Projektkoordination ist ein ziemlich großes Wort. Es wird oft in einen Zusammenhang gestellt mit großen Firmen und dass es dafür spezielle Software gibt.
Wie läuft Projektmanagement in kleineren Firmen oder bei Solo-UnternehmerInnen?
Doch was ist mit den Projekten eines Freelancers? Oder wenn ein kleines Team von Selbständigen gemeinsam an einem Projekt für ein Unternehmen arbeitet? Wie wird denn hier koordiniert?
Oder anders gefragt: Wird hier tatsächlich koordiniert? Läuft das noch alles per eMail, in denen man alle in CC setzt und sich auf dem laufenden hält? Vielleicht auch noch mal zwischendurch telefoniert oder per Skype trifft? Doch wie es ist mit Dateien? Werden die dann auch an alle verschickt? Wie ist sichergestellt, dass jeder immer den aktuellen Stand der Arbeit hat?
Genauso wenn man alleine arbeitet: Wie behält man am besten die einzelnen Phasen und Todos eines Projekts im Blick? Schreibt man sich Todo-Listen und hakt sie ab? Wie ist das mit der Übersicht im Zeitverlauf? Kann ich sehen, was schon früher angefangen werden kann und was noch warten muss? Wie erkenne ich, welche Arbeitsschritte bei einzelnen Phasen nicht vergessen werden dürfen? Wie behalte ich im Blick, was noch offen ist und wo ich auf etwas warten muss?
Das sind ein Haufen Fragen die beantwortet sein wollen und genau das macht Projektmanagement so komplex.
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Was ich von meinem Projektmanagement erwarte
Mir persönlich ist ein möglichst kompletter Überblick wichtig. Ob ich nun allein an einem Projekt arbeite oder mit anderen zusammen.
Vor allem mit anderen zusammen ist mir wichtig, dass ich sehe, wo jeder einzelne gerade steht. Welche Aufgaben aktuell bei ihm in der Mache sind und was vielleicht schon länger steht. Das letztere ist vor allem dann relevant, wenn ein Zeitplan dahinter hängt, der eingehalten werden soll. Dann muss frühzeitig erkannt werden, wenn es irgendwo Probleme gibt und man dort unterstützen kann.
Das wird nicht in allen Fällen zurückgemeldet. Doch ein gutes Projektmanagementsystem sollte das von allein sichtbar machen.
Für mich ist zudem ein wichtiger Faktor, dass ich von überall her auf dieses System zugreifen kann und jederzeit Überblick habe über den aktuellen Stand.
So, langsam hört sich das alles nach einer eierlegenden Wollmichsau an, ich weiß. Doch für mich gibt es diese seltene Tier tatsächlich ;) Wie es heißt, wo es lebt und man es zähmen kann, möchte ich dir gern hier vorstellen.
Trello ist für mich die eierlegende Wollmilchsau im Projektmanagement-Bereich
Die Software die diese Fähigkeiten alle mit sich bringt, heißt Trello. Es ist ein System, das abgeleitet ist vom japanischen Kanban-System. Kanban heißt einfach Karte und funktioniert nach dem sog. Pullprinzip.
Push-Prinzip
Bei vielen Arbeitsprozessen ist es so, dass alles nach dem Push-Prinzip (Schieben) funktioniert.
Das bedeutet, dass mir der Schreibtisch vollgestellt wird, bzw. die Aufgaben per eMail zu mir hereinströmen, obwohl ich überhaupt noch nicht fertig bin mit dem was ich gerade mache. Mir werden Sachen „zugeschoben“.
Das ist nicht besonders clever, denn es setzt uns von vornherein unter Druck. Ein gewisser Ansporn ist nie verkehrt, doch ständig Druck aufbauen ist schädlich.
Pull-Prinzip
Im Kanban-System gibt es einen ganz anderen Ansatz. Das Pull-Prinzip (Ziehen) besagt, dass ich mir dann die nächste Aufgabe hole, wenn ich mit der jetzigen fertig bin. Das wiederum sieht jeder im Team zu jeder Zeit und damit ist klar, wer gerade an was arbeitet und evtl. auch wie lange schon. Ich „ziehe“ mir Aufgaben selbst zu mir.
Es ist zudem möglich einzelne Aufgaben einzelnen Personen zuzuordnen und damit wird sofort sichtbar, wer wie viel insgesamt zu tun hat. Das ist der nächste Aspekt an diesem System. Es ist sehr, sehr visuell und dadurch selbsterklärend. Das ist auch der – wenn man so will – japanische Ansatz daran, viel Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen.
Kurz gesagt: Wir können uns im Pullprinzip immer eine Aufgabe holen und wir sehen auch was alle anderen gerade machen. Gehen wir einen Schritt weiter.
Wie funktioniert das Kanban-Prinzip mit Trello?
Geordnet werden die einzelnen Karten in Spalten. Die Grundform eines Kanban-Systems besteht in drei Spalten. Dem sog. Backlog, der work in progress-Spalte und der done Spalte.
Das “Backlog” ist erstmal genau das was es heißt. Ein Sammlung an allen Aufgaben die überhaupt mit dem Projekt zu tun haben. Dadurch dass alles untereinander geschrieben wird, scheint es etwas chaotisch und ungeordnet, doch das macht nix, wichtig ist im ersten Schritt erstmal alles zu erfassen, was überhaupt alles an Aufgaben zu tun ist, welche Schritte zu tun sind usw.
Das Backlog dient uns als Sammelbecken. Es ist unser Gedächtnis.
Mit dem Kanban-System zu arbeiten ist ganz einfach. Die Vorgehensweise ist wie folgt: Ziehe dir die wichtigste und nächste Aufgabe aus dem Backlog in deine work-in-progress Spalte und arbeite daran. Genau das bedeutet nämlich work-in-progress oder abgekürzt WIP.
Hier kommt eine wichtige Regel ins Spiel, die für unser ganzes Arbeitsleben dient und nicht nur für Trello oder Projektarbeit. Work in progress ist beschränkt. Wir können nun mal nicht mehr als eine Aufgabe gleichzeitig bearbeiten, das haben wir ja auch schon festgestellt. Es ist nicht möglich. Punkt.
Wir haben die Illusion, dass es so ist, wenn wir ständig von einem zum nächsten Switchen ohne etwas wirklich fertig gestellt zu haben. Doch es geht nicht. Jetzt im Moment kann ich mich nur einer Aufgabe widmen.
Es ist auch nicht möglich, jede Aufgabe gleich von vorn bis hinten fertig zustellen. Oft müssen wir warten, auf ein OK, oder die Arbeit kann noch nicht fortgesetzt werden, weil die Zuarbeit von jemand anderem fehlt.
Was bedeutet, dass diese Tätigkeit nicht mehr work-in-progress ist und in eine andere Spalte verschoben werden muss. Diese Spalte kann man warten oder parken oder ähnliches nennen.
Kurz gesagt: Nur Aufgaben an denen wir tatsächlich gerade arbeiten, sind in der work-in-progress Spalte enthalten. Wenn ich an einer Aufgabe nicht weiterarbeiten kann, weil ich auf etwas von außen warte, muss sie in eine Warten-Spalte verschoben werden. Auf diese Weise ist für jeden genau sichtbar, welche Aufgaben auf Warte-Position stehen.
Wenn die Aufgabe nun tatsächlich beendet wurde, dann kommt sie in die Spalte done. Das ist dann selbsterklärend und bedeutet, dass sie erledigt ist.
Gut, soweit also das Grundgerüst. Wenn wir mit mehreren Personen zusammenarbeiten, können die einzelnen Aufgaben in Trello jeweils einer Person zugeordnet werden.
Man könnte sie auch mehreren Personen zuordnen, doch das macht wenig Sinn. Scheint eine Karte das zu erfordern, dann stecken wohl mehrere Punkte in dieser Aufgabe drin und dann sollte sie aufgeteilt werden.
Das ist generell ein wichtiger Aspekt. Wenn man beginnt Todos aufzulisten, werden diese verschiedenen Umfang haben. Da gibt es Todos die sind ganz eindeutig und klar formuliert und können auch in einem Rutsch erledigt werden. Dann gibt es wieder Todos die sehr komplex sind und wiederum mehrere Punkte in sich tragen.
Dafür gibt es die Möglichkeit innerhalb einer Trello-Karte eine Checkliste anzulegen, die genau diese Unterpunkte erfassen kann. An einer Karte können übrigens auch die anderen Teammitglieder mitschreiben, so dass wirklich sichergestellt ist, dass nichts übersehen wird. Zumindest nicht so schnell, als wenn nur eine Person draufschaut. Das Mehraugenprinzip hat sich ja schon oft bewährt.
Ebenso ist es möglich Kommentare, Fragen und Anmerkungen auf Karten zu hinterlassen. Das ermöglicht eine Kommunikation direkt bei dem betreffenden Todo und nicht irgendwo anders. Jeder sieht wiederum alles, was die anderen formuliert haben und kann seins mit dazu beitragen.
Außerdem kann man jeder Karte Dateien hinzufügen, die zu diesem Arbeitsschritt wichtig sind. Wieder ein Schritt mehr dazu, die Dinge die es für diese Aufgabe braucht, an einem Ort zu versammeln. Erinnerst du dich noch an Ordnung kommt von Ort? Dieses Prinzip hilft auch hier.
Was ebenfalls hilfreich ist, sind die Timer-Angaben. Das bedeutet, jede Karte kann mit einem Datum belegt werden, wann sie fällig ist. Das hilft zu einem späteren Zeitpunkt alle zeitkritischen Karten zu sehen.
Dann wollen wir mal bis hierher zusammenfassen:
- Ein Projekt kann in Trello mit Karten organisiert werden, die verschiedenen Personen zugeordnet werden können.
. - Die Hauptspalten Backlog, WIP (work-in-progress) und done sind die Grundlage des Systems. Gesammelt werden alle Karten erst mal im Backlog. Entweder ordnet man eine Karte jemandem zu oder man sucht sich selbst eine Aufgabenkarte und ordnet sie sich selbst zu.
. - Wenn man beginnt an einer Aufgabe zu arbeiten, zieht man sie in die WIP spalte. Damit sehen alle anderen, wer gerade mit was beschäftigt ist. Ist die Karte erledigt, kommt sie in die done-Spalte.
. - Die einzelnen Karten können mit Kommentaren, Checklisten und Dateien angereichert werden. Dazu kommt auch eine mögliche Datumsangabe um Fälligkeiten anzuzeigen.
(Es gibt noch einiges mehr, doch das sind die elementaren Bestandteile die am meisten Sinn machen.)
Gut, dann wollen wir mal einen Schritt weiter gehen. Die Fülle des Backlogs gilt es jetzt in einer geeignetes Form zu filtern. Hilfreich ist eine Spalte die ready genannt wird. Diese wird nach dem Backlog eingefügt.
Der Zweck dieser Spalte liegt darin, die tatsächlich als nächstes anstehenden Aufgaben herauszufiltern. Dazu geht man entweder gemeinsam oder es gibt einen Team-Leiter der für das Projekt verantwortlich ist, durch das ganze Backlog durch und zieht genau diese Karten aus dem Backlog in ready.
Diese Meetings und Entscheidungen können entweder regelmäßig stattfinden z.B. als wöchentliche Termine oder auf Zuruf. Das ist die Frage, was für ein Team am besten funktioniert.
Meine Erfahrung ist, dass eine feste Terminierung für so etwas immer besser ist. In den heißen Phasen eines Projektes kann es sogar sinnvoll sein eine tägliche kurze Absprache über die Situation zu halten.
Was sollte in den Kanban-Meetings besprochen werden?
Was sollte dabei besprochen werden bzw. geklärt werden? Nun, nicht die Fragen des Lebens oder das ganze Projekt, um das mal gleich klar zustellen. Da jeder bei jedem sieht, mit was jemand beschäftigt ist, kann das sehr strukturiert stattfinden.
Zunächst kann jeder kurz berichten wie seine Aufgabe läuft und ob alles ok ist. Das ist wichtig, weil bei einem Kanban-Vorgehen immer geschaut wird, dass alle Personen jede Hilfe haben die sie brauchen. Daher keine Scheu, wenn man merkt, dass man an einer Aufgabe nicht vorwärts kommt. Aus welchen Gründen auch immer.
Genau diese Kommunikation macht das Ganze so wertvoll. So kann später vermieden werden, dass Ärger entsteht, wenn es Verzögerungen gibt, die nicht kommuniziert wurden.
Voraussetzung dafür ist ein absolut wertfreies Umgehen miteinander. Ein cholerischer Teamleiter, der gleich wegen allen Hindernissen in die Luft geht, ist da wenig hilfreich. Es braucht den Geist eines Coach, der daran interessiert ist, dass die gesamte Mannschaft ihr Ziel erreicht. Denn nur dann wird das Projekt erfolgreich beendet werden können.
Um besser zu verdeutlichen, wo es solche Karten gibt, an denen gerade nicht weitergearbeitet werden kann, dient die “warten” oder “parken” Spalte. Diese ist der Notparkplatz für Aufgaben die im Moment nicht fortgeführt werden können und daher dort geparkt werden.
Bei jedem Meeting MÜSSEN diese Karten zur Sprache kommen und der Stand der Dinge klar gemacht werden. Wird das nicht gemacht, sind genau das die Dinge, die einem später auf die Füße fallen können.
Wenn nun jeder berichtet hat und alle Unwägbarkeiten besprochen wurden, kann als nächstes entschieden werden, ob die Ready Spalte schon wieder aufgefüllt werden kann.
Es macht Sinn hier eine Kartenbegrenzung auszugeben. 5 bis max. 10 Karten sollten hierher verschoben werden. Wir erinnern uns, die Auswahl die wir aus dem Backlog treffen für die ready Spalte sollten genau die Aufgaben sein, die tatsächlich im Verlauf des Projekt wirklich als nächstes dran sind und die zeitkritisch sind.
Ist das erledigt, ist das Meeting damit auch schon durch. Jeder hat seine Aufgaben berichtet, Verzögerungen und Probleme wurden angesprochen und im besten Fall gelöst. Geparkte Karten wurden kontrolliert und evtl. in WIP zurückgeschoben, da sie nun wieder bearbeitet werden können.
Jeder kann sich nun in der nächsten Woche Karten aus dem ready Bereich in WIP ziehen und daran arbeiten.
Wird das konsequent durchgezogen, kann man sich fast jede Email-Kommunikation sparen. Jeder hat zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Stand, kann kommentieren bei jeder einzelnen Aufgaben und damit an Information beitragen was noch fehlt.
Alles in allem eine super Sache. Und das beste: Es ist kostenfrei nutzbar! Ich kann dir Trello nur wärmstens empfehlen.
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Schwupps und schon ist der Juli auch vorbei. Was für ein Sommer! Da heißt es kühlen Kopf bewahren. Lesen ist ja eine ideale Beschäftigung während der heißen Jahreszeit. Man bewegt sich nur, um nach dem Glas zum Trinken zu greifen und ansonsten hält man sich schön still ;)
Jetzt haben wir uns die letzten Wochen soviel mit Ordnung außen und Ordnung innen beschäftigt, was wir denken und fühlen und was für Auswirkungen das auf uns hat im Sinne von geordnet sein, dass wir jetzt mal ganz was anders beleuchten.
Wieso wir Pausen unbedingt brauchen und sie ein wichtiges Produktivitätstool sind