Wissensagentur – Alexandra Graßler

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GTD - Getting Things Done – ist eine DER Methoden für Selbstorganisation. Doch machen viele, die dieses Tool beginnen einzusetzen, die Erfahrung, dass sie zwar ihren Kram jetzt gut eingetütet haben, jedoch manches immer noch der Umsetzung harrt. Ein System zu finden, dass erst einmal alles auffängt ist einer der wichtigsten Startschritte, das ist korrekt. Und als nächstes ist ebenso wichtig ein funktionierendes System des Durch- und Abarbeitens aufzubauen. An dieser Stelle helfen uns reine Tool-Gedanken nicht immer weiter. Das ist zumindest meine persönliche Erfahrung, und, wie sich ebenfalls in vielen Beratungen bestätigt hat, stehe ich damit nicht allein da.

Bildquelle: Microsoft Online

Ich stelle mal die These auf, dass wir unser kostbarstes Gut – unsere verfügbare Zeit – in unserem täglichen (Arbeits-)Leben oftmals dadurch verlieren, weil wir zu lange brauchen, um Entscheidungen zu treffen. Uns gehen soviele Eventualitäten durch den Kopf, die bedacht sein wollen (denken wir zumindest) und jonglieren uns dabei von Möglichkeit zu Möglichkeit. Versuchen die Auswirkungen abzuschätzen und sind währenddessen schon wieder damit beschäftigt die nächste Ablenkung im Auge zu behalten.

Und wie so häufig ist der dadurch entstehende innerliche Druck hausgemacht. Damit stecken wir auch schon wieder mitten drin im Hamsterrad. Die Zeit vergeht und wir kommen nicht vom Fleck. Was können wir tun?

Grundsätzlich ist es immer interessant dort hinzuschauen, wo wir uns augenscheinlich selbst die größten Probleme bereiten. Denn hier liegen naturgemäß auch die größten Veränderungspotentiale. Und auch wenn es äußerst skuril anmuten mag, dass die Eigenschaft nur schwer Entscheidungen treffen zu können - zu Potte kommen, wie meine Mutter das immer so schön nennt – eine gute Seite hat, ist es nichtsdestotrotz so, dass wir uns damit in irgendeiner Form einen Dienst erweisen. Sie können sich ja mal auf die Suche nach Antworten machen, in dem Sie mit folgender Frage arbeiten:

• Was wird mir dadurch möglich?

Wenn man einfach mal die Gedanken fließen lässt, ist es oft ganz erstaunlich, was da zum Vorschein kommt. Was sich als latente Überschrift über vieles davon setzen ließe, ist, dass das ganze ein Schutzmechanismus ist. Dieser versucht für uns zu verhindern, dass wir Entscheidungen treffen, die “falsch” sein könnten, negative Auswirkungen haben könnten, unpopulär sind und uns damit der Beliebtheit entziehen usw.

Und doch ist es halt nunmal in unserer Zeit so, dass ich nicht jedes Mal, wenn ich merke, dass ich “nicht zu Potte komme” einen Termin beim Psychotherapeuten meines Vertrauens wahrnehmen kann. Wir brauchen eine Strategie, die uns ermöglicht in höherem Maße handlungsfähig zu bleiben und unsere Projekte Schritt für Schritt vorwärts zu bringen.

Das bietet mir die perfekte Überleitung zu GTD. Im System von GTD gibt es die zentrale Frage: “What’s the next step? – Was ist der nächste Schritt?” Und mit dieser Frage lässt sich unser Entscheidungsmuskel trainieren. Immer wieder im Trockendock, bis wir uns immer weiter auf das große, weite Entscheidungs-Meer hinauswagen.

Wer die OGOG-Liste (ohGottohGott-Liste) führt kann diese gleich mal zum Üben verwenden. Und für alle anderen bin ich mir ganz sicher dass sie in kürzester Zeit fünf und mehr Projekte und offene Angelegenheiten finden, die sich kurz auflisten lassen. Wichtig als Vorgedanke ist mir an dieser Stelle, dass wir uns jetzt im Moment nur auf dem Trockendock befinden, also im absoluten Übungsmodus. Sie sollen keineswegs dann sofort zum Umsetzen losstürmen. Nein, im Gegenteil, das ist für den Moment sogar streng verboten.

Jedes noch so große Projekt hat immer einen nächsten Schritt und den gilt es zu finden. Und dieser Schritt MUSS ein handelbarer sein. Sprich eine klare Aktion, die vollkommen klar ist. Z. B. ein Anruf der zu tätigen ist. Wobei das ein schönes Beispiel dafür ist, warum manche Anrufe fast schon Grünspan auf der To-do-Liste ansetzen. Denn möglicherweise ist der Anruf zwar augenscheinlich der nächste Schritt, doch wenn ich ihn nicht mache, fehlt dazwischen ein Stück. Ist mir denn vollkommen klar, was ich bei diesem Anruf sagen möchte, was mein Ziel ist? Vor allem, wenn es ein eher unangenehmer Anruf ist, dann ist eben nicht der Anruf an sich der nächste Schritt, sondern die Vorbereitung des Anrufs. Und für diese Vorbereitung muss wiederum klar sein, was das Ziel des Anrufes ist.

In solchen Fällen ist ein Schritt, der von David Allen in seinem Buch GTD ebenfalls kurz erwähnt wird, der unerlässlichste: “Gedanken zu XY machen.” Das bedeutet nicht, eine halbe Doktorarbeit darüber zu schreiben. Doch es bedeutet in jedem Fall, sich die Zeit zu nehmen – und oft reichen 10 Minuten völlig aus – sich tatsächlich, am besten schriftlich, darüber Gedanken zu machen. Damit haben Sie einen Schritt, den Sie tatsächlich durchführen können.

Und nach meiner bisherigen Erfahrung ist sehr häufig genau dies Wissen darüber was TATSÄCHLICH der nächste Schritt ist, der Unterschied, der den Unterschied macht. Nehmen Sie doch mal Ihre Liste mit offenen Projekten und Angelegenheiten zur Hand (immer dran denken, wir befinden uns im Übungsmodus, umsetzen ist im Moment streng verboten!) und notieren bei jedem Punkt den Ihrer Meinung nach nächsten Schritt. Gehen Sie dabei in dieser ersten Phase zügig vor und entscheiden wirklich flott. Was ist der nächste Schritt? Ein Anruf, ein Mail, Internetrecherche, ein Schreiben das zu verfassen ist, ein Gespräch zu führen mit Kollege X usw.?

Damit haben Sie den ganz entscheidenden ersten Impuls zur Umsetzung genutzt. So, und jetzt werfen wir mal einen genaueren Blick auf Ihre ersten Entscheidungen. Wenn Sie vielleicht bei einem Projekt “Mail schreiben” notiert haben. Dann spielen Sie in Gedanken diese Aktion dochmal durch. Sie würden jetzt genau diese Mail schreiben wollen. Ist Ihnen vollkommen klar, was alles hineingehört? Haben Sie alle Informationen die Sie brauchen? Oder stellen Sie vielleicht fest, dass Sie doch nicht soo sicher sind und es daher bis jetzt auch noch aufgeschoben haben? Was fehlt Ihnen? Eine Information? Wo würden Sie diese bekommen?

All das liest sich jetzt länger, als es im Hirn durchdacht wird. Wichtig ist, dass es wirklich durchdacht wird. Und auch nicht bis ins hinterletzte Fitzelchen, sondern bis zu dem Punkt, an dem die nächste Handlung – der nächste Schritt – tatsächlich klar ist. Das verstehe ich unter “Entscheidungsmuskel trainieren”. Denn diese Fähigkeit wird uns nicht unbedingt in die Wiege gelegt oder in der Schule beigebracht. Und ist daher eine einfache und doch effektive Vorgehensweise die uns große Unterstützung in unserer täglichen Entscheidungsarbeit bieten kann, die wir möglichst oft trainieren sollten.

Wenn Sie mit dieser zentralen GTD-Frage “What’s the next step? – Was ist der nächste Schritt?” auf diese Art und Weise beginnen regelmäßig zu arbeiten, werden Sie feststellen, dass Ihre Entscheidungszeiten kürzer werden. Und der Teil, der hartnäckig übrig bleibt, lohnt sich mit der o.g. Fragestellung “Was wird mir dadurch möglich?” zu bearbeiten.

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass ein ganz entscheidender Unterschied, ob GTD “works” oder eben nicht, das tiefere Verständnis der so einfachen Frage “Was ist der nächste Schritt?” ist. Sie müssen die Antwort auf eine handelbare Antwort herunterbrechen, nur dann wird es möglich Energie in Richtung Umsetzung freizusetzen. Und genau diese Fähigkeit lässt sich trainieren, eben unser Entscheidungsmuskel. Gewöhnen Sie sich an, immer wieder die Frage nach dem nächsten Schritt zu stellen, bis Sie einen gefunden haben, den Sie tatsächlich umsetzen können. Und nehmen Sie es als Hinweissignal, wenn eine Aufgabe nicht vorwärts zu kommen scheint, dass hier möglichweise noch keine klare Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt gefunden wurde.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein gutes Training und freu mich auf Ihre Berichte

Über diesen Begriff bin heute gestolpert und hängengeblieben. Wohlhabend. Wohl haben.

Lässt sich “wohl” haben? Ist das nicht eher ein Gefühl? Das ist wirklich interessant. Ließe sich dann sagen, wer wohlhabend ist fühlt sich auch wohl? Oder ist es einfach nur eine Entsprechung von reich?

Welche gefühlte Qualität haben diese beiden Wörter für Sie?

Also ich für meinen Teil empfinde reich eher als kühl und wohlhabend eher als angenehm warm. Mit jemandem der wohlhabend ist, bringe ich auch eine wohl-wollende Geisteshaltung in Verbindung. Wie z. B. jemand der als Mäzen künstlerische Arbeit unterstützt oder als Initiator Stiftungen gründet.

Mit jemandem der reich ist bringe ich Dinge und Statussymbole in Verbindung. Und damit Besitzdenken und Fokussierung auf materielle Güter, Ansehen und ein bestimmtes Image.

Unter diesem Blickwinkel ist es für mich persönlich also erstrebenswerter wohlhabend zu sein als reich. Selbstverständlich ist das eben meine ganz persönliche Empfindung.

Worauf ich mit diesem Vergleich hinaus will, ist die Tatsache, dass Wörter für uns über die “duden’sche” Bedeutung hinaus eine ganz persönliche Qualität haben. Und diese beeinflusst uns weit mehr als wir denken.

Dieses plakative Beispiel mit wohlhabend/reich habe ich auch deswegen gewählt, weil es ein Anliegen vieler Menschen ist reich zu sein. Und doch scheint es nicht so einfach zu verwirklichen. Mal ganz abgesehen von äußeren Umständen, inneren Programmen u. ä. kann Ihnen eine aufmerksame Wahrnehmung Ihrer Empfindungen beim Nutzen bestimmter Wörter interessante Aufschlüsse geben. Sinn macht das vor allem dann, wenn Sie eine gewisse emotionale Intensität feststellen.

Und wenn nun jemand den Begriff “reich” in seiner gefühlten Qualität eher als unangenehm empfindet, ist dies ein weiterer Grund reich zu sein/zu werden tunlichst zu vermeiden. Denn wer strebt es schon an, sich unangenehm fühlen.

Probieren Sie es doch mit unseren Beispielwörtern selbst einmal aus und achten auf die ersten spontanen Emfindungen. Sie können Gegensatzpaare als Hilfestellung verwenden wie kalt/warm, dunkel/hell, weich/kratzig, schwer/leicht usw.

• Wie fühlt sich “reich” für Sie an?
• Und wie fühlt sich “wohlhabend” für Sie an?

Machen Sie sich ein paar kurze Notizen dazu, das kann sehr aufschlussreich sein.

Wie wär’s mit noch einem Wortpaar?

• Wie fühlt sich Disziplin für Sie an?
• Und wie steht’s mit Durchhaltevermögen?

Auch das ist ein Begriffpaar, das etwas sehr ähnliches beschreibt.

Wenn Sie nun auf diese spielerische Art Ihre Sprache und Wortwahl wahrnehmen, könnte es sein, dass Sie im übergeordneten Sinn eine Ahnung davon bekommen, welche Gefühle Sie sich selbst hauptsächlich verschaffen.

Was denken Sie? Welches Verhältnis wird sich bei Ihnen dabei ergeben? Eher in eine angenehme oder eine unangenehme Richtung? Schätzen Sie doch mal spontan das Verhältnis in %. (Diese spontanen Aussagen sind überaus interessant und spiegeln sehr häufig Ihre persönliche Realität.)

Sollten Sie bei 50/50 gelandet sein, so ist das doch schon mal ausbaufähig. Und wer den unangenehmen Bereich höher bewertet hat wie den angenehmen sollte sich darüber Gedanken machen, ob ihm denn das gefällt. Falls nicht, sollten Sie zusätzlich darauf achten, welche wortgewaltige Negativität von außen auf Sie einströmt, allein nur durch Zeitung, Fernsehen und Internet.

Sie dürfen eines nicht vergessen: Sobald der Mensch lesen gelernt hat, ist er nicht mehr in der Lage “nicht” zu lesen. Und das bedeutet damit, dass alle Katastrophenmeldungen die Ihnen als Text begegnen, alle Unglücke, Horrorszenarien der Wirtschaft usw. von Ihnen aufgenommen werden. Ob Sie nun wollen oder nicht. Denn Sie können nicht “nichtlesen”. Und das fördert das Wohlbefinden im seltensten Maße.

In so einem Fall kann ich Ihnen nur dringend eine Mediendiät empfehlen. Lesen Sie mal zwei Wochen keine Zeitung und sehen und hören keine Nachrichten an.

Falls Sie sich Sorgen machen etwas wichtiges zu verpassen, kann ich Sie beruhigen. Ich z.B. lese seit über 10 Jahren keine Zeitung mehr und höre und sehe mir keine Nachrichten mehr an. Und ich kann Ihnen aus meiner persönlichen Erfahrung sagen, dass ich deswegen keineswegs uninformierter bin. Im Gegenteil es bleibt mehr Zeit für die gezielte Informationsaufnahme. Und das was soo wichtig ist, bekommen Sie sowieso mit. In Gesprächen in der Familie, mit Freunden und Kollegen.

Um den Kreis zu schließen als Resümee:

Worte haben für uns eine gefühlte Qualität und lösen etwas in uns aus. Das ist oft für jeden Menschen etwas anderes. Und um uns selbst mehr inneres Wohlbefinden zu verschaffen, lohnt es sich die Aufmerksamkeit und Wahrnehmung zu erhöhen wenn wir mit Sprache umgehen.

Wer dazu gern etwas praktische Hilfe hätte, dem seien die Werke von Mechthild Scheurl-Defersdorf empfohlen. Sie hat das energetische Sprachtraining entwickelt, das sich mit der oft übersehenen Bedeutung und Wirkung von Worten beschäftigt. Hier finden Sie das ganze als wunderschön gestaltetes Kartenset.

Und wie immer freue ich mich auf Ihre Anmerkungen und Kommentare zum Thema.

Die Überschrift hat nichts mit Buchführung zu tun, wie sich an der Begrifflichkeit vermuten ließe. Nein mir geht es um andere offene Posten, die sich nicht mit Geld ausgleichen lassen.

Wie sieht es in Ihrem Leben momentan in Sachen unerledigte Dinge aus? Eben offene Posten? Das meiste, was man da so vor sich her schiebt, hat emotional richtig Power. Und das macht es oft so schwierig sie abzuschließen bzw. einen Schritt vorwärts zu kommen.

Bildquelle: RainerSturm / pixelio

Machen Sie doch mal spaßeshalber eine Liste. Ob nun gleich schriftlich oder nur erst im Kopf bleibt ganz Ihnen überlassen. Mit was beschäftigen Sie sich schon eine ganze Weile, geht Ihnen im Kopf herum, lässt Sie nicht los? Gibt es vielleicht noch

• offene gebliebene Gespräche (Streits, Eskalationen, Diskussionen usw.)?
• sind es so ungeliebte Themen wie die berühmt-berüchtigte Steuererklärung?
• Anrufe die Sie vor sich her schieben?
• Entscheidungen die Sie noch nicht getroffen haben?
• nicht zurückgegebene Dinge?
• Versprechen, die Sie noch nicht gehalten haben?
• Geld, dass Sie noch zurückzahlen müssen?
• Abschiede, die Sie hinausschieben?
• usw.

Je mehr unerledigtes es in einem Leben gibt, umso mehr Energie ist in diesem Leben auch gebunden. Und um so gebundener, fast schon gefesselter, ist dadurch der Mensch.

Erlebt haben Sie bestimmt schon einmal das Gegenteil, nämlich wie befreiend es sich anfühlt, wenn man lange unerledigtes endlich zu einem guten Abschluss bringen kann. Hier kommt die Energie wieder zurück.

Wenn Sie sich nun spontan für einen Punkt auf Ihrer Liste entschieden haben, dann überlegen Sie nun konkret, was ist hier nötig für einen guten Abschluss, bzw. nächsten Schritt. Und tun Sie das erst mal als Experiment. Nur als Trockenübung. Stellen Sie sich die Frage so, als ob es nicht Ihre Angelegenheit wäre, sondern die eines Freundes/einer Freundin.

• Was wäre für diese Angelegenheit ein guter Abschluss?
• Welche Handlung ist dafür als nächstes erforderlich? Was genau ist zu tun?
• Mit welcher Handlung kommt die Energie wieder zurück?
• Wer kann Sie dabei unterstützen?
• Und was für Konsequenzen hat das Nichthandeln? Sprich, wie hoch wird der Preis und was genau ist der Preis für’s Nichthandeln?

Und wenn Sie dies für einen Punkt auf Ihrer Liste geschafft haben, dann nehmen Sie sich doch einfach noch einen vor und gehen genauso vor. Immer in dem Wissen, dass das hier ein Gedankentraining ist. Sie trainieren, eine gewisse Distanz zu wahren und aus dieser Instanz heraus wieder in eine Handlungsfähigkeit zu gelangen.

Denn was uns in diesen Situationen am meisten fehlt, ist Klarheit. Klarheit darüber, was überhaupt alles ansteht, was genau für Auswirkungen auf einen zukommen. Schon allein die Fülle an Gedanken lässt einen oft erstarren. Und genau darin liegt die Gefahr. Nicht mehr unterscheiden zu können, welche Reaktion denn nun angemessen ist und wann die Grenze zum ’sich selbst verrückt machen’ überschritten wird.

Wer zu nah dran ist, wird den Überblick nicht haben und nicht wahren können. Dieser ergibt sich eben erst aus einer gewissen Distanz. Und das lässt sich trainieren.

Wenn Sie nun Ihre Gedanken geordnet haben und Ihnen klar ist, was ansteht, müssen Sie davon nun nichts sofort umsetzen. Im Gegenteil, Sie sollten es ganz bewusst nur in Gedanken klären und die erforderlichen Handlungen auf Papier festhalten. Und dann legen Sie Ihre Niederschrift bis zum nächsten Tag beiseite.

Lesen Sie sich dann am folgenden Tag Ihre Notizen durch und möglicherweise werden Sie für sich das Gefühl haben, “so, jetzt weiß ich was ich tun kann und möchte es umsetzen.” Wenn Sie dieses Gefühl noch nicht haben, dann überlegen Sie ob der Schritt, den Sie notiert haben, vielleicht zu groß ist und suchen ihn zu verkleinern.

Nähern Sie sich so im wahrsten Sinne schrittweise einem guten Abschluss an. Und erleben Sie dabei wie gut es tut, Dinge zu einem guten Abschluss zu bringen, aus eigener Kraft.

Welche Erfahrungen haben Sie mit diesen offenen Posten gemacht? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

Letzten Freitag hatte ich das Vergnügen einen Workshop zum Start in das neue KVP-Jahr zu leiten. Wir haben uns unter anderem mit der Einführung der KVP-University beschäftigt. Ein ganzheitliches Weiterbildung- und -entwicklungskonzept, das vor allem auf die Stärken und Besonderheiten der Mitarbeiter baut.

Doch das soll jetzt gar nicht Thema dieses Beitrags sein, sondern eher eine Randnotiz. Eine Technik, die ich schon seit ewigen Zeiten in Workshops, Schulungen, Gesprächen und vielen anderen Gelegenheiten einsetze, hat sich auch hier wieder bewährt:

Der Themenspeicher

Am Beispiel Workshop erläutert: Während des Tages tauchen als Stichworte in Gesprächen immer wieder verschiedene Themen auf, die den Leuten auf den Nägeln brennen, die bis jetzt oft wieder durchgerutscht sind, die sich gerade jetzt in den Vordergrund schieben usw.

Was machen mit solchen Themen?

• Ignorieren ist meistens die schlechteste Wahl
• sie als Störung zu klassifizieren und dementsprechend zu behandeln, senkt die Stimmung in den meisten Fällen sofort spürbar ab
• Und die Variante darauf einzugehen, hat schon so manchen Workshop gesprengt und am eigentlichen Themengebiet vorbeischrammen lassen.

Für mich liegt die Lösung in einem nur scheinbar paradoxen “sich damit beschäftigen und doch beim Thema bleiben”. Denn wie schon ein Leitsatz aus der Psychologie so schön prägnant festhält: Störungen gehen vor.

Stellen Sie an gut sichtbarer Stelle ein Flipchart auf (oder eine Metaplanwand mit angepinntem Blatt oder….) und schreiben Sie als Überschrift Themenspeicher oben drüber. Und wenn sich in der Arbeit nun eine Diskussion über ein Workshop-fremdes Thema entspinnt, dann lassen Sie dieses kurz und knackig beschrieben auf das Flipchart schreiben. Wenn diese Methode regelmäßig praktiziert wird, schicken sich die Teilnehmer bald gegenseitig zum Aufschreiben, damit man beim aktuellen Thema bleiben kann.

Wenn Sie diese Technik zum ersten Mal einsetzen, dann holen Sie sich unbedingt das Commitment der Teilnehmer ab, dass das damit OK ist. Das Thema ist nun sichtbar aufgehoben und hat damit seinen Platz. Sie können zum Arbeiten zurückkehren und on track bleiben.

Was natürlich wichtig ist, um die Wirkung nicht ins Gegenteil zu verkehren, ist dann die Aufarbeitung der gespeicherten Themen. Simpel gelöst mit einer kurzen Dokumentation, was bei jedem Punkt der nächste Schritt ist. Das lässt sich dann als Kurzprotokoll auch ins Intranet stellen.

Das hat außerdem den Vorteil, dass die Lösungserarbeitung wiederum sichtbar wird. Diese Art der Nachbearbeitung trägt auch die Möglichkeit in sich, den gesamten Workshop nochmal ins Gedächtnis zu rufen und die Transferrate zu erhöhen, durch die Erinnerung an das Erarbeitete.

Doch das ist nur eine der vielen möglichen Varianten. Wichtig ist einzig und allein, dass der Themenspeicher abgearbeitet wird. Und genauso mitgeteilt wird, wenn ein Thema völlig zurückgestellt wird. Am besten mit Begründung.

Probieren Sie’s doch mal aus. Zum Beispiel in folgenden Kontexten:

• bei Workshops, Seminaren oder sonstigen Bildungsveranstaltungen
• bei interaktiven Vorträgen
• in jeder Art von Besprechungen, Sitzungen, Konferenzen (hier hat sich schon so manche Stunde dadurch einsparen lassen!)
• bei Telefonaten
• in persönlichen Gesprächen (vor allem hier gilt, probieren Sie es aus, es wird seine Wirkung zeigen)

Wenn Ihnen noch weitere Möglichkeiten einfallen, wie dieses Tool zu nützen ist, dann freu ich mich schon darauf, sie zu lesen. Und natürlich interessiert mich jeder Erfahrungsbericht.