Wieso in der Küche die Lösung für Chaos im Büro liegen kann. Dieses Geheimnis und mehr werden wir in diesem Artikel lüften 
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Viele mühen sich mit GTD ab und trotzdem springt wie von Zauberhand oft alles wieder in Unordnung zurück. Das kann sehr frustrierend sein. Denn der Sinn z. B. einer Weekly Review sollte nicht wöchentliches Aufräumen sein. Doch woran liegt es nun, dass sich Papierstapel, gefühlte 5.000 rumfliegende Gegenstände und mehr immer wieder zu einem unerwünschten Stil-Leben zusammenfinden?
Meiner Erfahrung nach aus vielen Workshops, Telefontrainings (ja, auch das geht bei GTD und Einzelcoachings im Selbstorganisationsbereich ist die Krux an vielen unaufgeräumten und chaotischen Büros oft ähnlich und hat mit den Grundlagen zu tun. Denn wie das so ist, werden die Basics zwar registriert, jedoch nicht klar umgesetzt. Und dann kommt sowas ähnliches raus, wie ein Haus, bei dem man mit dem Dachboden anfangen will. Wird wohl nix werden.
Dann wollen wir mal zu den Basics zurückkehren. Und diese finden sich für mich nicht unbedingt bei GTD sondern noch ein Feld davor, bei Kaizen. Wenn Ihnen das jetzt nicht viel sagt, spielt das keine Rolle. Denn wir werden uns in diesem Beitrag nur auf eine einzige Maxime daraus konzentrieren:
Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort.
Dies ist ein ganz zentraler Schlüsselsatz um Organisation lebbar zu machen. Klar, werden nun vielleicht manche sagen, das ist ja völlig logisch und das soll jetzt die Lösung sein…? Die Frage ist eben, wie konsequent dieses Prinzip tatsächlich umgesetzt wird.
Wer sich beispielsweise angewöhnt hat, seinen Autoschlüssel immer an der gleichen Stelle aufzubewahren, weiß wieviel Suchzeiten diese kleine Maßnahme einspart. Ganz abgesehen von Panikanfällen und Adrenalinstößen, die einen durchströmen, wenn man mal wieder keinen Plan hat, wo denn der verflixte Schlüssel hingekommen ist. Zu wissen wo etwas hingehört und es sich dann auch dort befindet, macht den Unterschied aus.
Wenn Sie nun mal einen dieser üblichen Tage im Büro in Gedanken durchgehen, dann geht bestimmt eine große Zahl von Papieren und Gegenständen durch Ihre Hände. Manches davon verschwindet in Ablagen, Ordnern u.ä. und anderes eben nicht. Und genau das ist das Baumaterial der Unordnungsberge. Denn wir haben nun mal wenig Zeit.
Und wenn ich ständig viele Projekte jonglieren muss, dann hab ich keine Zeit zum Nachdenken, wo denn nun dieses oder jene Papier hingehören könnte, sprich seinen Platz hat. Also wird es – mal eben schnell – dort abgelegt, wo mein Blick grad hinfällt. Häufig noch mit dem Gedanken, ‘das darf ich nicht aus den Augen verlieren’, denn ich muss ja noch was damit machen.
Eine weitere Variante ist, dass mir schon so ungefähr klar wäre, wo denn dieses Papier hingehört, doch der Ordner ist bereits überfüllt, es ist kein Platz mehr im Schrank und dann landet die Mappe – mal eben schnell – wahlweise auf dem Boden, dem zweiten Schreibtisch, dem Fensterbrett oder, oder, oder (hier Ihre beliebtesten Lagerplätze einsetzen
Gut, dann wollen wir uns mal in Richtung Lösung bewegen. Wenn wir beginnen über Orte nachzudenken und zu definieren, setzen wir damit einen wichtigen Gedankenprozess in Gang. Wird dieser immer wieder angestoßen, werden sich Routinen und Automatisierungen immer schneller ergeben und uns damit das Leben erleichtern.
Als Metapher dazu wollen wir uns in die Küche bewegen. Dort wird das Prinzip des einen Ortes meist ganz automatisch gelebt. Denn Sie werden Ihre Töpfe, Ihr Besteck, Ihre Tassen u.ä. wahrscheinlich immer im gleichen Schrank, Fach oder Schublade aufbewahren. Es wird kaum vorkommen, dass Sie Ihre Löffel mal in den Oberschrank legen und die Tassen in die unteren Eckschränke stellen. Hier kommt uns eine “Ort-Ordnung” vollkommen natürlich und logisch vor.
Wenn man einen genaueren Blick darauf wirft, dann werden die Gegenstände die häufig gebraucht werden, in Griffweite sein und alles andere ein Stück dahinter, weiter unten usw. Die Griffweite wiederum lässt sich zudem nach dem Zweck des Gebrauches definieren. Z.B. werden Backbleche oft in einer Schublade direkt unter dem Backofen aufbewahrt, Tassen in der Nähe der Kaffemaschine oder Wasserkochers. Desweiteren werden Sie kaum alle Geräte die Sie in der Küche so haben, z.B. einen Entsafter, den Reiskocher, Quirl und was es sonst noch so gibt sichtbar rumstehen lassen. Erst wenn Sie sie benötigen, werden sie herausgenommen.
So, und wie sieht es nun in einem Büro aus, wenn man mit diesem Blick aus der Küche mal näher hinsieht? Da geht’s schon am Schreibtisch los, dass dort ein Locher, ein Tacker, ein Stiftebehälter der übergeht, Büroklammerdose, Schere, Tesafilm, Markerstifte, Taschenrechner, Schlüssel, Brotzeit, Stempel, Fotos, Post-it-Block, Kalender, Visitenkarten, Handy, Ladegerät, Zettel usw. herumliegen und -stehen.
Sie mögen nun sagen, oh Gott, wie kann man da nur arbeiten? Doch ich trau mich wetten, wenn ich unangekündigt bei Ihnen tagsüber reinschneien würde und dann in Fotos den grad sichtbaren Zustand festhalte, dann sieht es bei 95 % aller Arbeitsplätze ähnlich aus. Das ist meine ganz persönliche Erfahrung aus vielen Jahren Workshops in diesem Bereich. Und um das hier gleich mal richtig zu stellen, das ist keine Schelte, sondern einfach nur ein Feststellen dessen, was gerade ist. Und dann lässt sich damit arbeiten.
OK, wie kann ich nun anfangen das Chaos zu lichten? Lassen Sie uns dazu das Prinzip aus der Küchenordnung
was ich selten brauche ist gut verstaut
näher ansehen. Dies beginnt bereits mit einer Definition dessen, was “selten” bzw. “häufig” überhaupt ist. Wenn Sie während Ihrer Arbeit am Schreibtisch mehrmals am Tag Ihren Locher brauchen, dann hat er einen Platz auf dem Schreibtisch verdient. Sollten Sie ihn jedoch nicht täglich benötigen, dann hat er sozusagen keine Berechtigung den kostbaren Platz an Ihrem Schreibtisch zu belegen. Und daher sollte er z.B. in einer Schublade des Rollcontainers untergebracht werden.
Das Problem das sich jetzt dabei ergeben könnte: beim Öffnen der Schublade des Rollcontainers fliegt hier alles kreuz und quer und ist überhaupt schon wegen Überfüllung geschlossen. Was genau sich hier so alles finden würde, weiß man selten aus dem Gedächtnis… Dann hat der Locher hier also auch kein gutes zuhause.
Hm, bevor Sie an dieser Stelle gleich frustriert aufgeben noch mal der wichtige Hinweis: Wir schauen uns im Moment nur den Ist-Zustand an. Wir überlegen uns wo ein Ding einen und seinen Platz haben könnte. Noch wird nix geräumt. Daher können Sie ganz ruhig bleiben
Wenn Sie nun den Inhalt der Schublade Ihres Rollcontainers näher betrachten und wiederum aus dem Blickwinkel der Häufigkeit des Gebrauchs draufsehen, werden sich hier etliche Gegenstände finden, die diesen Platz nicht verdient haben. Denn alles an Stauraum, der sich nah an Ihrem Arbeitsplatz befindet, sollte nur wirklich Benötigtes enthalten und kein Massengrab sein.
Damit ist die nächste Frage, wo diese Gegenstände einen guten Platz finden können. Vielleicht in einem der Schränke, der in Ihrem Büro steht. Sollten Sie nach einem einzigen Blick darauf abwinken, weil auch hier überhaupt kein Platz ist, ist es eben genau deswegen interessant, hinzuschauen. Denn nach diesem Spielchen rückwärts, was wir angefangen haben bei einem Locher auf dem Schreibtisch, bishin zu keinem Platz im Schrank, sind wir nun an einem wichtigen Punkt angelangt:
Unordnung herrscht in vielen Büros deswegen, weil schlichtweg kein Platz vorhanden ist.
An dieser Stelle gibt es meist zwei Reaktionen: Entweder es wird hier frustriert aufgegeben, da ja kein Geld und Raum zur Verfügung steht für neue Möbel oder es werden Kataloge gewälzt um vielleicht doch noch ein neues Regal zu ordern.
Doch auch an diesem Punkt gilt nach wie vor die Regel: Wir sind erst mal nur am Schauen. Es ist wie eine Entdeckungsreise ins Land dessen, was gerade ist. Und das bedeutet auch hier wieder genaues hinschauen. Wussten Sie, dass Sie durchschnittlich 25 % dessen, was sich in Ihren Schränken befindet ausmisten können? Und dass ein weiterer Teil von ca. 25 % gar nichts in Ihrem Büro zu suchen hat, sondern in ein Archiv gehört?
Damit belegen – rein rechnerisch – die Hälfte aller Unterlagen einen Platz, den sie gar nicht verdient haben. Das sind statistische Durchschnittswerte. In meiner täglichen Arbeit erlebe ich oft, dass es noch mehr ist. Es ist nun allerdings selten offensichtlich, welcher der Ordner nun berechtigt im Schrank stehen darf und welcher nicht. Was die Entscheidung darüber erschwert, nach welchen Gesichtspunkten ausgesondert werden soll.
Bei Ordnern jedoch gibt es dazu einen netten Trick, den Sie ja mal ausprobieren können. Kleben Sie einfach ein Stück Tesafilm über die Grifflöcher, an denen Ordner aus dem Schrank gezogen werden. Machen Sie dies bei allen, die im Schrank/Regal stehen. Sollten Sie nun einen der Ordner benötigen, werden Sie zwangsläufig den Tesa abnehmen, um ranzukommen. Lassen Sie mal vier Wochen vergehen und schauen dann nach, welche Ordner immer noch verklebt sind. Das bedeutet ganz klar: Dort haben Sie 4 Wochen lang nicht reingesehen. Wenn Sie einen weiteren Monat verstreichen lassen und dann wieder überprüfen, werden Sie feststellen, dass es immer noch Ordner gibt, die den Tesafilm dran haben.
Und dieser Zeitraum sollte jedem klar machen, dass hier kostbarer Platz im Büro belegt wird, von Informationen die Sie seit acht Wochen nicht benötigt haben (!). Wer sichergehen will, kann gern noch einen weiteren Monat anhängen, dann haben Sie ein Quartal zusammen. Spätestens jetzt ist klar, diese Ordner gehören in ein Archiv und damit ausgelagert.
Und bevor Sie ausgelagert werden, lohnt sich ein Blick hinein, ob denn dort tatsächlich Informationen zu finden sind, auf die wir jemals wieder zurückgreifen werden. Falls nicht Aufbewahrungsfristen dagegen sprechen, lohnt die Überlegung, was passieren würde, wenn mir ausgerechnet dieser Ordner gestohlen würde. Sollte Ihnen darauf keine Antwort einfallen, ist die Frage essentiell, was dann letztlich der Grund dafür ist, dies aufzuheben.
Wir sind nun auf unserer Reise im Archiv/Keller angelangt. Wenn es hier noch Platz gibt, können Sie beginnen die identifizierten Ordner auszulagern und damit Platz in Ihrem Büro zu schaffen. Falls es in Ihrem Archiv keinen Platz mehr gibt, gilt auch hier: erst mal hinschauen, was dort alles an Schätzen lagert. Alles was aufgehoben wird, sollte dazu einen klaren Grund liefern. Und wenn dieser nicht vorhanden ist, stellt sich als nächstes die Frage von oben: Was passiert, wenn mir genau dies gestohlen würde. Gibt es darauf keine wirklich ernsthafte Antwort: weg damit.
Die Kaskade nun in der umgekehrten Richtung gedacht: Sobald Raum ist, etwas auszulagern (sprich vom Büro ins Archiv) ist auch Raum da, im Büro etwas umzulagern usw. bis hin zum eigenen Schreibtisch.
Sie können im Kleinen damit beginnen, sich immer mal wieder zu fragen, wo denn der eine Platz für diesen Gegenstand/Ordner/Information wäre. Und diesen auch mal – wie auf Probe – ausprobieren. Behalten Sie immer wieder den Merksatz im Kopf:
Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort
Kaizen und später GTD ist eine Art zu denken und die Dinge neu zu betrachten. Lebbare Ordnung speist sich aus Platz und Routinen. Und diese wiederum aus Klarheit über die Abläufe. Also schauen Sie einfach hin. Nehmen Sie wahr und fragen sich immer wieder, wo etwas einen guten Ort hat und warum Sie etwas aufheben.
Wenn Sie dabei Unterstützung haben möchten, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Denn man sollte es kaum glauben, doch es gibt Menschen wie mich die das Chaos als Ausgangssituation faszinierend finden
Wer mal gucken will, bei flickr hab ich ein paar Fotos hochgeladen, die zeigen was sich tut, wenn MitarbeiterInnen ausmisten. Hier zu finden. Und ein paar Vorher-Nachher-Impressionen.
Das ist Teil der Tagesworkshops, die richtig Laune machen und nachhaltige Wirkung zeigen. Denn interessanterweise gibt es nach den Workshops Inseln der Ordnung die sich ausbreiten. Es scheint eben auch bei Ordnung eine ansteckende Wirkung zu geben
Und das ist kein Einzelphänomen, sondern eher übliche Praxis, die nach den Seminaren entsteht. Es können komplette Regale neu verwendet werden, in den Büros ist Platz für die tägliche Arbeit und es wird wieder alles gefunden. Ach ja, ich liebe meinen Job
Wer auch mal will, kann mich unter info@wissensagentur.net erreichen. Das ganze lässt sich in Tagesworkshops mit ganzen Abteilungen und genauso in Einzelcoachings verwirklichen. Freu mich schon auf neue Chaos-Felder
Mit der Schreibwerkstatt erfülle ich mir selbst einen langgehegten Traum. Sozusagen ein Schläfer meiner Vielleicht-Irgendwann-Liste 
Wir starten wieder durch mit einer weiteren Veranstaltung um Ihre Präsentationen zu einem Highlight werden zu lassen!
Selten war ich persönlich von einem Seminar so sehr begeistert, wie letztes Jahr von der großen Sommerschreibwerkstatt. Die beiden Referenten Ruth Zenhäusern und Jürgen von Scheidt bieten seit 1978 in München Seminare, Workshops und einiges mehr rund um’s Schreiben an.
