Heute mal wieder ein Beitrag zum Thema GTD – Wie ich die Dinge geregelt kriege

Besser organisiert mit den richtigen Listen

Da es mir oft so geht, dass ich tausend verschiedene Gedanken im Kopf habe und diese auch in einer guten Form auffangen möchte, habe ich mir über ein dazu passendes System Gedanken gemacht. Wer gern strukturiert arbeitet und dem Listen-Gedanken viel abgewinnen kann, dem nützen möglicherweise meine weiterführenden Listen als Ideen-Pool.

Ein Wort davor noch zu den „Nächste-Schritte-Listen“ die es in der GTD-Systematik gibt. Listen wie:

  • @ erledigen
  • @ später
  • @ weiterleiten
  • u.ä.

sind keine wirklichen Listen im Sinne des GTD-Sytems. Das mag etwas ketzerisch erscheinen, doch im folgenden ein paar Gedanken dazu. Viele von uns stehen den ganzen Tag unter Strom, müssen in Stress-Situationen einen klaren Kopf behalten und einen Überblick über die zu bewältigende Arbeit. Und daher ist eine klare Definition einer Nächsten-Schritte-Liste elementar.

Alles was mehr wie zwei Schritte hat, ist ein Projekt. Übertragen auf die Listen hab ich das für mich ähnlich definiert: Wenn ich die Frage „Was ist der nächste Schritt?“ richtig beantworte, dann kommt als Antwort eine Tätigkeit raus kombiniert mit einem dazu nötigen Ort.

Und gibt es noch keine Liste mit diesem Ort (z. B. Internet, weil ich zu einem Projekt etwas recherchieren möchte), dann wird eben eine neue Liste aufgemacht.

Die Angst sich in zuvielen Listen zu verzetteln, sollte eher als Aufmerksamkeit darauf gerichtet werden, dass die Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt richtig ausfällt. Denn das ist oft der Knackpunkt, wieso manche Aufgaben ewig nicht weiterbearbeitet werden. (Dass es sich dabei auch um eine unangenehme Aufgabe handeln kann, lasse ich hier unberücksichtigt.)

Fragen Sie sich selbst tatsächlich solange nach dem „Nächsten Schritt“ bis Sie eine durchführbare Aktivität herausbekommen. Und wenn Sie, wie ich, manchmal Projekte haben, bei denen über das Ergebnis noch keine wirkliche Klarheit besteht (z. B. die Konzeption eines neues Workshops), dann gibt es auch hier einen nächsten Schritt. David Allen beschreibt ihn in seinem Buch auch passenderweise als:

  • Gedanken zu Projekt XY skizzieren

Bei meinen Projekten gibt’s oft diesen Schritt einzusetzen. Und für mich ist dazu die optimale Lösung ein Mindmap zu machen. Das dient mir dann als Gedankensammlungsort und es lässt sich daraus eine Struktur für das gesamte Projekt erarbeiten. Dann sind die nächsten Schritte meist wieder viel prosaischer, wie z. B. im Internet recherchieren, Buch XY dazu lesen usw. Zum Thema Mindmap gibt es bei meinem Kollegen Dr. List eine wunderbare Zusammenfassung und Erläuterung in seinem Toolblog.

Dann möchte ich Ihnen heute noch ein paar weitere Zusatzlisten vorstellen, die ich für mich in mein GTD-System mit aufgenommen habe:

  • Merkblatt
    Dort sammle ich alle Gedanken, die mir unter dem Motto „unbedingt merken, muss ich noch erledigen, shit hab ich ganz vergessen….“ usw. fallen. Vorzugsweise fällt mir soetwas während eines Telefonats ein oder als Ablenkungsmanöver von mir selbst wenn ich gerade am Arbeiten bin. Das wird dann alles ganz kurz und knackig in den Merkzettel eingetragen und der wird abends durchgesehen und alles auf die passenden Listen verteilt. Hat für mich den Vorteil, dass ich keine Zettelwirtschaft aufmache, es aufgefangen wird und ich mich in diesem Moment nicht weiter damit beschäftigen muss.
  • Checklisten
    Davon gibt es auch verschiedene. Z. B. den Ablauf, wenn mein Palm mal wieder abgestürzt ist oder wie das genau mit dem Aktienhandel auf dieser Bankseite funktioniert hat und ähnliche Sachen. Auch eine Reise-Pack-Checkliste. Dem ganzen sind ja keine Grenzen gesetzt. Ich kann es nur empfehlen, Checklisten einmal auszuprobieren. Wir müssen uns sowieso so viele aktuelle Dinge merken, dann lassen sich nicht so häufig wiederkehrende und trotzdem wichtige Abläufe auf diese Art sehr gut verwalten.
  • Ideenzettel
    Das ist ein Sammelsurium meiner diversen Ideen, die mir in den unpassendsten Momenten durch den Kopf gehen. Dazugehören Ideen für neue Unternehmen die ich berate könnte, welche Aktionen ich als nächstes anleiern könnte, wem ich wen vorstellen könnte usw. Hat in 99 % mit meiner Arbeit zu tun. Und seit dem ich diesen Ideenzettel hab, kann ich auch diesen Wust an Möglichkeiten endlich systematisieren.
  • Themen
    Das ist jetzt eine ziemlich spezielle Liste für mich. Dort sammle ich Themengebiete oder einzelne Aufhänger für meine nächsten Blog-Beiträge, Artikel für Fachzeitschriften oder Bücher usw. Also alles was ich demnächst in irgendeiner Form publizieren möchte.

Mich interessiert natürlich sehr, welche Zusatzlisten für Sie wichtig sind und/oder welche Sie einsetzen. Denn diese Möglichkeiten sind ja unerschöpflich und es lassen sich immer wieder gute Ideen nutzen. Also keine Scheu und einfach kommentieren :-)


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