Projekte managen leicht gemacht – wie du mit Trello und Kanban alles unter einen Hut bekommst und auch Teamwork endlich funktioniert

Projekte managen leicht gemachtProjektkoordination ist ein ziemlich großes Wort. Es wird oft in einen Zusammenhang gestellt mit großen Firmen und dass es dafür spezielle Software gibt.

Wie läuft Projektmanagement in kleineren Firmen oder bei Solo-UnternehmerInnen?

Doch was ist mit den Projekten eines Freelancers? Oder wenn ein kleines Team von Selbständigen gemeinsam an einem Projekt für ein Unternehmen arbeitet? Wie wird denn hier koordiniert?

Oder anders gefragt: Wird hier tatsächlich koordiniert? Läuft das noch alles per eMail, in denen man alle in CC setzt und sich auf dem laufenden hält? Vielleicht auch noch mal zwischendurch telefoniert oder per Skype trifft? Doch wie es ist mit Dateien? Werden die dann auch an alle verschickt? Wie ist sichergestellt, dass jeder immer den aktuellen Stand der Arbeit hat?

Genauso wenn man alleine arbeitet: Wie behält man am besten die einzelnen Phasen und Todos eines Projekts im Blick? Schreibt man sich Todo-Listen und hakt sie ab? Wie ist das mit der Übersicht im Zeitverlauf? Kann ich sehen, was schon früher angefangen werden kann und was noch warten muss? Wie erkenne ich, welche Arbeitsschritte bei einzelnen Phasen nicht vergessen werden dürfen? Wie behalte ich im Blick, was noch offen ist und wo ich auf etwas warten muss?

Das sind ein Haufen Fragen die beantwortet sein wollen und genau das macht Projektmanagement so komplex.

Bildquelle: pixabay

Was ich von meinem Projektmanagement erwarte

Mir persönlich ist ein möglichst kompletter Überblick wichtig. Ob ich nun allein an einem Projekt arbeite oder mit anderen zusammen.

Vor allem mit anderen zusammen ist mir wichtig, dass ich sehe, wo jeder einzelne gerade steht. Welche Aufgaben aktuell bei ihm in der Mache sind und was vielleicht schon länger steht. Das letztere ist vor allem dann relevant, wenn ein Zeitplan dahinter hängt, der eingehalten werden soll. Dann muss frühzeitig erkannt werden, wenn es irgendwo Probleme gibt und man dort unterstützen kann.

Das wird nicht in allen Fällen zurückgemeldet. Doch ein gutes Projektmanagementsystem sollte das von allein sichtbar machen.

Für mich ist zudem ein wichtiger Faktor, dass ich von überall her auf dieses System zugreifen kann und jederzeit Überblick habe über den aktuellen Stand.

So, langsam hört sich das alles nach einer eierlegenden Wollmichsau an, ich weiß. Doch für mich gibt es diese seltene Tier tatsächlich ;) Wie es heißt, wo es lebt und man es zähmen kann, möchte ich dir gern hier vorstellen.

Trello ist für mich die eierlegende Wollmilchsau im Projektmanagement-Bereich

Die Software die diese Fähigkeiten alle mit sich bringt, heißt Trello. Es ist ein System, das abgeleitet ist vom japanischen Kanban-System. Kanban heißt einfach Karte und funktioniert nach dem sog. Pullprinzip.

Push-Prinzip

Bei vielen Arbeitsprozessen ist es so, dass alles nach dem Push-Prinzip (Schieben) funktioniert.

Das bedeutet, dass mir der Schreibtisch vollgestellt wird, bzw. die Aufgaben per eMail zu mir hereinströmen, obwohl ich überhaupt noch nicht fertig bin mit dem was ich gerade mache. Mir werden Sachen „zugeschoben“.

Das ist nicht besonders clever, denn es setzt uns von vornherein unter Druck. Ein gewisser Ansporn ist nie verkehrt, doch ständig Druck aufbauen ist schädlich.

Pull-Prinzip

Im Kanban-System gibt es einen ganz anderen Ansatz. Das Pull-Prinzip (Ziehen) besagt, dass ich mir dann die nächste Aufgabe hole, wenn ich mit der jetzigen fertig bin. Das wiederum sieht jeder im Team zu jeder Zeit und damit ist klar, wer gerade an was arbeitet und evtl. auch wie lange schon. Ich „ziehe“ mir Aufgaben selbst zu mir.

Es ist zudem möglich einzelne Aufgaben einzelnen Personen zuzuordnen und damit wird sofort sichtbar, wer wie viel insgesamt zu tun hat. Das ist der nächste Aspekt an diesem System. Es ist sehr, sehr visuell und dadurch selbsterklärend. Das ist auch der – wenn man so will – japanische Ansatz daran, viel Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen.

Kurz gesagt: Wir können uns im Pullprinzip immer eine Aufgabe holen und wir sehen auch was alle anderen gerade machen. Gehen wir einen Schritt weiter. 

Wie funktioniert das Kanban-Prinzip mit Trello?

Geordnet werden die einzelnen Karten in Spalten. Die Grundform eines Kanban-Systems besteht in drei Spalten. Dem sog. Backlog, der work in progress-Spalte und der done Spalte.

Das “Backlog” ist erstmal genau das was es heißt. Ein Sammlung an allen Aufgaben die überhaupt mit dem Projekt zu tun haben. Dadurch dass alles untereinander geschrieben wird, scheint es etwas chaotisch und ungeordnet, doch das macht nix, wichtig ist im ersten Schritt erstmal alles zu erfassen, was überhaupt alles an Aufgaben zu tun ist, welche Schritte zu tun sind usw.

Das Backlog dient uns als Sammelbecken. Es ist unser Gedächtnis.

Mit dem Kanban-System zu arbeiten ist ganz einfach. Die Vorgehensweise ist wie folgt: Ziehe dir die wichtigste und nächste Aufgabe aus dem Backlog in deine work-in-progress Spalte und arbeite daran. Genau das bedeutet nämlich work-in-progress oder abgekürzt WIP.

Hier kommt eine wichtige Regel ins Spiel, die für unser ganzes Arbeitsleben dient und nicht nur für Trello oder Projektarbeit. Work in progress ist beschränkt. Wir können nun mal nicht mehr als eine Aufgabe gleichzeitig bearbeiten, das haben wir ja auch schon festgestellt. Es ist nicht möglich. Punkt.

Wir haben die Illusion, dass es so ist, wenn wir ständig von einem zum nächsten Switchen ohne etwas wirklich fertig gestellt zu haben. Doch es geht nicht. Jetzt im Moment kann ich mich nur einer Aufgabe widmen.

Es ist auch nicht möglich, jede Aufgabe gleich von vorn bis hinten fertig zustellen. Oft müssen wir warten, auf ein OK, oder die Arbeit kann noch nicht fortgesetzt werden, weil die Zuarbeit von jemand anderem fehlt.

Was bedeutet, dass diese Tätigkeit nicht mehr work-in-progress ist und in eine andere Spalte verschoben werden muss. Diese Spalte kann man warten oder parken oder ähnliches nennen.

Kurz gesagt: Nur Aufgaben an denen wir tatsächlich gerade arbeiten, sind in der work-in-progress Spalte enthalten. Wenn ich an einer Aufgabe nicht weiterarbeiten kann, weil ich auf etwas von außen warte, muss sie in eine Warten-Spalte verschoben werden. Auf diese Weise ist für jeden genau sichtbar, welche Aufgaben auf Warte-Position stehen.

Wenn die Aufgabe nun tatsächlich beendet wurde, dann kommt sie in die Spalte done. Das ist dann selbsterklärend und bedeutet, dass sie erledigt ist.

Gut, soweit also das Grundgerüst. Wenn wir mit mehreren Personen zusammenarbeiten, können die einzelnen Aufgaben in Trello jeweils einer Person zugeordnet werden.

Man könnte sie auch mehreren Personen zuordnen, doch das macht wenig Sinn. Scheint eine Karte das zu erfordern, dann stecken wohl mehrere Punkte in dieser Aufgabe drin und dann sollte sie aufgeteilt werden.

Das ist generell ein wichtiger Aspekt. Wenn man beginnt Todos aufzulisten, werden diese verschiedenen Umfang haben. Da gibt es Todos die sind ganz eindeutig und klar formuliert und können auch in einem Rutsch erledigt werden. Dann gibt es wieder Todos die sehr komplex sind und wiederum mehrere Punkte in sich tragen.

Dafür gibt es die Möglichkeit innerhalb einer Trello-Karte eine Checkliste anzulegen, die genau diese Unterpunkte erfassen kann. An einer Karte können übrigens auch die anderen Teammitglieder mitschreiben, so dass wirklich sichergestellt ist, dass nichts übersehen wird. Zumindest nicht so schnell, als wenn nur eine Person draufschaut. Das Mehraugenprinzip hat sich ja schon oft bewährt.

Ebenso ist es möglich Kommentare, Fragen und Anmerkungen auf Karten zu hinterlassen. Das ermöglicht eine Kommunikation direkt bei dem betreffenden Todo und nicht irgendwo anders. Jeder sieht wiederum alles, was die anderen formuliert haben und kann seins mit dazu beitragen.

Außerdem kann man jeder Karte Dateien hinzufügen, die zu diesem Arbeitsschritt wichtig sind. Wieder ein Schritt mehr dazu, die Dinge die es für diese Aufgabe braucht, an einem Ort zu versammeln. Erinnerst du dich noch an Ordnung kommt von Ort? Dieses Prinzip hilft auch hier.

Was ebenfalls hilfreich ist, sind die Timer-Angaben. Das bedeutet, jede Karte kann mit einem Datum belegt werden, wann sie fällig ist. Das hilft zu einem späteren Zeitpunkt alle zeitkritischen Karten zu sehen.

Dann wollen wir mal bis hierher zusammenfassen:

  1. Ein Projekt kann in Trello mit Karten organisiert werden, die verschiedenen Personen zugeordnet werden können.
    .
  2. Die Hauptspalten Backlog, WIP (work-in-progress) und done sind die Grundlage des Systems. Gesammelt werden alle Karten erst mal im Backlog. Entweder ordnet man eine Karte jemandem zu oder man sucht sich selbst eine Aufgabenkarte und ordnet sie sich selbst zu.
    .
  3. Wenn man beginnt an einer Aufgabe zu arbeiten, zieht man sie in die WIP spalte. Damit sehen alle anderen, wer gerade mit was beschäftigt ist. Ist die Karte erledigt, kommt sie in die done-Spalte.
    .
  4. Die einzelnen Karten können mit Kommentaren, Checklisten und Dateien angereichert werden. Dazu kommt auch eine mögliche Datumsangabe um Fälligkeiten anzuzeigen.

(Es gibt noch einiges mehr, doch das sind die elementaren Bestandteile die am meisten Sinn machen.)

Gut, dann wollen wir mal einen Schritt weiter gehen. Die Fülle des Backlogs gilt es jetzt in einer geeignetes Form zu filtern. Hilfreich ist eine Spalte die ready genannt wird. Diese wird nach dem Backlog eingefügt.

Der Zweck dieser Spalte liegt darin, die tatsächlich als nächstes anstehenden Aufgaben herauszufiltern. Dazu geht man entweder gemeinsam oder es gibt einen Team-Leiter der für das Projekt verantwortlich ist, durch das ganze Backlog durch und zieht genau diese Karten aus dem Backlog in ready.

Diese Meetings und Entscheidungen können entweder regelmäßig stattfinden z.B. als wöchentliche Termine oder auf Zuruf. Das ist die Frage, was für ein Team am besten funktioniert.

Meine Erfahrung ist, dass eine feste Terminierung für so etwas immer besser ist. In den heißen Phasen eines Projektes kann es sogar sinnvoll sein eine tägliche kurze Absprache über die Situation zu halten.

Was sollte in den Kanban-Meetings besprochen werden?

Was sollte dabei besprochen werden bzw. geklärt werden? Nun, nicht die Fragen des Lebens oder das ganze Projekt, um das mal gleich klar zustellen. Da jeder bei jedem sieht, mit was jemand beschäftigt ist, kann das sehr strukturiert stattfinden.

Zunächst kann jeder kurz berichten wie seine Aufgabe läuft und ob alles ok ist. Das ist wichtig, weil bei einem Kanban-Vorgehen immer geschaut wird, dass alle Personen jede Hilfe haben die sie brauchen. Daher keine Scheu, wenn man merkt, dass man an einer Aufgabe nicht vorwärts kommt. Aus welchen Gründen auch immer.

Genau diese Kommunikation macht das Ganze so wertvoll. So kann später vermieden werden, dass Ärger entsteht, wenn es Verzögerungen gibt, die nicht kommuniziert wurden.

Voraussetzung dafür ist ein absolut wertfreies Umgehen miteinander. Ein cholerischer Teamleiter, der gleich wegen allen Hindernissen in die Luft geht, ist da wenig hilfreich. Es braucht den Geist eines Coach, der daran interessiert ist, dass die gesamte Mannschaft ihr Ziel erreicht. Denn nur dann wird das Projekt erfolgreich beendet werden können.

Um besser zu verdeutlichen, wo es solche Karten gibt, an denen gerade nicht weitergearbeitet werden kann, dient die “warten” oder “parken” Spalte. Diese ist der Notparkplatz für Aufgaben die im Moment nicht fortgeführt werden können und daher dort geparkt werden.

Bei jedem Meeting MÜSSEN diese Karten zur Sprache kommen und der Stand der Dinge klar gemacht werden. Wird das nicht gemacht, sind genau das die Dinge, die einem später auf die Füße fallen können.

Wenn nun jeder berichtet hat und alle Unwägbarkeiten besprochen wurden, kann als nächstes entschieden werden, ob die Ready Spalte schon wieder aufgefüllt werden kann.

Es macht Sinn hier eine Kartenbegrenzung auszugeben. 5 bis max. 10 Karten sollten hierher verschoben werden. Wir erinnern uns, die Auswahl die wir aus dem Backlog treffen für die ready Spalte sollten genau die Aufgaben sein, die tatsächlich im Verlauf des Projekt wirklich als nächstes dran sind und die zeitkritisch sind.

Ist das erledigt, ist das Meeting damit auch schon durch. Jeder hat seine Aufgaben berichtet, Verzögerungen und Probleme wurden angesprochen und im besten Fall gelöst. Geparkte Karten wurden kontrolliert und evtl. in WIP zurückgeschoben, da sie nun wieder bearbeitet werden können.

Jeder kann sich nun in der nächsten Woche Karten aus dem ready Bereich in WIP ziehen und daran arbeiten.

Wird das konsequent durchgezogen, kann man sich fast jede Email-Kommunikation sparen. Jeder hat zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Stand, kann kommentieren bei jeder einzelnen Aufgaben und damit an Information beitragen was noch fehlt.

Alles in allem eine super Sache. Und das beste: Es ist kostenfrei nutzbar! Ich kann dir Trello nur wärmstens empfehlen.


Du willst gern regelmäßig von mir lesen? Dann werde Teil von über 780 begeisterten Abonnenten und hol dir den Newsletter.
Dafür gibt’s für dich Rezepte für das Glück aus eigener Herstellung! Hier klicken und schon kann’s losgehen


Lesefutter – Folge 17

Lesefutter Folge 17Schwupps und schon ist der Juli auch vorbei. Was für ein Sommer! Da heißt es kühlen Kopf bewahren. Lesen ist ja eine ideale Beschäftigung während der heißen Jahreszeit. Man bewegt sich nur, um nach dem Glas zum Trinken zu greifen und ansonsten hält man sich schön still ;)

Wie immer gilt, wenn du ganz zeitnah mitbekommen möchtest, welche Bücher es aus meinem Lesestapel in das empfohlene Lesefutter geschafft habe, dann folge mir auf Instagram.

Und schon geht’s los mit den Buchtipps aus Juli 2018:

Risiko – Gerd Gigerenzer

Risiko - Gerd GigerenzerRisiko von Gerd Gigerenzer ist eines der Bücher das für mich zur absoluten Pflichtlektüre jedes Arztes gehören sollte.

Wie viele Frauen müssen jedes Jahr vollkommen umsonst Ängste ausstehen, weil bei ihnen ein negatives Ergebnis bei der Mammographie festgestellt wird und der Arzt ihnen nicht korrekt erklären kann wie hoch die tatsächliche Wahrscheinlichkeit ist, dass sie Brustkrebs haben.

Das ist für mich mehr als bedenklich. Dieses Buch öffnet einem so sehr die Augen, dass grundlegende Statistikkenntnisse für uns alle ganz elementar sind.

Wie wenig die Pharmaindustrie daran interessiert ist, dass wir das tatsächliche Risiko von Krankheitsverläufen wissen, wird hier glasklar durch Zitate belegt.

Wir werden oft bombardiert mit Statistiken, die Medien schmeißen damit um sich, sagen uns, dass 20% dieses oder jenes besser oder schlechter ist, doch es werden so selten tatsächliche Zahlen genannt, dass es sich für uns nicht wirklich einschätzen lässt wie hoch das Risiko nun wirklich ist.

Lies dieses Buch, lern diese grundlegenden und einfachen Statistikkenntnisse und lass dich nicht mehr hinters Licht führen.

Life is good – Bert and John Jacobs (englisch)

Life ist good - Bert und John JacobsIn diesem Buch erzählen die zwei Brüder Bert und John Jacobs ihre Geschichte wie sie den Brand life is good gegründet haben.

Die beiden haben nach dem College angefangen selbst designte T-Shirts aus einem Van heraus zu verkaufen und sind die Colleges rauf und runter gefahren. Im Lauf der Jahre hat sich das Geschäft nicht wirklich gelohnt, auch wenn die Freiheit groß war.

Sie waren im Prinzip kurz davor aufzugeben als sie plötzlich mit einem T-Shirt so großen Erfolg hatten, dass sie sogar die zwei verkauft haben, die sie selbst an diesem Tag an hatten. Und das war die Geburtsstunde des Brands life is good.

In diesem Buch geht es um Optimismus. Wie sich Optimismus im eigenen Leben ganz bewusst durch verschiedene Tugenden, wenn man so will, als ständigen Bestandteil etablieren lässt.

Das Buch ist aufgebaut in zehn verschiedene Bereiche und jeder enthält eine der zehn Superkräfte, die sie für sich in ihrem Leben und in ihrem Geschäft als Leitlinien haben.

Legt euch auf jeden Fall Tempos bereit, denn es sind zu Herzen gehende Geschichten mit enthalten. Menschen die ihnen geschrieben haben, was der brand life is good, ob T-Shirts, Jacken, Caps für sie in ihrem Leben Gutes bewirkt hat.

Die ganze Story ist einfach phänomenal, wie diese beiden aus ihrer eigenen Familiengeschichte heraus eine Firma gründen die Geschäfte machen mit so viel Gutem verquickt.

Nach diesem Buch denkt man anders über business und das ist gut so. Und jede dieser Superkräfte lässt sich im eigenen Leben zum Wohle aller entwickeln.

Von mir bekommt das Buch 5 Sterne und eine absolute Leseempfehlung!

Option B – Sheryl Sandberg und Adam Grant

Optin B - Sheryl Sandberg und Adam GrantDieses Buch behandelt ein Thema dem wir oft sehr gern aus dem Weg gehen wollen, das uns jedoch jederzeit erwischen kann.

Sheryl Sandberg hat ganz plötzlich ihren Ehemann verloren. Es war vollkommen unvorhersehbar, mitten aus dem Leben gerissen und dann bist du, wie sie es nennt, in einem Club dem du niemals beitreten wolltest.

Wie geht man mit diesen Situationen um?

Und auf der anderen Seite, wenn man Außenstehender ist, wie geht man mit dem Kummer und der Trauer von Menschen um, die solch einen Schicksalsschlag zu erleiden hatten?

Verluste treffen uns alle. Den Partner oder sogar ein Kind zu verlieren, ist wohl eines der dramatischen Dinge die einem im Leben geschehen können. Und doch muss das Leben irgendwie weitergehen.

Wie das funktionieren kann, wird wunderbar in diesem Buch geschildert. Sheryl Sandberg und Adam Grant haben ein weises Buch geschrieben, das wissenschaftliche Erkenntnisse mit ganz persönlichen Erlebnissen verknüpft.

Ich kann nur jedem raten, sich gleich ein Päckchen Tempos bereit zu legen, denn es werden Tränen fließen.

Ein weises, ein wichtiges, ein unverzichtbares Buch. Resilienz lässt sich lernen.

Der Garten des Buddha – Geshe Michael Roach

Der Garten des Buddha - Geshe Michael RoachWer mit Buddhismus etwas anfangen kann, für den ist dieses Buch „der Garten des Buddha“ eine absolute Fundgrube.

Der Autor Geshe Michael Roach ist einer der ganz wenigen westlichen Menschen die den Titel Geshe verliehen bekommen haben.

In diesem Buch ist der Garten des Buddha für einen jungen Mann ein Ort des Lernens, des Erwachens, des weise werdens. Viele verschiedene buddhistische Weisheiten werden in dieser Geschichte erläutert und einem nahegebracht.

Tibetische Meister treten in die Rolle des Lehrers ein und lassen im Gespräch all das Wissen hervortreten. Es ist fast ein philosophisches Buch, doch enthält es sehr viele hilfreiche Anweisungen die sich im Leben umsetzen lassen.

Und damit kehre ich an den Anfang zurück, denn für jemanden der sich für Buddhismus interessiert, wird dieses Buch eine große Fundgrube und wertvolle Schatztruhe sein.

****

Das waren sie, meine Leseempfehlungen aus dem Juli 2018. Ich finde ja immer, lesen kann man nie genug. Und mir ist ein gedrucktes Buch tausend mal lieber als ein ebook-reader. Doch jeder so wie er will, Hauptsache es wird gelesen ;)

Transparenz-Hinweis: Wenn du auf die Bilder klickst landest du direkt bei Amazon und falls du eines der Bücher dort kaufst, bekomm ich eine überaus riesige Provision ;) Nein, Quatsch das natürlich nicht, es sind nur ein paar Cent.

Wenn du auch gern liest, dann schreib mir doch deine Buch-Highlights. Gern als Kommentar oder auch per email. Ich freu mich immer von meinen LeserInnen persönlich zu hören!

Wer du gern in meinen bisherigen Empfehlungen stöbern möchtest, dann nur zu. Du findest hier alle Lesefutter-Folgen.

Have a nice day and happy reading!


Du willst gern regelmäßig von mir lesen? Dann werde Teil von über 780 begeisterten Abonnenten und hol dir den Newsletter.
Dafür gibt’s für dich Rezepte für das Glück aus eigener Herstellung! Hier klicken und schon kann’s losgehen


Evernote – Wie ein kleiner Elefant dein Gedächtnis erweitern kann und du alles an interessanten Notizen, Internetinfos, Grafiken und sonstigen Info-Schnippseln auf einen Klick wieder findest!

Evernote - Wie ein kleiner Elefant dein Gedächtnis erweitern kannJetzt haben wir uns die letzten Wochen soviel mit Ordnung außen und Ordnung innen beschäftigt, was wir denken und fühlen und was für Auswirkungen das auf uns hat im Sinne von geordnet sein, dass wir jetzt mal ganz was anders beleuchten.

Ordnung in der virtuellen Welt

Ordnung ist nicht nur ein Thema in der physischen Umgebung und in unserem Inneren, sondern wir haben seit einigen Jahren diese neue Welt, diese Online-Welt dazu gewonnen.

Darüber musste sich in den 70er und 80ern bis Mitte der 90er noch niemand viel Gedanken machen. Doch jetzt gibt es sie schon seit über 20 Jahren und da gibt’s jede Menge die wir an Unordnung produzieren. Und uns auch grandios schon wieder überfordern können. Wir haben da einfach ein Talent dazu…

Klassischerweise ist es so, dass Unordnung dadurch entsteht, dass begonnen wird, etwas irgendwo hinzustellen (physisch) oder etwas einfach „mal schnell“ irgendwo abzuspeichern (virtuell oder an unserem Rechner).

Das ist so lang überschaubar, wie das nicht über eine bestimmte Menge an Dingen bzw. Dateien hinausgeht. Über 50 Dateien kann ich noch leicht drüber schauen und finden was ich suche. Doch wenn es mal in 3 und 4stellige Bereiche geht, hab ich mir damit gleich ein neues Hobby gebaut: Das fröhliche Suchen.

Allerdings mögen das die wenigsten und fatalerweise kostet es uns das auch noch unsere wertvollste Ressource: Zeit.

Also alles in allem nicht so optimal. Daher schauen wir heute in dieser Online-Welt, wie wir das momentan handhaben, ob das wirklich der beste Weg ist für uns und was es an Alternativen dazu gibt.

Bildquelle: pixabay

So viele Interessantes gibt es da draußen…

Das Internet ist eine der gigantischten Erfindungen unserer Zeit. Soviel an Wissen ist nur noch einen Klick weit weg. Wir können jeden Tag etwas Neues entdecken, lernen oder uns unterhalten lassen.

Häufig ist etwas dabei, was wir uns gern merken wollen bzw. später wiederfinden möchten. Eine Webseite, eine Grafik, ein bestimmter Text.

Was ist nun der klassische Weg? Meistens indem die Webseite unter den Bookmarks angelegt wird. Solang man das mit 20 oder 30 Seiten macht, kann man die Liste schnell überfliegen und findet wieder was man sucht.

Doch bei dieser kleinen Menge bleibt es ja nicht. Ich trau mich wetten, dass du einen Wust an Internetseiten in deinen Booksmarks abgelegt hast und ich trau mich außerdem wetten, dass darin keine Ordnung herrscht.

Dazu kommt, dass man häufig nicht die ganze Webseite braucht, sondern nur einen Ausschnitt davon. Einen Teil des Textes, eine bestimmte Grafik usw. Da gibt es dann bei manchen die Lösung, dass sie sich den Text kopieren und in Word einfügen und dann das dadurch entstandene Dokument abspeichern.

Das kann funktionieren. Muss es aber nicht. Das blöde an beiden Speichervarianten ist eine Tatsache: Wir müssen uns für EINEN Ort entscheiden, an dem wir den Link oder den Text aus einer Webseite ablegen. Entweder für eine bookmark oder für einen Ort auf unserem PC.

Das muss uns dann später wieder einfallen, wo wir denn das abgelegt haben. Ganz davon abgesehen, dass wir uns nie und nimmer merken können, was wir insgesamt alles abgelegt haben.

Das ist daher nicht besonders schlau. Wenn wir eine nahezu perfekte Methode des Ablegens solcher Informationen hätten, dann würden wir wissen, wo und wie wir danach suchen müssten und hätten alles auf einen Klick parat. Was aber nicht der Fall ist und wir verbringen daher einen guten Teil unserer Zeit mit suchen…

Evernote – dein zweites Gedächtnis!

Ich möchte dir heute eine Software vorstellen, die jedoch genau das für dich leisten kann und mit deren Hilfe du alles findest mit einem Klick. Es ist so was wie ein ausgelagertes Gedächtnis. Ein Elefanten-Gedächtnis. Es kann sich außerdem Dateien merken und ablegen, Tonspuren erfassen, Bild-Dateien und diese wieder finden.

Es behält sogar Informationen, wenn diese im Internet nicht mehr verfügbar sind. Weil die Seite gelöscht wurde oder aus anderen Gründen nicht mehr zugänglich ist. Wenn es die Seite noch gibt, dann speichert diese Software den Link mit der Notiz ab und du kannst jederzeit dort weiter surfen (vorausgesetzt die Seite gibt es eben noch)

Außerdem ist sie kinderleicht zu bedienen und wenn du nicht grad Filme darin abspeichern möchtest, kannst du mit der angebotenen Kapazität das ganze sogar kostenfrei nutzen!

Hört sich das gut an? Aber hallo! Diese Software die ich dir vorstellen möchte, heißt evernote und hat – wie passend – den Elefanten als Logo.

Es ist eine sog. Cloudsoftware, doch du kannst sie auch an deinem Rechner nutzen. Du kannst sie jederzeit von jedem Rechner aus online nutzen und auch für das Smartphone gibt es eine App.

Alles hält sich zu jederzeit aktuell und synchronisiert sich automatisch. Außerdem kannst du Notizen auch für andere per eMail freigeben und einige Sachen mehr.

Die Bezahlversion bietet tolle Feature für Teams und gemeinsames Abspeichern, doch wie gesagt für den Einzelanwender tut es die kostenfreie Version.

Doch bitte mit System

Evernote ist schnell installiert und du kannst im Prinzip sofort loslegen. Doch das mit dem „sofort loslegen“ hat auch so seine Tücken, wie wir weiter oben schon festgestellt haben.

Daher möchte ich dir dringend ans Herz legen, bevor du damit beginnst Dinge abzulegen, dir eine generelle Art der Speicherung zu überlegen.

Bei Evernote nutzt du sowieso eine ganz andere Art der Ablage. Denn du hast mehr als einen Ort, als bei klassischen Speicherungen.

Das an einem Ort speichern ist eine super Sache, wenn man klar definierte Dinge immer wieder an ihren Ort zurückbringt. Auch bei Rechnungen, Angeboten und anderen fest definierten Dokumenten macht es Sinn, dafür in einer Struktur genau EINEN Platz vorzusehen.

Doch Schnippsel aus dem Internet, Notizen aus Texten, Grafiken zu einem Thema, eben all das was sich gar nicht so einfach definieren lässt, sollte man auch anders ablegen.

Wir machen uns mit evernote eine Art des speicherns  zunutze, nach der auch unser Hirn funktioniert. Wir assoziieren und konstruieren daraus. Das bedeutet, wir benutzen eine Verschlagwortung und keine eindeutigen Dateinamen

Das hört sich jetzt alles viel komplizierter an als es ist. Daher wollen wir das an einem Beispiel uns anschauen.

Konstruieren und Re-Konstruieren – das ist hier die Lösung!

Nehmen wir an, wir recherchieren im Netz zum Thema Heuschnupfen und geraten an eine Seite mit einem interessanten Artikel. Der Rest der Internetseite interessiert uns weniger bis gar nicht, doch genau dieser eine Text ist sehr informativ für uns und wir möchten ihn gern speichern.

Schritt 1 – Konstruieren

Was nun als nächstes kommt ist das Konstruieren. Darunter versteht man einen simplen Vorgang in dem man Antworten auf diese Frage überlegt:

Unter welchen Stichworten würde ich diesen Text später wieder suchen?

Das ist die zentrale Frage.

Gut, spielen wir das mal durch. Wir würden den Text höchstwahrscheinlich unter “Heuschnupfen” suchen, dann auch noch unter “Therapie” oder auch noch unter “Behandlung” oder unter “Gesundheit” oder auch “Allergie

Wenn wir diesen gedanklichen Vorgang beendet haben, ist damit auch das sog. Konstruieren beendet. Mit genau diesen Begriffen: Heuschnupfen, Therapie, Behandlung, Gesundheit, Allergie – legen wir diese Notiz in evernote ab.

Schritt 2 – Re-Konstruieren

Das spätere Suchen läuft unter re-konstruieren. Wir überlegen, wo wir diese Informationen wieder finden könnten und das ist das re-konstruieren.

Angenommen wir sind nun heftig am Schniefen und uns laufen die Augen, da fällt uns wieder ein, dass es da doch mal diesen interessanten Artikel gab.

Wenn wir nun in Evernote unter Heuschnupfen suchen, kommt dieser Artikel von damals auf jeden Fall in den Suchergebnissen vor.

Je besser wir konstruieren, umso leichter wird später das re-konstruieren.

Ein Fehler, der uns ganz häufig beim Speichern – von fast egal welchen Sachen – unterläuft, ist, dass wir zu sehr hudeln. Wir nehmen uns nicht die Zeit zum Konstruieren. Unter welchem Stichwort, an welchem Ort auf der Festplatte, würde ich das suchen?

Wenn wir später nicht mehr genau wissen, was für eine Allergie das war, doch wir können uns noch erinnern, dass wir uns eine interessante Therapie abgespeichert hatten, dann finden wir in Evernote nach Eingabe der Wortes Therapie auch den Text der zum Heuschnupfen abgelegt wurde.

Simple Regeln die helfen

Zum Konstruieren drei kurze Regeln:

1. Nimm immer Hauptworte. Wenn du zwischen Hauptwörtern, Verben und Adjektiven wechselst, kann es sein, dass du zu fast gleichen Stichworten Notizen ablegst und dann nicht mehr so klar findest.

2. Nimm immer mindestens 3 Stichworte, wenn du eine Notiz abspeicherst. Damit vergrößerst du die Chance, diese spezielle Information wieder zu finden. Die Anzahl der Stichworte ist nach oben unbegrenzt, doch das Abspeichern soll ja auch keine Ewigkeit dauern, daher nicht übertreiben ;)

3. Verwende Einzahl und keine Mehrzahl. Die Erläuterung von Punkt 1 gilt auch hier. Du produzierst sonst doppelte Einträge, die nicht sein müssen.

That’s it. Damit kannst du perfekt deine Notizen ablegen und später wieder finden.

The greatest helper in the web ;)

Es gibt noch einen kleinen Helfer, den ich dir unbedingt ans Herz lege, und das ist der Web-Clipper. Das ist eine Erweiterung die es für jeden Browser gibt und mit dem du noch einfacher Textteile in Evernote ablegen kanst.

Ist er installiert, brauchst du nur noch den Textteil den du in evernote ablegen möchtest, markieren, klickst dann auf den kleinen Elefanten und kannst dann deine Schlagworte hinterlegen und abspeichern. Das erspart Zeit.

Die Synchronisation ist schnell wie der Wind und sobald du die Notiz angelegt hast, ist sie auch schon an deinem Smartphone und an deinem Rechner verfügbar.

Ich möchte evernote nicht mehr wissen und ich nutze diese Software seit dem sie auf dem Markt ist. Ich habe dort tausende von Notizen abgelegt und evernote ist für mich wie eine Schatzkammer, in der ich alles wieder finde.

Oft geht es mir, dass ich direkt sofort nach dem Abspeichern schon vergessen haben, dass ich diese Notiz abgelegt habe. Doch durch sauberes Konstruieren ist sie später genau dann verfügbar, wenn ich zu diesem Stichwort in meiner Datenbank bei evernote suche.

Probier evernote unbedingt aus! Hier findest du ein Video zu Evernote, das dir nochmal alle Funktionen gut beschreibt.


Du willst gern regelmäßig von mir lesen? Dann werde Teil von über 780 begeisterten Abonnenten und hol dir den Newsletter.
Dafür gibt’s für dich Rezepte für das Glück aus eigener Herstellung! Hier klicken und schon kann’s losgehen


Wieso Pausen ein Jungbrunnen für deinen Geist sind und deine Produktivität ankurbeln

Wieso Pausen ein Jungbrunnen für deinen Geist sindWieso wir Pausen unbedingt brauchen und sie ein wichtiges Produktivitätstool sind

Darüber hast du dir noch nie Gedanken gemacht? Das solltest du aber. Denn die ständige Durcharbeiterei ohne Pausen ist einer der schlechtesten Gefallen den du dir nur tun kannst.

Schauen wir uns einen “normalen” Arbeitstag an. Wie oft versuchen wir auf Biegen und Brechen noch etwas schnell fertig zu bekommen. Wie oft arbeiten wir Mittags durch und essen neben dem Computer, weil wir sonst nicht fertig werden (denken wir).

Wie wenig Zeit nehmen wir uns auch daheim für eine bewusste Pause, die nicht sofort wieder mit Action gefüllt ist.

Pausen scheinen etwas Verpöntes geworden zu sein. Etwas, dass sich nur „faule Menschen“ leisten. Wer etwas schaffen will, der schreibt sich auf die Fahnen, möglich viel am Stück zu arbeiten.

Bildquelle: pixabay

Wozu führt das?

Es führt dazu, dass wir immer schlechter werden in dem was wir tun. Wenn wir unserem Körper und unserem Geist keine Pause gönnen, dann erschöpfen wir unsere Kraft und unsere Konzentrationsfähgikeit.

Die meisten Fehler entstehend nicht morgens, wenn wir frisch sind. Sie entstehen dann wenn wir völlig ausgepowert sind und alles immer zäher wird. Und wie geraten wir in diesen Zustand? Indem wir keine Pausen machen.

Alles ist Rhythmus. Pausen sind Rhythmus

Unser Körper funktioniert nun mal in Rhythmen. Angefangen vom Blinzelrhythmus, über den Atemryhthmus, dem Blutdruck, die Aktivität der Organe oder auch den Hirnwellen. Alles passiert in einem Rhythmus.

Es gibt Anspannung und Entspannung. Keines ist wichtiger als das andere und auf keines kann verzichtet werden.

Wenn wir diesen Wechsel nicht mehr haben, zeigt das Herz eine Flatline und wir sind tot. Solange der Wechsel funktioniert, sind wir am Leben.

Natürlich ist das nicht immer der gleiche Rhythmus. Die Rhythmen passen sich an die Gegebenheiten an.

Wenn wir laufen, dann haben wir einen schnelleren Atemrhythmus und das Herz schlägt schneller. Doch es bleibt immer ein Wechsel zwischen Anspannung und Entspannung. Allerdings auf einem höheren Level.

Wenn wir nun am Ziel angelangt sind und zu laufen aufhören, beginnt sich alles zu normalisieren und wir kehren zu unserer normalen Atem- und Herzfrequenz zurück.

Der Körper reguliert das ganz von allein. Wenn er die Chance dazu hat, weil wir in eine Ruhephase gehen. Eine Pause machen.

Ohne Pausen keine Erholung

Machen wir das nicht, dann hat der Körper keine Chance, diesen Ausgleich wieder herzustellen. Dann bleibt alles hochtourig. Ständig unter Strom zu stehen und soviel wie möglich am Stück erledigen zu wollen, führt in eine Daueranspannung, die ihren Tribut fordert.

Der Herzschlag wird sich auf Dauer nicht mehr in dem Maße beruhigen oder herunter gehen wenn ein ständiges Auspowern passiert. Auch in Ruhephasen bleibt dann der Puls hoch.

Das bedeutet, dass wir unseren Körper im negativen Sinne trainieren, sich ständig auf dieser hohen Anspannungswelle zu bewegen. Alles wird schneller verbraucht, wenn man so will, weil  die Anspannung dies erfordert.

Auf Dauer gesehen wird es dann auch immer schwieriger in die Ruhe zu kommen. Der Körper und das Hirn haben so sehr gelernt auf diesem ständig hohen Level zu operieren, so dass es das neue “Normal” ist und es oft nicht mehr funktioniert runter zukommen.

Perpetuum mobile im Kopf

Das sind die Phasen, in denen der Kopf nicht aufhört einen Gedanken nach dem anderen abzufeuern und wir überhaupt nicht wissen, wie wir das bremsen sollen. Wir nicht einschlafen oder durchschlafen können, weil unser Körper verlernt zu haben scheint, wie er sich entspannen kann.

All das sollte man nicht so weit kommen lassen. Es ist ein Prozess, der schwer ist wieder umzukehren.

Es lohnt in keinster Weise, sich selbst auf diese Weise zu stressen und letztlich zu verbrauchen und auszubrennen. Denn sind wir erst mal am Ausgebranntsein angelangt, kann es ewig dauern, dort wieder heraus zukommen.

Wehre den Anfängen!

Daher beuge vor. Mach regelmäßig Pausen. Hilf deinem Körper immer wieder dabei sich zu entspannen, genauso auch deinem Geist.

Und nein, Fernsehen ist keine Entspannung für den Geist. Dein Körper mag stranden auf der Couch und das dort liegen können mag eine körperliche Wohltat sein, doch wenn du dein Hirn weiter bombardierest mit Eindrücken, wenn es vom Tag schon genügend voll ist, wird das nicht helfen.

Im Gegenteil. Der Kopf kann nicht abschalten. Da er weiter unter massivem visuellen und auditivem Beschuss steht. Ständig neuer Input reinkommt durch die schnellen Bilder.

Viele Menschen versuchen durch das Fernsehen ihren Kopf und das was er denkt nicht mehr wahrnehmen zu müssen. Das ist jedoch auf Dauer keine Lösung, weil die Probleme die der Kopf wälzt, damit auch nicht kleiner werden.

Wenn du keine Pausen machst, nimmst du nicht wahr, wie es deinem Geist tatsächlich geht. Du verschiebst damit die Wahrnehmung, da sich das gedankliche immer wieder auf etwas anderes stürzen und versuchen immer noch eine Sache zu erledigen, dem Geist keine Chance bietet wenigstens einmal durchzuschnaufen.

Pausen sind ein Wundermittel

Auf der anderen Seite besitzt unser Gehirn die unglaubliche Fähigkeit sich in sehr kurzer Zeit zu regenerieren und zu rebooten wenn man so will.

Bereits 5 Minuten wahre Pause können Wunder wirken. Wunder wirken im Sinne eines Produktivitätsschubs oder einer Lösungsfindung.

Was versteht man denn unter einer wahren Pause?

Eine Pause in der man wirklich etwas anderes macht, als gerade eben.

Also nicht einfach vom PC Screen auf den Smartphone Screen wechseln. Nicht mit dem Kollegen in der Kaffeeküche über genau das gleiche Problem weiter sprechen, mit dem man gerade befasst war.

Eine wahre Pause umfasst einen körperlichen Wechsel. Vom Sitzen ins Stehen oder ein paar Schritte laufen. Arme schwingen, wenn man die ganze Zeit getippt hat. Mal richtig recken und strecken.

Sich auf den eigenen Körper zu konzentrieren ist eine der besten Pausenideen überhaupt. Wenn wir den Fokus vom Kopf weg, hin zu unserem Körper lenken, dann ist das der schnellste Weg für unser Gehirn abzuschalten.

Und genau das braucht es. Es braucht eine wirkliche Pause im Sinne der Inhaltsänderung. Kein Weitergrübeln oder beschäftigen mit der gleichen Sache.

Nimm die Signale wahr

Du solltest spätestens nach 90 Minuten eine wahre Pause einlegen.

Spätestens nach dieser Zeitspanne wird dein Gehirn eine Pause erzwingen. Das sind die Momente in denen man sich selbst ertappt, dass man in die Gegend starrt.

Das Gehirn hat die Pause erzwungen. Oft versuchen wir uns dann zusammenzureißen und wieder auf das Thema zu konzentrieren. Doch wir sollten genau das als Signal wahrnehmen, dass eine Pause bereits überfällig ist.

Eine sinnvolle Pause lässt sich mit wunderbaren und wichtigen Dingen füllen: z.B. ein großes Glas Wasser zu trinken, sich zu dehnen, 5 Minuten ins Grüne zu schauen. All das bringt uns in unseren Körper und gönnt dem Gehirn die notwendige Atempause.

Pausen Call

Leider erinnern wir uns oft erst viel zu spät daran, dass wir ja eigentlich eine Pause hätten machen sollen. Das bedeutet, es ist eine gute Idee, sich Erinnerungssysteme an diese Pausen zu schaffen.

Das kann eine Erinnerung im Handy sein, die nach 90 Minuten losgeht oder auch am Rechner oder auch ein ganz banaler Küchenwecker, wenn du im 60 Minuten Rhythmus eine Pause machen möchtest.

Hauptsache, wir werden an die Pause erinnert. Durch diese Erinnerungen nehmen wir auch wieder wahr, wie schnell für uns die Zeit verfliegt. Meist haben wir viel weniger geschafft als wir gedacht hatten.

Wir nehmen auch wieder wahr, wo wir die Tendenz haben, Zeit zu vertrödeln, nicht vorwärts zu kommen oder uns immer wieder ablenken zu lassen,

Wenn wir das konsequent durchziehen und wirklich regelmäßig diese kleinen Pausen machen, kann das immens dazu beitragen, dass wir uns insgesamt nicht so sehr erschöpfen.

Wir erschöpfen ja nicht nur, weil eine Arbeit so schwierig ist oder so stressig, das gleiche kann auch eintreten wenn die Tätigkeit sehr monoton ist. Wir brauchen diese Unterbrechungen in jedem Fall.

Wenn du das nun mit den Pomodoro vom letzen Mal kombinierst, hast du die Möglichkeit, erstens wieder lernen zu fokussieren und bei einem Thema für eine gewisse Zeitspanne zu bleiben und zum anderen kannst du durch regelmäßige Pausen der Erschöpfung vorbeugen.

Wer wenig Zeit hat MUSS Pausen machen

Natürlich gibt es Tage, an denen alles aus dem Ruder zu laufen scheint oder ein wichtiger Auftrag fertig gestellt werden muss, dass man es kaum schafft sich auch nur ein Minütchen Pause abzuringen.

Doch genau dann, wenn es richtig stressig ist, braucht man diese kleinen Momente ganz besonders. An einem extrem stressigen Tag mit wenig Pausen ist die Frage, wie kann abends ein guter Ausgleich geschaffen werden.

Was ist wirklich gute und gesunde Entspannung? Ein Spaziergang kann hier das Mittel der Wahl sein, bevor man nach einem schweren Essen direkt auf der Couch landet.

Sich beim Gehen bewusst zu sein über jeden Schritt den man macht, die Umgebung bewusst zu betrachten, dem Gehirn etwas anders anzubieten, damit es sich in guter Weise von der Tagesanspannung lösen kann.

Zu gehen, kann dabei unterstützen Emotionen aus sich heraus zu laufen.

Wir merken oft kaum, was wir für eine Anspannung tagsüber aufbauen und welche Emotionen wie Ärger und Groll in uns noch arbeiten. Das beste Loslassmittel für all das, ist körperliche Bewegung.

Betrachte größere Zeiträume

Wenn du eine besonders stressige Woche hinter dir hattest, betrachte die ganzen Tage und plan bewusst entspannende Ereignisse am Wochenende ein. Stopf dein Wochenende nicht gleich wieder voll mit allen möglichen Besuchen oder Freizeit Aktivitäten.

Schau bewusst auf Dinge, die du nur für dich machen kannst, Zeitphasen in denen du ruhig sein kannst, vielleicht auch Schlaf nachholen und dir diese Entspannung ganz bewusst nehmen kannst.

Gehst du schlussendlich in den gesamten Jahreskreis, kannst du hier genauso Zeiten der Anspannung mit besonderem Stress feststellen. Diesen sollten wiederum bewusst geplante Zeiten folgen, die ruhiger verlaufen. In denen weniger Hektik herrscht, mehr Raum für dich ist und die keinesfalls nur auf die wenigen Wochen des Urlaubs reduziert sind.

Denn dein Urlaub kann erst dann wirklich erholsam werden, wenn du nicht vollkommen ausgepowert bist, wenn du ihn antrittst. Dann ist es schwer den Rahmen für wirkliche Regeneration zu schaffen.

Probieren geht über Studieren ;)

Es mag nicht so einfach sein, das Konzept Pausen im Leben zu verankern, doch es ist eines der wichtigsten und gleichzeitig einfachsten Mittel die du hast, um Erschöpfung vorzubeugen und dich damit vor einem Burnout ein Stück mehr schützen zu können.

Starte mit kurzen Pausen und halte diese konsequent ein. Du wirst in kurzer Zeit merken, was dir das bringt!


Du willst gern regelmäßig von mir lesen? Dann werde Teil von über 780 begeisterten Abonnenten und hol dir den Newsletter.
Dafür gibt’s für dich Rezepte für das Glück aus eigener Herstellung! Hier klicken und schon kann’s losgehen