Artikel-Schlagworte: „Kaizen“

Der Zeigarnik-Effekt oder warum Sie Ihre Schubladen schließen sollten

Haben Sie sich schon mal blaue Flecken von offenen Schubladen, Kanten und Ecken von Möbeln geholt? Dass das ganz schön schmerzhaft sein kann, weiß ich aus eigener Erfahrung. Wenn Sie nun denken, nanu, gehts hier seit neuestem um Möbel, kann ich Sie beruhigen.

Bildquelle: BirgitH  / pixelio.de

Zeigarnik-Effekt

Das Bild mit den offenen Schubladen hat mit dem sog. Zeigarnik-Effekt zu tun. Die russische Psychologin Bljuma Wulfowna Seigarnik hatte als erste entdeckt, dass man Aufgaben die unerledigt sind, besser erinnert, als abgeschlossene.

Will heißen, wenn Sie einiges an unerledigten Aufgaben haben, dann sind das jede Menge offener Schubladen in Ihrem Kopf. Jedesmal wenn Sie quasi an diese Schublade rempeln, fällt Ihnen die noch nicht erledigte Sache ein. Was weiter bedeutet, wenn Sie eine laaaaange Liste an offenen To-Dos haben, ist bereits jede Menge Ihrer Gedanken damit ausgefüllt, die ganzen Schubladen offen zu lassen und sich an die zugehörige Aufgabe zu erinnern.

Das gibt es dann in verschiedenen Abstufungen. Z.B. wenn Ihnen siedend heiß einfällt, dass Sie diesen Anruf vergessen haben, und das nur eines von gefühlten 8.349 Dingen ist, dann haben Sie – bei niedrigem Blutdruck – eine tolle Art gefunden, Ihren Kreislauf in Schwung zu halten ;-)

Oder Ihnen geht eine unangenehme schriftliche Angelegenheit immer wieder durch den Kopf, bei der Sie dran wären mit antworten oder Sie schieben möglicherweise schon eine ganze Weile einen lästigen Bericht vor sich her, der mit steigendem Termindruck auch nicht angenehmer wird.

Und so beschäftigen wir uns munter mit Dingen die wir noch nicht erledigt haben, was jedoch nicht unbedingt dazu führt, dass wir sie dann auch endlich abarbeiten. Es scheint, dass jeder so seine ganze persönliche Art von Schubladen hat, die er gern offen stehen lässt. Bei dem einen mögen es unerledigte Mails oder Rückrufe sein, bei der anderen schriftliche Stellungnahmen und Berichte und beim dritten ist es alles was mit Zahlen zu tun hat.

Ob es sich dabei nun um große oder kleine Schubladen, pardon natürlich Aufgaben handelt, eines haben sie alle gemeinsam: so lange sie offen stehen, steht uns nur ein Teil unserer Gedankenkraft und -konzentration zur Verfügung, denn es bedarf auch Anstrengung, sich an alle offenen Schubladen zu erinnern.

Und auf der anderen Seite?

Wollen wir doch mal einen Blick auf das gegenteilige Szenario werfen. Wie haben Sie sich gefühlt, als Sie das letzte Mal eine Sache, die Sie schon ewig vor sich hergeschoben haben, endlich erledigt haben, endlich diese vermaledeite Schublade zugemacht haben?

Das ist im Normalfall ein Gefühl der Erleichterung und Befreiung. Und beides trifft zu. Denn je mehr Schubladen wir schließen, um so mehr können wir uns wieder auf Anderes konzentrieren oder sogar auf kreative und neue Gedanken kommen.

Schubladen-Schließ-Strategien

Wie lässt sich nun mit dieser Angelegenheit umgehen? Wenn es Ihnen nichts ausmacht oder egal ist, dass Sie ständig im Zickzackkurs durch Ihr Gehirn wandern um den Kanten und Ecken auszuweichen, dann können Sie hier aufhören zu lesen und Ihren Parcour weiter üben :-) Wenn Sie jedoch eine persönliche Schubladen-Schließ-Strategie suchen, dann lassen Sie uns dazu verschiedene Ansätze durchgehen.

Der Nachtwächter

Ähnlich wie bei einem abendlichen Rundgang durchs Haus, bei dem Fenster und Türen nochmal kontrolliert werden, lässt sich ein Ritual schaffen, bei dem täglich oder wöchentlich alle offenen Aufgaben gelistet und mit dem nächsten Schritt festgelegt werden. Dieser nächste Schritt sollte ein baby-step sein und kein Riesenaufwand. Denn die wenigsten Menschen mögen  unüberschaubare Tätigkeiten.

Sie können bei diesem gedanklichen Rundgang durch Ihre offenen Schubladen auch auf die Idee kommen, dass Sie manches davon gar nicht bearbeiten müssen oder wollen und können damit die Schublade auch sofort schließen. Nicht jede unerledigte Aufgabe muss auch wirklich erledigt werden. Manchmal ist es besser, sich von der Erledigung zu verabschieden, einen Haken dranzusetzen und die Schublade zuzuknallen.

Lassen Sie sich von der Menge an Schubladen nicht überwältigen, die Ihnen begegnen mögen, wenn Sie als Ihr eigener Nachtwächter durch die Gänge streifen. Hier geht es um das Ritual, das regelmäßig zu machen. Wer sich genügend blaue Flecken geholt hat, dem fällt ein Nein bei der nächsten Anfrage, die bei der ältesten Kommodo womöglich die Schublade öffnet, um einiges leichter.

Darum gehts nämlich auch, sich immer wieder bewusst machen, was alles zu tun ist, verbunden mit der Erkenntnis, dass der Tag nunmal nicht mehr als 24 Stunden hergibt.

Sie werden dadurch beginnen, besser auf Ihre Kräfte zu achten.

Der Psychiater

Eine weitere interessante Strategie ist, sich mal genauer anzusehen, was für Arten von Schubladen wir denn gern immer wieder offen lassen. Sind es Gespräche, die wir führen müssten und schieben? Lassen Sie gern regelmäßig zu erstellende Aufstellungen und Zahlenkolonnen liegen? Fallen Ihnen immer wieder mal Termine durch’s Raster? Was sind Ihre Hauptschubladen?

Machen Sie doch mal gedankliche oder auch wirklich Strichlein, wenn Ihnen Ähnlichkeiten auffallen und wenn Sie Ihren Schubladentyp ausgemacht haben, dann legen Sie ihn auf die Couch. Werden Sie zu Ihrem eigenen Schubladen-Psychiater.

Was genau ist das Gemeinsame? Was für ein Gefühl taucht da aus der Schublade auf? Eine peinigende Angst, Fehler zu machen? Oder ein bockiger Widerstand, der sich einfach quer stellen muss um nicht das zu tun, was man ihm sagt? Ist es vielleicht ein nagendes Gefühl der Unsicherheit? Oder ein Gefühl der maßlosen Erschöpfung und Überforderung?

Denken Sie daran, dass Sie nur in die Schublade hineinsehen, nicht anfassen und gleich mitfühlen, nur gucken. Und wenn Sie sich das Innere jetzt so ansehen, fragen Sie sich als Schubladen-Psychiater doch mal, was ein gangbarer Schritt wäre, um die Aufgabe trotz allem ein wenig mehr zu erledigen und die Schublade damit ein Stückchen mehr zu schließen.

Wichtig ist wiedermal, der Blick auf den babystep. Wir suchen die kleinen Schritte, nicht die Siebenmeilengänge. Wenn Sie z.B. Mails erst oft spät beantworten, weil Sie in dem Moment in dem sie eingeht, (gefühlt) noch nicht perfekt antworten können, dann überlegen Sie ob Sie sich nicht eine Teilbeantwortung angewöhnen können. Und überlegen Sie die Form jetzt als Schubladen-Psychiater, der von außen gucken und Möglichkeiten ausprobieren kann.

Dieses Schauen von außen bietet Ihnen den Abstand, den Sie brauchen um in eine Handlung zu gelangen. Und als Psychiater wissen Sie auch, dass das gefühlte Innere der Schublade, nicht unbedingt etwas mit der jetzigen Situation zu tun haben muss, sondern in diesem Schubladentyp eben schon sehr lange schlummert.

Was das genau ist, muss man gar nicht unbedingt wissen, nur den Gedanken im Kopf behalten, dass die Situation heute bewältigbar ist, weil Sie viel mehr Wissen und Erfahrung haben als zu der Zeit als die Kommode mit diesem Schubladentyp in Ihrem Kopf erstellt wurde.

Sie werden dadurch beginnen, Emotionen mit Abstand betrachten zu können und damit zu einer prompteren Handlung gelangen.

Der Schreiner

Können Sie sich noch an die Werbung der Handwerkskammer von vor einigen Jahren erinnern? “Nur ein Schreiner kann eine Frau glücklich machen” Heute wollen wir uns im Rahmen der Schubladen-Schließ-Strategien noch als Schreiner unsere Schubladen näher ansehen und uns damit selbst glücklich machen.

Vielleicht sind die offenen Schubladen bei Ihnen auch gleichzeitig die schwersten und wuchtigsten. Möglicherweise auch welche, die sich immer sperren und nicht zugehen wollen. Was übertragen auf den Inhalt bedeutet, dass wir oft den Fehler machen, große Aufgaben nicht zu teilen, sprich auf kleinere Schubladen aufzuteilen. Oder wir stolpern immer über die gleiche Wissenslücken und da wird’s natürlich sperrig.

Die Lösung kann hier einfach bedeuten, bestehende Aufgaben aufzuteilen und sich bewusst zu machen, dass auch Teilschritte Erfolge sind und damit Schubladen geschlossen werden können. Und zum anderen es meistens Sinn macht, uns über fehlenden Eigenkompetenzen klar zu werden, sich Informationen darüber zu holen, wie sich diese Lücken schließen lassen und damit den Schubladen wieder wachsweichen Schwung beim Schließen zu geben.

Sie werden dadurch beginnen, auf die Maße Ihrer Aufgaben und fehlenden Bestandteile zu achten und wie sich das fachgerecht ändern lässt.

Zusammenfassende Empfehlungen zum Ausprobieren:

  • Schaffen Sie sich einen festen Zeitpunkt, an dem Sie wie ein Nachtwächter durch Ihre Schubladenlandschaft gehen und sich über die Anzahl einen Überblick verschaffen. Entscheiden Sie, welche Schubladen Sie schließen können, auch wenn zugehörige Aufgabe nicht erledigt ist. Und bestimmen Sie bei anderen babysteps, die bewältigbar sind.
  • Legen Sie Ihre häufigen Schubladentypen auf die Couch und schauen sich wie als Psychiater von außen den – meist emotional aufgeladenen – Inhalt an. Überlegen Sie Teilerledigungsmöglichkeiten, die Sie sich angewöhnen und standardisieren können. Machen Sie sich immer wieder klar, dass das Monster, das Ihnen da aus der Schublade entgegenblicken mag, möglicherweise früher unter Ihrem Bett gewohnt hat und Sie heute ganze andere Superkräfte besitzen als damals.
  • Bringen Sie große und wuchtige Schubladen als Ihr persönlicher Schreiner auf ein kleineres Format und teilen Sie die Aufgaben. Schmieren Sie Ihre Schubladen in dem Sie sich Wissen und Kompetenz dort aneignen, wo’s immer wieder hakt. Sie müssen nicht alles sofort wissen, doch Sie werden merken, das Wissen, dass Sie sich erwerben, macht Sie unabhängiger, freier und sicherer. Dann klappt’s auch irgendwann mit den verklemmtesten Schubladen :-)

Wenn Sie es geschafft haben, regelmäßiger offene Schubladen zu schließen, dann werden Sie den Schwung spüren, die diese Lösung mit sich bringt. Baden Sie in diesem Gefühl. Werden Sie ein klein wenig süchtig danach, es immer und immer wieder haben zu wollen. Dann werden Ihnen die Inhalte Ihrer Schubladen vielleicht auch noch Ängste bereiten, doch Sie werden immer besser damit umgehen lernen.

Was Sie dabei trainieren ist Ihre Fähigkeit der Selbstermächtigung. Sie erleben sich als Problemlöser und werden dadurch sicherer in dem Wissen, dass Sie alles was kommt, bewältigen werden. Das gibt Ruhe und Gelassenheit.

Und jetzt interessieren mich natürlich Ihre Schubladen-Schließ-Strategien. Wie gehen Sie mit Ihren Kommoden im Kopf um?

flattr this!

Aktueller Stand in Sachen Abmahnung, die I-Know in Graz und Urlaub

Aktueller Stand in Sachen Abmahnung

Nachdem der letzte Blog-Beitrag so große Resonanz hervorgebracht hat, an dieser Stelle ein riesengroßes Dankeschön, an alle, die dazu beigetragen haben, den Artikel zu verbreiten!!!

Das ist auch ein Grund warum die virtuelle Welt für mich so wertvoll ist, denn diese große Hilfsbereitschaft und Anteilnahme ist einfach nur klasse. Daher nochmal DANKESCHÖÖÖÖÖN!!

Es hat sich inzwischen aufgrund der Bekanntmachung noch eine weitere Dame gemeldet, die zum Begriff Büro-Kaizen ebenfalls abgemahnt worden ist.

Inzwischen ist die Zeitschiene in der das alles passiert auch immer interessanter und lässt den ganzen Kram noch mehr in die Richtung Abzocke rutschen…

Oktober 2008
Marke eingetragen und veröffentlicht

März 2009
Widerspruchsfrist abgelaufen und veröffentlicht

so und schon geht’s los….
April 2009
mein erster Kunde wurde abgemahnt
hier dürfte auch Jürgen Kurz die Abmahnung bekommen haben

Juni 2009
mein zweiter Kunde wurde abgemahnt
ich hab meine Abmahnung bekommen

Man sieht also, da wurde keine Zeit verschenkt…Die Dame, die sich bei mir gemeldet hat, hat auch zeitnah die nette Post bekommen.

Und daher nochmal meine Bitte, wer ebenfalls in dieser Sache abgemahnt worden ist oder jemanden kennt, bitte bei mir melden. Am einfachsten per Mail.

So, und jetzt noch eine erfreuliche Sache (zumindest für mich :-) Die WissensAgentur macht Urlaub. Ja, ich kann’s selbst kaum glauben, doch ich werd mich heute noch auf die Socken machen.

Vortrag beim Wissenstag der I-KNOW in Graz

Allerdings erstmal nach Graz. Dort findet zum 9. Mal vom 2.9. bis 4.9.  die I-KNOW statt. Im Rahmen dieses internationalen Wissensmanagement-Kongresses gibt es am 2.9. den Wissenstag Österreich 2009 mit Vorträgen zum Thema “WissensarbeiterInnen”.

Dort habe ich die Ehre und Freude einen der Praxis-Vorträge zu halten. Es geht um “Ideenmanagement mit Kaizen“. Wenn jemand vor Ort sein sollte, freue mich über eine Kontaktaufnahme!

Ansonsten bin ich ab 14. September wieder erreichbar und wünsche allen einen schönen Sommerausklang.

flattr this!

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort. Hm, bloß welchen???

KucheWieso in der Küche die Lösung für Chaos im Büro liegen kann. Dieses Geheimnis und mehr werden wir in diesem Artikel lüften :-)

Bildquelle: Microsoft Online

Viele mühen sich mit GTD ab und trotzdem springt wie von Zauberhand oft alles wieder in Unordnung zurück. Das kann sehr frustrierend sein. Denn der Sinn z. B. einer Weekly Review sollte nicht wöchentliches Aufräumen sein. Doch woran liegt es nun, dass sich Papierstapel, gefühlte 5.000 rumfliegende Gegenstände und mehr immer wieder zu einem unerwünschten Stil-Leben zusammenfinden?

Meiner Erfahrung nach aus vielen Workshops, Telefontrainings (ja, auch das geht bei GTD :-) und Einzelcoachings im Selbstorganisationsbereich ist die Krux an vielen unaufgeräumten und chaotischen Büros oft ähnlich und hat mit den Grundlagen zu tun. Denn wie das so ist, werden die Basics zwar registriert, jedoch nicht klar umgesetzt. Und dann kommt sowas ähnliches raus, wie ein Haus, bei dem man mit dem Dachboden anfangen will. Wird wohl nix werden.

Dann wollen wir mal zu den Basics zurückkehren. Und diese finden sich für mich nicht unbedingt bei GTD sondern noch ein Feld davor, bei Kaizen. Wenn Ihnen das jetzt nicht viel sagt, spielt das keine Rolle. Denn wir werden uns in diesem Beitrag nur auf eine einzige Maxime daraus konzentrieren:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort.

Dies ist ein ganz zentraler Schlüsselsatz um Organisation lebbar zu machen. Klar, werden nun vielleicht manche sagen, das ist ja völlig logisch und das soll jetzt die Lösung sein…? Die Frage ist eben, wie konsequent dieses Prinzip tatsächlich umgesetzt wird.

Wer sich beispielsweise angewöhnt hat, seinen Autoschlüssel immer an der gleichen Stelle aufzubewahren, weiß wieviel Suchzeiten diese kleine Maßnahme einspart. Ganz abgesehen von Panikanfällen und Adrenalinstößen, die einen durchströmen, wenn man mal wieder keinen Plan hat, wo denn der verflixte Schlüssel hingekommen ist. Zu wissen wo etwas hingehört und es sich dann auch dort befindet, macht den Unterschied aus.

Wenn Sie nun mal einen dieser üblichen Tage im Büro in Gedanken durchgehen, dann geht bestimmt eine große Zahl von Papieren und Gegenständen durch Ihre Hände. Manches davon verschwindet in Ablagen, Ordnern u.ä. und anderes eben nicht. Und genau das ist das Baumaterial der Unordnungsberge. Denn wir haben nun mal wenig Zeit.

Und wenn ich ständig viele Projekte jonglieren muss, dann hab ich keine Zeit zum Nachdenken, wo denn nun dieses oder jene Papier hingehören könnte, sprich seinen Platz hat. Also wird es – mal eben schnell – dort abgelegt, wo mein Blick grad hinfällt. Häufig noch mit dem Gedanken, ‘das darf ich nicht aus den Augen verlieren’, denn ich muss ja noch was damit machen.

Eine weitere Variante ist, dass mir schon so ungefähr klar wäre, wo denn dieses Papier hingehört, doch der Ordner ist bereits überfüllt, es ist kein Platz mehr im Schrank und dann landet die Mappe – mal eben schnell – wahlweise auf dem Boden, dem zweiten Schreibtisch, dem Fensterbrett oder, oder, oder (hier Ihre beliebtesten Lagerplätze einsetzen :-)

Gut, dann wollen wir uns mal in Richtung Lösung bewegen. Wenn wir beginnen über Orte nachzudenken und zu definieren, setzen wir damit einen wichtigen Gedankenprozess in Gang. Wird dieser immer wieder angestoßen, werden sich Routinen und Automatisierungen immer schneller ergeben und uns damit das Leben erleichtern.

Als Metapher dazu wollen wir uns in die Küche bewegen. Dort wird das Prinzip des einen Ortes meist ganz automatisch gelebt. Denn Sie werden Ihre Töpfe, Ihr Besteck, Ihre Tassen u.ä. wahrscheinlich immer im gleichen Schrank, Fach oder Schublade aufbewahren. Es wird kaum vorkommen, dass Sie Ihre Löffel mal in den Oberschrank legen und die Tassen in die unteren Eckschränke stellen. Hier kommt uns eine “Ort-Ordnung” vollkommen natürlich und logisch vor.

Wenn man einen genaueren Blick darauf wirft, dann werden die Gegenstände die häufig gebraucht werden, in Griffweite sein und alles andere ein Stück dahinter, weiter unten usw. Die Griffweite wiederum lässt sich zudem nach dem Zweck des Gebrauches definieren. Z.B. werden Backbleche oft in einer Schublade direkt unter dem Backofen aufbewahrt, Tassen in der Nähe der Kaffemaschine oder Wasserkochers. Desweiteren werden Sie kaum alle Geräte die Sie in der Küche so haben, z.B. einen Entsafter, den Reiskocher, Quirl und was es sonst noch so gibt sichtbar rumstehen lassen. Erst wenn Sie sie benötigen, werden sie herausgenommen.

So, und wie sieht es nun in einem Büro aus, wenn man mit diesem Blick aus der Küche mal näher hinsieht? Da geht’s schon am Schreibtisch los, dass dort ein Locher, ein Tacker, ein Stiftebehälter der übergeht, Büroklammerdose, Schere, Tesafilm, Markerstifte, Taschenrechner, Schlüssel, Brotzeit, Stempel, Fotos, Post-it-Block, Kalender, Visitenkarten, Handy, Ladegerät, Zettel usw. herumliegen und -stehen.

Schreibtischchaos

Sie mögen nun sagen, oh Gott, wie kann man da nur arbeiten? Doch ich trau mich wetten, wenn ich unangekündigt bei Ihnen tagsüber reinschneien würde und dann in Fotos den grad sichtbaren Zustand festhalte, dann sieht es bei 95 % aller Arbeitsplätze ähnlich aus. Das ist meine ganz persönliche Erfahrung aus vielen Jahren Workshops in diesem Bereich. Und um das hier gleich mal richtig zu stellen, das ist keine Schelte, sondern einfach nur ein Feststellen dessen, was gerade ist. Und dann lässt sich damit arbeiten.

OK, wie kann ich nun anfangen das Chaos zu lichten? Lassen Sie uns dazu das Prinzip aus der Küchenordnung

was ich selten brauche ist gut verstaut

näher ansehen. Dies beginnt bereits mit einer Definition dessen, was “selten” bzw. “häufig” überhaupt ist. Wenn Sie während Ihrer Arbeit am Schreibtisch mehrmals am Tag Ihren Locher brauchen, dann hat er einen Platz auf dem Schreibtisch verdient. Sollten Sie ihn jedoch nicht täglich benötigen, dann hat er sozusagen keine Berechtigung den kostbaren Platz an Ihrem Schreibtisch zu belegen. Und daher sollte er z.B. in einer Schublade des Rollcontainers untergebracht werden.

Das Problem das sich jetzt dabei ergeben könnte: beim Öffnen der Schublade des Rollcontainers fliegt hier alles kreuz und quer und ist überhaupt schon wegen Überfüllung geschlossen. Was genau sich hier so alles finden würde, weiß man selten aus dem Gedächtnis… Dann hat der Locher hier also auch kein gutes zuhause.

Hm, bevor Sie an dieser Stelle gleich frustriert aufgeben noch mal der wichtige Hinweis: Wir schauen uns im Moment nur den Ist-Zustand an. Wir überlegen uns wo ein Ding einen und seinen Platz haben könnte. Noch wird nix geräumt. Daher können Sie ganz ruhig bleiben :-)

Wenn Sie nun den Inhalt der Schublade Ihres Rollcontainers näher betrachten und wiederum aus dem Blickwinkel der Häufigkeit des Gebrauchs draufsehen, werden sich hier etliche Gegenstände finden, die diesen Platz nicht verdient haben. Denn alles an Stauraum, der sich nah an Ihrem Arbeitsplatz befindet, sollte nur wirklich Benötigtes enthalten und kein Massengrab sein.

Damit ist die nächste Frage, wo diese Gegenstände einen guten Platz finden können. Vielleicht in einem der Schränke, der in Ihrem Büro steht. Sollten Sie nach einem einzigen Blick darauf abwinken, weil auch hier überhaupt kein Platz ist, ist es eben genau deswegen interessant, hinzuschauen. Denn nach diesem Spielchen rückwärts, was wir angefangen haben bei einem Locher auf dem Schreibtisch, bishin zu keinem Platz im Schrank, sind wir nun an einem wichtigen Punkt angelangt:

Unordnung herrscht in vielen Büros deswegen, weil schlichtweg kein Platz vorhanden ist.

An dieser Stelle gibt es meist zwei Reaktionen: Entweder es wird hier frustriert aufgegeben, da ja kein Geld und Raum zur Verfügung steht für neue Möbel oder es werden Kataloge gewälzt um vielleicht doch noch ein neues Regal zu ordern.

Doch auch an diesem Punkt gilt nach wie vor die Regel: Wir sind erst mal nur am Schauen. Es ist wie eine Entdeckungsreise ins Land dessen, was gerade ist. Und das bedeutet auch hier wieder genaues hinschauen. Wussten Sie, dass Sie durchschnittlich 25 % dessen, was sich in Ihren Schränken befindet ausmisten können? Und dass ein weiterer Teil von ca. 25 % gar nichts in Ihrem Büro zu suchen hat, sondern in ein Archiv gehört?

Damit belegen – rein rechnerisch – die Hälfte aller Unterlagen einen Platz, den sie gar nicht verdient haben. Das sind statistische Durchschnittswerte. In meiner täglichen Arbeit erlebe ich oft, dass es noch mehr ist. Es ist nun allerdings selten offensichtlich, welcher der Ordner nun berechtigt im Schrank stehen darf und welcher nicht. Was die Entscheidung darüber erschwert, nach welchen Gesichtspunkten ausgesondert werden soll.

Bei Ordnern jedoch gibt es dazu einen netten Trick, den Sie ja mal ausprobieren können. Kleben Sie einfach ein Stück Tesafilm über die Grifflöcher, an denen Ordner aus dem Schrank gezogen werden. Machen Sie dies bei allen, die im Schrank/Regal stehen. Sollten Sie nun einen der Ordner benötigen, werden Sie zwangsläufig den Tesa abnehmen, um ranzukommen. Lassen Sie mal vier Wochen vergehen und schauen dann nach, welche Ordner immer noch verklebt sind. Das bedeutet ganz klar: Dort haben Sie 4 Wochen lang nicht reingesehen. Wenn Sie einen weiteren Monat verstreichen lassen und dann wieder überprüfen, werden Sie feststellen, dass es immer noch Ordner gibt, die den Tesafilm dran haben.

Und dieser Zeitraum sollte jedem klar machen, dass hier kostbarer Platz im Büro belegt wird, von Informationen die Sie seit acht Wochen nicht benötigt haben (!). Wer sichergehen will, kann gern noch einen weiteren Monat anhängen, dann haben Sie ein Quartal zusammen. Spätestens jetzt ist klar, diese Ordner gehören in ein Archiv und damit ausgelagert.

Und bevor Sie ausgelagert werden, lohnt sich ein Blick hinein, ob denn dort tatsächlich Informationen zu finden sind, auf die wir jemals wieder zurückgreifen werden. Falls nicht Aufbewahrungsfristen dagegen sprechen, lohnt die Überlegung, was passieren würde, wenn mir ausgerechnet dieser Ordner gestohlen würde. Sollte Ihnen darauf keine Antwort einfallen, ist die Frage essentiell, was dann letztlich der Grund dafür ist, dies aufzuheben.

Wir sind nun auf unserer Reise im Archiv/Keller angelangt. Wenn es hier noch Platz gibt, können Sie beginnen die identifizierten Ordner auszulagern und damit Platz in Ihrem Büro zu schaffen. Falls es in Ihrem Archiv keinen Platz mehr gibt, gilt auch hier: erst mal hinschauen, was dort alles an Schätzen lagert. Alles was aufgehoben wird, sollte dazu einen klaren Grund liefern. Und wenn dieser nicht vorhanden ist, stellt sich als nächstes die Frage von oben: Was passiert, wenn mir genau dies gestohlen würde. Gibt es darauf keine wirklich ernsthafte Antwort: weg damit.

Die Kaskade nun in der umgekehrten Richtung gedacht: Sobald Raum ist, etwas auszulagern (sprich vom Büro ins Archiv) ist auch Raum da, im Büro etwas umzulagern usw. bis hin zum eigenen Schreibtisch.

Sie können im Kleinen damit beginnen, sich immer mal wieder zu fragen, wo denn der eine Platz für diesen Gegenstand/Ordner/Information wäre. Und diesen auch mal – wie auf Probe – ausprobieren. Behalten Sie immer wieder den Merksatz im Kopf:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort

Kaizen und später GTD ist eine Art zu denken und die Dinge neu zu betrachten. Lebbare Ordnung speist sich aus Platz und Routinen. Und diese wiederum aus Klarheit über die Abläufe. Also schauen Sie einfach hin. Nehmen Sie wahr und fragen sich immer wieder, wo etwas einen guten Ort hat und warum Sie etwas aufheben.

Wenn Sie dabei Unterstützung haben möchten, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Denn man sollte es kaum glauben, doch es gibt Menschen wie mich die das Chaos als Ausgangssituation faszinierend finden :-)

Wer mal gucken will, bei flickr hab ich ein paar Fotos hochgeladen, die zeigen was sich tut, wenn MitarbeiterInnen ausmisten. Hier zu finden. Und ein paar Vorher-Nachher-Impressionen.

Das ist Teil der Tagesworkshops, die richtig Laune machen und nachhaltige Wirkung zeigen. Denn interessanterweise gibt es nach den Workshops Inseln der Ordnung die sich ausbreiten. Es scheint eben auch bei Ordnung eine ansteckende Wirkung zu geben :-)

Und das ist kein Einzelphänomen, sondern eher übliche Praxis, die nach den Seminaren entsteht. Es können komplette Regale neu verwendet werden, in den Büros ist Platz für die tägliche Arbeit und es wird wieder alles gefunden. Ach ja, ich liebe meinen Job :-)

Wer auch mal will, kann mich unter info@wissensagentur.net erreichen. Das ganze lässt sich in Tagesworkshops mit ganzen Abteilungen und genauso in Einzelcoachings verwirklichen. Freu mich schon auf neue Chaos-Felder :-)

flattr this!

Fachbeitrag zum Thema Selbstorganisation beim 7. Ostbayerischen Unternehmerinnentag

Wie bereits angekündigt, habe ich auch dieses Jahr die Möglichkeit die Initiative des Ostbayerischen Unternehmerinnentages zu unterstützen. Im Forum 3, das ab 13:00 Uhr stattfindet, werde ich zum Thema Selbstorganisation für Sie referieren.

Um Ihnen schon mal Appetit zu machen, hier ein paar Gedanken zum Inhalt.

Kann man sich selbst überhaupt organisieren? Oder zeichnet der Begriff Selbstorganisation schon ein falsches Bild?

Tatsache ist, dass wir Tag für Tag mit einer Vielzahl von zu erledigenden Aufgaben konfrontiert werden. Ob nun Anfragen, Angebote, Rechnungen, Lieferungen usw. per Post, Fax, eMail oder persönlich eintreffen, immer gilt es den Überblick zu bewahren, alle Bälle in der Luft und die Fäden in der Hand zu halten. Chaos bricht meist dann aus, wenn nicht mehr klar ist, was als nächstes zu tun ist und alles scheinbar gleichzeitig wichtig und dringend erscheint.

Am Anfang steht die wichtige Erkenntnis, dass nicht Sie das Chaos sind, sondern Sie wahrscheinlich einfach keine funktionierende Strategie haben, mit den anfallenden Dingen umzugehen.

Ein ebenfalls elementarer Baustein ist das Anerkennen der Tatsache, dass das Chaos normal ist und Ordnung nur ein vorübergehender Zustand. Damit Chaos entsteht müssen Sie nichts tun. Um ein gewisses Maß an Ordnung zu halten, gilt es beständig dranzubleiben. Und genau dieses Dranbleiben können Sie organisieren.

Wichtig ist dann, dass die Dinge nicht nur organisiert und geplant werden, sondern vor allem erledigt. Im TUN liegt der Erfolg. Eine Platitüde und doch eine absolute Wahrheit.

Wer nun schon schlechte Laune bekommt, weil ihm dazu Begriffe wie stupides Abarbeiten, Disziplin und langweilige Wiederholungen einfallen, dem kann ich nur rechtgeben, das würde mir auch keinen Spaß machen.

Was ist nun eine gute Lösung um Erledigung UND Freude an der Arbeit zu erreichen?

Möglichkeiten gibt es viele und wie so oft liegt eine gute Lösung in der Kombination. Lernen Sie:

  • mit Kaizen im Büro eine funktionierende Strategie kennen, die so viele Arbeitsabläufe wie möglich automatisiert und optimiert um Sie zu entlasten.
  • mit der Aufgliederung Ihres Arbeitsplatzes in Zonen eine leicht durchzuführende Methoden kennen, die Ihr Umfeld von Tag zu Tag immer mehr Ihren Bedürfnissen anpasst und Ihre Umgebung mit Wohfühlatmosphäre auflädt.
  • mit GTD (Getting Things Done) Ihre alltägliche Arbeit mit simplen Routinen vereinfacht, Sie dabei unterstützt zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten und damit eine ruhige Gelassenheit einziehen kann.

Das Motto, das hinter all diesen Techniken steht, ist die Philosophie des „einfach-tun“. Denn zwischen „Alles“ und „Nichts“ gibt es immer „Etwas“. Etwas das Sie einfach-tun können.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen für jeden Tag das Bewusstsein dafür, WAS Sie tun können und freue mich auf Ihren Besuch beim Unternehmerinnentag!

flattr this!

Verbinden mit:
  • Facebook
  • Twitter
  • RSS Feed
  • XING
  • Google+

Bitte hier Ihre E-Mail-Adresse eingeben, um neue Artikel als Newsletter zu erhalten.

flattr this!
Kategorien
Archiv
Authorship
Login