Meine Version von “Wie ich die Dinge geregelt kriege”

So, Dr. List hat gerufen, hier und hier und endlich komme ich dazu dem Aufruf zu antworten 😉 Mit Getting Things Done nach David Allen (GTD wie Insider sagen) beschäftige ich mich schon eine ganze Weile. Da ich zu den Menschen gehöre, die sich leicht verzetteln, weil sie permanent neues Zeug im Kopf haben, ist das für mich fast schon lebensnotwenig ein System zu haben.

Ein System, das als Auffangbehälter dient um das herumschwirrende Zeug einzufangen und zur Bearbeitung strukturiert. Das ist sozusagen das Herzstück meiner Organisation. Drumherum gibt’s noch ein paar weitere Tools, die ich entwickelt habe, um z. B. für mich zu Priorisieren. Denn das fehlt mir ein wenig am GTD-System.

So, da mache ich mal eine Auflistung:

Kalender, Terminverwaltung
Hier nutze ich ganz einfach Outlook. Allen Unkenrufen von wegen Sicherheit usw. zum Trotz. Für mich ist es ideal. Ich kann’s mit meinem Palm synchronisieren und ich mag das Programm einfach.

Projektverwaltung
Dazu setze ich das Notebook Wiki ein. Ein kleines Programm, das direkt als .exe Datei läuft und zum Mitnehmen locker auf einen Stick passt. Vielen Dank nochmal an Martin für den Hinweis darauf. Da es eben ein kleines Programm ist, steht jetzt das Design hinten an. Für mich völlig in Ordnung, denn ich bin jetzt nicht unbedingt so ein visuelles Tierchen 😉

Aufbau der Listen:

  • Geschäftsprojekte und individuelle Projekte
  • Besprechen mit…
  • Vielleicht irgendwann
  • Kontakte
  • verliehen
  • Blogthemen
  • Checklisten (von speziellem online-banking bis zu diversen Neuinstallationen stehen da verschiedenste Listen drin)
  • Merkblatt (darauf wird alles schnell notiert, was mir am Computer so durch den Kopf geht und zu erledigen ist)
  • verschiedensten Nächste-Schritte-Listen (daheim, Mail, Telefon, Internet, Computer usw.)
  • Koffer (steht für mein Ordnungssystem bei aktuellen Aufgaben, dazu in einem anderen Beitrag mehr)

Jede dieser Listen hat dann diverse Unterpunkte. Jeder dieser Unterpunkte bekommt als erstes ein Datum, damit ich beim Durchsehen weiß, wann ich den Eintrag gemacht hab. Wer’s ganz genau wissen will, dem hab ich hier ein pdf hineingestellt, in der ein Auszug meiner Liste sichtbar ist.

Archiv:

Da ich zu den Sammlerinnen gehöre und überhaupt oft vieles verschiedenste Material relativ griffbereit brauche, bin ich dem simplify-Vorschlag gefolgt und hab dazu eine Hängeregistratur aufgebaut. Einen Mappenwagen der zwei Schritte von meinem Schreibtisch wegsteht, damit ich wenigstens noch ab und zu meinen Hintern hoch kriege, wenn ich nur im Büro sitze 😉

In diesem sind die Mappen alphabetisch geordnet drin und enthalten alles, was mir aufhebenswert erscheint. Damit ich hier nicht einen Berg ansammle, der dann irgendwann mal archiviert gehört, befinden sich am Ende des Wagens immer genügend leere Mappen und eine Mappe, die Schildchen und so Zeugs enthält. Es hat sich für mich bewährt, die Sachen sofort abzulegen. Und da ich mir ja Gedanken über einen passenden Mappennamen machen muss, findet auch in meinem Kopf gleich eine passende Kategorisierung statt.

Wiederkehrende Aufgaben:

Hierzu lege ich mir Serien-Aufgaben in Outlook an. Da gibt’s z.B. eine Aufgabe, die sich jeden Montag zeigt: Uni-Bibliothek kontrollieren. Denn wer schon mal in der Uni-Bib Bücher zu spät zurückgebracht hat, weiß, dass die Mahngebühren gesalzen sind und sich unglaublich schnell erhöhen. Und damit ich solche Sachen nicht ständig irgendwie im Kopf haben muss, hab ich mir einmal die Arbeit gemacht und eine Liste von solchen wiederkehrenden Aufgaben erstellt und diese dann ins Outlook reingeschrieben.

Datumslisten:

Eine Sache, die ich auch aus dem GTD-System in mein Outlook transferiert habe, sind die Datumsaufgaben. Das ursprüngliche System funktioniert mit einem Karteikasten und Karteikarten. Auch hier hab ich mir einmal die Arbeit gemacht und das ganze in Outlook angelegt. Es gibt nun Serienaufgaben, die immer jeden 1. des Monats angezeigt werden, jeden 2. des Monats usw. Und zusätzlich noch Monatsaufgaben, die ca. 5 Tage vorher als Erinnerung gezeigt werden. Der Titel ist bei diesen Aufgaben, bis auf das Datum, völlig identisch: “Was am …. zu erledigen ist

Wenn nun etwas termingebunden zu erledigen ist, oder ich eine Aufgabe an seinem bestimmten Tag beginnen möchte o.ä. Dann trage ich in dieser Serienaufgabe den Punkt im Notizfeld ein. Für mich ist das superpraktisch, denn ich muss mir damit nicht mehr meinen Kalender vollpflastern und ich werde automatisch am richtigen Tag erinnert.

Ideenentwicklung:

Eigentlich weiß ich gar nicht mehr, was ich vor Mindmapping gemacht habe. Ich nutz das schon so lange, dass es für automatisch der erste Schritt ist, wenn ich Ideen sammle für ein Projekt. Die erste Map entsteht bei mir immer mit der Hand. Hat für mich einfach eine andere Qualität, als mit einem Programm zu starten. Während des Schreibens fließen die Ideen auch anders als an der Tastatur. Danach arbeite ich meistens mit dem Programm MindJet weiter. Obwohl ich da Dr. List zustimmen muss, die Funktionen sind inzwischen so übermächtig, dass bald nix mehr vom ursprünglichen simplen System übrig ist.

Schreiben
Ich schreib schon seit dem ich einen Stift halten konnte. Und das ist mir geblieben. Für mich eine der wichtigsten Fähigkeiten, derer ich mächtig bin.

Morgenseiten:

Die Morgenseiten sind ein wunderbares Instrument, das ich aus dem Buch Der Weg des Künstlers im Beruf habe. Das Prinzip ist ganz einfach: Jeden Morgen als erstes mal drei Seiten schreiben ohne Pause. Den Kopf leeren. Hat oft fantastische Folgen… Und um es gleich vorweg zu nehmen, ich schaffe es auch nicht jeden Tag. Trotz alledem, wer gern schreibt sollte in dieses Buch mal reinschauen. Für mich sind die Morgenseiten oft ein Ort zum Entwickeln von neuen Ideen, nachdem ich erst mal meinen ganzen Gedankenmüll abladen konnte.

Tagebuch:

Ja, ein Tagebuch schreibe ich auch noch. Das ist, im Gegensatz zu den Morgenseiten, eine Möglichkeit für mich über bestimmte Themen nachzudenken oder auch einfach nur schöne und weniger schöne Erlebnisse festzuhalten und aus mir herauszuschreiben.

Blog:

Mein Blog ist eine Möglichkeit für mich, mit der Außenwelt in Kontakt zu treten. Nutzen zu bieten. Interessante Links zu sammeln und Anregungen zu bieten. Hier nochmal ein dickes Dankeschön an Siegfried, der sich mit viel Geduld meinen ganzen Fragen gewidmet hat und mir immer wieder als Experte zur Verfügung steht. Und natürlich an Martin, meinem ganz persönlichen Blog-Meister 😉

Lesen
Auch zum Lesen eine eigene Rubrik, weil es das ist, was ich fast noch mehr liebe als das schreiben.

Blogs lesen:

Hierzu nutze ich zum einen die neue google Desktopsearch mit der Seitenleiste und zum anderen verwende ich den RSS-Reader von Siegfried Hirsch.

Fachliteratur:

Wenn ich mir all die Fachbücher, die ich lese, kaufen müsste, dann hätte ich mir schon bestimmt 2x ein neues Auto leisten können… Daher nutze ich sehr oft die Uni-Bibliothek und dort vor allem die Fernleihe. So, kann ich mir von allen Uni-Bibliotheken in ganz Bayern Bücher für 4 Wochen und mehr ausleihen und das ohne jede Kosten.

Dazu muss man keineswegs Student sein. Nein, Sie können sich als Stadtbenutzer registrieren lassen und ganz praktisch über’s Internet nach Literatur in den Datenbanken suchen. Ich nehm mal an, dass das außerhalb von Bayern bestimmt ein ähnliches vernetztes System pro Bundesland gibt.

In meiner Tasche, die ich immer dabei hab, ist immer ein Buch drin. Denn egal wo man sich grad befindet, es gibt ständig wieder Wartezeiten und da hat es sich bewährt, was zu lesen zu haben. Das ganze kombiniert mit farbigen Post-Its, an interessanten Stellen eingeklebt, geht keine wichtige Info verloren.

Fachzeitschriften:

Les ich mit Eselsohren und Leuchtstift. Was ich ja bei meinen Büchern nicht über’s Herz bringe. Wie sinnvoll es auch sein mag.

So, ich denke, damit hätt ich mal das Wichtigste. Und wenn Sie sich jetzt fragen, wann arbeitet die WissensAgentur eigentlich…? Dann bleibt mir nur die relativ lapidare Antwort: Ich schalt oft meinen Fernseher 14 Tage lang nicht ein, lese keine Tageszeitungen und hab das Glück der Selbständigen mir meine Zeit frei einteilen zu dürfen. 😉

12 Replies to “Meine Version von “Wie ich die Dinge geregelt kriege””

  1. Ups, viel Text – viel Inhalt. Sind das vielleicht die gestrigen Abendseiten?

    Querbeet ein paar ungeordnete Anmerkungen…

    Projektverwaltung: Kein bestimmtes Tool, sondern alles gemischt.

    Kalender, Termine: Outlook. Da die meisten Termine von der Firma sind, bleibe ich dabei. Ansonsten w?rde ich den Calendar von Mozill verwenden (ist potential drin, brauch aber noch…)

    Aufgaben, Serienaufgaben: Im B?ro Outlook, privat http://www.rememberthemilk.com/

    Mindmapping: Fange gerade an, mich damit n?her zu besch?ftigen. Benutze Freemind (http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page)

    Tagebuch, Blog: Mein Blog 🙂

    Links: Blinklist.com (f?r mich, mit Tags auch f?r To-Do Listen, umfangreiche Features) bzw. del.icio.us (f?rs Blog, ist f?r andere leichter zu verwenden)

    Blogs lesen: Bloglines.com

    Lesen: Viel zu viel online, viel zu wenig Handfestes (Fachb?cher, -zeitschriften), zu wenig privat zur Entspannung. Zeitschriften auch mit (gigantischen) Eselsohren und Leuchtstift

  2. Danke f?r den netten Seitenhieb mit dem visuellen Tierchen
    😉
    Ich hab jetzt auch eine Aufgabe in meinem Stundenplan: 15 Minuten Wiki (Notebook) pflegen, da arbeiten wir also fast identisch. So, und nachdem meine 15 Minuten Surf- und Blogzeit um sind: Tsch?ss, bis bald. Danke ?brigens f?r Deine obige gr?ndliche Aufstellung Deiner Methoden, das ist doch ein sehr brauchbares Tool-Paket.
    Gr??le, CLaudia

  3. @ Frank
    Es waren eher die Nachmittagsseiten, doch WordPress hat mich nicht fr?her ver?ffentlichen lassen :-(, daher die sp?te Uhrzeit. Danke f?r deine Aufstellung. Ich kann dir beim Thema Mindmap empfehlen, zumindest ab und zu eins mit der Hand zu machen. Der Vorteil ist, dass auch Zeichenmuffel wie ich, dann doch des ?fteren zumindest Symbole zu kritzeln anfangen.

    @ Claudia
    Danke f?r die Blumen, freut mich sehr, wenn’s jemandem was n?tzt. Au?erdem ist es ganz gut, sich auf diese Weise selbst mal wieder ?ber die eigene Organisationsstruktur Gedanken zu machen. Denn was zu verbessern gibt’s ja immer.

    lg, Alexandra

  4. Pingback: JobBlog - on the job. near the job. off the job. » Marcel Widmer » Getting Things Done - 3

  5. Pingback: INJELEA

  6. Morgenseiten schreib ich auch;-)

    Was ich noch empfehlen kann sind “die Wege des K?nstlers im Beruf” (http://www.amazon.de/exec/obidos/ASIN/3426870495/), da sind die nochmal sehr ausf?hrlich erkl?rt.

    Und alle ?bungen speziell f?r die Berufswelt erdacht. Einfach toll. Daran les ich schon lange und eine Menge PostIts stecken drin.

    LG
    [;] Nati

  7. @ nati
    Danke f?r den Tipp! Hab ich gleich mal in meine Amazon-Wunschliste mit aufgenommen. Und das mit dem “Karteikartenverwechselspiel” kenn ich auch sehr gut 😉
    lg, Alexandra

  8. Pingback: Interessante Zeiten » Wer organisiert sich wie: Eine Zusammenfassung

  9. Pingback: Wissensagentur » Wie ich die Dinge geregelt kriege … Part 2

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*