Wie in meinem Beitrag zur Arbeitszeitvergeudung angedeutet, hier ein paar weiterführende Gedanken dazu. Zum einen bin ich via interessante Zeiten auf die Checkliste der Akademie gestoßen, die eine umfassende Auflistung aller möglichen zu beachtenden Punkte bietet.
Zum anderen möchte ich Ihnen eine ganz zentrale Frage ans Herz legen, die in keiner Besprechung, in keinem Meeting und auch sonstige Zusammenkünfte fehlen sollte:
Was ist der nächste Schritt….?
Das mag Ihnen banal erscheinen und damit haben Sie einerseits völlig recht. Denn die Frage drängt sich nach dem gesunden Menschenverstand fast schon auf, wenn es um Entscheidungen geht. Die Krux an der Sache ist, dass sie nicht mit System gestellt wird.
In wievielen Meetings haben Sie schon gesessen, in denen schlussendlich fast alles vertagt wurde ohne eine wirklich Entscheidung? Und wenn Sie jemand hinterher gefragt hat, ob Ihnen jetzt absolut klar sei, was als nächstes kommt, sie keine wirkliche Antwort geben konnten?
Probieren Sie doch mal folgendes aus:
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Stellen Sie bei jeder Sache, die es zu entscheiden gilt die Frage: Was ist der nächste Schritt? Wenn darauf eine klare Ansage kommt, dann haben Sie Klarheit und sind sozusagen “auf go”.
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Und wenn Sie z. B. als Antwort bekommen, das lässt sich jetzt noch nicht so genau sagen o. ä., fragen Sie weiter: Welche Informationen fehlen, damit sich das genauer sagen lässt bzw. festlegen lässt?
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Daraus ergeben sich weitere Schritte: Erstens lässt sich schon mal genauer eingrenzen, von wem diese Informationen kommen müssen, wer dafür zuständig ist, dass sie geholt werden und zu welchem Zeitpunkt die Informationen voraussichtlich bekannt sein werden.
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Abschließend sollten Sie auf jeden Fall noch mal die Frage nach dem nächsten Schritt stellen. Und wenn die Antwort darauf nur lauten sollte: Wir müssen abwarten bis zum soundsovielten. Damit haben Sie zumindest einen Zeitpunkt, an dem die Sache wieder aufgegriffen werden kann.
Und wenn Sie vielleicht jetzt noch immer sagen sollten, das ist doch wohl völlig klar, dass man so vorgeht, dann kann ich Ihnen nur gratulieren. Sie haben damit ein Grundgesetz der Effizienz bereits verinnerlicht.
Denn um in Projekten vorwärts zu kommen, brauchen Sie klare Handlungsschritte. Und ein Handlungsschritt ist etwas, bei dem völlig klar ist:
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Was ist zu tun?
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Von wem ist es zu tun?
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Wann ist es zu tun?
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In welchem Kontext ist es zu tun?
Das ist die Klarheit auf die Frage “Was ist der nächste Schritt?” Wenn Sie denken, das könnte Ihnen nutzen, dann empfehle ich Ihnen, probieren Sie es die nächsten 3 Wochen aus. Gehen Sie bei jeder Besprechung, jedem Meeting und sonstigen Absprachen nie ohne diese Frage zum nächsten Punkt weiter. Halten Sie die Antworten darauf schriftlich fest und Sie haben zudem das perfekte Handlungsprotokoll jeder Sitzung.
Noch eine Anmerkung: Nach meiner Erfahrung werden in Meetings (je nach Größe) oft für die Antwort auf diese Frage 20 Minuten gebraucht. Das zeigt häufig, wieviele Unklarheiten noch zu bewältigen sind. Doch es lohnt sich in jedem Fall.
Wer gern systematisch arbeitet und sich näher mit den Hintergründen dieser zentralen Frage beschäftigen möchte um ein funktionierendes System zu schaffen, dem sei das Buch von David Allen Wie ich die Dinge geregelt kriege wärmstens ans Herz gelegt.
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