Wissensagentur – Alexandra Graßler

In der neuesten Ausgabe der Zeitschrift Wissensmanagement steht ein lesenswerter Artikel zu Blogs und Wikis unter dem Titel “Mehr Mitarbeit wagen”. Der Autor Dr. Peter Schütt ist in der IBM Deutschland GmbH Leiter für Knowledge Management im Bereich IBM Software Group. Er setzt beide Tools mit Erfolg ein und geht u.a. in seinem Artikel auf die Bedenken der Managementebene in vielen Firmen gegenüber diesen Neuerungen ein.

“Es ist kein Geheimnis, dass Mitarbeiter gefragt werden möchten, dass es sie motiviert, wenn sie in Entscheidungsprozesse eingebunden werden und wenn sie bei wichtigen Dingen mitreden dürfen. Es ist auch kein Geheimnis, dass das vielen Managementetagen eher suspekt ist und man Beiträge von Mitarbeitern gern ‘auf die Qualität’ prüft, bevor sie intern veröffentlicht werden – früher nannte man so etwas Zensur.”

Er schreibt u. a. über den Start von Jams (eine spezielle Art von Diskussionsforen) in der IBM und wie die anfänglich eher negativen Beiträge den Vorstand entsetzten. Doch nachdem man sich dazu entschieden hatte, es einfach mal laufen zu lassen, überwogen schnell die positiven und konstruktiven Beiträge. Hier zeigt sich einmal mehr, dass das Einbeziehen der Mitarbeiter sich immer als richtig erweist.

“Die Investition ist im Wesentlichen nur ein Vorschuss an Vertrauen vom Management gegenüber den Mitarbeitern.”

Tja, das ist wohl der Kern der Sache. Und daran lässt sich auch die Unternehmenskultur messen. Wer dies erkannt hat und als Führungskraft bereit ist, sich den konstruktiven und manchmal eben auch negativen Beiträgen zu stellen, kann Tools wie Weblogs als Frühwarnsystem, Stimmungsbarometer und Nachrichtenkanal nutzen. Den Möglichkeiten sind nahezu keine Grenzen gesetzt. Die Geschwindigkeit mit der sich auf diesem Weg Informationen austauschen und Entwicklungen starten lassen, ist mit nichts anderem vergleichbar.

Auch Wikis bieten in Firmen ein großes Potential. Die Bedenken, dass durch die Möglichkeit, des nachträglichen Editierens von Beiträgen durch jedermann, ein großes Chaos entstehen kann, bewahrheitet sich nicht. Denn wie schon die Wikipedia im großen Stil vormacht, werden innerhalb einer Community willentliche Falscheinträge in durchschnittlich 3 Minuten wieder gelöscht oder der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt. Also zeigt sich auch hier wieder das Maß an Vertrauen, das die Führungsebene in ihre Mitarbeiter legt oder eben nicht.

Ein Praxisbeispiel aus der Pharmaindustrie verdeutlicht, mit welch geringen Kosten eine dringend benötigte Informationsdatenbank innerhalb eines Unternehmens mit Hilfe eines Wikis realisiert werden kann:

“Hier [in der Pharmaindustrie] besteht ein großer Bedarf an einem unternehmensweiten Glossar zu allen bekannten chemischen Verbindungen, damit teure Doppelarbeit reduziert werden kann. Der klassische Ansatz eine Abteilung damit zu beauftragen, eine entsprechende Datenbank mit kontrollierten Beiträgen aufzubauen, ist immer wieder allein an der Unüberschaubarkeit und der Menge an Informationsträgern gescheitert. Mit der Wiki-Philosophie der freien Beiträge von potenziell allen Mitarbeitern besteht jetzt zum ersten Mal eine realistische Chance – und das bei vergleichbar geringen Kosten.”

Diese Chancen sollten wir nicht ungenutzt lassen. Das wichtigste ist den Mitarbeitern das Vertrauen zu schenken, dass sie sich im Sinne des Unternehmens engagieren möchten. Und hier ist in vielen Führungsetagen noch eine Menge Pionierarbeit vonnöten…

Dr. Peter Schütt schließt seinen Artikel auch bezeichnenderweise mit den Worten:

“Ein bisschen mehr wikiwiki wäre nicht schlecht.”

Und da hat er wohl recht.

In der ersten Ausgabe des BIBB Informationsdienstes Praxis für dieses Jahr wird über einen Modellversuch aus Thüringen geschrieben. Es wird darin der Frage nachgegangen, ob Wissensmanagement auch für Kleinunternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil führen kann.

Wie in dem Artikel weiter ausgeführt haben sich anscheinend drei Strategien herauskristallisiert, die von Bedeutung sind:

• Kunden orientiertes Wissensmanagement
• Nutzen von Erfahrungswissen
• Implementierung von Wissensmanagement

Die Ergebnisse des Modellversuchs können über das Bildungswerk der Thüringer Wirtschaft e.V. kostenlos bestellt werden. Als Ansprechpartner wird Frau Dr. Dorothea Schemme genannt, erreichbar unter: schemme@bibb.de
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Über einen Beitrag von Tim Schlotfeld bin auf die Erhebung des BIBB zum Thema Wissensmanagement in ausbildenden Betrieben gestoßen.

Es ist wie in der Fraunhofer-Studie das gleiche Bild, dass zwar die Unternehmen die Aufgabe Wissen zu managen, zugänglich zu machen, zu generieren und zu bewahren, als äußerst wichtig einschätzen, jedoch konkret in nur wenigen Fällen konkrete Maßnahmen dazu ergriffen werden.

Hier liegt also noch großes Handlungspotential verborgen. Und nach meiner Einschätzung werden die Unternehmen, die die Zeichen der Zeit schneller erkennen als andere, die Nase im “Wissenswettbewerb” vorne haben. Und sich damit auch von der Konkurrenz abheben können.

Einen der größten Hemmschuhe, an denen Wissensmanagement scheitern kann, sehe ich in einer Firmenkultur, in der Wissen die Sicherheit des Arbeitsplatzes für den einzelnen bedeutet. Dazu kommt, dass Chefs die sich bei der Informationsweitergabe eher dezent in Schweigen hüllen und ihre Mitarbeiter als nicht dazu geeignet ansehen, relevante Internas wissen zu dürfen, das Einsetzen von Instrumenten für’s WM sparen können. Denn wer nicht vormacht, dass geteiltes Wissen die Strategie der Zukunft ist, kann schlecht erwarten, dass es die Mitarbeiter anders sehen. Die Vorbildfunktion ist halt nicht so einfach abzustellen…
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Und wie es doch oft so ist, kaum fasst man ein Problem von allen möglichen Seiten ins Auge, kommen auch schon Lösungsideen wie von Zauberhand

Im aktuellen RKW-Beraterbrief vom Mai 2005 stand auf der letzten Seite ein hochinteressanter Artikel über Wissensmanagement. Darin wurde eine Studie des Fraunhofer Instituts genannt mit dem Titel Innovationskompetenz auf wenigen Schultern. Und dieser beschreibt explizit in Zahlen, wie wenig sich kleine und mittlere Unternehmen mit dem Know-how ihrer Mitarbeiter beschäftigen. Schmerzlich spürbar wird dies erst beim Weggang der Wissensträger.

Ein schönes Zitat aus dem Artikel fand ich: “Wissen ist Macht des Einzelnen – für Unternehmen gilt aber: Wissen teilen ist Macht.”

Ich war doch vorher noch auf der Suche nach Nutzenargumenten für WM und ich denke, in dieser Studie steckt schon eine ganze Menge drin.
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Menschenskinder, heute alles in einzelnen Häppchen… Naja, macht die Sache thematisch einfach zuordenbar (Gibt’s das Wort oder hab ich hier einen Megaschreibfehler drin? *grübel*)

So, jetzt aber zum Thema. Ich hab mich heute länger mit einer Freundin unterhalten, die in einer Versicherung arbeitet. Und dabei ging es um das evtl. Einführen von Wissensmanagement in der Firma.

Über Study-boy habe ich dazu eine interessante Initiative in der Versicherungs- und Finanzwelt gefunden. Sogar unternehmenübergreifend wurde ein Netzwerk aufgebaut, dass dem Informationsfluss und der Entscheidungsunterstützung dient.

Meine eigenen Überlegungen gehen jetzt in folgende Richtung:

• Innerhalb einer Versicherungsagentur ließe sich das ganze mit einem simplen Blog-System denkbar einfach umsetzen. Technisch kenne ich mich zwar dabei nicht wirklich aus, doch in nehme an, ein bereits vorhandenes Intranet lässt sich für diese Zwecke erweitern.
• Durch “sanfte Verpflichtung” wäre es vorstellbar, dass sowas ähnliches wie ein Daily eingeführt wird. Da es innerhalb der Agentur natürlich verschiedene Spezialisten gibt, würde ja auch jeder zu seinem Gebiet etwas schreiben.
• Um das ganze übersichtlich zu gestalten, kommen dann die Kategorien oder auch Tagging zum Zuge. Wobei ich da nochmal nachfragen muss, ob sich das in einem Intranet auch verwirklichen lässt.
• Wichtig ist selbstverständlich, dass kein Zugriff von außen möglich ist. Sind ja alles sensible Daten.
• Dadurch würde ein selbstorganisiertes und eigenständig wachsendes Informationsnetzwerk entstehen, das mehrere Vorteile hat: zum einen werden Suchzeiten minimiert, zum anderen wahrscheinlich die Fehlerquote um einiges gesenkt usw. usw.
• Fortgeführt lassen sich da ja noch viele verschiedene Sachen dran aufhängen, wie Mitarbeiterentwicklung, -bewertung und vieles mehr.

Mein Resümee aus diesem Gespräch:
Ich werd meine eigenen offenen Fragen nochmal abklären. Zum anderen ein Kurzkonzept entwerfen, das sich grundlegend mit WM beschäftigt. Dieses mit Siegfried mal besprechen und dann konkrete Überlegungen für eine Zielgruppenaktion machen.
Außerdem ist natürlich für mich der Fortschritt bei Martins Firma interessant. Denn die haben das ja jetzt konkret vor, sich für eine der Varianten zu entscheiden.
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