Der Zeigarnik-Effekt oder warum Sie Ihre Schubladen schließen sollten

Haben Sie sich schon mal blaue Flecken von offenen Schubladen, Kanten und Ecken von Möbeln geholt? Dass das ganz schön schmerzhaft sein kann, weiß ich aus eigener Erfahrung. Wenn Sie nun denken, nanu, gehts hier seit neuestem um Möbel, kann ich Sie beruhigen.

Bildquelle: BirgitH  / pixelio.de

Zeigarnik-Effekt

Das Bild mit den offenen Schubladen hat mit dem sog. Zeigarnik-Effekt zu tun. Die russische Psychologin Bljuma Wulfowna Seigarnik hatte als erste entdeckt, dass man Aufgaben die unerledigt sind, besser erinnert, als abgeschlossene.

Will heißen, wenn Sie einiges an unerledigten Aufgaben haben, dann sind das jede Menge offener Schubladen in Ihrem Kopf. Jedesmal wenn Sie quasi an diese Schublade rempeln, fällt Ihnen die noch nicht erledigte Sache ein. Was weiter bedeutet, wenn Sie eine laaaaange Liste an offenen To-Dos haben, ist bereits jede Menge Ihrer Gedanken damit ausgefüllt, die ganzen Schubladen offen zu lassen und sich an die zugehörige Aufgabe zu erinnern.

Das gibt es dann in verschiedenen Abstufungen. Z.B. wenn Ihnen siedend heiß einfällt, dass Sie diesen Anruf vergessen haben, und das nur eines von gefühlten 8.349 Dingen ist, dann haben Sie – bei niedrigem Blutdruck – eine tolle Art gefunden, Ihren Kreislauf in Schwung zu halten 😉

Oder Ihnen geht eine unangenehme schriftliche Angelegenheit immer wieder durch den Kopf, bei der Sie dran wären mit antworten oder Sie schieben möglicherweise schon eine ganze Weile einen lästigen Bericht vor sich her, der mit steigendem Termindruck auch nicht angenehmer wird.

Und so beschäftigen wir uns munter mit Dingen die wir noch nicht erledigt haben, was jedoch nicht unbedingt dazu führt, dass wir sie dann auch endlich abarbeiten. Es scheint, dass jeder so seine ganze persönliche Art von Schubladen hat, die er gern offen stehen lässt. Bei dem einen mögen es unerledigte Mails oder Rückrufe sein, bei der anderen schriftliche Stellungnahmen und Berichte und beim dritten ist es alles was mit Zahlen zu tun hat.

Ob es sich dabei nun um große oder kleine Schubladen, pardon natürlich Aufgaben handelt, eines haben sie alle gemeinsam: so lange sie offen stehen, steht uns nur ein Teil unserer Gedankenkraft und -konzentration zur Verfügung, denn es bedarf auch Anstrengung, sich an alle offenen Schubladen zu erinnern.

Und auf der anderen Seite?

Wollen wir doch mal einen Blick auf das gegenteilige Szenario werfen. Wie haben Sie sich gefühlt, als Sie das letzte Mal eine Sache, die Sie schon ewig vor sich hergeschoben haben, endlich erledigt haben, endlich diese vermaledeite Schublade zugemacht haben?

Das ist im Normalfall ein Gefühl der Erleichterung und Befreiung. Und beides trifft zu. Denn je mehr Schubladen wir schließen, um so mehr können wir uns wieder auf Anderes konzentrieren oder sogar auf kreative und neue Gedanken kommen.

Schubladen-Schließ-Strategien

Wie lässt sich nun mit dieser Angelegenheit umgehen? Wenn es Ihnen nichts ausmacht oder egal ist, dass Sie ständig im Zickzackkurs durch Ihr Gehirn wandern um den Kanten und Ecken auszuweichen, dann können Sie hier aufhören zu lesen und Ihren Parcour weiter üben 🙂 Wenn Sie jedoch eine persönliche Schubladen-Schließ-Strategie suchen, dann lassen Sie uns dazu verschiedene Ansätze durchgehen.

Der Nachtwächter

Ähnlich wie bei einem abendlichen Rundgang durchs Haus, bei dem Fenster und Türen nochmal kontrolliert werden, lässt sich ein Ritual schaffen, bei dem täglich oder wöchentlich alle offenen Aufgaben gelistet und mit dem nächsten Schritt festgelegt werden. Dieser nächste Schritt sollte ein baby-step sein und kein Riesenaufwand. Denn die wenigsten Menschen mögen  unüberschaubare Tätigkeiten.

Sie können bei diesem gedanklichen Rundgang durch Ihre offenen Schubladen auch auf die Idee kommen, dass Sie manches davon gar nicht bearbeiten müssen oder wollen und können damit die Schublade auch sofort schließen. Nicht jede unerledigte Aufgabe muss auch wirklich erledigt werden. Manchmal ist es besser, sich von der Erledigung zu verabschieden, einen Haken dranzusetzen und die Schublade zuzuknallen.

Lassen Sie sich von der Menge an Schubladen nicht überwältigen, die Ihnen begegnen mögen, wenn Sie als Ihr eigener Nachtwächter durch die Gänge streifen. Hier geht es um das Ritual, das regelmäßig zu machen. Wer sich genügend blaue Flecken geholt hat, dem fällt ein Nein bei der nächsten Anfrage, die bei der ältesten Kommodo womöglich die Schublade öffnet, um einiges leichter.

Darum gehts nämlich auch, sich immer wieder bewusst machen, was alles zu tun ist, verbunden mit der Erkenntnis, dass der Tag nunmal nicht mehr als 24 Stunden hergibt.

Sie werden dadurch beginnen, besser auf Ihre Kräfte zu achten.

Der Psychiater

Eine weitere interessante Strategie ist, sich mal genauer anzusehen, was für Arten von Schubladen wir denn gern immer wieder offen lassen. Sind es Gespräche, die wir führen müssten und schieben? Lassen Sie gern regelmäßig zu erstellende Aufstellungen und Zahlenkolonnen liegen? Fallen Ihnen immer wieder mal Termine durch’s Raster? Was sind Ihre Hauptschubladen?

Machen Sie doch mal gedankliche oder auch wirklich Strichlein, wenn Ihnen Ähnlichkeiten auffallen und wenn Sie Ihren Schubladentyp ausgemacht haben, dann legen Sie ihn auf die Couch. Werden Sie zu Ihrem eigenen Schubladen-Psychiater.

Was genau ist das Gemeinsame? Was für ein Gefühl taucht da aus der Schublade auf? Eine peinigende Angst, Fehler zu machen? Oder ein bockiger Widerstand, der sich einfach quer stellen muss um nicht das zu tun, was man ihm sagt? Ist es vielleicht ein nagendes Gefühl der Unsicherheit? Oder ein Gefühl der maßlosen Erschöpfung und Überforderung?

Denken Sie daran, dass Sie nur in die Schublade hineinsehen, nicht anfassen und gleich mitfühlen, nur gucken. Und wenn Sie sich das Innere jetzt so ansehen, fragen Sie sich als Schubladen-Psychiater doch mal, was ein gangbarer Schritt wäre, um die Aufgabe trotz allem ein wenig mehr zu erledigen und die Schublade damit ein Stückchen mehr zu schließen.

Wichtig ist wiedermal, der Blick auf den babystep. Wir suchen die kleinen Schritte, nicht die Siebenmeilengänge. Wenn Sie z.B. Mails erst oft spät beantworten, weil Sie in dem Moment in dem sie eingeht, (gefühlt) noch nicht perfekt antworten können, dann überlegen Sie ob Sie sich nicht eine Teilbeantwortung angewöhnen können. Und überlegen Sie die Form jetzt als Schubladen-Psychiater, der von außen gucken und Möglichkeiten ausprobieren kann.

Dieses Schauen von außen bietet Ihnen den Abstand, den Sie brauchen um in eine Handlung zu gelangen. Und als Psychiater wissen Sie auch, dass das gefühlte Innere der Schublade, nicht unbedingt etwas mit der jetzigen Situation zu tun haben muss, sondern in diesem Schubladentyp eben schon sehr lange schlummert.

Was das genau ist, muss man gar nicht unbedingt wissen, nur den Gedanken im Kopf behalten, dass die Situation heute bewältigbar ist, weil Sie viel mehr Wissen und Erfahrung haben als zu der Zeit als die Kommode mit diesem Schubladentyp in Ihrem Kopf erstellt wurde.

Sie werden dadurch beginnen, Emotionen mit Abstand betrachten zu können und damit zu einer prompteren Handlung gelangen.

Der Schreiner

Können Sie sich noch an die Werbung der Handwerkskammer von vor einigen Jahren erinnern? “Nur ein Schreiner kann eine Frau glücklich machen” Heute wollen wir uns im Rahmen der Schubladen-Schließ-Strategien noch als Schreiner unsere Schubladen näher ansehen und uns damit selbst glücklich machen.

Vielleicht sind die offenen Schubladen bei Ihnen auch gleichzeitig die schwersten und wuchtigsten. Möglicherweise auch welche, die sich immer sperren und nicht zugehen wollen. Was übertragen auf den Inhalt bedeutet, dass wir oft den Fehler machen, große Aufgaben nicht zu teilen, sprich auf kleinere Schubladen aufzuteilen. Oder wir stolpern immer über die gleiche Wissenslücken und da wird’s natürlich sperrig.

Die Lösung kann hier einfach bedeuten, bestehende Aufgaben aufzuteilen und sich bewusst zu machen, dass auch Teilschritte Erfolge sind und damit Schubladen geschlossen werden können. Und zum anderen es meistens Sinn macht, uns über fehlenden Eigenkompetenzen klar zu werden, sich Informationen darüber zu holen, wie sich diese Lücken schließen lassen und damit den Schubladen wieder wachsweichen Schwung beim Schließen zu geben.

Sie werden dadurch beginnen, auf die Maße Ihrer Aufgaben und fehlenden Bestandteile zu achten und wie sich das fachgerecht ändern lässt.

Zusammenfassende Empfehlungen zum Ausprobieren:

  • Schaffen Sie sich einen festen Zeitpunkt, an dem Sie wie ein Nachtwächter durch Ihre Schubladenlandschaft gehen und sich über die Anzahl einen Überblick verschaffen. Entscheiden Sie, welche Schubladen Sie schließen können, auch wenn zugehörige Aufgabe nicht erledigt ist. Und bestimmen Sie bei anderen babysteps, die bewältigbar sind.
  • Legen Sie Ihre häufigen Schubladentypen auf die Couch und schauen sich wie als Psychiater von außen den – meist emotional aufgeladenen – Inhalt an. Überlegen Sie Teilerledigungsmöglichkeiten, die Sie sich angewöhnen und standardisieren können. Machen Sie sich immer wieder klar, dass das Monster, das Ihnen da aus der Schublade entgegenblicken mag, möglicherweise früher unter Ihrem Bett gewohnt hat und Sie heute ganze andere Superkräfte besitzen als damals.
  • Bringen Sie große und wuchtige Schubladen als Ihr persönlicher Schreiner auf ein kleineres Format und teilen Sie die Aufgaben. Schmieren Sie Ihre Schubladen in dem Sie sich Wissen und Kompetenz dort aneignen, wo’s immer wieder hakt. Sie müssen nicht alles sofort wissen, doch Sie werden merken, das Wissen, dass Sie sich erwerben, macht Sie unabhängiger, freier und sicherer. Dann klappt’s auch irgendwann mit den verklemmtesten Schubladen 🙂

Wenn Sie es geschafft haben, regelmäßiger offene Schubladen zu schließen, dann werden Sie den Schwung spüren, die diese Lösung mit sich bringt. Baden Sie in diesem Gefühl. Werden Sie ein klein wenig süchtig danach, es immer und immer wieder haben zu wollen. Dann werden Ihnen die Inhalte Ihrer Schubladen vielleicht auch noch Ängste bereiten, doch Sie werden immer besser damit umgehen lernen.

Was Sie dabei trainieren ist Ihre Fähigkeit der Selbstermächtigung. Sie erleben sich als Problemlöser und werden dadurch sicherer in dem Wissen, dass Sie alles was kommt, bewältigen werden. Das gibt Ruhe und Gelassenheit.

Und jetzt interessieren mich natürlich Ihre Schubladen-Schließ-Strategien. Wie gehen Sie mit Ihren Kommoden im Kopf um?

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Workshop: Organisation im täglichen Wahnsinn

In Zusammenarbeit mit dem Edutainment-Center – Herrn Kirsch – startet am 26. Juni der Workshop: “Wie ich die Dinge erledigt kriege – Organisation im täglichen Wahnsinn”

Um was geht’s:
Kurz gesagt um Methoden den vollgestopften Arbeitsalltag mit seinen 500.000 Kleinigkeiten und größeren Anforderungen systematisch in den Griff zu kriegen. Dadurch den Kopf freizubekommen für die wesentlichen Dinge und keine Zeit mehr zu verschwenden.

Alle inhaltlichen Angaben zum Ablauf finden Sie in der Workshopbeschreibung. Und wer gern teilnehmen möchte, kann sich über dieses Formular anmelden.

Es wird mit Sicherheit wieder ein hochinteressanter und lebendiger Workshop. Und durch die limitierte Teilnehmerzahl ist intensives Arbeiten möglich. Die Plätze sind erfahrungsgemäß immer schnell ausgebucht. Also nix wie ran 🙂

Wie bekomme ich Unternehmensziele und Mitarbeiterbedürfnisse sinnvoll zusammen?

Hier kommt nun die Fortsetzung des Beitrages im best-practice-Blog zum zweiten Teil des Themas KVP-Ideenprogramm.

Wie bei Burkhard beschrieben liegt die Krux solcher Systeme oft darin, die verschiedenen Interessen zusammenzubringen. Und zum zweiten auch noch für beide Seiten – in dem Fall Unternehmen und Mitarbeiter – einen Gewinn zu machen.

Das beschriebene Beispiel ist brandaktuell. Hier nochmal kurz zitiert:

Ein alltägliches Szenario aus der Fertigung:
Auf der Kappsäge nach dem Hobel bleiben ab und zu Reststücke liegen, die sich einklemmen können und dadurch zu Schäden führen. Außerdem ist es nicht ganz ungefährlich die Reststücke zu entfernen.

Jetzt gilt es zu vermeiden, dass aus Versuchen heraus, einen Maschinenausfall zu vermeiden, hohe Sicherheitsrisiken eingegangen werden. Desweiteren ist es ja nur dann wirklich ein Schaden, den z. B. die Instandhaltung reparieren muss, wenn die Maschinen dadurch was abbekommt.

Genau für solche Fälle ist das Ideenprogramm ideal. Die Mitarbeiter, die direkt an der Maschine arbeiten haben zwangsläufig die besten Einfälle, wie sich so etwas lösen lässt, denn sie sind in ihrem Bereich die Experten.

Screen 00036.jpgChristian J. als Anlagenbediener hatte nun dazu die Idee eine Aluschiene anschweißen zu lassen, die die Holzstückchen auffängt und gleich noch in einen Abfallbehälter gleiten lässt

Er wählte sich als Umsetzungspartner einen der Schlosser aus und dieser hat die Beschreibung der Idee, samt möglicher Lösung per eMail ins Postfach bekommen. Nun war der Kontakt hergestellt, und innerhalb kürzester Zeit war der Fall erledigt und die Idee umgesetzt.

Können Sie sich erinnern, dass es in der Oberfläche des Programms auch ein Feld gibt, in das eingetragen wird, wie hoch die Ersparnis ist? (Hier geht’s zum ersten Beitrag über das KVP-Ideenprogramm.) Nach dem nun die Idee umgesetzt ist, wird eine kurze Beschreibung über die endgültige Lösung eingegeben und das ganze bewertet.

In diesem Fall z.B. lässt sich eine gute Schätzung darüber abgeben, wie lange die Maschine durchschnittlich aus dem o.g. Grund gestanden ist. Diese Zeit mal den Maschinenstundensatz und damit ist ein realistischer monetärer Wert ermittelt.

Was dabei quasi ein Abfallprodukt ist: Die Mitarbeiter können dadurch häufig erstmalig die Kostenstruktur verstehen. Sie lernen zudem nebenbei welche Werte die Maschinen haben und welche Werte ihre Ideen haben.

Und da die abgeschlossenen Ideen in der Datenbank erhalten bleiben, kann jederzeit nach Stichworten gesucht werden. Das ermöglicht den Mitarbeitern, nicht immer das Rad neu erfinden zu müssen, sondern sie können auf bereits bestehende Lösungen zurückgreifen, diese adaptieren und einsetzen.

Das Bauunternehmen, aus dem auch die oben beschriebene Idee stammt hat übrigens eine Umsetzungsquote von 74 % (!) und die Einsparungen beliefen sich auf über 75.000 € im Jahr 2006 – wohlgemerkt allein nur aus dem Ideenprogramm heraus! Dieses Ergebnis kann sich doch sehen lassen.
Fazit:
Ein Ideenprogramm bringt vielerlei Vorteile:

  • Die Mitarbeiter können eigenständig und selbstverantwortlich Ideen anstoßen und umsetzen, was die Eigenmotivation ungemein erhöht.
  • Die Vorgesetzten werden entlastet, da ihre Mitarbeiter immer mehr lernen unternehmerisch und innovativ zu denken.
  • Das Unternehmen kann Kosten einsparen und wird von innen heraus innovativer werden.
  • Wissensmanagement wird dabei automatisch betrieben, da die Ideendatenbank stetig wächst und damit die Qualität der Ideen steigt.

Einen Haken hat die Sache allerdings: Als Chef muss ich in der Lage sein, Verantwortung abgeben zu wollen und den Mitarbeitern zuzutrauen eine gute Lösung zu finden. Je höher der Kontrollwunsch ist, desto eher ist so ein Prozess zum Scheitern verurteilt.

Wenn Sie gern mehr über die Einführung eines KVP-Ideenprogramms wissen möchten, sprechen Sie uns bitte an. Wir freuen uns auf Ihre Fragen!

Wicki – Das KVP-Ideenprogramm

Hier folgt nun die Fortsetzung des Artikels bei Burkhard Schneider im best-practice-Blog.

Screen 00035.jpgIch stelle Ihnen heute das KVP-Ideen-Programm vor, das von Mitarbeitern eines Bauunternehmens angestoßen worden ist. Als Sinnbild hatten sie sich dazu Wicki auserkoren. Und dieser passt auch perfekt dazu, denn für ungewöhnliche und ausgefallene Ideen ist er ja bekannt.

Bei der Entwicklung des Programms war uns wichtig, dass ein größtmöglicher Handlungsspielraum bei den Mitarbeitern selbst liegt. Dass sie soviele Entscheidungen wie möglich eigenständig und gemeinsam treffen können. Die Selbstorganisation dadurch signifikant gefördert und das Verantwortungsgefühl gesteigert wird.

Herausgekommen ist dabei eine einfache Oberfläche die übersichtlich strukturiert ist. Inzwischen auch bereits überarbeitet um die Praxiserfahrungen gleich mit einfließen zu lassen:

Programm KVP_1.JPG

Die zentralen Felder sind zum Teil mit Fragen überschrieben:

  • Meine Idee
  • Wie könnte man die Idee umsetzen?
  • Was bringt uns die Idee?
  • Was benötigen wir dafür (Zeit, Kosten usw.)?

Damit mit den Ideen auch sofort etwas passiert, bezieht sich das abschließende Feld auf den Umsetzungspartner. Dieser kann aus der Liste ausgewählt werden und bekommt nach Abschluss der Idee mit einem Klick auf senden eine eMail in der alle Angaben zusammengefasst zu finden sind.

Durch diese Vorgehensweise sind in den Ideen-Prozessen immer der Ideengeber und der Umsetzungspartner von Anfang an verknüpft. Der Ideengeber möchte natürlich seine Idee umgesetzt sehen und er wird daher mit dem Umsetzungspartner in Kontakt bleiben.

Wie sich nun die Ideen weiterverarbeiten, auswerten lassen und damit Kosten in großer 5stelliger Höhe eingespart werden können, lesen Sie morgen im Folge-Beitrag.