Nachdem es das System GTD ja schon eine ganze Weile gibt und inzwischen einige Adaptionen und Neuentwicklungen mit verschiedensten Abkürzungen dazugekommen sind, ist es kein Wunder, dass die Frage “na, wie soll ich denn nun mich organisieren….??” im Moment wieder sehr aktuell ist.

Bei Thorsten drüben läuft grad eine ausführliche Diskussion zum Thema und im Zuge dessen sind mir mehrere Gedanken dazu durch den Kopf gegangen. Ich will mal versuchen, ein paar weiterführende Fragen in den Raum zu stellen.

Mal ganz davon abgesehen, dass nach meiner Erfahrung kein Mensch gleich gestrickt ist und damit auch beim Thema Selbstorganisation am sinnvollsten seinen ganz persönlichen Weg geht, gibt es für mich noch weitere elementare Faktoren:

Was lässt sich tatsächlich auf Einfachheit reduzieren und was ist durch seine Natur eine komplexe Sache, die sich auch nur komplex verwalten lässt?

Eine interessante Frage die in diesem Zusammenhang auftaucht:

Was ist der Unterschied zwischen komplex und kompliziert?

Die folgende Erläuterung bringt meiner Meinung nach den Unterschied sehr schön auf den Punkt:

Komplexität kennzeichnet die potentiell in einem System enthaltenen Ordnungszustände (Binswanger, S. 168f.). Dabei sind verschiedene Komponenten verknüpft (lat. complexus = Verknüpfung) und ein komplex geordnetes Zusammengesetztes entsteht.

Im Unterschied zur Betonung der Ordnung weist das Komplizierte (lat. complicare = verwickeln) auf Verwirrung, Unordnung, Erschwernis hin.

Wenn etwas immer komplizierter wird, ohne gleichzeitig neue Ordnungszustände zu erreichen, hat das noch nichts mit Komplexität zu tun.

Quelle: Annette Schlemm (Hervorhebungen von mir)

Das Gefühl wenn uns etwas kompliziert erscheint, kennt mit Sicherheit jeder von uns. Denn das “Verwickelte” einer Sache lässt uns relativ schnell erschöpft/genervt fühlen, da wir keinen Überblick haben und uns tendenziell überfordert sehen. Doch wenn ich es irgendwie gelöst kriegen muss, diese Geschichte, was mach ich dann?

Auch dazu bin ich mit einer weiteren interessanten Unterscheidung fündig geworden:

Mit Wissen kann man komplizierte Aufgaben lösen, aber nur mit Können kann man komplexe Aufgaben lösen. Die Autoren vergleichen das mit einer Fußballmannschaft. Die Logistik einer Fußballmannschaft ist kompliziert, aber mit genügend Wissen über die Zusammenhänge lösbar. Die Durchführung des Spiel selbst ist komplex (weil hochdynamisch) und mit theoretischem Wissen über das Fußballspiel eben nicht lösbar. Dafür muß man es können.

Quelle: Blog zur systemischen IT (es wird aus dem Buch Denkwerkzeuge der Höchstleister zitiert)

Was bedeutet das nun für unsere selbstorganisatorische Praxis?

Wenn uns ein Projekt über den Kopf zu wachsen droht, weil sich die damit zusammenhängenden Aufgaben immer mehr aufblähen, lohnt sich ein genauerer Blick auf das Ganze. Sind wir aufgrund der Menge überfordert und haben keinen Plan mehr wo es weitergeht und was das nächste ist oder wissen wir nicht, wie etwas zu bearbeiten ist?

Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass wir – wenn uns etwas zu kompliziert ist – recht schnell sagen, ich weiß nicht, wie das geht? Und falls das zutrifft wird uns im Fall des “ich weiß nicht WIE” am schnellsten Wissen weiterhelfen, das ich mir aneignen kann. Denn genauso wie ich Fehler mache, weil mir etwas fehlt, nämlich das Wissen darüber wie es geht, kann ich komplizierte Aufgaben durch Wissensanwendung lösen.

Haben wir jedoch keine Ahnung wo und mit was es weitergeht, haben wir den Überblick über die Sache verloren. Und dann heißt es erst mal alle Maschinen auf Stopp und sich wieder Klarheit über die Zusammenhänge (die Komplexität) verschaffen. Das wird mir am schnellsten dann gelingen, wenn ich bereits praktisch viel Erfahrung mit dem aktuellen Thema habe (= Können). Denn dann werde viel schneller als ein “Nicht-Könner” die Dreh- und Angelpunkte erkennen, an denen die miteinander verknüpften Komponenten sich gegenseitig beeinflussen und kann an den wesentlichen Schrauben drehen.

Daher lernen wir komplexe Angelegenheiten am schnellsten durch das Partizipieren von Erfahrenen, sprich durch Abschauen und Machen. Wenn Sie also die Möglichkeit haben von Könnern zu lernen, sollten Sie jede Chance dazu nutzen, denn Komplexität ist nicht durch theoretisches Wissen bewältigbar.

Wie oben im Zitat auch bereits erwähnt, ist eine Sache die stetig komplizierter wird, noch lange nicht komplex. Denn Komplexität hat eine innere Ordnung. Wer in seiner Selbstorganisation immer wieder neue Tools einsetzt und sich in eine immer kompliziertere Abwicklung verstrickt, hat damit das Gegenteil von einem komplexen System geschaffen.

Eine einfache Regel lautet dabei: Wenn Sie häufig über Ihr System nachdenken müssen, ist es definitiv zu kompliziert und es fehlt eine komplexe Ordnung. Das bedeutet nun andrerseits keineswegs, alles auf ein Tool (z. B. Block und Stift) zu reduzieren.

An dieser Stelle wird gern Albert Einstein zitiert mit seinem berühmt-berüchtigten Satz: “Mache die Dinge so einfach wie möglich, jedoch nicht einfacher.”

Mir scheint, dabei wird von vielen nur die erste Hälfte des Satzes gelesen und ein simplify-Feldzug eingeläutet. Einfachheit ist wichtig, keine Frage, doch der zweite Teil des Satzes ist mindestens genauso interessant, wenn nicht sogar in unserer komplexen Zeit viel relevanter: “…jedoch nicht einfacher.”

Komplexe Angelegenheiten werde ich nur dann lösen können, wenn die innere Ordnung dieser zusammenhängenden Systeme erhalten bleibt und nicht künstlich versucht wird, sie in eine einfache Form zu quetschen.

Ob etwas einfach ist oder nicht, lässt sich vielleicht am besten nochmal durch ein Bild von komplex erläutern. Da Komplexität Bestandteile voraussetzt, die in Abhängigkeit zueinander stehen, ist für mich ein Mobile eine schöne Metapher. Ein Mobile ist im aufgehängten Zustand eine 3D-Angelegenheit. Hier sind die einzelnen Teile miteinander vernetzt und wenn ich eins davon bewege, entferne oder ein weiteres dazufüge, kommt die bestehende Ordnung erstmal durcheinander und das gesamte Gebilde muss sich neu ausrichten.

Liegen die einzelnen Teile dagegen unverbunden auf einem Tisch, kann ich mit jedem der Einzelteile etwas machen, ohne dass es die anderen tangiert. Der 3D-Effekt (die Vernetzung) fehlt und damit sind die Teile einzeln quasi nur noch eindimensional wie ein Foto.

Konkret bedeutet das, dass wir uns bei unseren Aufgaben auch immer wieder fragen sollten, mit was bzw. wem sie zusammenhängen, denn wir bearbeiten inzwischen höchstselten isolierte Tasks.

Das geht z. B. schon los beim Einkaufen. Wenn ich nur für mich selbst einkaufen muss, dann ist das ziemlich einfach. Im wahrsten Sinne, denn im besten Fall habe ich einen Ort auf dem ich alles notiere und wenn’s passt, nehme ich die Liste mit und besorge die Sachen. Keine Vernetzung = eindimensional.

Sobald jedoch ein gemeinsamer Haushalt besteht, wird das ganze schon komplex (auch manchmal kompliziert, ich weiß :-) Denn wenn nicht eruiert wird, was alle Beteiligten haben wollen oder brauchen und was überhaupt noch da ist und was fehlt, geht irgendwann mit Sicherheit das Gemecker los. Hier haben wir also eine Vernetzung von Personen und Dingen. Da das noch ein relativ einfach gehaltener komplexer Vorgang ist, lässt sich hier mit simplen Regeln, wie ‘alle nutzen einen Ort zum Notieren’, und ‘wenn jemand was verbraucht, schreibt er das automatisch auf die Liste’, usw. regeln. Und daran lässt sich schon erkennen, dass die Funktionalität von komplexen Systemen von den eingesetzten Regeln abhängt.

Und genau diese sollten nicht zuviel und auf der anderen Seite jedoch auch nicht zu wenig sein. Desweiteren sollten diese Regeln klar und eindeutig sein. Gute Regeln erkennt man daran, dass sie fast automatisch eingehalten werden, weil sie sehr viel Sinn machen und die innere Ordnung der Komplexität aufrecht erhalten. Wer zuviel regeln will, verliert das Ziel aus den Augen.

Um ein System einfach zu machen, jedoch nicht einfacher, gilt eine einfache Regel: Wenn ich diese Regel weglasse, werd ich dann mein Ziel trotzdem erreichen? Falls die Antwort ja ist, können Sie die Regel mit gutem Gewissen unter den Tisch fallen lassen.

Lassen Sie uns als Beispiel dazu unsere geliebte eMail-Kommunikation nehmen: Mein Ziel ist es, die elektronische Post zu bearbeiten. Sie ist allerdings nur ein Teil des großen Mobiles Kommunikation und enthält viele, viele “Untermobiles” die mit verschiedensten Projekten zusammenhängen. Natürlich kann ich jetzt Regeln aufstellen, wie das auch oft in Firmen gemacht wird, z.B. eingehende Mails in dieser oder jener Frequenz zu bearbeiten usw. Doch wird diese Regel tatsächlich hilfreich sein?

Ist es nicht so, dass damit mein ganz persönlicher Arbeitsfluss reglementiert wird und meine Aufmerksamkeitsspanne in immer kleinere Häppchen zerteilt wird, da ich auf Anordnung/Regel meine Mails in bestimmten Abständen checken muss oder das auch selbst inzwischen viel zu oft mache?

Was wäre denn, wenn ich die Regel abändere in “die elektronische Post regelmäßig zu bearbeiten”? Damit habe ich klargestellt, dass die Bearbeitung wichtig ist und auch die Regelmäßigkeit. Doch wie genau, das bleibt nun jedem persönlich überlassen. Dann wird vielleicht der eine Mitarbeiter noch 2x am Tag reinschauen und der andere alle Stunde, da ihre Arbeitsaufgaben unterschiedliche Handlungsweisen erfordern.

FAZIT

Unsere momentane Arbeitswelt erfordert von uns das Wissen und das Können einfache von komplexen Aufgabenstellungen zu unterscheiden. Und dabei wiederum den Unterschied zwischen komplex und kompliziert zu erkennen. Komplexe Angelegenheiten haben eine innere Ordnung und Abhängigkeit ihrer Bestandteile und lassen sich nicht “einfach” sondern über wenige, jedoch zielführende Regeln lösen. Dazu können durchaus mehrere eingesetzte Systeme gehören anstand einer zwanghaften Simplifizierung. Ausschlaggebend ist das Ziel zu erreichen und nicht den Weg dahin zu pflastern.

Bildquelle: Pixabay

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