.

Step by step – Newsletter für Newsletter

Dein nächster Job besteht also darin, für die Newsletter die du behalten willst, Regeln und Ordner anzulegen. Machen wir es schrittweise:

Such dir einen Newsletter für den du eine Regel anlegen möchtest. Lege die Regel und den benötigten Ordner an.

In Outlook kannst du im letzten Schritt wählen, dass er zusätzlich gleich den Posteingang aufräumen soll. Damit hast du alle Mails dieses Absenders in diesem neuen Ordner und neu hinzukommende Mails werden automatisch ergänzt.

Wenn du dieses automatische Rüberschieben in deinem System nicht hast beim Regel anlegen, dann such alle eMails von diesem Absender, markiere sie und schiebe sie per Hand in den neu erstellten Ordner.

Sobald die Regeln in Kraft sind, werden nun zukünftig alle eMails die von Newsletter-Absendern kommen oder die nur Benachrichtigungsmails von Systemen sind, automatisch in diese Ordner verschoben.

Damit hast du deinen Posteingang entmüllt von Mails die keine Aufgaben enthalten und hast alles an einem Ort zusammen.

Damit kannst du auch viel leichter diese Mails löschen. Denn auch von Newslettern die man wirklich lesen möchte, muss man keineswegs alles aufheben. Daher kannst du in regelmäßigen Abständen diese Ordner aufräumen und alle Mails dort löschen.

Wenn du das konsequent machst und wirklich nur die Newsletter und automatischen Benachrichtigungen behältst die du wirklich liest und brauchst, wirst du erstaunt sein wie viel leerer dein Posteingang nur schon allein dadurch wird.

Mach klar Schiff bei deinen Mails!

Dämme die eMail-Flut ein und trenne dich konsequent von Newslettern und Benachrichtigungsmails!

Wenn dich der ganze Kurs interessiert, dann einfach hier klicken: Mails im Griff mit Outlook

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