Projekte managen leicht gemacht – wie du mit Trello und Kanban alles unter einen Hut bekommst und auch Teamwork endlich funktioniert

Projekte managen leicht gemachtProjektkoordination ist ein ziemlich großes Wort. Es wird oft in einen Zusammenhang gestellt mit großen Firmen und dass es dafür spezielle Software gibt.

Wie läuft Projektmanagement in kleineren Firmen oder bei Solo-UnternehmerInnen?

Doch was ist mit den Projekten eines Freelancers? Oder wenn ein kleines Team von Selbständigen gemeinsam an einem Projekt für ein Unternehmen arbeitet? Wie wird denn hier koordiniert?

Oder anders gefragt: Wird hier tatsächlich koordiniert? Läuft das noch alles per eMail, in denen man alle in CC setzt und sich auf dem laufenden hält? Vielleicht auch noch mal zwischendurch telefoniert oder per Skype trifft? Doch wie es ist mit Dateien? Werden die dann auch an alle verschickt? Wie ist sichergestellt, dass jeder immer den aktuellen Stand der Arbeit hat?

Genauso wenn man alleine arbeitet: Wie behält man am besten die einzelnen Phasen und Todos eines Projekts im Blick? Schreibt man sich Todo-Listen und hakt sie ab? Wie ist das mit der Übersicht im Zeitverlauf? Kann ich sehen, was schon früher angefangen werden kann und was noch warten muss? Wie erkenne ich, welche Arbeitsschritte bei einzelnen Phasen nicht vergessen werden dürfen? Wie behalte ich im Blick, was noch offen ist und wo ich auf etwas warten muss?

Das sind ein Haufen Fragen die beantwortet sein wollen und genau das macht Projektmanagement so komplex.

Bildquelle: pixabay

Was ich von meinem Projektmanagement erwarte

Mir persönlich ist ein möglichst kompletter Überblick wichtig. Ob ich nun allein an einem Projekt arbeite oder mit anderen zusammen.

Vor allem mit anderen zusammen ist mir wichtig, dass ich sehe, wo jeder einzelne gerade steht. Welche Aufgaben aktuell bei ihm in der Mache sind und was vielleicht schon länger steht. Das letztere ist vor allem dann relevant, wenn ein Zeitplan dahinter hängt, der eingehalten werden soll. Dann muss frühzeitig erkannt werden, wenn es irgendwo Probleme gibt und man dort unterstützen kann.

Das wird nicht in allen Fällen zurückgemeldet. Doch ein gutes Projektmanagementsystem sollte das von allein sichtbar machen.

Für mich ist zudem ein wichtiger Faktor, dass ich von überall her auf dieses System zugreifen kann und jederzeit Überblick habe über den aktuellen Stand.

So, langsam hört sich das alles nach einer eierlegenden Wollmichsau an, ich weiß. Doch für mich gibt es diese seltene Tier tatsächlich ;) Wie es heißt, wo es lebt und man es zähmen kann, möchte ich dir gern hier vorstellen.

Trello ist für mich die eierlegende Wollmilchsau im Projektmanagement-Bereich

Die Software die diese Fähigkeiten alle mit sich bringt, heißt Trello. Es ist ein System, das abgeleitet ist vom japanischen Kanban-System. Kanban heißt einfach Karte und funktioniert nach dem sog. Pullprinzip.

Push-Prinzip

Bei vielen Arbeitsprozessen ist es so, dass alles nach dem Push-Prinzip (Schieben) funktioniert.

Das bedeutet, dass mir der Schreibtisch vollgestellt wird, bzw. die Aufgaben per eMail zu mir hereinströmen, obwohl ich überhaupt noch nicht fertig bin mit dem was ich gerade mache. Mir werden Sachen „zugeschoben“.

Das ist nicht besonders clever, denn es setzt uns von vornherein unter Druck. Ein gewisser Ansporn ist nie verkehrt, doch ständig Druck aufbauen ist schädlich.

Pull-Prinzip

Im Kanban-System gibt es einen ganz anderen Ansatz. Das Pull-Prinzip (Ziehen) besagt, dass ich mir dann die nächste Aufgabe hole, wenn ich mit der jetzigen fertig bin. Das wiederum sieht jeder im Team zu jeder Zeit und damit ist klar, wer gerade an was arbeitet und evtl. auch wie lange schon. Ich „ziehe“ mir Aufgaben selbst zu mir.

Es ist zudem möglich einzelne Aufgaben einzelnen Personen zuzuordnen und damit wird sofort sichtbar, wer wie viel insgesamt zu tun hat. Das ist der nächste Aspekt an diesem System. Es ist sehr, sehr visuell und dadurch selbsterklärend. Das ist auch der – wenn man so will – japanische Ansatz daran, viel Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen.

Kurz gesagt: Wir können uns im Pullprinzip immer eine Aufgabe holen und wir sehen auch was alle anderen gerade machen. Gehen wir einen Schritt weiter. 

Wie funktioniert das Kanban-Prinzip mit Trello?

Geordnet werden die einzelnen Karten in Spalten. Die Grundform eines Kanban-Systems besteht in drei Spalten. Dem sog. Backlog, der work in progress-Spalte und der done Spalte.

Das “Backlog” ist erstmal genau das was es heißt. Ein Sammlung an allen Aufgaben die überhaupt mit dem Projekt zu tun haben. Dadurch dass alles untereinander geschrieben wird, scheint es etwas chaotisch und ungeordnet, doch das macht nix, wichtig ist im ersten Schritt erstmal alles zu erfassen, was überhaupt alles an Aufgaben zu tun ist, welche Schritte zu tun sind usw.

Das Backlog dient uns als Sammelbecken. Es ist unser Gedächtnis.

Mit dem Kanban-System zu arbeiten ist ganz einfach. Die Vorgehensweise ist wie folgt: Ziehe dir die wichtigste und nächste Aufgabe aus dem Backlog in deine work-in-progress Spalte und arbeite daran. Genau das bedeutet nämlich work-in-progress oder abgekürzt WIP.

Hier kommt eine wichtige Regel ins Spiel, die für unser ganzes Arbeitsleben dient und nicht nur für Trello oder Projektarbeit. Work in progress ist beschränkt. Wir können nun mal nicht mehr als eine Aufgabe gleichzeitig bearbeiten, das haben wir ja auch schon festgestellt. Es ist nicht möglich. Punkt.

Wir haben die Illusion, dass es so ist, wenn wir ständig von einem zum nächsten Switchen ohne etwas wirklich fertig gestellt zu haben. Doch es geht nicht. Jetzt im Moment kann ich mich nur einer Aufgabe widmen.

Es ist auch nicht möglich, jede Aufgabe gleich von vorn bis hinten fertig zustellen. Oft müssen wir warten, auf ein OK, oder die Arbeit kann noch nicht fortgesetzt werden, weil die Zuarbeit von jemand anderem fehlt.

Was bedeutet, dass diese Tätigkeit nicht mehr work-in-progress ist und in eine andere Spalte verschoben werden muss. Diese Spalte kann man warten oder parken oder ähnliches nennen.

Kurz gesagt: Nur Aufgaben an denen wir tatsächlich gerade arbeiten, sind in der work-in-progress Spalte enthalten. Wenn ich an einer Aufgabe nicht weiterarbeiten kann, weil ich auf etwas von außen warte, muss sie in eine Warten-Spalte verschoben werden. Auf diese Weise ist für jeden genau sichtbar, welche Aufgaben auf Warte-Position stehen.

Wenn die Aufgabe nun tatsächlich beendet wurde, dann kommt sie in die Spalte done. Das ist dann selbsterklärend und bedeutet, dass sie erledigt ist.

Gut, soweit also das Grundgerüst. Wenn wir mit mehreren Personen zusammenarbeiten, können die einzelnen Aufgaben in Trello jeweils einer Person zugeordnet werden.

Man könnte sie auch mehreren Personen zuordnen, doch das macht wenig Sinn. Scheint eine Karte das zu erfordern, dann stecken wohl mehrere Punkte in dieser Aufgabe drin und dann sollte sie aufgeteilt werden.

Das ist generell ein wichtiger Aspekt. Wenn man beginnt Todos aufzulisten, werden diese verschiedenen Umfang haben. Da gibt es Todos die sind ganz eindeutig und klar formuliert und können auch in einem Rutsch erledigt werden. Dann gibt es wieder Todos die sehr komplex sind und wiederum mehrere Punkte in sich tragen.

Dafür gibt es die Möglichkeit innerhalb einer Trello-Karte eine Checkliste anzulegen, die genau diese Unterpunkte erfassen kann. An einer Karte können übrigens auch die anderen Teammitglieder mitschreiben, so dass wirklich sichergestellt ist, dass nichts übersehen wird. Zumindest nicht so schnell, als wenn nur eine Person draufschaut. Das Mehraugenprinzip hat sich ja schon oft bewährt.

Ebenso ist es möglich Kommentare, Fragen und Anmerkungen auf Karten zu hinterlassen. Das ermöglicht eine Kommunikation direkt bei dem betreffenden Todo und nicht irgendwo anders. Jeder sieht wiederum alles, was die anderen formuliert haben und kann seins mit dazu beitragen.

Außerdem kann man jeder Karte Dateien hinzufügen, die zu diesem Arbeitsschritt wichtig sind. Wieder ein Schritt mehr dazu, die Dinge die es für diese Aufgabe braucht, an einem Ort zu versammeln. Erinnerst du dich noch an Ordnung kommt von Ort? Dieses Prinzip hilft auch hier.

Was ebenfalls hilfreich ist, sind die Timer-Angaben. Das bedeutet, jede Karte kann mit einem Datum belegt werden, wann sie fällig ist. Das hilft zu einem späteren Zeitpunkt alle zeitkritischen Karten zu sehen.

Dann wollen wir mal bis hierher zusammenfassen:

  1. Ein Projekt kann in Trello mit Karten organisiert werden, die verschiedenen Personen zugeordnet werden können.
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  2. Die Hauptspalten Backlog, WIP (work-in-progress) und done sind die Grundlage des Systems. Gesammelt werden alle Karten erst mal im Backlog. Entweder ordnet man eine Karte jemandem zu oder man sucht sich selbst eine Aufgabenkarte und ordnet sie sich selbst zu.
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  3. Wenn man beginnt an einer Aufgabe zu arbeiten, zieht man sie in die WIP spalte. Damit sehen alle anderen, wer gerade mit was beschäftigt ist. Ist die Karte erledigt, kommt sie in die done-Spalte.
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  4. Die einzelnen Karten können mit Kommentaren, Checklisten und Dateien angereichert werden. Dazu kommt auch eine mögliche Datumsangabe um Fälligkeiten anzuzeigen.

(Es gibt noch einiges mehr, doch das sind die elementaren Bestandteile die am meisten Sinn machen.)

Gut, dann wollen wir mal einen Schritt weiter gehen. Die Fülle des Backlogs gilt es jetzt in einer geeignetes Form zu filtern. Hilfreich ist eine Spalte die ready genannt wird. Diese wird nach dem Backlog eingefügt.

Der Zweck dieser Spalte liegt darin, die tatsächlich als nächstes anstehenden Aufgaben herauszufiltern. Dazu geht man entweder gemeinsam oder es gibt einen Team-Leiter der für das Projekt verantwortlich ist, durch das ganze Backlog durch und zieht genau diese Karten aus dem Backlog in ready.

Diese Meetings und Entscheidungen können entweder regelmäßig stattfinden z.B. als wöchentliche Termine oder auf Zuruf. Das ist die Frage, was für ein Team am besten funktioniert.

Meine Erfahrung ist, dass eine feste Terminierung für so etwas immer besser ist. In den heißen Phasen eines Projektes kann es sogar sinnvoll sein eine tägliche kurze Absprache über die Situation zu halten.

Was sollte in den Kanban-Meetings besprochen werden?

Was sollte dabei besprochen werden bzw. geklärt werden? Nun, nicht die Fragen des Lebens oder das ganze Projekt, um das mal gleich klar zustellen. Da jeder bei jedem sieht, mit was jemand beschäftigt ist, kann das sehr strukturiert stattfinden.

Zunächst kann jeder kurz berichten wie seine Aufgabe läuft und ob alles ok ist. Das ist wichtig, weil bei einem Kanban-Vorgehen immer geschaut wird, dass alle Personen jede Hilfe haben die sie brauchen. Daher keine Scheu, wenn man merkt, dass man an einer Aufgabe nicht vorwärts kommt. Aus welchen Gründen auch immer.

Genau diese Kommunikation macht das Ganze so wertvoll. So kann später vermieden werden, dass Ärger entsteht, wenn es Verzögerungen gibt, die nicht kommuniziert wurden.

Voraussetzung dafür ist ein absolut wertfreies Umgehen miteinander. Ein cholerischer Teamleiter, der gleich wegen allen Hindernissen in die Luft geht, ist da wenig hilfreich. Es braucht den Geist eines Coach, der daran interessiert ist, dass die gesamte Mannschaft ihr Ziel erreicht. Denn nur dann wird das Projekt erfolgreich beendet werden können.

Um besser zu verdeutlichen, wo es solche Karten gibt, an denen gerade nicht weitergearbeitet werden kann, dient die “warten” oder “parken” Spalte. Diese ist der Notparkplatz für Aufgaben die im Moment nicht fortgeführt werden können und daher dort geparkt werden.

Bei jedem Meeting MÜSSEN diese Karten zur Sprache kommen und der Stand der Dinge klar gemacht werden. Wird das nicht gemacht, sind genau das die Dinge, die einem später auf die Füße fallen können.

Wenn nun jeder berichtet hat und alle Unwägbarkeiten besprochen wurden, kann als nächstes entschieden werden, ob die Ready Spalte schon wieder aufgefüllt werden kann.

Es macht Sinn hier eine Kartenbegrenzung auszugeben. 5 bis max. 10 Karten sollten hierher verschoben werden. Wir erinnern uns, die Auswahl die wir aus dem Backlog treffen für die ready Spalte sollten genau die Aufgaben sein, die tatsächlich im Verlauf des Projekt wirklich als nächstes dran sind und die zeitkritisch sind.

Ist das erledigt, ist das Meeting damit auch schon durch. Jeder hat seine Aufgaben berichtet, Verzögerungen und Probleme wurden angesprochen und im besten Fall gelöst. Geparkte Karten wurden kontrolliert und evtl. in WIP zurückgeschoben, da sie nun wieder bearbeitet werden können.

Jeder kann sich nun in der nächsten Woche Karten aus dem ready Bereich in WIP ziehen und daran arbeiten.

Wird das konsequent durchgezogen, kann man sich fast jede Email-Kommunikation sparen. Jeder hat zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Stand, kann kommentieren bei jeder einzelnen Aufgaben und damit an Information beitragen was noch fehlt.

Alles in allem eine super Sache. Und das beste: Es ist kostenfrei nutzbar! Ich kann dir Trello nur wärmstens empfehlen.


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Du willst eine Planung die rockt und dich wirklich vorwärts bringt? Dann erkenne was Priorität tatsächlich bedeutet und wie du dieses Wissen nutzen kannst

Du willst eine Planung die rockt und dich wirklich vorwärts bringt dann erkenne was Priorität tatsächlich bedeutet und wie du dieses Wissen nutzen kannstWie ist das mit deinem Tag? Machst du einfach spontan, was du denkst, das jetzt dran ist? Oder hast du einen Plan für den Tag, in dem du das festgehalten hast, was du gern erledigen möchtest? Oder dient dir deine Todo-Liste von gestern, vorgestern und vorvorgestern… als Inspiration?

Das Hamsterrad in Aktion…

Interessanterweise machen viele Menschen zwar eine Todo-Liste, doch nur wenige planen wirklich ihren Tag. Sie lassen sich entweder treiben von dem was grad anbrennt oder welche Aufgabe am lautesten schreit oder hetzen von einem Meeting zum nächsten, ohne die Pausen dazwischen effektiv zu nutzen.

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Wenn der Tag zu Ende geht, ist die Erschöpfung oft groß und der Frust gleichermaßen, weil man mit dem Gefühl nach Hause geht, zwar den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, doch irgendwie Nichts wirklich vorwärts gebracht zu haben.

Gut, also dann Planung. Doch was macht da Sinn? Es gibt unendlich viele Methoden die zur Tagesplanung angeboten werden und vielleicht hast du auch schon einige davon ausprobiert.

Die Frage ist nur, hat es für dich funktioniert? Und wenn nicht, woran ist es gescheitert? Viele, denen ich diese Frage gestellt haben, haben Variationen dieser Antwort gegeben:

“Ich hatte zwar einen Plan, aber dann kam etwas dringendes dazwischen und ich musste was anderes fertig mache. Als ich geschaut hab war dann schon Mittag und am Nachmittag waren dann noch tausend Kleinigkeiten zu erledigen und irgendjemand wollte immer was von mir.”

Gibt es denn eine Planung die wirklich funktioniert?

Es scheint so zu sein, als ob wir dem Tag und seinen Launen mit Gedeih und Verderb ausgeliefert sind. Doch es scheint auf der anderen Seite auch Menschen zu geben, die tatsächlich produktiv und effektiv arbeiten und das was sie sich vorgenommen haben, tatsächlich schaffen. Was machen die bloß anders?

Da gibt es einiges zu nennen, doch wir wollen uns heute auf eine bestimmte Sache beschränken. Etwas, das du sofort ab heute umsetzen kannst und dessen Effekt du im besten Fall sofort am nächsten Tag spürst.

Was an Plänen oft scheitert, ist, dass sie zu unklar sind oder zu kompliziert oder schlicht und ergreifend vollkommen unrealistisch.

Das bedeutet, wir brauchen einen realistischen, glasklaren und einfachen Plan, der uns dabei unterstützt vorwärts zu kommen.

Wie ist das mit der Priorität?

Da wir oft viel mehr Sachen auf der Platte stehen haben, als wir überhaupt erledigen können, ist einer der ersten Schritte für Klarheit und Realismus:

Was hat Priorität?

Interessanterweise gibt es das Wort Prioritäten erst seit wenigen Jahren in der Mehrzahl. Wir werden gleich sehen, dass das Wort im Plural überhaupt keinen Sinn macht, weil es vollkommen die Bedeutung des Wortes zerstört.

Priorität stammt vom lat. Prior = der Vordere ab.

Es kennzeichnet das vorrangige Objekt. In der Natur der Sache liegt es, dass es nur ein vorderes Objekt geben kann.

Was wir nun in unserer hektischen Zeit versuchen, ist, gleich mehrere Prioritäten festzulegen. Und wir leben in der Illusion, dass wir – kombiniert mit Multitasking – tatsächlich in der Lage sind, gleichzeitig mehrere Sachen voranzubringen.

Doch das klappt nicht. Wir sind nur in der Lage eine Sache richtig zu machen. Es gibt kein Multitasking. Das können nicht mal Maschinen, von denen das Wort stammt. Auch Maschinen schaltet in Blitzgeschwindigkeit von einer Aktion auf die nächste um und machen sie nicht gleichzeitig.

Unser Hirn muss ebenfalls ständig umschalten, wenn wir mehrere Sachen versuchen parallel zu schaffen.

Daraus resultiert, dass wir langsamer in allem werden, mehr Fehler produzieren und nichts wirklich vorwärts bringen. Ganz abgesehen von der Erschöpfung die wir damit selbst produzieren und dem Frust, der damit einher geht.

Was von meinen Aufgaben hat wirklich Vorrang?

Gut, also zurück zur Priorität. Das was Vorrang hat. Wenn also mehrere Aufgaben zu bewältigen sind, dann muss ich entscheiden, was davon Vorrang hat.

  • Was ist davon das, was jetzt dran ist?
  • Wenn ich nur eine Sache davon machen könnte, welche wäre das?
  • Für welche Aufgabe würde ich solange bleiben, bis sie fertig ist?

Wenn man diese Fragen beantworten kann, dann hat man seine Priorität. Das ist es, was als nächstes dran ist.

Im Arbeitsalltag als Angestellter ist das eine Frage, die sich möglicherweise nicht immer so einfach zu beantworten lässt, wenn ich zugewiesene Aufgaben von meinem Chef habe.

Was zur Folge hat, dass es immer wieder vorkommt, gerügt zu werden, weil etwas noch nicht fertig ist, von dem man nicht wusste, dass es Priorität hat. Es fehlen einem Informationen und man hat nicht den Gesamtüberblick.

Mehrere Menschen – verschiedene Prioritäten?

Das bedeutet, es ist elementar wichtig darüber im Gespräch zu bleiben und abzuklären, ob man die gleiche Sichtweise zur Priorität hat. Das kann vieles an unangenehmen Situationen und Gesprächen verhindern, da man sich im Vorfeld absichert.

Was tatsächlich bedeutet, dass es als erstes einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben braucht. Es ist keine schlechte Idee, mit so einem Überblick zu starten ;)

Ok, back to priority. Wir wollen ja endlich zu unserem Plan kommen. Welche Art von Plan ist denn nun einer, der funktionieren wird?

Meiner Erfahrung nach, ein Plan, der so knapp wie möglich gehalten ist. Je mehr auf einer Liste drauf steht, umso weniger wird davon meistens geschafft. Da allein die Länge der Liste überfordert und Lähmungserscheinungen hervorrufen kann ;)

Welcher Umfang soll es denn nun sein?

Wenn wir uns jetzt ein Modell eines knappen Plans schaffen wollen, dann sprechen wir von weniger als einer Handvoll an Aufgaben. Genauer gesagt von max. 3. Ganze drei Aufgaben sollten auf dem Plan drauf stehen.

Dazu kommt nun noch ein wichtiger Aspekt, über den viele überhaupt noch nie nachgedacht haben. Damit der Plan die größten Chancen hat umgesetzt zu werden, ist einer, wenn nicht sogar DER wichtigste Faktor, der Zeitpunkt, zu dem der Plan erstellt wird.

Das kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Abarbeitung und einem Scheitern bedeuten.

Wann sollten wir uns den Plan machen?

Fangen wir mit dem Zeitpunkt an, der am schlechtesten für Pläne machen geeignet ist: Das ist der Morgen des aktuellen Tages. Das ist der denkbar schlechteste Zeitpunkt sich einen Plan für den Tag zu machen.

Dann setzen wir doch gleich den besten Zeitpunkt daneben, dann haben wir das beieinander. Der beste Zeitpunkt für einen Tagesplan ist der Vorabend. Das ist der beste Zeitpunkt sich einen Plan für den kommenden Tag zu machen.

Ich erkläre gleich wieso, möchte jedoch noch ergänzen, dass es dazu auch Ausnahmen gibt. Besser gesagt, fällt mir nur eine Ausnahme ein und das ist die Notaufnahme.

Hier ist es kaum möglich am Vorabend zu planen, was am nächsten Tag ansteht, weil es adhoc sein kann, dass sich ein Unfall mit mehreren Beteiligten ergeben hat und dann gibt es Systeme im Krankenhaus über das sog. Triagieren, die ermitteln, welcher Fall jetzt Vorrang hat und welcher noch etwas warten kann.

Wir sind keine Notaufnahme!

Leider operieren wir oft selbst an unserem Tag, als ob wir in der Notaufnahme arbeiten würden. Es schreit der Chef oder ein Kollege am lautesten, das wird dann als Notfall eingestuft und zack ist der eigene Plan beim Teufel und wir stürzen uns auf diese Aufgabe.

Fakt ist jedoch, dass kaum jemand von uns in so brandeiligen Jobs arbeitet, wie in der Notaufnahme und immer noch genügend Luft und Raum da ist, die Priorität genau zu beurteilen.

Das wird nur nicht gemacht und viele fühlen sich auf Grund ihres Ranges dazu schon so wichtig, dass ihre Aufgaben damit allein schon Vorfahrt bekommen sollten. Was jedoch nichts über die tatsächlich Priorität der Aufgabe aussagt.

Gut, nachdem wir also die Behauptung aufgestellt haben, dass der Vorabend der sinnvollste Zeitpunkt für das Erstellen eines Planes ist, wollen wir ergründen warum das so ist.

Wieso ist der Abend die beste Zeit für einen Plan?

Fast jeder wird schon mal das Phänomen erlebt haben, dass er länger über eine Sache grübelt und einfach nicht auf eine passende Lösung kommt. Es gibt dann meistens irgendjemanden, der rät mal eine Nacht darüber zu schlafen.

Interessanterweise ist es tatsächlich oft so, dass wir am nächsten Tag mit einer Idee, einem Impuls oder vielleicht so gar schon mit einer Lösung aufwachen.

Wie kann das sein? Es liegt zu einem großen Teil daran, dass unser Hirn nicht schläft in der Nacht und klammheimlich an all dem weiterarbeitet, zu dem wir uns so viele Gedanken gemacht und den Kopf zerbrochen haben.

Flappsig gesprochen, ist das für das Hirn eine super effektive Zeit, weil es quasi ohne uns an der Sache weiter arbeiten kann und wir nicht ständig mit irgendwelche Grübeleien dazwischen funken können ;)

Diese Inkubationszeit nützt oft genau dafür, dass verschiedene Einzelteile sich plötzlich zusammenfügen, Verbindungen geschaffen werden, sich etwas festigen kann und Klarheit entsteht.

Ein Mechanismus, der wir damit praktischerweise schon in uns eingebaut haben und der auch einen Namen hat: Das wird der Diffuse-Mode genannt. Im Gegensatz zum Focussed Modus der eine absolute Konzentration auf ein Thema bedeutet.

Im diffuse Mode beschäftigen wir uns mit etwas anderem und das was wir vorher intensiv durchgedacht haben, sinkt damit in unserem Hirn in eine andere Region, wenn man so will, weil wir uns nun mit etwas anderem beschäftigen.

Das oben angesprochene Festigen ist das, was wir uns für unseren Plan zunutze machen wollen. Darin enthalten ist ebenfalls die Lösungssuche, die quasi von uns angestoßen werden kann am Vorabend und dann ans Hirn delegiert wird über Nacht, damit das für uns schon mal vorarbeiten kann.

Im Prinzip eine sehr effektive und energie- und zeitsparende Methode unseren Kopf einzusetzen.

Plane am Morgen und du hast Sorgen ;)

Wenn wir Pläne erst am Morgen machen, entfallen all diese Vorteile. Wir haben weder eine Festigungsphase, noch eine Lösungssuchphase. Wir haben nur eine kurze Zeitspanne, in der wir morgens überlegen, was heute dran ist und dann müssen wir schon mit dem Stress des Tages kämpfen und mit allen Anforderungen umgehen, die auf uns herein strömen.

Da ist es wohl vollkommen logisch, dass unser Plan nicht gefestigt ist. Damit auch nicht in uns als wichtig gefestigt und auch nicht im Kopf verankert ist, so dass wir ständig vergessen, was wir eigentlich jetzt machen wollten.

Das Ende vom Lied ist, dass wir uns sehr schnell von unserem Plan durche andere abbringen lassen, aber auch uns selbst schnell mit etwas anderem beschäftigen, als dem was geplant war.

Wir haben nicht die Festigung am Plan festzuhalten und er ist wie ein Blatt im Wind, dass ganz einfach weg gepustet werden kann.

Plane am Abend, das ist sinnvoll und labend ;)

Im Unterschied dazu ist die Festigung, die über Nacht passiert, wenn wir uns am Vorabend die Zeit nehmen einen Plan zu machen, eine ganz andere.

Nehmen wir an, wir nehmen uns 15 Minuten am Ende unseres Tages und schauen über unsere ganze Liste an Dingen die zu erledigen sind. Wir stellen uns die Frage nach der Priorität und denken daran, dass das erstmal nur eine Sache sein kann, die Vorrang hat. Diese eine Sache ist es, die dann auf unserer Liste ganz oben erscheinen muss.

Diese eine Sache haben wir im Abwägen mit allem was da ist, als vorrangig entschieden und damit als Priorität gesetzt. Dass das nicht immer einfach ist, ergibt sich schon aus der Menge an Dingen die wir oft zu tun haben.

Doch genau das ist der Punkt, an dem viele den einfacheren Weg gehen und sich für die nächstliegende Sache entscheiden. Oder für die Sache, die verspricht schnell zu gehen oder für die Sache die wir lieber machen.

Wer lernt all diesen Ablenkungen aus dem Weg zu gehen und – wieder mal – das unangenehme Gefühl auszuhalten, dass oft mit dieser Art Entscheidungen einher geht, wird die wahre Priorität herausfinden und damit den wichtigsten Hebel.

Die nächste Frage lautet: Wenn diese eine Sache erledigt ist, und ich wieder meine gesamte Liste betrachte, welche Sache hat dann Vorrang? Welche hat dann Priorität?

Wenn ich die gleiche Frage ein drittes mal stelle, hab ich einen glasklaren Plan, der eine simple Liste enthält mit den nach meiner Entscheidung tatsächlich strategisch am wichtigsten Punkten.

That’s it. Das ist der perfekte Plan.

Um jetzt noch den Realismus dazu zunehmen, den wir oben ebenfalls als Kriterium angeführt haben: Das ist der Plan, das bedeutet noch nicht, dass es auch klappen wird ihn komplett abzuarbeiten. Doch es gibt einiges was dir dadurch ermöglicht wird:

Wenn du diesen Plan auf diese Weise am Vorabend erstellst, hast du die Gewissheit, dass du tatsächlich das Wichtigste als Oberstes stehen hast.

Dadurch dass du deinem Hirn die Inkubationszeit über Nacht gibst, festigt sich dieser Plan in deinem Inneren und das wiederum unterstützt dich immens dabei am nächsten Tag an deinem Plan festzuhalten.

Auch wenn es viele Anfragen und “Notfälle” geben mag, die an dich herangetragen werden, hast du deinen Plan sehr viel mehr im Hinterkopf und kannst viel sicherer entscheiden, ob du tatsächlich von ihm abweichen oder ob du an ihm festhalten solltest.

Was hast du von dieser Art der Planung?

Was bringt dir das in Summe?

Wenn du das nur eine Woche lang konsequent durchziehst, wirst du merken, dass du mehr von dem erledigt bekommst, was du dir vorgenommen hast und was tatsächlich Vorrang = Priorität hat. Die Betonung liegt hier auf: was du dir vorgenommen hast.

Das wiederum fördert deine Zufriedenheit. Denn nichts macht zufriedener, als ein Plan der funktioniert. Du kannst damit deine gefühlsmäßige Situation an deinem Arbeitsplatz beeinflussen wenn du diesem Modell folgst und die Abendplanung in deine Routine einfügst.

Das gleiche gilt für jeden der selbstständig ist. Hier kommt immer noch die Gefahr dazu, dass man sich selbst gern verzettelt. Doch der Plan vom Vorabend gibt dir die klare Richtung vor und du brauchst dich nicht ständig fragen, was du denn nun als erstes machen sollst. Guck auf den Plan, dort steht es drauf ;)

Teste die Abendplanung und bedenke dabei die Sache mit der wahren Priorität!


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Bessere Gespräche führen mit Hilfe von „Tante ELSE“

Es ist mir eine große Freude, Teil einer besonderen Blogparade zu sein. Besonders deshalb, weil sich dabei online und offline verbinden. Denn es gibt ein Buch mit Namen Frida, das auf seiner Reise durch ganz Deutschland von Trainern, Coaches und Beratern angefüllt wird mit wertvollen Beiträgen zum Thema Kommunikation.

Initiiert hat das ganze Judith Thorma vom Rhetorikblog. Vielen Dank an dieser Stelle, dass ich Gelegenheit habe, an diesem schönen Projekt mitzuwirken!

Dann kann’s losgehen, mit dem heutigen Thema. Es dreht sich alles darum, bessere Gespräche zu führen.

Gespräche, die über schwierige, emotionale Themen gehen, nehmen oft epische Ausmaße an. Doch ein zu langes Verweilen in den negativen Aspekten zementiert häufig die Handlungsunfähigkeit und Hilfslosigkeit der Beteiligten. Auf beiden Seiten.

Daher ist alles hilfreich, was ermöglicht wieder in die eigene Kraft zu gelangen. Gespräche nach „Tante Else“ zu führen, ist dazu ein einfaches und effektives Mittel. (nachzulesen im Buch von David Servan-Schreiber „Die neue Medizin der Emotionen„)

Am Anfang steht die Frage:

Was ist passiert?

Jetzt gilt es einfach zuzuhören ohne zu unterbrechen. 3 Minuten wirkliches Zuhören. Dann schieben Sie die Frage nach:

E (Emotion) … Was hast du/haben Sie dabei empfunden?

Die Antworten darauf führen uns zu den Gefühlen, die jemand in der geschilderten Situation hat. Nun folgt die wichtigste Frage:

L … Lass mich das Schlimmste wissen. – Was ist das Schlimmste für dich/Sie?

Was Sie nun hören, führt zum Wesenskern der Angelegenheit und die Antworten bringen häufig etwas anderes als das Erwartete zu Tage. Die Frage ermöglicht wie mit einer Taschenlampe den Punkt zu beleuchten, der am meisten Schmerz verursacht.

Sie zentriert und klärt die Aufmerksamkeit in einer Weise, die sonst nur selten möglich ist. Oft ist bis zu dieser Frage den Beteiligten selbst nicht klar, was genau sie denn als Kern ihres Schmerzes empfinden.

Mit der nächsten Frage zielen Sie auf die Selbstheilungskräfte Ihres Gegenübers ab:

S (Standhalten) … Was hilft dir/Ihnen standzuhalten?

Damit wird der Blick auf die eigenen Ressourcen gelenkt, die Möglichkeiten, die es in jeder noch so ausweglos erscheinenden Situation gibt. Und – ganz wichtig – die Lösungsansätze kommen nicht von außen, sondern aus dem Erzählenden selbst.

Die eigene Fähigkeit zur Selbstlösung und Selbstheilung damit zu erfahren, ist ein unschätzbarer Dienst, den Sie jemandem erweisen können. Der Sie gleichzeitig aus der Verantwortung entlässt, die Situation für jemanden anderen zu lösen.

Es erfordert wohl manches Mal Zurückhaltung, sich an dieser Stelle nicht die berühmte Handwerkermütze aufzusetzen und mit brillianten Lösungen aufzuwarten. Ganz in der vermeintlichen Tugend des Helfens. Ihre Zurückhaltung wird belohnt durch das Erstarken Ihres Gegenübers und der fehlenden Bürde fälschlicherweise übernommener Verantwortung.

E ... Empathie zeigen

Zum Schluss des Gesprächs drücken Sie in einfachen Worten aus, was Sie beim Zuhören empfunden haben. Oft genügen Sätze wie „Dass muss schwer für dich/Sie gewesen sein.“ oder „Vielen Dank, dass Sie mir all das erzählt haben, Ihre Worte haben mich sehr berührt.

Zusammenfassung:

1. Was ist passiert?
Hören Sie 3 Minuten lang ohne unterbrechen zu.

E | 2. Was haben Sie dabei empfunden?
Hier hören Sie von den Gefühlen.

L | 3. Was ist das Schlimmste daran?
Das führt zum wesentlichen Kern des Schmerzes.

S | 4. Was hilft Ihnen standzuhalten?
Damit werden die eigenen Ressourcen ins Blickfeld gerückt.

E | 5. Das muss schlimm für Sie gewesen sein.
Sie zeigen durch Ihre Empathie, dass Sie Ihr Gegenüber verstehen.

Auf diese Art Gespräche zu führen, kann Ihnen auf privater wie beruflicher Ebene eine bereichernde Hilfe sein. Wieso nicht auf eine Karteikarte notieren und parat haben?

Probieren Sie es aus und spüren selbst, wie es helfen kann sich auf diese Art miteinander auszutauschen. Es ist eine äußerst wertschätzende Art des Umgangs darin enthalten und dies lässt uns Gespräche als sehr tief und bereichernd empfinden.


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Die 2-Klick-Regel – oder warum Pausen Ihre Produktivität vervielfachen

Heute mal ein Artikel zum Thema Produktivität, der vollkommen aus eigenem Erleben inspiriert ist. Und zwar aus äußerst frustriertem Erleben…

Um Ihnen ein Bild zu malen, um was es mir geht, begleiten Sie mich bitte ins Büro. Wir sitzen an unserem geliebt/gehassten und meist genutzten Arbeitsinstrument Computer und arbeiten seit einiger Zeit an ihm dahin. Unsere Gedanken stecken tief in der aktuellen Projektsituation und was wir brauchen ist eine effektive Lösung. Wir basteln herum, verstricken uns in Gedanken, tippen, löschen und fangen wieder von vorne an.

Bildquelle: @flickr/Da Beez

Irgendwie ist der Wurm drin. Eine Lösung scheint weiter entfernt denn je, unsere Stimmung nähert sich dem Siedepunkt und am liebsten würden wir mal ordentlich mit dem Hammer draufhauen. Dann stürzt vielleicht noch ein Programm ab, das Telefon läutet im falschen Moment und wir fallen der Verzweiflung schon fast in die Arme.

Doch seien Sie unverzagt, Hilfe ist bereits in Sicht :-)

Denn damit kommen wir zur 2-Klick-Regel. Was verbirgt sich hinter diesem geheimnisvollen Code? Das ist einfach erklärt. Zum ersten: Machen Sie eine Pause, eine wirkliche Pause in diesen Situationen. Also eine WIRKLICHE Pause, die mindestens 10-15 Minuten dauert.

In dieser Zeit beschäftigen Sie sich tunlichst mit etwas völlig anderem. Ausruhen (falls das möglich ist) ist eine perfekte Idee, ein paar Schritte gehen ebenso. Ins nächste Büro nach nebenan gehen und drüber schimpfen dagegen nicht. Auch sich einen Kaffee holen und gleich wieder daran setzen, funktioniert nicht.

Das war jetzt der erste Teil. Jetzt kommt der zweite: Meine praktische Erfahrung ist, dass ich nach solchen Pausen, in sehr vielen Fällen tatsächlich mit grad mal 2 Klicks ein Problem, an dem ich mir vorher die Zähne aus gebissen hatte, lösen konnte.

Manchmal dauern die 2-Klicks etwas länger, doch es ist bis jetzt immer eine Inspiration, ein völlig neuer Gedanke dazu aufgetaucht, der mir ermöglicht hat, von einer anderen Seite an das was grad ansteht heranzugehen. Und das funktioniert nicht nur bei mir, sondern auch bei anderen.

Diese 2-Klick-Regel ist daher inzwischen ein geflügeltes Wort im Freundeskreis. Denn oft hilft der Stups von außen, wenn man bereits viel zu tief drin steckt und nur noch im Kopf hat, ich muss das hier irgendwie gelöst kriegen.

Allerdings dann zu hören, ‚mach doch mal Pause‚, kommt manchmal nicht so wirklich gut. Wenn man eh schon auf 180 ist, dann ist es besser, an die 2-Klick-Regel erinnert zu werden, denn da geht’s gleich um das positive Endergebnis.

Dass jetzt nix neues ist, ist mir klar. Die Frage ist nur, tun wir das, von dem wir wissen, dass es funktioniert, denn auch wirklich….?

Probieren Sie es aus und erleben Sie die Macht der 2-Klicks! :-)) Freu mich über alle Erfahrungsberichte.


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