Ordnung in der virtuellen Welt
Ordnung ist nicht nur ein Thema in der physischen Umgebung und in unserem Inneren, sondern wir haben seit einigen Jahren diese neue Welt, diese Online-Welt dazu gewonnen.
Darüber musste sich in den 70er und 80ern bis Mitte der 90er noch niemand viel Gedanken machen. Doch jetzt gibt es sie schon seit über 20 Jahren und da gibt’s jede Menge die wir an Unordnung produzieren. Und uns auch grandios schon wieder überfordern können. Wir haben da einfach ein Talent dazu…
Klassischerweise ist es so, dass Unordnung dadurch entsteht, dass begonnen wird, etwas irgendwo hinzustellen (physisch) oder etwas einfach “mal schnell” irgendwo abzuspeichern (virtuell oder an unserem Rechner).
Das ist so lang überschaubar, wie das nicht über eine bestimmte Menge an Dingen bzw. Dateien hinausgeht. Über 50 Dateien kann ich noch leicht drüber schauen und finden was ich suche. Doch wenn es mal in 3 und 4stellige Bereiche geht, hab ich mir damit gleich ein neues Hobby gebaut: Das fröhliche Suchen.
Allerdings mögen das die wenigsten und fatalerweise kostet es uns das auch noch unsere wertvollste Ressource: Zeit.
Also alles in allem nicht so optimal. Daher schauen wir heute in dieser Online-Welt, wie wir das momentan handhaben, ob das wirklich der beste Weg ist für uns und was es an Alternativen dazu gibt.
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So viele Interessantes gibt es da draußen…
Das Internet ist eine der gigantischten Erfindungen unserer Zeit. Soviel an Wissen ist nur noch einen Klick weit weg. Wir können jeden Tag etwas Neues entdecken, lernen oder uns unterhalten lassen.
Häufig ist etwas dabei, was wir uns gern merken wollen bzw. später wiederfinden möchten. Eine Webseite, eine Grafik, ein bestimmter Text.
Was ist nun der klassische Weg? Meistens indem die Webseite unter den Bookmarks angelegt wird. Solang man das mit 20 oder 30 Seiten macht, kann man die Liste schnell überfliegen und findet wieder was man sucht.
Doch bei dieser kleinen Menge bleibt es ja nicht. Ich trau mich wetten, dass du einen Wust an Internetseiten in deinen Booksmarks abgelegt hast und ich trau mich außerdem wetten, dass darin keine Ordnung herrscht.
Dazu kommt, dass man häufig nicht die ganze Webseite braucht, sondern nur einen Ausschnitt davon. Einen Teil des Textes, eine bestimmte Grafik usw. Da gibt es dann bei manchen die Lösung, dass sie sich den Text kopieren und in Word einfügen und dann das dadurch entstandene Dokument abspeichern.
Das kann funktionieren. Muss es aber nicht. Das blöde an beiden Speichervarianten ist eine Tatsache: Wir müssen uns für EINEN Ort entscheiden, an dem wir den Link oder den Text aus einer Webseite ablegen. Entweder für eine bookmark oder für einen Ort auf unserem PC.
Das muss uns dann später wieder einfallen, wo wir denn das abgelegt haben. Ganz davon abgesehen, dass wir uns nie und nimmer merken können, was wir insgesamt alles abgelegt haben.
Das ist daher nicht besonders schlau. Wenn wir eine nahezu perfekte Methode des Ablegens solcher Informationen hätten, dann würden wir wissen, wo und wie wir danach suchen müssten und hätten alles auf einen Klick parat. Was aber nicht der Fall ist und wir verbringen daher einen guten Teil unserer Zeit mit suchen…
Evernote – dein zweites Gedächtnis!
Ich möchte dir heute eine Software vorstellen, die jedoch genau das für dich leisten kann und mit deren Hilfe du alles findest mit einem Klick. Es ist so was wie ein ausgelagertes Gedächtnis. Ein Elefanten-Gedächtnis. Es kann sich außerdem Dateien merken und ablegen, Tonspuren erfassen, Bild-Dateien und diese wieder finden.
Es behält sogar Informationen, wenn diese im Internet nicht mehr verfügbar sind. Weil die Seite gelöscht wurde oder aus anderen Gründen nicht mehr zugänglich ist. Wenn es die Seite noch gibt, dann speichert diese Software den Link mit der Notiz ab und du kannst jederzeit dort weiter surfen (vorausgesetzt die Seite gibt es eben noch)
Außerdem ist sie kinderleicht zu bedienen und wenn du nicht grad Filme darin abspeichern möchtest, kannst du mit der angebotenen Kapazität das ganze sogar kostenfrei nutzen!
Es ist eine sog. Cloudsoftware, doch du kannst sie auch an deinem Rechner nutzen. Du kannst sie jederzeit von jedem Rechner aus online nutzen und auch für das Smartphone gibt es eine App.
Alles hält sich zu jederzeit aktuell und synchronisiert sich automatisch. Außerdem kannst du Notizen auch für andere per eMail freigeben und einige Sachen mehr.
Die Bezahlversion bietet tolle Feature für Teams und gemeinsames Abspeichern, doch wie gesagt für den Einzelanwender tut es die kostenfreie Version.
Doch bitte mit System
Evernote ist schnell installiert und du kannst im Prinzip sofort loslegen. Doch das mit dem “sofort loslegen” hat auch so seine Tücken, wie wir weiter oben schon festgestellt haben.
Daher möchte ich dir dringend ans Herz legen, bevor du damit beginnst Dinge abzulegen, dir eine generelle Art der Speicherung zu überlegen.
Bei Evernote nutzt du sowieso eine ganz andere Art der Ablage. Denn du hast mehr als einen Ort, als bei klassischen Speicherungen.
Das an einem Ort speichern ist eine super Sache, wenn man klar definierte Dinge immer wieder an ihren Ort zurückbringt. Auch bei Rechnungen, Angeboten und anderen fest definierten Dokumenten macht es Sinn, dafür in einer Struktur genau EINEN Platz vorzusehen.
Doch Schnippsel aus dem Internet, Notizen aus Texten, Grafiken zu einem Thema, eben all das was sich gar nicht so einfach definieren lässt, sollte man auch anders ablegen.
Wir machen uns mit evernote eine Art des speicherns zunutze, nach der auch unser Hirn funktioniert. Wir assoziieren und konstruieren daraus. Das bedeutet, wir benutzen eine Verschlagwortung und keine eindeutigen Dateinamen
Das hört sich jetzt alles viel komplizierter an als es ist. Daher wollen wir das an einem Beispiel uns anschauen.
Konstruieren und Re-Konstruieren – das ist hier die Lösung!
Nehmen wir an, wir recherchieren im Netz zum Thema Heuschnupfen und geraten an eine Seite mit einem interessanten Artikel. Der Rest der Internetseite interessiert uns weniger bis gar nicht, doch genau dieser eine Text ist sehr informativ für uns und wir möchten ihn gern speichern.
Schritt 1 – Konstruieren
Was nun als nächstes kommt ist das Konstruieren. Darunter versteht man einen simplen Vorgang in dem man Antworten auf diese Frage überlegt:
Unter welchen Stichworten würde ich diesen Text später wieder suchen?
Das ist die zentrale Frage.
Gut, spielen wir das mal durch. Wir würden den Text höchstwahrscheinlich unter “Heuschnupfen” suchen, dann auch noch unter “Therapie” oder auch noch unter “Behandlung” oder unter “Gesundheit” oder auch “Allergie”
Wenn wir diesen gedanklichen Vorgang beendet haben, ist damit auch das sog. Konstruieren beendet. Mit genau diesen Begriffen: Heuschnupfen, Therapie, Behandlung, Gesundheit, Allergie – legen wir diese Notiz in evernote ab.
Schritt 2 – Re-Konstruieren
Das spätere Suchen läuft unter re-konstruieren. Wir überlegen, wo wir diese Informationen wieder finden könnten und das ist das re-konstruieren.
Angenommen wir sind nun heftig am Schniefen und uns laufen die Augen, da fällt uns wieder ein, dass es da doch mal diesen interessanten Artikel gab.
Wenn wir nun in Evernote unter Heuschnupfen suchen, kommt dieser Artikel von damals auf jeden Fall in den Suchergebnissen vor.
Je besser wir konstruieren, umso leichter wird später das re-konstruieren.
Ein Fehler, der uns ganz häufig beim Speichern – von fast egal welchen Sachen – unterläuft, ist, dass wir zu sehr hudeln. Wir nehmen uns nicht die Zeit zum Konstruieren. Unter welchem Stichwort, an welchem Ort auf der Festplatte, würde ich das suchen?
Wenn wir später nicht mehr genau wissen, was für eine Allergie das war, doch wir können uns noch erinnern, dass wir uns eine interessante Therapie abgespeichert hatten, dann finden wir in Evernote nach Eingabe der Wortes Therapie auch den Text der zum Heuschnupfen abgelegt wurde.
Simple Regeln die helfen
Zum Konstruieren drei kurze Regeln:
1. Nimm immer Hauptworte. Wenn du zwischen Hauptwörtern, Verben und Adjektiven wechselst, kann es sein, dass du zu fast gleichen Stichworten Notizen ablegst und dann nicht mehr so klar findest.
2. Nimm immer mindestens 3 Stichworte, wenn du eine Notiz abspeicherst. Damit vergrößerst du die Chance, diese spezielle Information wieder zu finden. Die Anzahl der Stichworte ist nach oben unbegrenzt, doch das Abspeichern soll ja auch keine Ewigkeit dauern, daher nicht übertreiben ;)
3. Verwende Einzahl und keine Mehrzahl. Die Erläuterung von Punkt 1 gilt auch hier. Du produzierst sonst doppelte Einträge, die nicht sein müssen.
That’s it. Damit kannst du perfekt deine Notizen ablegen und später wieder finden.
The greatest helper in the web ;)
Es gibt noch einen kleinen Helfer, den ich dir unbedingt ans Herz lege, und das ist der Web-Clipper. Das ist eine Erweiterung die es für jeden Browser gibt und mit dem du noch einfacher Textteile in Evernote ablegen kanst.
Ist er installiert, brauchst du nur noch den Textteil den du in evernote ablegen möchtest, markieren, klickst dann auf den kleinen Elefanten und kannst dann deine Schlagworte hinterlegen und abspeichern. Das erspart Zeit.
Die Synchronisation ist schnell wie der Wind und sobald du die Notiz angelegt hast, ist sie auch schon an deinem Smartphone und an deinem Rechner verfügbar.
Ich möchte evernote nicht mehr wissen und ich nutze diese Software seit dem sie auf dem Markt ist. Ich habe dort tausende von Notizen abgelegt und evernote ist für mich wie eine Schatzkammer, in der ich alles wieder finde.
Oft geht es mir, dass ich direkt sofort nach dem Abspeichern schon vergessen haben, dass ich diese Notiz abgelegt habe. Doch durch sauberes Konstruieren ist sie später genau dann verfügbar, wenn ich zu diesem Stichwort in meiner Datenbank bei evernote suche.
Probier evernote unbedingt aus! Hier findest du ein Video zu Evernote, das dir nochmal alle Funktionen gut beschreibt.
