GTD: Selbstorganisation – Einfachheit vs. Komplexität

DurcheinanderNachdem es das System GTD ja schon eine ganze Weile gibt und inzwischen einige Adaptionen und Neuentwicklungen mit verschiedensten Abkürzungen dazugekommen sind, ist es kein Wunder, dass die Frage “na, wie soll ich denn nun mich organisieren….??” im Moment wieder sehr aktuell ist.

Bei Thorsten drüben läuft grad eine ausführliche Diskussion zum Thema und im Zuge dessen sind mir mehrere Gedanken dazu durch den Kopf gegangen. Ich will mal versuchen, ein paar weiterführende Fragen in den Raum zu stellen.

Mal ganz davon abgesehen, dass nach meiner Erfahrung kein Mensch gleich gestrickt ist und damit auch beim Thema Selbstorganisation am sinnvollsten seinen ganz persönlichen Weg geht, gibt es für mich noch weitere elementare Faktoren:

Was lässt sich tatsächlich auf Einfachheit reduzieren und was ist durch seine Natur eine komplexe Sache, die sich auch nur komplex verwalten lässt?

Eine interessante Frage die in diesem Zusammenhang auftaucht:

Was ist der Unterschied zwischen komplex und kompliziert?

Die folgende Erläuterung bringt meiner Meinung nach den Unterschied sehr schön auf den Punkt:

Komplexität kennzeichnet die potentiell in einem System enthaltenen Ordnungszustände (Binswanger, S. 168f.). Dabei sind verschiedene Komponenten verknüpft (lat. complexus = Verknüpfung) und ein komplex geordnetes Zusammengesetztes entsteht.

Im Unterschied zur Betonung der Ordnung weist das Komplizierte (lat. complicare = verwickeln) auf Verwirrung, Unordnung, Erschwernis hin.

Wenn etwas immer komplizierter wird, ohne gleichzeitig neue Ordnungszustände zu erreichen, hat das noch nichts mit Komplexität zu tun.

Quelle: Annette Schlemm (Hervorhebungen von mir)

Das Gefühl wenn uns etwas kompliziert erscheint, kennt mit Sicherheit jeder von uns. Denn das “Verwickelte” einer Sache lässt uns relativ schnell erschöpft/genervt fühlen, da wir keinen Überblick haben und uns tendenziell überfordert sehen. Doch wenn ich es irgendwie gelöst kriegen muss, diese Geschichte, was mach ich dann?

Auch dazu bin ich mit einer weiteren interessanten Unterscheidung fündig geworden:

Mit Wissen kann man komplizierte Aufgaben lösen, aber nur mit Können kann man komplexe Aufgaben lösen. Die Autoren vergleichen das mit einer Fußballmannschaft. Die Logistik einer Fußballmannschaft ist kompliziert, aber mit genügend Wissen über die Zusammenhänge lösbar. Die Durchführung des Spiel selbst ist komplex (weil hochdynamisch) und mit theoretischem Wissen über das Fußballspiel eben nicht lösbar. Dafür muß man es können.

Quelle: Blog zur systemischen IT (es wird aus dem Buch Denkwerkzeuge der Höchstleister zitiert)

Was bedeutet das nun für unsere selbstorganisatorische Praxis?

Wenn uns ein Projekt über den Kopf zu wachsen droht, weil sich die damit zusammenhängenden Aufgaben immer mehr aufblähen, lohnt sich ein genauerer Blick auf das Ganze. Sind wir aufgrund der Menge überfordert und haben keinen Plan mehr wo es weitergeht und was das nächste ist oder wissen wir nicht, wie etwas zu bearbeiten ist?

Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass wir – wenn uns etwas zu kompliziert ist – recht schnell sagen, ich weiß nicht, wie das geht? Und falls das zutrifft wird uns im Fall des “ich weiß nicht WIE” am schnellsten Wissen weiterhelfen, das ich mir aneignen kann. Denn genauso wie ich Fehler mache, weil mir etwas fehlt, nämlich das Wissen darüber wie es geht, kann ich komplizierte Aufgaben durch Wissensanwendung lösen.

Haben wir jedoch keine Ahnung wo und mit was es weitergeht, haben wir den Überblick über die Sache verloren. Und dann heißt es erst mal alle Maschinen auf Stopp und sich wieder Klarheit über die Zusammenhänge (die Komplexität) verschaffen. Das wird mir am schnellsten dann gelingen, wenn ich bereits praktisch viel Erfahrung mit dem aktuellen Thema habe (= Können). Denn dann werde viel schneller als ein “Nicht-Könner” die Dreh- und Angelpunkte erkennen, an denen die miteinander verknüpften Komponenten sich gegenseitig beeinflussen und kann an den wesentlichen Schrauben drehen.

Daher lernen wir komplexe Angelegenheiten am schnellsten durch das Partizipieren von Erfahrenen, sprich durch Abschauen und Machen. Wenn Sie also die Möglichkeit haben von Könnern zu lernen, sollten Sie jede Chance dazu nutzen, denn Komplexität ist nicht durch theoretisches Wissen bewältigbar.

Wie oben im Zitat auch bereits erwähnt, ist eine Sache die stetig komplizierter wird, noch lange nicht komplex. Denn Komplexität hat eine innere Ordnung. Wer in seiner Selbstorganisation immer wieder neue Tools einsetzt und sich in eine immer kompliziertere Abwicklung verstrickt, hat damit das Gegenteil von einem komplexen System geschaffen.

Eine einfache Regel lautet dabei: Wenn Sie häufig über Ihr System nachdenken müssen, ist es definitiv zu kompliziert und es fehlt eine komplexe Ordnung. Das bedeutet nun andrerseits keineswegs, alles auf ein Tool (z. B. Block und Stift) zu reduzieren.

An dieser Stelle wird gern Albert Einstein zitiert mit seinem berühmt-berüchtigten Satz: “Mache die Dinge so einfach wie möglich, jedoch nicht einfacher.”

Mir scheint, dabei wird von vielen nur die erste Hälfte des Satzes gelesen und ein simplify-Feldzug eingeläutet. Einfachheit ist wichtig, keine Frage, doch der zweite Teil des Satzes ist mindestens genauso interessant, wenn nicht sogar in unserer komplexen Zeit viel relevanter: “…jedoch nicht einfacher.”

Komplexe Angelegenheiten werde ich nur dann lösen können, wenn die innere Ordnung dieser zusammenhängenden Systeme erhalten bleibt und nicht künstlich versucht wird, sie in eine einfache Form zu quetschen.

Ob etwas einfach ist oder nicht, lässt sich vielleicht am besten nochmal durch ein Bild von komplex erläutern. Da Komplexität Bestandteile voraussetzt, die in Abhängigkeit zueinander stehen, ist für mich ein Mobile eine schöne Metapher. Ein Mobile ist im aufgehängten Zustand eine 3D-Angelegenheit. Hier sind die einzelnen Teile miteinander vernetzt und wenn ich eins davon bewege, entferne oder ein weiteres dazufüge, kommt die bestehende Ordnung erstmal durcheinander und das gesamte Gebilde muss sich neu ausrichten.

Liegen die einzelnen Teile dagegen unverbunden auf einem Tisch, kann ich mit jedem der Einzelteile etwas machen, ohne dass es die anderen tangiert. Der 3D-Effekt (die Vernetzung) fehlt und damit sind die Teile einzeln quasi nur noch eindimensional wie ein Foto.

Konkret bedeutet das, dass wir uns bei unseren Aufgaben auch immer wieder fragen sollten, mit was bzw. wem sie zusammenhängen, denn wir bearbeiten inzwischen höchstselten isolierte Tasks.

Das geht z. B. schon los beim Einkaufen. Wenn ich nur für mich selbst einkaufen muss, dann ist das ziemlich einfach. Im wahrsten Sinne, denn im besten Fall habe ich einen Ort auf dem ich alles notiere und wenn’s passt, nehme ich die Liste mit und besorge die Sachen. Keine Vernetzung = eindimensional.

Sobald jedoch ein gemeinsamer Haushalt besteht, wird das ganze schon komplex (auch manchmal kompliziert, ich weiß 🙂 Denn wenn nicht eruiert wird, was alle Beteiligten haben wollen oder brauchen und was überhaupt noch da ist und was fehlt, geht irgendwann mit Sicherheit das Gemecker los. Hier haben wir also eine Vernetzung von Personen und Dingen. Da das noch ein relativ einfach gehaltener komplexer Vorgang ist, lässt sich hier mit simplen Regeln, wie ‘alle nutzen einen Ort zum Notieren’, und ‘wenn jemand was verbraucht, schreibt er das automatisch auf die Liste’, usw. regeln. Und daran lässt sich schon erkennen, dass die Funktionalität von komplexen Systemen von den eingesetzten Regeln abhängt.

Und genau diese sollten nicht zuviel und auf der anderen Seite jedoch auch nicht zu wenig sein. Desweiteren sollten diese Regeln klar und eindeutig sein. Gute Regeln erkennt man daran, dass sie fast automatisch eingehalten werden, weil sie sehr viel Sinn machen und die innere Ordnung der Komplexität aufrecht erhalten. Wer zuviel regeln will, verliert das Ziel aus den Augen.

Um ein System einfach zu machen, jedoch nicht einfacher, gilt eine einfache Regel: Wenn ich diese Regel weglasse, werd ich dann mein Ziel trotzdem erreichen? Falls die Antwort ja ist, können Sie die Regel mit gutem Gewissen unter den Tisch fallen lassen.

Lassen Sie uns als Beispiel dazu unsere geliebte eMail-Kommunikation nehmen: Mein Ziel ist es, die elektronische Post zu bearbeiten. Sie ist allerdings nur ein Teil des großen Mobiles Kommunikation und enthält viele, viele “Untermobiles” die mit verschiedensten Projekten zusammenhängen. Natürlich kann ich jetzt Regeln aufstellen, wie das auch oft in Firmen gemacht wird, z.B. eingehende Mails in dieser oder jener Frequenz zu bearbeiten usw. Doch wird diese Regel tatsächlich hilfreich sein?

Ist es nicht so, dass damit mein ganz persönlicher Arbeitsfluss reglementiert wird und meine Aufmerksamkeitsspanne in immer kleinere Häppchen zerteilt wird, da ich auf Anordnung/Regel meine Mails in bestimmten Abständen checken muss oder das auch selbst inzwischen viel zu oft mache?

Was wäre denn, wenn ich die Regel abändere in “die elektronische Post regelmäßig zu bearbeiten”? Damit habe ich klargestellt, dass die Bearbeitung wichtig ist und auch die Regelmäßigkeit. Doch wie genau, das bleibt nun jedem persönlich überlassen. Dann wird vielleicht der eine Mitarbeiter noch 2x am Tag reinschauen und der andere alle Stunde, da ihre Arbeitsaufgaben unterschiedliche Handlungsweisen erfordern.

FAZIT

Unsere momentane Arbeitswelt erfordert von uns das Wissen und das Können einfache von komplexen Aufgabenstellungen zu unterscheiden. Und dabei wiederum den Unterschied zwischen komplex und kompliziert zu erkennen. Komplexe Angelegenheiten haben eine innere Ordnung und Abhängigkeit ihrer Bestandteile und lassen sich nicht “einfach” sondern über wenige, jedoch zielführende Regeln lösen. Dazu können durchaus mehrere eingesetzte Systeme gehören anstand einer zwanghaften Simplifizierung. Ausschlaggebend ist das Ziel zu erreichen und nicht den Weg dahin zu pflastern.

Bildquelle: Pixabay

5 Replies to “GTD: Selbstorganisation – Einfachheit vs. Komplexität”

  1. Für die Durchführung GTD können Sie mit diesem Web-basierte Anwendung:

    http://www.Gtdagenda.com

    Sie können es verwenden, um Ihre Ziele, Projekte und Aufgaben, die nächsten Aktionen und Kontexte, verwenden Sie Checklisten, Zeitpläne und einen Kalender.
    Eine mobile Version und iCal sind vorhanden.

  2. Hi Alexandra!!

    Großartiger Gedanke, mal nach den Basics zu fragen: Komplexität und Kompliziertheit. Letztlich ist es wirklich eine Frage des eigenen Geschmacks, mit welchem System man zurecht kommt.
    Meine persönliche Erfahrung ist in den letzten Monaten: ich habe vieles ausprobiert und dadurch ist alles sehr verworren und damit kompliziert geworden. GTD, Karteikarten, Listen, Superbuch, Notizmanagement…. Jetzt nach dem Urlaub, als alles nur noch chaotisch und unübersichtlich war, habe ich das ganze verworrene Knäuel genommen und habe es in eine Mindmap gepackt. Das hat drei Vorteile: ich habe die Möglichkeit, die Zweige nachträglich zu verschieben und so “Lebensbereiche” zusammen zu bekommen (natürlich brennt dummerweise in jedem Sektor grad was wichtiges an…) Zweitens kann ich nach meinen Fähnchen und Sanduhren filtern und sehe brandeilige Sachen und die Dinge, die ich nicht aus den Augen verlieren will (“Warten auf”). Drittens, und das ist für mich am Wichtigsten: ich habe einen Überblick. Über alles was ansteht. Und Mindmanager druckt mir diesen Überblick sogar auf A4 (allerdings wird die Schrift dann schon sehr klein *such.such*) – Das ist meine momentane Antwort auf GTD und meinen kompliziert gewordenen Alltag, weil ich es vielleicht zu lange versäumt habe, den Dingen in ihrer Komplexität Aufmerksamkeit zu widmen.
    Mein grundsätzlicher Engpass ist die Menge an zu verwaltenden Aufgaben. Und wie Du auch richtig sagst, oft stellt sich die Frage: “ich weiß nicht wie es geht” – doch diese Frage kann ich sehr leicht beantworten, WENN ich mich mal wirklich an ein Ende des Wollknäuels hinsetze und meine Aufmerksamkeitsspanne lang genug ist, dass ich sagen kann: “So, Projekt, wie machen wir weiter?” Ein einfaches zehnminütiges Schreiben klärt in den allermeisten Fällen die anstehenden Aufgaben – kein System, das ich ausprobiert habe, hat es bisher jedoch geschafft, mir das Gefühl zu nehmen, “wenn ich mich jetzt für dieses entscheide, dann muss ich notgedrungen erst mal zehn andere wichtige Sachen liegen lassen”.
    Jedoch konnte ich immer sehr effektiv arbeiten und wirklich auch mal “shit done getten”, WENN ich die Entscheidung FÜR das eine und GEGEN das andere treffen konnte.
    Mir gefällt auch der Gedanke, dass ein komplexer Familienalltag (z.B.) eine innere Ordnung hat… und wie ein Mobile ausbalanciert gehört…..
    Grandios auch der Gedanke, sich nicht mit dem Pflastern von Wegen aufzuhalten (und ein Management-Tool nach dem anderen auszuprobieren), sondern das Ziel im Auge zu behalten.
    Was kann ich also nun tun, um den “Entscheidungsmuskel” zu trainieren, der ja offensichtlich mein Schwachpunkt ist? Und wie kann ich mein komplexes Gebilde aus Familie und Beruf und Gesundheit und Persönlichkeitsentwicklung und sonstigen (mannigfaltigen) Interessen einer “Scannerin” so ausbalancieren, dass daraus ein schwebendes, harmonisches Mobile wird? Wieviele Teile verträgt so ein Mobile? Kann ich ein Mobile “vereinfachen”? Ist es ein langweiliges Mobile, wenn ich mich nur auf den Bereich Hausfrau und Mutter beschränke? Dann hängt da ja nur ein Teil rum – ich will aber gerne mehrere Teile haben… Wo wäre denn dann der andere Part, der mich zum Schweben bringt?
    Welche Werkzeuge sind letztlich unabdingbar, um den Überblick zu behalten? Ein Notizbuch, eine Mindmap? Welche “Form” brauche ich, um mein Mobile auszubalancieren…
    Tja, soweit mal mein Kommentar… ich hoffe auf eine fruchtbare Diskussion mit den weiteren Mitlesern!!

    Liebe Grüße, Claudia

  3. @Claudia
    Wow, wie immer eine Fülle an wunderbaren und weiterführenden Gedanken. Vielen lieben Dank erstmal dafür!

    Ich möchte gern einen Punkt herausgreifen. Du hast geschrieben:
    “kein System, das ich ausprobiert habe, hat es bisher jedoch geschafft, mir das Gefühl zu nehmen, “wenn ich mich jetzt für dieses entscheide, dann muss ich notgedrungen erst mal zehn andere wichtige Sachen liegen lassen”.”

    Das kann natürlich kein System leisten und wenn man sich das davon erwartet, ist das System schon von vorne herein zum Scheitern verurteilt. Das ist ebenfalls ein wichtiger Gedanke: Was erwarte ich von meinem System? (wäre glatt ein eigener Blogbeitrag 🙂

    Entscheidungen lernen lernt man durch entscheiden. Da uns ja hauptsächlich komplexe Entscheidungen Probleme machen, ist auch hier wieder Können wichtiger als Wissen. Und das bedeutet, nur wenn ich regelmäßig bewusst Entscheidungen treffe, baue ich Können auf.

    Was dazu hilfreich sein kann, ist die Erkenntnis, dass wir jeden Tag unzählige Entscheidungen bereits treffen. Die meisten ohne groß einen Film dabei zu drehen. Wie wär’s denn mal, sich am Abend eines Tages mal hinzusetzen und die Entscheidungen aufzulisten die man heute getroffen hatte. Anhand dieser Entscheidungen lässt sich schon mal analysieren, was einem sehr leicht fällt und warum es einem leicht fällt. Welche somatischen Marker unterstützend wirken und was für negative somatische Marker sich bei Entscheidungen die wir schieben als störend entpuppen.

    Als letzten Gedanken dazu: Die einzige Zeit über die wir wirklich entscheiden können ist das JETZT. Und das bedeutet auch, dass ich immer wieder ein Jetzt zur Verfügung habe, um Entscheidungen zu treffen. Wenn ich mich jetzt für diese eine Sache entscheide, kann ich mich zu einem anderen Jetzt-Zeitpunkt für eine andere Sache entscheiden. Das nimmt den Druck raus, dass alles, was ich jetzt gerade nicht in Angriff nehme, hinten runter fällt.

  4. Hi Alexandra, gute Anregungen, mir reicht fürs Erste mal die Erkenntnis, dass mein Engpass die Entscheidungsfreude ist.
    Wenn ich mich abends hinhocken soll und meine Entscheidungen analysieren soll, dann krieg ich aufgerollte Nackenhaare *sträub* – ne, das ist nix für mich. Noch ein To do mehr, *ächz* und es entsteht wieder mehr vom Gleichen: mehr Wissen über meine Schwächen, mehr Analytisches, weniger Erledigtes.
    Was ich allerdings “kaufen” werde: einfach mal schneller entscheiden. Entscheidungs-Können. Schließlich bin ich ja doch nicht soooo ungeübt im Entscheiden, ich würdige nur die Selbstläufer-Entscheidungen nicht genug…(welches T-Shirt? Kaffee oder Tee?…) – das kann ich ja probehalber mal auf die großen, nicht so leicht laufenden Entscheidungen übertragen. Einfach so tun, als hätte ich mich heute dafür entschieden, Hängemappen anzulegen oder eben einen Grundriss fürs Wohnzimmer zu zeichnen – weil es nämlich wirklich egal ist, ob ich das eine heute und das andere morgen mache oder umgekehrt. In diesem Sinne gefällt mir der Gedanke mit dem Jetzt sehr gut 🙂

    LG Claudia

  5. Pingback: ContactFactory

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