Wie ich die Dinge geregelt kriege … Part 2

Nachdem mein erster Beitrag zum Thema “Wie ich die Dinge geregelt kriege” ja doch mal ein Ende finden musste, hatte ich einige Details übersprungen. Diese werd ich hier immer mal wieder einschieben und vielleicht sind sie dem einen oder anderen als Beispiel nützlich.

Wie verwalten Sie Ihre aktuellen Projekte?
Wenn es Ihnen ähnlich geht wie mir, dann gibt es Zeiten, da sind sehr, sehr viele Bälle auf einmal in der Luft zu halten und Zeiten da wird’s wieder ein wenig ruhiger. Und um in dem ganzen Spiel die Übersicht zu behalten, bin ich dazu auf ein eigenes Ordnungssystem übergegangen:

Die chaotische Ablage

Vielleicht kommt Ihnen diese Bezeichnung in einem anderen Zusammenhang irgendwie bekannt vor. Und da haben Sie völlig recht, das ganze System stammt urprünglich aus der Lagerhaltung.

Um nicht ewig viel Platz zu verschwenden, ging man in Zeiten der EDV irgendwann dazu über, den Computer einfach freie Plätze bestimmen zu lassen und dort die gerade gelieferte Ware abzulegen. Das bedeutet es gibt keine Platzverschwendung mehr durch künstlich freigehaltene Regale (hier darf nur Ware X rein). Um ihre Waren wieder zu finden müssen Sie dann nur den Computer bemühen, der sich den Ort natürlich genau gemerkt hat.

Dieses System lässt sich nun auf aktuelle Projektverwaltung übertragen. Zum ersten Mal bin ich über die Seite methode.de darüber gestolpert. (Diese Homepage kann ich übrigens nur wärmstens zum Stöbern empfehlen, die verschiedenen kostenlosen Methodentrainings sind überaus gehaltvoll und nützlich.)

Für mich waren primär folgende Ziele für meine Projektverwaltung wichtig:

  1. Keine wachsenden Stapel mehr auf meinem Schreibtisch.
  2. Jederzeit Zugriff auf alle zusammengehörenden Einzelteile eines Projekts.
  3. Schnelle und unkomplizierte Neuanlage von Projekten.
  4. Übersichtliches Inhaltsverzeichnis und einfache Dokumentation an einem Ort.

zu 1. Kampf dem Stapel
Diese Stapelkrankheit kennt wohl jeder, der auch nur im entferntesten mit einem Büro zu tun hat. Nur mal schnell ablegen… Und das ist dann auch schon der Beginn der Papieralpen. Deshalb hab ich begonnen mit der chaotischen Ablage zu arbeiten. Dazu können Sie entweder einen Tischordner wie z. B. den hier von Leitz verwenden mit 12, 31 oder A-Z Register oder Sie machen gleich eine Hängeregistratur draus. Und verwenden zum Aufbewahren einen Ständer wie den von Helit. Die lassen sich auch sehr gut stapeln.

Der Unterschied liegt darin, dass sich ein Tischordner eher dafür eignet, wenn ihre Projekte meist aus max. 10-12 Blättern bestehen. Falls sich meistens mehr Material ansammelt, ist die Hängeregistratur auf jeden Fall besser geeignet. Hier gibt’s zum Mitnehmen auch Koffer, in die die Register perfekt hineinpassen.

Bei einem Tischordner sind die Fächer ja bereits durchnummeriert. Bei Verwendung der Hängeregistratur werden die Schildchen dann ebenfalls fortlaufend benannt. z. B. mit A1 oder Aufgabe 1 oder direkt nur die 1. Das ist jetzt völlig Jacke wie Hose. So sieht z. B. mein Koffer aus:

Das lässt sich selbstverständlich auch mit einem Mappenwagen lösen, falls Sie z. B. mehr als 25 Projekt gleichzeitig offen haben.

zu 2. Alles hat einen Ort und alles hat seinen Ort
Dieses Grundprinzip aus KVP / Kaizen hat sich auch hier bewährt. Dadurch, dass Sie alle Teile eines Projekts mit der chaotischen Ablage an einem Ort versammeln, erledigt sich das hektische Suchen nach der Notiz oder jenem Zettel usw. dann von selbst.

Ebenso einfach lassen sich nun neue Informationen, Schriftstücke, Einzelheiten, Notizen und anderes mehr, automatisch gleich dem richtigen Projekt zuordnen.

Damit Sie nun auch wissen, in welchem der Fächer Ihr Projekt zu finden ist, machen Sie sich eine Projekt-Liste z.B. in Word oder Excel. Für Excel hab ich hier ein Beispiel für Sie vorbereitet. Am schnellsten haben Sie darauf Zugriff, wenn Sie diese Liste direkt auf Ihrem Desktop abspeichern. Wer das ganze gern mit einem Wiki erstellen möchte, kann hier in meinem ersten GTD-Beitrag noch näheres nachlesen.

zu 3. Neues Projekt – neues Glück
Jedes Projekt braucht nun einen passenden Titel. Und da bietet sich schon bei der Namenswahl an, so konkret und knackig wie möglich zu formulieren. Das darf dann auch ruhig mal weniger ernst sein, denn ist ja Ihre Liste, sieht ja keiner und warum darf man denn mit Schreibkram nicht auch ein wenig Spaß haben. Ich oute mich da gleich mal: Mein Projekt für die aktuelle Steuererklärung heißt z.B. bei mir: “P EKSt 2005 ohne blaue Flecken erledigen

Das “P” steht dabei für Projekt im Sinne von Geschäftsprojekte. Es gibt z. B. noch “I” für Individuelle Projekte und die sind dann privater Natur. Diese Buchstaben helfen mir im Wiki meine Projekte von den “Schritte-Listen” zu unterscheiden. Damit’s besser vorstellbar ist, hier noch ein pdf dazu.

So, wieder zurück zur Projekt-Liste: Diese füllt sich nun bei A1, A2 usw. mit den einzelnen Projekten. Des weiteren können Sie dann diese A-Bezeichnungen auch noch bei anderen zugehörigen Dateien im Computer verwenden. Wenn beispielsweise eine eMail zum Projekt A1 gehört, dann schreib ich das als Ergänzung gleich in den Betreff hinein. So seh ich dann auf einen Blick, welche eMails zu welchen Projekten gehören.

Neue Projekte lassen sich nun ganz leicht mit Hilfe der Liste in ein passendes Aufgabenfach zuordnen.

Einen Haken hat die Sache allerdings. Und das ist das mit der Selbstdisziplin. Wir sind oft so schnell bei der Hand damit, für eine systematische Ordnung keine Zeit zu haben. Und verbringen dann später meist doppelt und dreifach soviel Zeit damit etwas zu suchen. Machen Sie es sich leichter. Fangen Sie an, neue Informationen zu bestehenden Projekten direkt dort einzuordnen. Belohnen Sie sich damit selbst, denn es kommt ja ausschließlich Ihnen zu Gute.

Der Drang lieber der sofortigen Belohnung (wenn ich das schnell auf den Stapel lege, brauch ich mich nicht mehr länger damit beschäftigen und kann ja mit was anderem weitermachen...) nachzugeben ist natürlich groß. Doch wenn Sie sich die Frage stellen:

Für was werd ich mir später mehr dankbar sein? Für’s jetzt kurz Zeit nehmen und einordnen oder später für’s suchen müssen?

Dann denke ich wird die Antwort ziemlich klar ausfallen und da der Mensch ein Gewohnheitstier ist, werden Sie relativ schnell ganz automatisch ablegen.

zu 4. Übersicht und Doku
Mit Hilfe der Projektliste haben Sie eine Aufstellung Ihrer aktuellen Projekte auf einen Blick. Das ist schon mal enorm hilfreich, um offene Fäden zu verknoten. Darauf aufbauend können Sie nun für einzelnen Projekte auch eine Dokumentation beginnen. Wenn Sie mit Excel arbeiten, dann benennen Sie z.B. ein neues Tabellenblatt mit A1 usw. Hier können Sie nun hier alles an Einzelschritten, nötigen Aktionen, generellen Überlegungen und alles andere was Ihnen zu diesem Projekt wichtig erscheint gleich festhalten.

Eleganter, da verlinkbar, geht das natürlich mit einem Wiki. Doch wie auch immer das ganze gelöst wird, wichtig ist einzig und allein, dass Sie für Ihre Projekte einen Ort haben, nichts mehr verloren geht und leicht etwas ergänzt oder gelöscht werden kann.

Für mich ist die Dokumentation ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit. Und dass ich nicht mehr in 5 verschiedenen Dateien rumspringen muss, sondern meine ganze Projektverwaltung inkl. aller Informationen an einem Ort habe, ist für mich sehr wertvoll.

So, jetzt bleibt mir nur nur noch danke zu sagen, für Ihre lange Puste 😉 Und bevor ich’s vergesse, hier finden Sie einen weiteren Bericht zu diesem System mit der Projektverwaltung.

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7 Replies to “Wie ich die Dinge geregelt kriege … Part 2”

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  5. Bin über die große Suchmaschine auf diesen Beitrag gestoßen und bedanke mich für diese kreativen und sinnvollen Gedanken Ihrerseits. Gerne mehr davon!

  6. Bedanke mich ebenfalls für diesen Beitrag! Weiter so!

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