Selbstorganisation – Ihr täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste

Wie fängt man das bloß an mit der „richtigen” Selbstorganisation? So, dass man die Dinge geregelt kriegt, alles schnell findet was man sucht und jederzeit den Überblick behält?

Wer vor seinem Berg täglicher Arbeit sitzt oder gar grad von einer Lawine an Papierkram u. ä. überrollt wird, hat oftmals keine Ahnung, wie das funktionieren soll. Und um wenigstens irgendwas zu machen, machen wir daher häufig einfach mehr vom selben, sprich wir wursteln uns halt durch unseren Tag.

Bildquelle: P. Kirchhoff-pixelio.de

Doch es ist ja nicht so, dass wir nicht wüssten wie’s geht. Uns ist vollkommen klar, ein Wochenplan würde uns schon mal ein Geländer an die Hand geben. Oder die Dinge blockweise abzuarbeiten würde uns helfen, im Rhythmus zu bleiben. Nicht ständig nach neuen eMails zu schauen und die ganzen Benachrichtigungen abstellen würde unsere Aufmerksamkeit bündeln. Eine Prioritätenliste für den Tag aufzustellen, würde uns beim Wesentlichen bleiben lassen.

Hm, und wieso funktioniert das dann trotzdem nicht? Wieso halten wir uns nicht dran? Die Gründe dafür sind meiner Erfahrung nach so vielfältig, wie es die Menschen sind, die dahinterstehen. Mir ist nur eine Sache aufgefallen, die bei vielen Resonanz erzeugt (mich eingeschlossen…) Und vielleicht ist das auch ein Gedanke für Sie:

Sehr vieles, was auf uns einströmt, ist nicht unbedingt auf unserem Mist gewachsen, d. h. es wird von außen an uns herangetragen und wirkt damit auf uns fremdbestimmend. Wer als Angestellter arbeitet wird dieses Gefühl – wie einige Studien zeigen – noch vermehrt empfinden als Freiberufler und Selbständige. Doch solange wir mit der Fülle umgehen können und die Arbeit (einigermaßen) sinnvoll einstufen, werden wir es zwar nicht immer toll finden, doch es durchziehen. Aber irgendwann kann es durchaus sein, dass der Punkt erreicht ist, an dem wir uns durchgängig fremdbestimmt fühlen und erleben. Und spätestens dann kippt auch unsere Stimmung.

Was passiert da in uns in diesen Momenten? Es ist natürlich ein Gefühlscocktail den das Unterbewusstsein über uns auskippt. Von völlig genervt sein, über richtig grantig werdend bis zu Hilflosigkeit und Resignation. Suchen Sie sich was aus…. Und wenn Sie mal genau hinsehen, was Sie in diesen Momenten beginnen zu tun, könnte das durchaus das Gegenteil von arbeiten sein. Wir schauen – nur mal eben schnell – ob neue Mails vorliegen, surfen ein wenig, schauen mal zum Kollegen rüber usw. usw. usw. Und das in immer kürzeren Zeitintervallen. Je nach dem wie ausgeprägt unser Selbstdisziplin-Modul funktioniert werden wir nach einer gewissen Zeit wieder zurück an die Arbeit gehen.

Um dem Einwand – diese Pausen sind doch sehr wichtig – vorwegzugreifen, stimme ich Ihnen völlig zu. Selbstverständlich brauchen wir in unserem Tag diese Breaks, Kontakt zu anderen, einfach mal was, das uns Spaß macht. Warum tut uns das so gut? Ganz einfach, weil wir dabei selbstbestimmt handeln. Und uns damit das Gefühl verschaffen, wenigstens für fünf Minuten mal zu bestimmen, was zu tun ist. Es ist nun nicht so, dass das immer bewusst abläuft. Nein, ich finde dazu das Bild sehr passend, dass in uns ein kleines Gör bzw. ein kleiner Bengel wohnt, der da das Heft in die Hand nimmt und bestimmt, „hey ich hab jetzt Bock mehr auf den Sch…., lass uns mal …. machen”

Im Prinzip ist das eine sehr gesunde Reaktion um einer überwältigenden Fremdbestimmung etwas entgegenzusetzen. Das blöde ist nur, dass wir am Ende des Tages manches Mal ein schlechtes Gewissen haben, weil das, wir erledigen wollten, wieder nicht geschafft ist. Wir zerpflücken unseren Tag eigenhändig in viele kleine Zeiteinheiten, hopsen so von einem Arbeitsschritt zu einem komplett anderen und machen zwischendurch noch etwas, was uns wenigstens ein wenig ablenkt. Und wenn dieser Prozess schon sehr fortgeschritten ist, werden wir uns umso schwerer tun, mit den oben genannten Hilfen wie Pläne machen, Blöcke bilden usw. umzugehen und sie in unseren Alltag zu integrieren. Da wir dann genau diese Hilfsmittel auch oft als Fremdbestimmung empfinden, unter dem Motto, „alle sagen, nur so kann ich das alles bewältigen und ich hab jetzt absolut keine Lust schon wieder das zu tun, was alle anderen meinen.”

Was ebenfalls interessant ist: Auch wenn wir wissen, was uns blühen wird, wenn wir diesen Termin nicht einhalten, jene Arbeit nicht in dieser Form beenden etc. nehmen wir das irgendwann in Kauf. Nicht unbedingt bewusst, es passiert uns eher. Es geraten die Anteile in uns, die für Pflichterfüllung zuständig sind, in einen ständigen Konflikt mit den Anteilen in uns, die uns aus der Fremdbestimmung leiten möchten.

Was tun?

Was wir am dringendsten in diesen Situationen benötigen, ist das Gefühl der Selbstbestimmung. Wir sagen wo’s lang geht. Und gleichzeitig eine Möglichkeit finden, alles, was so in unserem Kopf herumschwirrt und uns beschäftigt irgendwo zu parken und damit wieder fokussierte Aufmerksamkeit möglich zu machen. Da mein „inneres Gör” häufig in Aktion tritt, kenn ich diesen ganzen Schlamassel nur zu gut. In meiner Verzweiflung hab ich wahrscheinlich so ziemlich jedes Buch über Selbstorganisation, das es so gibt, gelesen (zumindest gefühlt jedes). Gebe Kaizen-Seminare und konnte mir selbst mit Kaizen und GTD eine gut funktionierende Organisation aufbauen. Doch es gibt einfach immer wieder mal Zeiten, in denen strömt soviel ein, dass das System fast wie ein verstopfter Gully überzulaufen droht. Und um davon nicht immer überwältigt zu werden habe ich nach einer simplen Strategie gesucht, die für mich (idiotensicher) funktioniert. Eben weil ich dafür nicht viel überlegen muss und es schnelle Entscheidungen bringt.

Was dabei heraus gekommen ist, ist mein täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste. Wenn Sie jetzt schon mal ein wenig schmunzeln müssen, ist das bereits ziemlich gut 🙂 Denn ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, ich bin schon fast allergisch auf den Begriff „to-do-Liste”. Und daher immer auf der Suche nach Begriffen, die ich ansprechend finde und die mit mir ganz persönlich etwas zu tun haben.

  • Um als erstes das TT mal zu erklären: Diese Abkürzung steht bei mir für Thema des Tages.

Wenn ich merke, wie ich zwischen verschiedenen Themen hin- und her schieße und mich arg verzettel, dann ist das meine wichtigste Frage: Was ist heute Thema des Tages? Das bedeutet konkret, ich mache mir in diesen Situationen keine großartigen Prioritätslisten (obwohl diese natürlich sinnvoll sind) sondern ich konzentriere meinen Fokus auf mein Thema des Tages. Meinen TT. Und diese Frage lässt sich schnell beantworten und das können Sie mit Sicherheit ebenso. Es gibt immer etwas, das absolut Vorrang hat. Ob das nun eine Aufgabe ist, die uns gefällt, ist wieder eine ganz andere Frage. Doch Sie wissen mit Gewissheit, das ist mein heutiger TT.

Es mag vielleicht übertrieben erscheinen, doch ich brauche manchmal zusätzlich visuelle Marker. Daher habe ich mir das ganze als DIN-A4 Blatt ausgedruckt und an meine Magnetwand gehängt (siehe Bild). Ein Blick darauf erinnert mich immer wieder an das Wesentliche und ich schreibe mir in ganz akuten Fällen eine Karte mit meinem TT als Stichwort und hänge es drunter. Für die, die’s gleich selbst mal ausprobieren wollen, können Sie sich hier mein Vorlageblatt downloaden. Und selbstverständlich bewährt sich der TT auch an weniger chaotischen Tagen. Sie können sich diese Frage als erstes morgens stellen, bevor Sie auch nur den Stift in die Hand nehmen und zu arbeiten beginnen. Was ist Ihr heutiger TT? Dadurch bestimmen Sie wieder selbst. Sie entscheiden was jetzt gemacht wird. Eben Ihr heutiger TT.

  • Damit kommen wir auch schon zu meiner ohGott-ohGott-Liste.

Die heißt jetzt keineswegs so, weil ich so sehr katholisch veranlagt bin. Nö, der Titel kommt daher, dass mir während der Arbeit immer wieder mal Themen durch den Kopf schießen, die ich vergessen, verschoben, verpennt, noch offen habe etc. Dabei wird mir meistens für einen Moment siedend heiß und ich denke „ohGott-ohGott das habe ich ja völlig vergessen (muss ich ja auch noch machen) usw.” Und da war die Idee für diese Liste geboren 🙂 Da stehen meist mehr unangenehme Dinge drauf als solche die ich liebend gern mache, denn die vergessen wir ja eher selten. Diese Liste führe ich einfach mit der Hand. Und nutze sie dazu, ein Auffangbecken für diese Gedanken zu haben. Wenn’s erst mal da drauf steht, kann ich an meinem TT weitermachen oder an der Aufgabe, die ich grad am Bearbeiten bin.

Diese Liste könnte mich natürlich auch runterziehen, da sie manches Mal ganz schön lang wird. Doch da hilft ein Blick auf den Titel, den ich immer groß und deutlich drüber schreibe. Und wenn ich dann wieder ohGott-ohGott-Liste lese muss ich meistens schon schmunzeln und mir wird wieder bewusst, dass davon die Welt nicht untergehen wird. Klar sind die Sachen die da drauf stehen oft brandeilig und hätten längst fertig sein sollen. Doch wenn mein heutiger TT nicht dabei ist, dann darf die Liste einfach mal Liste sein und ich kümmer mich nicht weiter drum. Denn ich kann’s jetzt grad nicht ändern. Sondern habe mir die Frage nach meinem TT beantwortet und arbeite ihn ab. Sollte dann Zeit sein, dann stelle ich mir die Frage erneut und vielleicht ist es ja dann eines der Themen meiner ohGott-ohGott-Liste. Dann wird das zu meinem TT und die Liste darf wieder ruhen.

Beide Tools halten mich in chaotischen Zeiten über Wasser und sind in den ruhigeren Zeiten ebenfalls nützlich. Wenn’s wieder geordneter wird, dann greifen auch wieder alle anderen System die z. B. GTD zu bieten hat. Wer gerade erst dabei ist, für sich Selbstorganisation umzusetzen, kann gut und effektiv mit diesen beiden Werkzeugen beginnen. Das reicht für’s erste oft. Machen Sie das mal eine Woche, zwei Wochen. Fragen Sie sich jeden Tag nach Ihrem heutigen TT. Beginnen Sie Ihre persönliche ohGott-ohGott-Liste, die vielleicht bei Ihnen auch einen ganz anderen Namen bekommt. (Falls ja würd ich mich sehr über einen Kommentar freuen, da ich immer superspannend finde, was es so alles an Ideen gibt!) Und wenn sich das eingespielt hat, können Sie weitere Routinen installieren. Doch wenn’s zuviel wird, immer wieder zurück zur Basis, „Was ist mein heute mein TT?”

Und vielleicht nützen Ihnen diese Ideen auch für Ihre persönlichen chaotischen Zeiten. Über jede Rückmeldung von Ihnen dazu freue ich mich!

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9 Replies to “Selbstorganisation – Ihr täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste”

  1. So, ich muss nur grad eben mal den Stapel hier zur Seite schieben, damit ich an die Tastatur komme, momentchen noch…. schieb… wucht, autsch, ein Buch heruntergefallen…;

    … so jetzt kann ich was schreiben.

    Absolut genial! Ich hab nämlich grade eben genau so einen multidimensionalen Stapel vor mir aufgehäuft mit lauter ogottogottogott-Dingen, die irgenwie auch noch alle gleichzeitig “hier” schreien” (bei dieser Menge klingt es dann wie ein bedrohlicher Hornissenschwarm, der in meinem Büro murmelt…) – und es könnte soo einfach sein.
    Mein Thema des Tages ist heute der Geburtstag meiner Freundin (*Geschenk fertigmachen*) und der Vorspielabend meines Sohnes (*rechtzeitig abholen*). Punkt.
    Alles andere kommt jetzt auf die OGOG-Liste. Super. Und ich wüsste ehrlich gesagt keinen besseren Namen, denn genau diese Phrase läuft identisch in meinem Hirn ab, wenn ich wieder mal an etwas liegengebliebenes oder vergessenes hintappe.

    Gute Idee, kommt dieser Tage wie gerufen, denn hier türmen sich die Dinge. Tausend Dank an Dich, Alexandra!

  2. Deine Abkürzung OGOG-Liste ist ja genial! Hab ich sofort gekauft 🙂 Und es freut mich natürlich sehr, wenn die Tools so schnell Früchte tragen.

  3. Ich arbeite von früh bis spät selbstbestimmt, mehrheitlich an eigenen Projekten. Die Honorarjobs sind vergleichsweise leicht zu schaffen, denn da findet keine innere Diskussion über deren Wichtigkeit statt, sondern es gibt klare Termine.
    Beim großen Rest, dem komplett selbst bestimmten Tun, ist das anders. Da kann ich mich locker verzetteln, ablenken, in spontan auftretender Lustlosigkeit verharren – wohl wissend, dass sie vorüber geht, sobald ich mich wirklich einer Sache zuwende. Und doch hab ich dazu öfter mal einfach keine Lust…
    Die “drei wichtigen Tagesaufgaben” sind mir ein gutes Mittel, tatsächlich was wegzuschaffen. EIN Tagesthema wär zuwenig, dadurch würde ich nichts verbessern, denn EINE WICHTIGE SACHE kriege ich morgens meist bestens hin. Das Problem fängt erst an, wenn das Gefühl, was geschafft zu haben, schon da ist.

  4. @Claudia Klinger
    Da kann man nur gratulieren, dass es bei Ihnen so sehr selbstbestimmt zugeht 🙂

    Der TT ist auch dazu gedacht, um in die Selbstbestimmtheit und Selbstorganisation immer wieder hineinzufinden, aus der viele von uns doch immer wieder herausfallen. Alles was dann in diesen Zeiten darüber noch geht, ist dann schon ein “Zuckerl”.

    Und aufstocken lässt sich dann selbstverständlich immer.

  5. Hallo,

    also ich habe die Erfahrung gemacht, dass der erste Schritt der schwierigste ist. Ich meine damit das erstmalige Aufraffen, eine Aufgabe zu starten. Wenn man dann erstmal bei der Sache ist, geht es eigentlich recht flott…
    Gemäß dem Prinzip: “Der erste Schritt ist die Mutter des Weges”

  6. @ Das ist wahr, kann ich voll bestätigen. Und davor steht die Entscheidung bei welchem Projekt ich denn beginne…
    BTW: der Spruch ganz unten ist klasse 🙂

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