Was ist der nächste Schritt….?

Wie in meinem Beitrag zur Arbeitszeitvergeudung angedeutet, hier ein paar weiterführende Gedanken dazu. Zum einen bin ich via interessante Zeiten auf die Checkliste der Akademie gestoßen, die eine umfassende Auflistung aller möglichen zu beachtenden Punkte bietet.

Zum anderen möchte ich Ihnen eine ganz zentrale Frage ans Herz legen, die in keiner Besprechung, in keinem Meeting und auch sonstige Zusammenkünfte fehlen sollte:

Was ist der nächste Schritt….?

Das mag Ihnen banal erscheinen und damit haben Sie einerseits völlig recht. Denn die Frage drängt sich nach dem gesunden Menschenverstand fast schon auf, wenn es um Entscheidungen geht. Die Krux an der Sache ist, dass sie nicht mit System gestellt wird.

In wievielen Meetings haben Sie schon gesessen, in denen schlussendlich fast alles vertagt wurde ohne eine wirklich Entscheidung? Und wenn Sie jemand hinterher gefragt hat, ob Ihnen jetzt absolut klar sei, was als nächstes kommt, sie keine wirkliche Antwort geben konnten?

Probieren Sie doch mal folgendes aus:

  • Stellen Sie bei jeder Sache, die es zu entscheiden gilt die Frage: Was ist der nächste Schritt? Wenn darauf eine klare Ansage kommt, dann haben Sie Klarheit und sind sozusagen “auf go”.
  • Und wenn Sie z. B. als Antwort bekommen, das lässt sich jetzt noch nicht so genau sagen o. ä., fragen Sie weiter: Welche Informationen fehlen, damit sich das genauer sagen lässt bzw. festlegen lässt?
  • Daraus ergeben sich weitere Schritte: Erstens lässt sich schon mal genauer eingrenzen, von wem diese Informationen kommen müssen, wer dafür zuständig ist, dass sie geholt werden und zu welchem Zeitpunkt die Informationen voraussichtlich bekannt sein werden.
  • Abschließend sollten Sie auf jeden Fall noch mal die Frage nach dem nächsten Schritt stellen. Und wenn die Antwort darauf nur lauten sollte: Wir müssen abwarten bis zum soundsovielten. Damit haben Sie zumindest einen Zeitpunkt, an dem die Sache wieder aufgegriffen werden kann.

Und wenn Sie vielleicht jetzt noch immer sagen sollten, das ist doch wohl völlig klar, dass man so vorgeht, dann kann ich Ihnen nur gratulieren. Sie haben damit ein Grundgesetz der Effizienz bereits verinnerlicht.

Denn um in Projekten vorwärts zu kommen, brauchen Sie klare Handlungsschritte. Und ein Handlungsschritt ist etwas, bei dem völlig klar ist:

  • Was ist zu tun?
  • Von wem ist es zu tun?
  • Wann ist es zu tun?
  • In welchem Kontext ist es zu tun?

Das ist die Klarheit auf die Frage “Was ist der nächste Schritt?” Wenn Sie denken, das könnte Ihnen nutzen, dann empfehle ich Ihnen, probieren Sie es die nächsten 3 Wochen aus. Gehen Sie bei jeder Besprechung, jedem Meeting und sonstigen Absprachen nie ohne diese Frage zum nächsten Punkt weiter. Halten Sie die Antworten darauf schriftlich fest und Sie haben zudem das perfekte Handlungsprotokoll jeder Sitzung.

Noch eine Anmerkung: Nach meiner Erfahrung werden in Meetings (je nach Größe) oft für die Antwort auf diese Frage 20 Minuten gebraucht. Das zeigt häufig, wieviele Unklarheiten noch zu bewältigen sind. Doch es lohnt sich in jedem Fall.

Wer gern systematisch arbeitet und sich näher mit den Hintergründen dieser zentralen Frage beschäftigen möchte um ein funktionierendes System zu schaffen, dem sei das Buch von David Allen Wie ich die Dinge geregelt kriege wärmstens ans Herz gelegt.

Talente entwickeln ist ein der wichtigsten Management-Aufgaben

Noch ein Verweis auf einen Artikel des Handelsblattes: Unter dem Titel die wichtigste Ressource werden die Ergebnisse einer Studie von Hewitt Associates vorgestellt. Darin geht es um die Entwicklung von Talenten zu Top-Managern. Unter den besten 10, die dies ermöglichen befinden sich inzwischen sogar vier deutsche Unternehmen.

Ein Zitat, das mir dabei besonders aufgefallen ist, stammt von Michael Montjoie, Personalleiter bei Voith in Heidenheim:

Personalentwicklung ist im Kern Persönlichkeitsentwicklung.

Und genau das ist des Pudels Kern. Um diese Aufgabe leisten zu können, müssen sich Manager fragen, inwieweit sie selbst in diesem Prozess bereits fortgeschritten sind. Führungspersönlichkeiten können sich zum großen Teil erst dann entwickeln, wenn geeignete Vorbilder vorhanden sind. Dadurch, dass in den wenigsten Studiengängen, die Persönlichkeitsentwicklung ein Teil der Ausbildung ist und auch ansonsten eher Wert auf fachliche Qualifikation gelegt wird, kommt dieser elementare Bereich sehr häufig zu kurz.

Die Auswirkungen sind in sehr vielen Firmen schmerzhaft spürbar. Einige Frage als Anregung zu diesem Thema:

  1. Was macht für Sie eine Führungspersönlichkeit aus? Welche Eigenschaft sollte sie haben?
  2. Wer stellt für Sie ein Vorbild als Führungspersönlichkeit dar? Und was genau an dieser Person ist es, dass Sie sie als Vorbild ansehen?
  3. Wenn Sie die einzelnen Kriterien, die Sie in den ersten beiden Fragen ermittelt haben, für sich persönlich bewerten würden, wo würden Sie dabei stehen? (Arbeiten Sie mit einer simplen 10er Skala, ist einfach und klar)
  4. Wenn Sie Defizite für sich entdeckt haben, was können Sie tun um diese zu füllen?

Wenn Sie dazu Hilfestellung brauchen können und sich gern mit Unterstützung weiterentwickeln möchten, sprechen Sie mich doch einfach an. Das ist ein Teil meiner Arbeit den ich immer besonders faszinierend finde. Denn es reicht oft ein kleiner Schritt um einen großen Sprung zu schaffen. Und das kann jeder von ihnen. Wie Virginia Satir einmal gesagt hat: “Unterschätzen Sie nie die Möglichkeiten die Sie in sich tragen.”

Die meisten Meetings sind Zeitverschwendung

Das Handelsblatt greift in seinem Artikel Arbeitszeit-Vergeudung die globale Produktivitätsstudie der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting aus London auf. Die Zahlen sind erschreckend (Auszüge):

  • 46 Prozent aller Produktivitätsverluste sind auf mangelnde Planung und Steuerung zurückzuführen
  • Produktivitätskiller Konferenzen: Für die Hälfte der Konferenzen war keine Tagesordnung vorbereitet – geschweige denn, dass eine solche vorher an die Teilnehmer versandt wurde.
  • 68 Prozent der Meetings fanden denn auch kein produktives Ende und versandeten ohne Maßnahmenplan und klare Entscheidungen.

Zusammenfassend kommt die Studie zu folgendem Resümee:

  • 32 Prozent der Produktivitätsverluste sind mangelnder Führung zuzuschreiben
  • Zusammenaddiert mit der fehlenden Planung gehen somit 77 Prozent der Produktionsverluste in Unternehmen auf das Konto des Managements.

Dazu kommt noch ein weiterer Punkt, der sich seinerseits als Effizienzkiller par exellence erwiesen hat. Die Email-Flut in deutschen Unternehmen. Das Handelsblatt schreibt dazu:

Trotzdem stöhnen alle über die Flut der Mails, die es Tag für Tag abzuarbeiten gilt. Und es werden immer mehr, so dass immer weniger Zeit zum Lesen – besonders der vielen Anhänge – bleibt. Dabei: Wer die Nummer 28 auf dem Verteiler ist, will’s gar nicht wissen und muss mitleiden – weil sich ein anderer profilieren will. Über mangelnde Kommunikation kann kaum mehr geklagt werden. Proudfoot-Chef Vogel resümiert: „Die vielen Mails beschäftigen, aber produktiv sind sie nicht. Hätte sich Gottfried Daimler nur gemailt, führen wir heute vielleicht noch in Kutschen herum.

Es mutet schon fast wie ein Witz an, folgendes Ergebnis zu lesen, doch leider ist es die erschreckende Wahrheit:

Günter Zimmermann, seines Zeichens Professor und Sprachwissenschaftler der Technischen Universität Braunschweig … ermittelte: Jede fünfte Mail war missverständlich. Und „darunter waren solche, die vollkommen unverständlich waren und deren Autor – ein Sachbearbeiter –, später selbst nicht mehr wusste, was er eigentlich hatte mitteilen wollen.”

Tja, dem bleibt wohl nicht viel hinzuzufügen. Ein paar Lösungsideen und Gedankenansätze folgen in späteren Beiträgen.

My idea is my baby

Terrence Seamon schreibt in seinem Blog über seine Arbeit als Organisationsentwickler. Seine Beiträge spiegeln viel vom Arbeitsalltag und dem täglichen Wahnsinn. So auch seine Gedanken über Ideen. Dieses Thema liegt mir selbst sehr am Herzen.

Wie ist das denn wirklich mit neuen Ideen, die man am Arbeitsplatz hat? Wie ist das bei Ihnen? Ist es üblich, mit einer neuen noch nicht ganz ausgekochten Idee gleich rauszuplatzen und es anderen zu erzählen? Sprich das “neue baby” herumzuzeigen. Und davon auszugehen, dass die Kommentare in erster Linie anerkennend und weiterentwickelt sind.

Oder hüten Sie eine neue Idee “das Neugeborene” erst mal für sich. Schauen es nur selbst an, weil sie fürchten jemand könnte etwas häßliches und/oder vernichtendes sagen?

Eine weitere Angst ist häufig, die eigene Idee könnte von jemand anderem geklaut (sprich das baby entführt) werden. Und auch das ist ein Grund, wieso viele erst mal lieber alles für sich behalten.

Es kann natürlich auch sein, dass es inzwischen schon soweit ist, dass keiner mehr die Lust hat, sich Gedanken über neue Ideen zu machen (quasi babys in die Welt zu setzen). Denn wer meistens hört, dass das ja nicht funktionieren kann, keinen Sinn macht, zu teuer ist, eine blöde Idee ist usw. usw. der hat halt auch irgendwann keinen Bock mehr.

Um den kritischen Anmerkungen zum Text vorzugreifen: Natürlich hab ich hier eher extreme geschildert und mir ist auch klar, dass das von Mensch zu Mensch, von Branche zu Branche, von Firma zu Firma unterschiedlich ist. Mir geht es darum Tendenzen zu erkennen. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz auf einer Skala bewerten würden, bei der 10 für “hier geht es meinen babys gut” und 0 für “keine Überlebenschance für meine babys” steht, wo würden Sie auf der Skala Ihr Kreuzchen machen? Und zum zweiten, was sagt das aus?

  • Über Ihren Arbeitsplatz
  • über Ihre Abteilung
  • über Ihre Kollegen
  • über Ihren Chef
  • über Sie selbst?

Und zum dritten: Wenn Ihnen das Ergebnis Ihrer Überlegungen nicht gefällt, was können Sie tun, um das ganze zu verändern? Ich meine damit im wahrsten Sinne des Wortes “baby-steps”. Kleinigkeiten, vielleicht das Feedbackformat wieder einführen? Oder überhaupt die Kommunikationsmuster mal wieder genauer betrachten (auch die eigenen)?

Es gibt immer etwas was in unserer Macht liegt, was wir ändern können. Und wenn es nur die eigenen Gedanken sind.