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Ein Fall für Bürokaizen oder haben Sie im Büro alles im Griff?

Workshop Bürokaizen gegen das SchreibtischchaosFührt Ihr Schreibtisch auch manchmal ein Eigenleben? Füllt sich wie von allein, stapelt wie von selbst Papiere aufeinander und scheint Wichtiges gern mal vor Ihnen zu verstecken?

Wie sich das ändern lässt, darum soll es heute gehen. Und wer lieber guckt, kann gern in so ein Seminar hineinschauen im Video am Ende des Artikels.

Heimatlose Notizen und andere Schicksale

Wenn Sie auch am Schreibtisch tätig sind, ist Ihnen vielleicht das harte Schicksal von manchen Notizzetteln bekannt? Sie wandern wie verirrte Kamele einer Karawane durch’s ganze Büro. Und wo sie schließlich liegenbleiben, werden sie begraben von Unterlagen, die nur mal „eben schnell“ auf ihnen abgelegt werden.

Schauplatz Büro

Lassen Sie uns dazu einen Blick in die nächstgelegene Firma werfen:

Die oben beschriebenen Szenen kommen Rosie Maler und Werner Muhr sehr bekannt vor. Die beiden teilen sich ein gemeinsames Büro.

Auch ihre Schreibtische scheinen eine geheimnisvolle Methode der Papiervermehrung entdeckt zu haben. Gelegentlich wandert zwar ein kleinerer oder auch größerer Papierberg von einem Schreibtisch zum anderen oder in ein gegenüberliegendes Büro. Doch so richtig leer wird er nie.

Und was sonst noch so passiert: Ordner die aus dem Regal genommen werden, stehen auf dem Boden oder finden sich auch schon mal am Fensterbrett. Eine verirrte Kaffeetasse versucht sich ebenfalls ihren Platz zu behaupten.

Das Telefon klingelt, der Computer läuft, die Tastatur wird hämmernd bearbeitet und so geht der Tag ins Land.

Und immer wieder Ordnung schaffen…

Leider funktioniert der Zauber der Papiere offensichtlich nur in  eine Richtung, so dass auch am nächsten Tag noch das immer alles genauso da liegt wie gestern. Und so müssen Frau Maler und Herr Muhr doch wieder selbst Hand anlegen um Ordnung zu schaffen. Was sie dann auch etwas entnervt in gewissen Zeitabständen machen.

Dieser ermüdende Kreislauf, der sich da immer wieder von allein in Gang setzt hat so seine Tücken: Immer wieder mal kommt es vor, dass Unterlagen plötzlich verschwunden und mit größtem Suchaufwand einfach nicht zu finden sind. Übersehene Anrufe und eigentlich längst zu beantwortende eMails tauchen gern dann auf, wenn man eigentlich grad heimgehen wollte. Und irgendwie scheinen manche Termine immer so plötzlich vor der Tür zu stehen…

Erschöpfung macht sich breit

Tipps und Tricks wie sich das in den Griff lässt, gibt es zuhauf. Und ausprobiert haben die beiden schon einiges. Seminare, Bücher, die ganze Palette rauf und runter. Doch nichts scheint auf Dauer zu helfen. Die guten Vorsätze überleben keine Woche und so ein von Grund auf neues System aufzubauen ist auch wirklich nicht leicht.

Wirklich zufrieden sind die beiden nicht. Dies entlädt sich sich s in letzter Zeit immer öfter in genervter Stimmung. Da die beiden meistens auch abends ziemlich erschöpft heimgehen, wird es Zeit für einen nächsten Anlauf. “Bürokaizen” ist ein Schlagwort, das Rosie Maler dazu in letzter Zeit öfter über den Weg gelaufen ist.

Routinen und Selbstmanagement

“Der Weg der kleinen Schritte zum organisierten Büro” steht da zu lesen. “Wie Sie Ihren Schreibtisch nachhaltig in den Griff kriegen mit Routinen die zu Ihnen und Ihrer Arbeit passen” Na das scheint ja mal ein neuer Ansatz zu sein. Ansonsten gilt ja meistens die Devise ‘eine neue Methode, die für alle passt’

Und was sie endgültig neugierig werden lässt ist dies: “Selbstmanagement ist der Schlüssel. Die richtigen Routinen für Sie schaffen Ihnen den benötigten Raum zum Arbeiten. Wenn Sie sich und Ihre persönlichen Arbeitsweisen genauer kennenlernen, dann finden Sie auch dort die Lösungen für eine anhaltende Änderung Ihres Tagesablaufs.”

Eigentlich logisch. Wenn Rosi ihr Arbeitsverhalten mit dem ihres Kollegen vergleicht, fallen ihr sofort Unterschiede auf. Sie ist jemand der gern früh ins Büro kommt, Werner kommt immer erst mindestens eine Stunde später und gleich was fragen, braucht sie ihn dann noch nicht. Er legt lieber eine Datei an als auf Papier zu schreiben, was ihr oft lieber ist. Und da gibt es noch einiges mehr, das ihr an unterschiedlichen Arbeitsweisen einfällt.

Einen Versuch ist das ganze wert, denkt sie sich und druckt die Seminarbeschreibung aus. Rosie hat es einfach gern lieber in Papier vor sich. Ihrem Kollegen leitet sie dagegen den Link weiter den sie dazu gefunden hat. Denn Werner mag seine ganzen technischen Geräte und ist so gut wie immer online.

Schon vorher anschauen was drin ist!

Bei der Seminarbeschreibung ist auch noch der Hinweis auf ein Video dabei. Es zeigt den Impulsworkshop Bürokaizen, der während einer Konferenz entstanden ist. Dieses gibt den Ausschlag und nach einem Gespräch mit ihrem Kollegen melden sich beide an.

Einig sind sich beide darin, dass sich das mit dem Selbstmanagement und den persönlichen Routinen nach etwas wirklich Handfestem anhört. Und wenn es nur ein Stück dazu beiträgt, die Arbeit besser in den Griff zu bekommen und damit auch wieder entspannter zu sein, hat es sich ja schon gelohnt.

Jetzt dabei sein beim Workshop Bürokaizen!

Wenn Sie nun ebenfalls neugierig geworden sind, dann schauen Sie doch gleich mal in das Video hinein.

Anmelden für das Büro-Kaizen-Seminar am 18. und 26. Februar 2014 können Sie sich selbstverständlich auch gern. Noch gibt es freie Plätze! Einfach auf Anmeldung klicken.

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Praxisworkshop Bürokaizen: Ordnung im Büro und Sie treffen bessere Entscheidungen!

20% mehr Platz. Auf dem Schreibtisch und im Kopf, das wäre ein Traum, oder? Lassen Sie diesen Traum wahr werden.

In diesem zweiteiligen Workshop lernen Sie dazu zwei Techniken kennen, die eng miteinander verwandt sind – und doch von entgegen gesetzten Enden der Welt stammen:

  • Kaizen, die japanische Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung – und
  • GTD, was die Abkürzung für „Getting Things Done“ ist und zu deutsch etwa mit „Die Dinge geregelt kriegen“ übersetzt werden kann.

Damit ist schon klar, dass es bei diesem Seminar um ein nicht einmaliges Großreinemachen geht – sondern um nachhaltige Anpassung der eigenen Arbeitsweise zum regelmäßigen Kleinreinemachen. Das Ziel ist das Erreichen einer strategischen Art zu Arbeiten mit Überblick und maßgeblicher Verringerung von Stressfaktoren.

Tipps und Tools, um diese Veränderungen auf die Reihe zu bekommen – genau das vermittelt dieses Seminar.

Was bisherige Teilnehmer zum Workshop sagen:

“… hab jetzt ein Super-Feierabend-Gefühl und freu mich schon auf den nächsten Arbeitstag. [...] Das wollte ich Ihnen einfach nur mal so mitteilen und nochmals betonen, dass der Workshop insgesamt einen “Wahnsinns-Auftrieb” verschafft hat – ob arbeitsmäßig oder auch privat.
Brigitte L.

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“Jedesmal, wenn ich meinen Schreibtisch aufräume denke ich an Sie und das ist oft. Aber natürlich nur positiv, weil mir der Kurs echt viel gebracht hat. Das Leben ist eine Aufräumaktion !!”
Regina K. (Pocking)

Wer das braucht, sollte deshalb schnell Platz auf seinem Schreibtisch machen und die Anmeldung ausfüllen: Schließlich gibt es nicht viele Plätze, und einige davon sind schon belegt.

Wann: 15. und 22. November 2012 jeweils von 18 – 21 Uhr.
Wo: Weisses Haus der Hacker-Feinmechanik GmbH, Wildenforster Str. 6, 94560 Offenberg-Neuhausen – Anfahrt

Alle Detail-Informationen und die Möglichkeit zum Anmelden finden Sie hier

Dann lassen Sie uns mal Platz schaffen!

Mit aufgeräumten Grüßen,
Ihre Alexandra Graßler

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Der 7. Bloggeburtstag, das Schreiben und eine Überraschung

GeburtstagstorteSchreiben, schreiben, schreiben. Davon ist mein Leben geprägt. Mit 10 Jahren hab ich ein Tagebuch mit Schloss geschenkt bekommen. Und dies war ab sofort mein größter Schatz. Auch wenn es Jahre gab, in denen es zu Pausen im Tagebuch kam, hab ich mir diese Tradition bis heute bewahrt. Inzwischen bin ich bei Buch Nr. 13 angekommen und ein Ende ist nicht abzusehen.

Dazu kamen vor einigen Jahren die Morgenseiten nach Julia Cameron. Ein wertvolles Instrument zur Entwicklung von Selbstwirksamkeit. Auch hier gibt es Lücken. Ich schaffe es nicht jeden Tag. Doch jeder Tag an dem ich Morgenseiten schreibe, ist ein Tag der weitaus geordneter und gelöster verläuft als einer ohne. Mein Bilanz beläuft sich hier aktuell auf 17 Bücher, gefüllt mit Morgenseiten.

Bildquelle: jondoeforty1, „Birthday cake, CC (BY 2.0) piqs

Und dann gibt es noch diesen Blog hier. Im April 2005 habe ich begonnen öffentlich zu schreiben, zu bloggen. Ursprünglich mit dem Gedanken gestartet, fachliche Themen rund um meine Arbeit zu beleuchten, drehen sich inzwischen viele Themen um die Entwicklungsmöglichkeiten die das Leben uns Menschen so bietet.

Da ist schon eine ganze Menge zusammengekommen. Insgesamt sind es momentan 395 Artikel. Und was mich besonders freut: Viele Artikel sind auf Ihr/euer Interesse gestoßen und wurden kommentiert. Summa summarum sind es aktuell 1.244 Kommentare!

Wer von mir was in gedruckter Form lesen möchte, kann gern mal in meinen lulu-Bookstore reinschauen.

Zu bloggen heißt manches Mal sich ganz allein auf der Welt zu fühlen. Artikel werden wie Silvesterraketen ins große All Internet geschossen in der Hoffnung, dass ihr Licht jemanden erreicht. Wer neu zu bloggen beginnt, sollte sich darauf konzentrieren, regelmäßig interessante und lesenswerte Inhalte zu verfassen. Die Betonung liegt dabei auf regelmäßig.

Den Blick dabei in erster Linie auf die Produktion der Artikel zu legen und weniger auf die Resonanz. Denn bloggen heißt eben auch, schreiben ohne zu wissen, ob man jemanden erreicht. Die Zahl der stillen MitleserInnen ist stets weitaus höher als die Zahl der Kommentierenden. Das ist nicht weiter schlimm. Wie unser Mathelehrer immer sagte: “Fragen Sie nicht warum, es ist einfach so.”

‘Wer schreibt, der bleibt’ heißt ein altes Sprichwort. Obwohl es in einem anderen Zusammenhang entstanden ist, lässt sich für’s Bloggen daraus durchaus ableiten, dass jemand, der fundierte Inhalte zu einem Themen schreibenderweise in seinem Blog zu bieten hat, davon etwas versteht.

So kann nach und nach eine Expertise entstehen, die sich weder durch Werbung noch durch andere Marketing-Aktionen erreichen lässt. Denn ein Blog enthält all Ihre Artikel. Hier ist alles versammelt. Ihr ganzes Wissen.

Natürlich könnte man jetzt einfach drauflos bloggen. Kostenlose Blog-Plattformen gibt es genügend. Wenn Sie für Ihr Unternehmen bloggen wollen, bietet sich jedoch eine strategische Herangehensweise an. Wie entwickelt man gute Texte, mit welchen Tools kann man manches automatisieren, wie funktioniert so eine Blog-Plattform usw.

Am Freitag, 11. Mai 2012 findet der nächste Blog-Workshop mit mir statt. Einen Nachmittag lang werden wir uns mit allem rund ums Bloggen beschäftigen. Jedoch nicht nur theoretisch, sondern gleich praktisch, weil für Sie ein Trainingsblog bereitsteht, den Sie auch noch einige Zeit nach dem Seminar von daheim aus nutzen können. Wer gern mehr wissen möchte, findet hier alle Informationen zum Workshop.

Endlich komme ich damit auch zur angesprochenen Überraschung aus dem Titel. Für das Seminar gibt es 3 Plätze für meine BlogleserInnen zu gewinnen! Das Mitmachen ist ganz einfach: Wenn Sie an der Verlosung teilnehmen möchten, schreiben Sie dies in einem Kommentar zu diesem Beitrag. Bei mehr als 3 TeilnehmerInnen entscheidet das Los.

Dann halte ich mal feste die Daumen und sag an dieser Stelle nochmals ein herzliches Dankeschön an alle meinen BlogleserInnen!

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15 Jahre WissensAgentur – ein Grund zum Feiern, eine Rückschau und ein kleines Präsent für Sie


Unglaublich, wie die Zeit vergeht… Sorry, doch dieser Spruch musste jetzt einfach sein :-) Vor 15 Jahren hab ich mich beruflich auf eigene Beine gestellt, alle Höhen und Tiefen miterlebt und es funktioniert immer noch. Manchmal kann ich das selbst kaum glauben, doch irgendwas schein ich richtig zu machen.

1995 hab ich angefangen, selbständig zu arbeiten. Damals noch mit Unterricht, Coachings und viel Idealismus. Davon hab ich hier geschrieben. Auf meinem weiteren Weg bin ich oft gescheitert, hingefallen und wieder aufgestanden obwohl ich manchmal am liebsten liegengeblieben wäre.

Wenn ich heute zurückblicke und mich noch einmal entscheiden müsste, würde ich immer wieder die Selbständigkeit wählen. Ich bin für’s Angestelltendasein einfach nicht geschaffen. Dafür hab ich einen zu eigenen Kopf, der mir dann auch regelmäßig kürzer gemacht wurde…

In meinen Unterrichtsjahren (die ich wirklich geliebt habe) sind unzähliche SchülerInnen durch meinen Klassen gegangen. Ich hab kaufmännische Ausbildungen begleitet, Seminare in der Handwerkskammer gehalten, hab für die Bundeswehr unterrichtet (sehr interessante Erfahrung, kann ich dazu nur sagen…), hab das traditionelle Unterrichtskonzept mit Frontal-Unterricht komplett in die Tonne getreten und mit meinen KollegInnen zusammen neue Formen des Projektunterrichts und des begleitenden Coachings entwickelt. Wenn ich es überschlage, dürften es in den sechs Jahren meiner Zeit als Lehrerin über 1.000 SchülerInnen gewesen sein.

In meinen Hochzeiten hab ich sieben verschiedene Fächer gelehrt, pro Woche 35 Wochenstunden unterrichtet, die Hälfte vom Bürokram der Schule erledigt, (wer schon mal mit dem Arbeitsamt, der BfA und Konsorten zu tun hatte, weiß genau, wovon ich rede…) und daheim dann noch die Unterrichtsplanung und -gestaltung gemacht. Es war keine Seltenheit, dass ich um 3 Uhr morgens, dann den Stoff für den nächsten Tag mal grad so fertig hatte.

Doch es war mir egal. Ich hatte so eine Freude daran, Wissen zu vermitteln und damit Menschen etwas in die Hand zu geben, mit dem sie ihr eigenes Leben wieder auf stabile Beine stellen können. Allerdings ließ die Quittung für diesen Raubbau an mir selbst, nicht lange auf sich warten. Werd es nie vergessen, wie ich mitten im Buchführungsunterricht (mein Lieblingsfach) grad das Thema Abschreibung erläuterte. Und ich bin einfach mitten im Satz umgefallen. Stecker gezogen, Licht aus. Meine SchülerInnen haben mich dann eigenhändig einen Stock höher getragen (da war praktischerweise eine Tagesklinik untergebracht) und dort wurde ich dann wieder aufgepäppelt.

Die nachfolgende Konsequenz war ein radikales Kürzertreten, Fächerabgabe und nur noch 4 Tage Unterricht. Heute sehe ich es als Glück an, das mir das schon Mitte 20 passiert ist. Denn dieser frühe Burnout hat mich gelehrt, dass meine eigene Kraft immer die wichtigste sein muss, wenn ich etwas geben möchte.

Nach einigen Jahren merkte ich, dass ich nicht mehr mit der gleichen Freude an meine Arbeit heranging. Es war oft zu frustrierend einen teilweise hahnebüchenen Unsinn unterrichten zu müssen, nur weil es im Lehrplan stand. Teilweise so was von veraltet und komplett sinnlos. Es gab bei uns das geflügelte Wort: Das hier lernen wir für die Prüfung und so läuft es tatsächlich…

Mit 30 entschied ich dann, ich hör auf und mach nur noch mein eigenes Ding. Durch meine Kontakte mit vielen Firmen, bei denen SchülerInnen Praktika machten, hatte ich mir einen zukünftigen Kundenkreis aufbauen können. Das ließ sich dann auch erst mal gut an, doch aufgrund privater Krisen bin ich ein tiefes Loch gestürzt. Da war nix mehr mit Arbeiten. Eine düstere Zeit.

Da man als Selbständige ja seine eigene Absicherung ist, sind meine Reserven dann auch erst mal bis auf 0 geschrumpft. Da war guter Rat teuer. Ich biß in den sauren Apfel und musste mir, vorübergehend, wieder eine feste Stelle suchen. Das hab ich dann auch gemacht und bin in der Universität gelandet. Als Vorzimmerdame. Wer mich kennt, weiß welch Widerspruch in sich da schon drin steckt :-) Doch nun gut, ich hatte eine befristete Teilzeitstelle auf 2 Jahre und damit war mein Einkommen erst mal wieder gesichert.

Allerdings dauerte es nicht lang, bis ich krank wurde. Genau 6 Monate ging es gut. Mir wurde gesagt, ich solle nicht so schnell arbeiten, das sei hier nicht üblich (kein Scherz!), das Hauptgesprächsthema in den Büros war die letzte Folge von Deutschland sucht den Superstar (öhm, hab ich im Leben noch nicht gesehen) und was die Zicke aus dem Nebenbüro wieder für komische Klamotten anhat. Ich dachte anfangs echt, ich bin im falschen Film. So, als ob jemand gleich sagt, Klappe, danke, diese Filmsequenz müssen wir nochmal wiederholen.

Doch nein, ich war im richtigen Leben angelangt. Hier hatte man Autoriäten noch entsprechend zu würdigen und man legte einem Professor nicht einfach das Telefon auf, wenn er einen in völlig ungerechtfertigter Weise anbrüllte. Als mir das mal so ging, sagte ich dem Herrn am anderen Ende freundlich und sehr bestimmt, wenn er sich beruhigt habe und seine guten Manieren samt Kinderstube wieder gefunden hätte, könne er sich gern wieder melden. Meine Kollegin, die im Zimmer saß, ist fast vom Stuhl gefallen.

Oder als der Kanzler mit einer wirklich grottenhäßlichen Krawatte mir im Gang entgegenkam, rutschte mir das auch heraus. Er blieb stehen, nahm das herunterhängende Statussymbol mit zwei spitzen Fingern, sah es sich nochmal an und meinte dann “denken Sie wirklich? die ist vom Schnäppchenmarkt…” wir waren uns dann doch einig, dass das tatsächlich gar nicht geht. Und eine halbe Stunde später lief er dann mit einem neutralen Krawättchen herum.

Diese Begebenheiten und dass mein Chef immer zu mir ins Büro kam, sich über seinen Chef und diverse KollegInnen auskotzte und mich dann um Rat fragte, trugen nicht gerade zu meiner Beliebtheit bei. “die hält sich wohl für was ganz besonderes….” war der Tenor. Ach ja, ich kann Ihnen sagen, echt sein, ist manchmal wirklich schwierig. Am besten hab ich mich mit den Jungs von der EDV von Gegenüber verstanden, die waren dann immer meine letzte Rettung.

Selbständig gearbeitet hab ich in dieser Zeit nach wie vor. Ich hatte nach kurzer Zeit wieder 60-70 Stundenwochen und damit war klar, dass ich wieder gehen kann. Das hab ich dann auch gemacht. Und auch wenn es eine echt schräge und teilweise verletzende Zeit war, bin ich immer noch dankbar für die Stelle. Sie hat mir in einer für mich sehr schwierigen Zeit das Überleben gesichert.

Tja, und so ist die WissensAgentur erwachsen geworden. Die Freude am Lehren hab ich nie verloren und kann sie immer noch in meinen Seminaren und Vorträgen ausleben. Was für ein Glück ich doch habe, das tun zu können, was ich liebe. Auch wenn es manchesmal immer noch nicht einfach ist. Vor allem wenn Privates so sehr an einem zieht, wie der Tod meines Vaters und die weniger schönen familiären Konsequenzen.

Gut, dass einen das Leben in seinem Fortschreiten Gelassenheit lehrt. Die Fähigkeit steigt, Dinge anzunehmen, wie sie eben jetzt gerade sind und man aufhört immer zu erwarten, das alles läuft wie geplant. Es ist eine so große Freude für mich, meine KundInnen auf ihren Wegen zu begleiten und sich zu einem überaus freundschaftlichen Kontakt mit ihnen hin zu bewegen.

Ich glaube daran, dass es elementar wichtig ist, das zu lieben, was man tut und damit auch die Menschen wertzuschätzen, die einen damit beauftragen, Veränderungen zu bewirken. Es ist eine große Verantwortung für uns BeraterInnen und ich wünsche mir, dass diese Achtsamkeit noch viel mehr ins Geschäftsleben hineinfließt. Dass die Härte abnimmt und der starre Blick auf den Kommerz. Es sind die Menschen die zählen, sie schaffen die Werte. Das sollten wir nie vergessen.

15 Jahre WissensAgentur. 15 Jahre viele Menschen begleitet auf ihren Wegen. 15 Jahre voller Dankbarkeit und viel zu lachen, 15 Jahre das tun dürfen, was ich liebe. All das möchte ich gern mit Ihnen teilen und Ihnen ein kleines Präsent anbieten.

Nutzen Sie den Jubiläumsgutschein über 15 € von der WissensAgentur. Geben Sie dazu einfach bei der Anmeldung zu einem Vortrag oder Seminar die Gutscheinnummer J15WA an. Der Gutschein ist unbegrenzt gültig, darf beliebig oft weitergegeben werden und kann für alle Angebote der WissensAgentur einmal pro Person eingelöst werden.

Sie finden hier das aktuelle Vortrags- und Seminarangebot für den Herbst/Winter 2010. Feiern Sie mit mir, ich freu mich darauf Sie zu sehen! Und ich freu mich auf die nächsten 15 Jahre der WissensAgentur, die mit Sicherheit nicht langweilig werden :-)

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XING-Workshop – sinnvoll netzwerken

Sie sind vielleicht schon eine ganze Weile bei XING angemeldet. Doch wie nutzt man das jetzt richtig…? Und was hab ich überhaupt davon…?

Dieses und mehr werden wir im aktuellen XING-Workshop beantworten. Alles was Sie immer schon dazu fragen und wissen wollten:

  • Was bringt mir eine Mitgliedschaft bei XING? – als UnternehmerIn, Angestellte(r), FreiberuflerIn, Selbständige(r)
  • Soll ich zahlendes Premium-Mitglied werden oder reicht mir die kostenfreie Standard-Mitgliedschaft?
  • Wie knüpfe ich Kontakte die für mich sinnvoll sind?
  • Welche Möglichkeiten gibt es, sich zu positionieren?
  • Was sind Gruppen und wie kann ich Sie nutzen?
  • Welche Strategien sind beim Netzwerken in XING optimal?

Im Seminarhaus steht uns WLAN zur Verfügung! Daher ist es ideal, wenn Sie Ihr Laptop mitbringen. So können Sie gleich mit Ihrem eigenen Gerät direkt mitmachen und alles ausprobieren.

Ihre Referentin – Alexandra Graßler – ist bereits seit Ende 2004 Mitglied bei XING und kann Sie kompetent begleiten.

Alle Detail-Informationen zum Workshop sowie das Anmeldeformular finden Sie hier.

Wann:
28. Mai 2009 von 18 – 21 Uhr

Ort:
Weißes Haus der Hacker-Feinmechanik GmbH,
Wildenforster Str. 6, 94560 Offenberg-Neuhausen – Anfahrt

Ihre Investition:
statt 69,00 € nur 49,00 EUR – Einführungspreis!

Wir freuen uns auf einen interessanten Abend mit Ihnen!

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Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort. Hm, bloß welchen???

KucheWieso in der Küche die Lösung für Chaos im Büro liegen kann. Dieses Geheimnis und mehr werden wir in diesem Artikel lüften :-)

Bildquelle: Microsoft Online

Viele mühen sich mit GTD ab und trotzdem springt wie von Zauberhand oft alles wieder in Unordnung zurück. Das kann sehr frustrierend sein. Denn der Sinn z. B. einer Weekly Review sollte nicht wöchentliches Aufräumen sein. Doch woran liegt es nun, dass sich Papierstapel, gefühlte 5.000 rumfliegende Gegenstände und mehr immer wieder zu einem unerwünschten Stil-Leben zusammenfinden?

Meiner Erfahrung nach aus vielen Workshops, Telefontrainings (ja, auch das geht bei GTD :-) und Einzelcoachings im Selbstorganisationsbereich ist die Krux an vielen unaufgeräumten und chaotischen Büros oft ähnlich und hat mit den Grundlagen zu tun. Denn wie das so ist, werden die Basics zwar registriert, jedoch nicht klar umgesetzt. Und dann kommt sowas ähnliches raus, wie ein Haus, bei dem man mit dem Dachboden anfangen will. Wird wohl nix werden.

Dann wollen wir mal zu den Basics zurückkehren. Und diese finden sich für mich nicht unbedingt bei GTD sondern noch ein Feld davor, bei Kaizen. Wenn Ihnen das jetzt nicht viel sagt, spielt das keine Rolle. Denn wir werden uns in diesem Beitrag nur auf eine einzige Maxime daraus konzentrieren:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort.

Dies ist ein ganz zentraler Schlüsselsatz um Organisation lebbar zu machen. Klar, werden nun vielleicht manche sagen, das ist ja völlig logisch und das soll jetzt die Lösung sein…? Die Frage ist eben, wie konsequent dieses Prinzip tatsächlich umgesetzt wird.

Wer sich beispielsweise angewöhnt hat, seinen Autoschlüssel immer an der gleichen Stelle aufzubewahren, weiß wieviel Suchzeiten diese kleine Maßnahme einspart. Ganz abgesehen von Panikanfällen und Adrenalinstößen, die einen durchströmen, wenn man mal wieder keinen Plan hat, wo denn der verflixte Schlüssel hingekommen ist. Zu wissen wo etwas hingehört und es sich dann auch dort befindet, macht den Unterschied aus.

Wenn Sie nun mal einen dieser üblichen Tage im Büro in Gedanken durchgehen, dann geht bestimmt eine große Zahl von Papieren und Gegenständen durch Ihre Hände. Manches davon verschwindet in Ablagen, Ordnern u.ä. und anderes eben nicht. Und genau das ist das Baumaterial der Unordnungsberge. Denn wir haben nun mal wenig Zeit.

Und wenn ich ständig viele Projekte jonglieren muss, dann hab ich keine Zeit zum Nachdenken, wo denn nun dieses oder jene Papier hingehören könnte, sprich seinen Platz hat. Also wird es – mal eben schnell – dort abgelegt, wo mein Blick grad hinfällt. Häufig noch mit dem Gedanken, ‘das darf ich nicht aus den Augen verlieren’, denn ich muss ja noch was damit machen.

Eine weitere Variante ist, dass mir schon so ungefähr klar wäre, wo denn dieses Papier hingehört, doch der Ordner ist bereits überfüllt, es ist kein Platz mehr im Schrank und dann landet die Mappe – mal eben schnell – wahlweise auf dem Boden, dem zweiten Schreibtisch, dem Fensterbrett oder, oder, oder (hier Ihre beliebtesten Lagerplätze einsetzen :-)

Gut, dann wollen wir uns mal in Richtung Lösung bewegen. Wenn wir beginnen über Orte nachzudenken und zu definieren, setzen wir damit einen wichtigen Gedankenprozess in Gang. Wird dieser immer wieder angestoßen, werden sich Routinen und Automatisierungen immer schneller ergeben und uns damit das Leben erleichtern.

Als Metapher dazu wollen wir uns in die Küche bewegen. Dort wird das Prinzip des einen Ortes meist ganz automatisch gelebt. Denn Sie werden Ihre Töpfe, Ihr Besteck, Ihre Tassen u.ä. wahrscheinlich immer im gleichen Schrank, Fach oder Schublade aufbewahren. Es wird kaum vorkommen, dass Sie Ihre Löffel mal in den Oberschrank legen und die Tassen in die unteren Eckschränke stellen. Hier kommt uns eine “Ort-Ordnung” vollkommen natürlich und logisch vor.

Wenn man einen genaueren Blick darauf wirft, dann werden die Gegenstände die häufig gebraucht werden, in Griffweite sein und alles andere ein Stück dahinter, weiter unten usw. Die Griffweite wiederum lässt sich zudem nach dem Zweck des Gebrauches definieren. Z.B. werden Backbleche oft in einer Schublade direkt unter dem Backofen aufbewahrt, Tassen in der Nähe der Kaffemaschine oder Wasserkochers. Desweiteren werden Sie kaum alle Geräte die Sie in der Küche so haben, z.B. einen Entsafter, den Reiskocher, Quirl und was es sonst noch so gibt sichtbar rumstehen lassen. Erst wenn Sie sie benötigen, werden sie herausgenommen.

So, und wie sieht es nun in einem Büro aus, wenn man mit diesem Blick aus der Küche mal näher hinsieht? Da geht’s schon am Schreibtisch los, dass dort ein Locher, ein Tacker, ein Stiftebehälter der übergeht, Büroklammerdose, Schere, Tesafilm, Markerstifte, Taschenrechner, Schlüssel, Brotzeit, Stempel, Fotos, Post-it-Block, Kalender, Visitenkarten, Handy, Ladegerät, Zettel usw. herumliegen und -stehen.

Schreibtischchaos

Sie mögen nun sagen, oh Gott, wie kann man da nur arbeiten? Doch ich trau mich wetten, wenn ich unangekündigt bei Ihnen tagsüber reinschneien würde und dann in Fotos den grad sichtbaren Zustand festhalte, dann sieht es bei 95 % aller Arbeitsplätze ähnlich aus. Das ist meine ganz persönliche Erfahrung aus vielen Jahren Workshops in diesem Bereich. Und um das hier gleich mal richtig zu stellen, das ist keine Schelte, sondern einfach nur ein Feststellen dessen, was gerade ist. Und dann lässt sich damit arbeiten.

OK, wie kann ich nun anfangen das Chaos zu lichten? Lassen Sie uns dazu das Prinzip aus der Küchenordnung

was ich selten brauche ist gut verstaut

näher ansehen. Dies beginnt bereits mit einer Definition dessen, was “selten” bzw. “häufig” überhaupt ist. Wenn Sie während Ihrer Arbeit am Schreibtisch mehrmals am Tag Ihren Locher brauchen, dann hat er einen Platz auf dem Schreibtisch verdient. Sollten Sie ihn jedoch nicht täglich benötigen, dann hat er sozusagen keine Berechtigung den kostbaren Platz an Ihrem Schreibtisch zu belegen. Und daher sollte er z.B. in einer Schublade des Rollcontainers untergebracht werden.

Das Problem das sich jetzt dabei ergeben könnte: beim Öffnen der Schublade des Rollcontainers fliegt hier alles kreuz und quer und ist überhaupt schon wegen Überfüllung geschlossen. Was genau sich hier so alles finden würde, weiß man selten aus dem Gedächtnis… Dann hat der Locher hier also auch kein gutes zuhause.

Hm, bevor Sie an dieser Stelle gleich frustriert aufgeben noch mal der wichtige Hinweis: Wir schauen uns im Moment nur den Ist-Zustand an. Wir überlegen uns wo ein Ding einen und seinen Platz haben könnte. Noch wird nix geräumt. Daher können Sie ganz ruhig bleiben :-)

Wenn Sie nun den Inhalt der Schublade Ihres Rollcontainers näher betrachten und wiederum aus dem Blickwinkel der Häufigkeit des Gebrauchs draufsehen, werden sich hier etliche Gegenstände finden, die diesen Platz nicht verdient haben. Denn alles an Stauraum, der sich nah an Ihrem Arbeitsplatz befindet, sollte nur wirklich Benötigtes enthalten und kein Massengrab sein.

Damit ist die nächste Frage, wo diese Gegenstände einen guten Platz finden können. Vielleicht in einem der Schränke, der in Ihrem Büro steht. Sollten Sie nach einem einzigen Blick darauf abwinken, weil auch hier überhaupt kein Platz ist, ist es eben genau deswegen interessant, hinzuschauen. Denn nach diesem Spielchen rückwärts, was wir angefangen haben bei einem Locher auf dem Schreibtisch, bishin zu keinem Platz im Schrank, sind wir nun an einem wichtigen Punkt angelangt:

Unordnung herrscht in vielen Büros deswegen, weil schlichtweg kein Platz vorhanden ist.

An dieser Stelle gibt es meist zwei Reaktionen: Entweder es wird hier frustriert aufgegeben, da ja kein Geld und Raum zur Verfügung steht für neue Möbel oder es werden Kataloge gewälzt um vielleicht doch noch ein neues Regal zu ordern.

Doch auch an diesem Punkt gilt nach wie vor die Regel: Wir sind erst mal nur am Schauen. Es ist wie eine Entdeckungsreise ins Land dessen, was gerade ist. Und das bedeutet auch hier wieder genaues hinschauen. Wussten Sie, dass Sie durchschnittlich 25 % dessen, was sich in Ihren Schränken befindet ausmisten können? Und dass ein weiterer Teil von ca. 25 % gar nichts in Ihrem Büro zu suchen hat, sondern in ein Archiv gehört?

Damit belegen – rein rechnerisch – die Hälfte aller Unterlagen einen Platz, den sie gar nicht verdient haben. Das sind statistische Durchschnittswerte. In meiner täglichen Arbeit erlebe ich oft, dass es noch mehr ist. Es ist nun allerdings selten offensichtlich, welcher der Ordner nun berechtigt im Schrank stehen darf und welcher nicht. Was die Entscheidung darüber erschwert, nach welchen Gesichtspunkten ausgesondert werden soll.

Bei Ordnern jedoch gibt es dazu einen netten Trick, den Sie ja mal ausprobieren können. Kleben Sie einfach ein Stück Tesafilm über die Grifflöcher, an denen Ordner aus dem Schrank gezogen werden. Machen Sie dies bei allen, die im Schrank/Regal stehen. Sollten Sie nun einen der Ordner benötigen, werden Sie zwangsläufig den Tesa abnehmen, um ranzukommen. Lassen Sie mal vier Wochen vergehen und schauen dann nach, welche Ordner immer noch verklebt sind. Das bedeutet ganz klar: Dort haben Sie 4 Wochen lang nicht reingesehen. Wenn Sie einen weiteren Monat verstreichen lassen und dann wieder überprüfen, werden Sie feststellen, dass es immer noch Ordner gibt, die den Tesafilm dran haben.

Und dieser Zeitraum sollte jedem klar machen, dass hier kostbarer Platz im Büro belegt wird, von Informationen die Sie seit acht Wochen nicht benötigt haben (!). Wer sichergehen will, kann gern noch einen weiteren Monat anhängen, dann haben Sie ein Quartal zusammen. Spätestens jetzt ist klar, diese Ordner gehören in ein Archiv und damit ausgelagert.

Und bevor Sie ausgelagert werden, lohnt sich ein Blick hinein, ob denn dort tatsächlich Informationen zu finden sind, auf die wir jemals wieder zurückgreifen werden. Falls nicht Aufbewahrungsfristen dagegen sprechen, lohnt die Überlegung, was passieren würde, wenn mir ausgerechnet dieser Ordner gestohlen würde. Sollte Ihnen darauf keine Antwort einfallen, ist die Frage essentiell, was dann letztlich der Grund dafür ist, dies aufzuheben.

Wir sind nun auf unserer Reise im Archiv/Keller angelangt. Wenn es hier noch Platz gibt, können Sie beginnen die identifizierten Ordner auszulagern und damit Platz in Ihrem Büro zu schaffen. Falls es in Ihrem Archiv keinen Platz mehr gibt, gilt auch hier: erst mal hinschauen, was dort alles an Schätzen lagert. Alles was aufgehoben wird, sollte dazu einen klaren Grund liefern. Und wenn dieser nicht vorhanden ist, stellt sich als nächstes die Frage von oben: Was passiert, wenn mir genau dies gestohlen würde. Gibt es darauf keine wirklich ernsthafte Antwort: weg damit.

Die Kaskade nun in der umgekehrten Richtung gedacht: Sobald Raum ist, etwas auszulagern (sprich vom Büro ins Archiv) ist auch Raum da, im Büro etwas umzulagern usw. bis hin zum eigenen Schreibtisch.

Sie können im Kleinen damit beginnen, sich immer mal wieder zu fragen, wo denn der eine Platz für diesen Gegenstand/Ordner/Information wäre. Und diesen auch mal – wie auf Probe – ausprobieren. Behalten Sie immer wieder den Merksatz im Kopf:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort

Kaizen und später GTD ist eine Art zu denken und die Dinge neu zu betrachten. Lebbare Ordnung speist sich aus Platz und Routinen. Und diese wiederum aus Klarheit über die Abläufe. Also schauen Sie einfach hin. Nehmen Sie wahr und fragen sich immer wieder, wo etwas einen guten Ort hat und warum Sie etwas aufheben.

Wenn Sie dabei Unterstützung haben möchten, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Denn man sollte es kaum glauben, doch es gibt Menschen wie mich die das Chaos als Ausgangssituation faszinierend finden :-)

Wer mal gucken will, bei flickr hab ich ein paar Fotos hochgeladen, die zeigen was sich tut, wenn MitarbeiterInnen ausmisten. Hier zu finden. Und ein paar Vorher-Nachher-Impressionen.

Das ist Teil der Tagesworkshops, die richtig Laune machen und nachhaltige Wirkung zeigen. Denn interessanterweise gibt es nach den Workshops Inseln der Ordnung die sich ausbreiten. Es scheint eben auch bei Ordnung eine ansteckende Wirkung zu geben :-)

Und das ist kein Einzelphänomen, sondern eher übliche Praxis, die nach den Seminaren entsteht. Es können komplette Regale neu verwendet werden, in den Büros ist Platz für die tägliche Arbeit und es wird wieder alles gefunden. Ach ja, ich liebe meinen Job :-)

Wer auch mal will, kann mich unter info@wissensagentur.net erreichen. Das ganze lässt sich in Tagesworkshops mit ganzen Abteilungen und genauso in Einzelcoachings verwirklichen. Freu mich schon auf neue Chaos-Felder :-)

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Politik 2.0 – ein Blogseminar mit der FES

Wir sitzen hier gerade in Köln und unterhalten uns über die Möglichkeiten die Politikblogs für die KommunalpolitikerInnen bietet.

Das Seminar wird durch die FES angeboten und findet regen Zuspruch.

Uns werden im Laufe des morgigen Tages verschiedenste Themen beschäftigen:

  • Wie finde ich Blogs?
  • Was macht einen guten Blog aus?
  • Wie lässt sich das technisch umsetzen?

Wenn auch Sie Interesse haben, das Seminar wird nächstes Jahr wieder durch die Kommunalakademie der FES NRW aufgelegt.

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Workshop: biographische Schreibwerkstatt für Frauen – ein Schnuppertag

Mit der Schreibwerkstatt erfülle ich mir selbst einen langgehegten Traum. Sozusagen ein Schläfer meiner Vielleicht-Irgendwann-Liste :-)

Hier die Kurzbeschreibung des Schnuppertages – biographische Schreibwerkstatt für Frauen:

Bildquelle: Microsoft Online

Schreiben war von je her ein Mittel des Selbstausdrucks. Im Schreiben fließen die Gedanken und ermöglichen uns so den Zugang zu unserer inneren Welt.

Wir können beim Schreiben Erlebnisse verarbeiten, neues kreieren, spannende Welten schaffen und uns selbst auf eine Art näher kommen, wie es sonst kaum möglich ist.

Vor allem biographisches Schreiben kann uns einen neuen Zugang zu unserem Leben ermöglichen.

Dieser Schnuppertag ist für Frauen gedacht, die sich gern auf diesem Weg mit Ihrem Leben auseinandersetzen möchten. Alle näheren Detail-Informationen zum Inhalt finden Sie hier.

Wann:
Samstag 13. Dezember 2008 von 10:00 – 18:00 Uhr

Wo:
Seminarhaus an der Lichtung von Andreas und Andrea Himmelstoß in Fürstenstein – Anfahrtsbeschreibung

Anmeldung:
Information und Anmeldeformular

Investition:
Sie können bei freier Selbsteinstufung einen Preis wählen im Bereich von 70 – 100 €.

Es sind nur noch wenige Plätze frei. Nutzen Sie diese Möglichkeit und machen den diesjährigen Advent zu einer kleinen Reise in Ihr Leben. Ich freue mich auf Sie!

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