ZEN des Delegierens

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Das Wort delegieren hat seinen Stamm in “abordnen” und “entsenden”. Ein Delegierter ist ein “Abgeordneter”, er wurde entsendet von den Wählern.

Im Prinzip heißt das erstmal, dass delegieren mit einer Person zu tun hat. Jemand anderen an den ich eine Aufgabe weitergebe.

Allerdings möchte ich am liebsten aus dem letzten Satz das Wörtchen “anderen” streichen, denn viele Menschen delegieren an sich selbst, beziehungsweise lassen alles an sich delegieren, auch wenn es gar nicht ihr Job wäre.

Unser Thema der letzten Woche war die wahrhaftige Kommunikation nach außen, um ein geordnetes Leben führen zu können, in dem Raum ist für alles Schöne und Gute, das wir gern erleben möchten. In dem ebenso Platz ist für Wachstum und für Achtsamkeit uns selbst gegenüber und gegenüber der Welt.

Lässt du zuviel an dich delegieren?

Wenn wir nun zuviele Dinge an uns delegieren lassen, dann wird das schon sehr schwierig werden, Zeit für die wesentlichen Dinge im Leben zu haben.

Wiedermal sind wir bei der Frage angelangt, wieso eigentlich so viele Aufgaben an uns delegiert werden?

Da kommt das Thema vom letzten Mal ins Spiel mit dem Nein sagen lernen. Wenn wir uns schwer tun mit Nein sagen, dann werden wir gern von übertragenen Aufgaben überrollt.

Bildquelle: Pixabay

Vor allem, wenn man es von außen gewohnt ist, dass wir zu allem ja und Amen sagen, werden wir immer gern noch mehr Aufgaben übertragen bekommen.

Wieso auch nicht, wir scheinen ja quasi keine Kapazitätsgrenzen zu haben. Umso besser, dann wird insgesamt mehr erledigt.

Doch was passiert tatsächlich: Ganz häufig landet jemand, der es nicht schafft nein gegenüber an ihn delegierten Aufgaben zu sagen, in einer Erschöpfungsspirale, die es noch schwieriger macht, die eigenen Grenzen zu wahren.

Das ist nicht lustig und oft dramatisch.

Was hindert uns am Delegieren?

Jemand an den viel delegiert wird und der kaum Grenzen setzt, wird zusätzlich das Problem haben, dass er kaum in der Lage ist, selbst zu delegieren. Denn häufig ist hier ein Denken verwurzelt, dass man niemandem Arbeit aufbürden sollte, die man selbst erledigen kann.

Ein anderes Phänomen, wieso jemand nicht delegiert, ist das Denken, dass es jemand anderer nicht so perfekt machen wird, wie man selbst. Es ist ein Anspruchsdenken, das damit verbunden ist, so dass Menschen sich äußerst schwer tun im Loslassen.

Loslassen im Sinne von Verantwortung, Ergebniserfüllung und Kontrolle. Wer in jedem Fall die Kontrolle behalten möchte, wird nie wirklich delegieren.

Es ist dann eher wie ein Beauftragen mit ständiger Aufsicht. Denn es könnte ja schief gehen, nicht so laufen, wie man das im Kopf hat und das Ergebnis anders ausfallen.

Schwierig.

Kontrolle immer behalten zu wollen ist ein interessanter Aspekt, der sich lohnt näher zu beleuchten.

Kontrollwahn?

Was bewirkt Kontrolle für uns? Wir haben ein Gefühl der Sicherheit, den Eindruck alles zu überblicken und keine Überraschungen erleben zu müssen. Das Ungewisse ist möglichst ausgeschaltet, weil die Kontrolle sich nach allen Seiten versucht abzusichern.

Doch wie so oft im Leben, ist das eine Illusion.

Ja, es ist richtig, dass man viel dafür tun kann um Situationen planbarer zu machen und nicht im kompletten Chaos enden zu lassen. Doch es ist falsch zu denken, dass man tatsächlich immer und überall zu jeder Zeit die Kontrolle über eine Situation haben wird.

Das ist schlichtweg nicht möglich, weil wir Menschen sind. Und Menschen mögen manchmal berechenbar sein, manchmal aber auch nicht. Äußerliche Ereignisse werden durch soviele verschiedene Impulse angestoßen und verändert, dass wir nicht alle Optionen im Voraus berücksichtigen können.

Wir können klug vorausdenken und Wahrscheinlichkeiten abschätzen und uns für diese vorbereiten, doch wir können nicht alles wissen, was geschehen wird.

Eine Persönlichkeit die ohne Kontrolle nicht leben kann, ist psychisch nicht gesund. Denn diese Kontrollsucht zeigt Defizite in uns selbst an.

So massiv muss das natürlich nicht immer sein, doch es lohnt auf jeden Fall genauer hinzusehen, wenn man an sich selbst merkt, dass man sich schwer tut, zu delegieren.

Was passiert wenn ich Kontrolle abgebe?

Was genau könnte passieren, wenn ich die Kontrolle über diese Angelegenheit abgebe? Welches Szenario fürchte ich?

Wenn ich beginne mich konkret mit diesen Fragen auseinander zusetzen, kann ich auf diesem Weg Lösungen finden, mit denen sich die Situation entschärfen lässt.

Delegieren heißt jedoch nicht, dass ich überhaupt keine Kontrolle mehr habe. Es bedeutet, dass ich generell die Verantwortlichkeit für das Erreichen des Ergebnisses nicht mehr nur allein trage, sondern teile.

In welchem Umfang ist nochmal eine ganz andere Frage. Meistens gehen Delegationsprozesse schief, weil das Handwerk des Delegierens nicht beherrscht wird.

Delegieren ist ein Handwerkszeug, das man gelernt haben sollte

Delegieren heißt nicht, dass ich eine Aufgabe jemand anderem übertrage und ihm kurz mitteile, was jetzt sein Job ist. Das kann gut gehen, tut es meistens jedoch nicht. Und dann ist der Ärger groß.

Doch letztlich ist es die Verantwortung des Delegierenden, dass er klar umreißt was die Aufgabe umfasst und welche Richtung das Ganze gehen muss.

Es gehört mehr dazu als eine kurze Übergabe. Vor allem wenn es sich um eine komplexe Aufgabe handelt oder ein längerfristiges Projekt.

Delegieren startet nicht mit dem Gespräch. Es beginnt damit sich Gedanken zu machen, wie denn das Endergebnis aussehen soll, welche Meilensteine es gibt und ob es bestimmte Vorschriften gibt, die einzuhalten sind.

Im Prinzip muss ich mir erstmal selbst einen Überblick über die gesamte Aufgabe verschaffen. Es nützt nichts, wenn man das mal eben schnell macht.

Letztlich ist der Erfolg des Delegieren davon abhängig wie gut ich es kann. Und dazu gehört eine umfassende Kenntnis über Ergebnis und Eckdaten.

Wie kann gutes Delegieren aussehen?

Nehmen wir an, es geht um die Bewerbung eines neuen Produktes und die zugehörige eMail Kampagne soll delegiert werden. Das erfordert zunächst ein gründliches Nachdenken darüber, was man selbst für Vorstellungen hat, wie das Ergebnis aussehen soll und welche Ziele mit der Kampagne erreicht werden sollen.

Nur was man messen kann, kann man auch managen. Das gilt auch beim Delegieren und ist für alle Beteiligten eine einfache Möglichkeit eine Leitlinie aufzustellen, an der man immer feststellen kann, wo man sich gerade befindet.

Die nächste Überlegung ist, an wen man eine Aufgabe delegiert. Es kommt explizit darauf an, wieviel Erfahrung die Person bereits mit der Art Aufgaben hat, die ich übertragen möchte.

Wer dabei ein blutiger Anfänger ist, braucht eine andere Form des Delegierens, als wenn ich einen Experten dafür habe, dem ich klar sagen kann, was ich erwarte.

Der nächste Punkt ist ebenfalls in der Person begründet, an die ich delegieren möchte:

  • Was ist dieser Mensch für ein Typ?
  • Braucht er regelmäßige Rückmeldungen?
  • Oder ist es ein sehr eigenständiger Mensch, der am liebsten allein arbeitet?

Der Unterschiede hier sind ein Hinweis darauf, wie der Delegationprozess gestaltet sein muss. Delegieren ist nicht damit getan, dass ich die Aufgabe übertrage. Nein, es gehört die Delegationsbegleitung dazu.

Darunter versteht man den Prozess, den man gemeinsam festlegt. Es braucht einen Zeitrahmen, definierte Meilensteine und die Art der Berichterstattung.

All diese Komponenten spielen eine Rolle, wenn ich erfolgreich delegieren möchte. Wichtig sind alle Teile davon. Auf etwas zu verzichten bedeutet den Erfolg der Delegation auf’s Spiel zu setzen.

Reihenfolge um sinnvoll zu delegieren

Bis jetzt haben wir also folgende Punkte:

1. Mach dir Gedanken über die Aufgabe die du delegieren möchtest.

Erfasse schriftlich, wie das Ziel aussieht und welcher Zeitrahmen damit verbunden ist. Beschreibe das gewünschte Ergebnis und benenne Vorschriften die einzuhalten sind.

Wenn es weitere Rahmenbedingungen gibt oder Absprachen die getroffen werden müssen, sollten diese ebenfalls Teil deiner Aufgabenbeschreibung werden.

Letztlich ist das ein Briefing das auch an externe Dienstleister abgegeben wird. Wie sollen diese sonst wissen, was du genau möchtest.

Es muss im Gespräch geklärt werden, ob mein Gegenüber wirklich verstanden hat, was ich erreichen will. Wer an dieser Stelle schlampt, tut sich keinen Gefallen und der Ärger ist meistens schon vorprogrammiert und zwar für alle Beteiligten.

2. Übergabegespräch

Wenn ein Briefing in schriftlicher Form vorliegt, kann als nächstes das Übergabegespräch stattfinden. In diesem wird abgeklärt, ob die Aufgabe tatsächlich klar ist.

Am einfachsten geht das in dem man sich vom Gesprächspartner erläutern lässt, wie er die Aufgabe verstanden hat.

Das kann sehr aufschlussreich sein, denn häufig meinen wir bloß wir hätten klar formuliert was wir möchten und merken erst beim Aussprechen durch den Anderen, dass wichtige Bestandteile fehlen.

In diesem Gespräch sollten Meilensteine definiert werden, zu denen man sich wieder zusammensetzt.

Diese Meilensteine müssen ebenfalls klar definiert sein und außerdem so gewählt, dass sie ermöglichen frühzeitig einzugreifen, wenn das ganze in eine falsche Richtung steuert.

Das ist leider viel häufiger der Fall als man denkt. Denn delegieren wird tatsächlich immer noch oft so verstanden, dass man zwischendurch keine Gespräche mehr führen muss, da man die Aufgabe ja abgegeben hat.

Das mag funktionieren, doch nur, wenn es eine bereits erprobte Delegationsbeziehung ist mit jemandem den man inzwischen gut in seiner Arbeitsweise einschätzen kann und dem ich aus vergangenen Erfahrungen zutraue, dass er das ohne Rücksprachen mit mir gut erledigen wird.

Hab ich jedoch jemanden, der in diesem Aufgabengebiet noch neu und vor allem mir in seiner Arbeitsweise noch nicht vertraut ist, ist es für beide Seite eine gute Idee, konkrete Meilensteine vor größeren Entscheidungspunkten zu vereinbaren.

So kann kurz vor knapp noch aufgefangen werden, wenn es in die falsche Richtung geht und es besteht gleichzeitig für alle Beteiligten die Sicherheit, dass man diese Reflexpunkte hat und gegensteuern kann, falls nötig.

3. Klären, wenn etwas nicht läuft wie geplant

Wenn es nun während der Delegationsbegleitung zu diesen Gesprächen kommt und tatsächlich abzusehen ist, dass es nicht so läuft wie geplant, dann ist der nächste Schritt heraus zu finden, was genau schief läuft.

Nach Gründen fragen, wieso etwas nicht geklappt hat oder nicht gemacht wurde. Erst einmal die Fakten erfragen, bevor ein emotionales Fass aufgemacht wird.

Wenn man MitarbeiterInnen haben möchte, die Verantwortung übernehmen, dann kommt es sehr darauf an, wie mit Fehlern im Unternehmen umgegangen wird.

Wenn ich jemanden sofort einen Kopf kürzer mache, dann wird das dazu führen, dass diese Person weniger gewillt ist Verantwortung zu übernehmen und zurückhaltender gearbeitet wird, was in vielen Fällen zu noch mehr Fehlern führen kann, da die Angst wächst wieder für einen Fehler gerügt zu werden.

Gespräche auf der Sachebene ermöglichen ein neutrales Begutachten dessen, was passiert ist und eine Fehlersuche die Lösungen ermöglicht. So können beide Parteien davon lernen.

Um das hier klar zustellen: Es geht mir nicht darum einen Schmusekurs um jeden Preis zu fahren. Wenn Dinge schief gehen und Fehler gemacht wurden, dann gilt es sie klar zu benennen und auszusprechen. Diese unangenehmen Gefühle gilt es wieder mal auszuhalten, das wissen wir ja inzwischen.

Doch auf der Sachebene zu bleiben ermöglicht eben auch, weiter auf das Ziel ausgerichtet zu sein und vorwärts zu kommen.

4. Reflexion über den Prozess

Der letzte Schritt einer jeden Delegation die über “mach bitte mal die Ablage” hinausgeht, sollte die Reflexion nach dem Ende der Aufgabe sein.

Das wird fast immer gekippt, wenn man überhaupt dran denkt. Doch wenn man selbst im Delegieren besser werden möchte, dann hilft es nur zu fragen, wie denn der ganze Prozess wahrgenommen wurde.

Auch hier unbedingt ermutigen ganz klares Feedback zu bekommen. Es geht nicht darum Lob einzusammeln oder mit Samthandschuhen angefasst zu werden, sondern wir wollen wachsen und lernen.

Das passiert im Erwachsenenalter leider nun mal hauptsächlich durch Schmerz. Unsere Gehirnnerven sind da schon eine Weile verdrahtet und wenn ich tatsächlich etwas dauerhaft ändern möchte, dann werde ich das durch Schmerz machen.

Wenn ich also als Chef die ehrliche Rückmeldung bekomme, dass die Gespräche chaotisch verlaufen seien, weil ich als nicht vorbereitet wahrgenommen wurde, dann habe ich hier eine Chance zu wachsen. Ob ich sie wahrnehme liegt ganz an mir.

Doch wieder einmal geht es um das Aushalten der unangenehmen Gefühle. Klar ist das nicht schön, wenn man solche Kritik hört, doch wenn man sie nicht hört, hat man auch nicht die Möglichkeit etwas zu ändern.

Fassen wir nochmal zusammen:

1. Kläre im Vorfeld für dich was genau die Aufgabe umfasst und wie das Ziel ausseht. Ein klares Briefing ist Gold wert.

2. Kläre im Gespräch ob dein Gegenüber die delegierte Aufgaben tatsächlich so verstanden hat, wie es dir wichtig ist und ob er alles hat was er braucht. Vereinbare Meilensteingespräche und Termine.

3. Begleite durch diese Meilensteingespräche die Delegation und steuere nach, wenn es sich in eine falsche Richtung bewegt.

4. Führe ein ehrliches Feedbackgespräch in dem der Fokus auf lernen und wachsen für alle Beteiligten liegt.

That’s it. Das ist das ZEN des Delegierens.

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