Wissensagentur - Alexandra Graßler

Hier kommt nun die Fortsetzung des Beitrages im best-practice-Blog zum zweiten Teil des Themas KVP-Ideenprogramm.

Wie bei Burkhard beschrieben liegt die Krux solcher Systeme oft darin, die verschiedenen Interessen zusammenzubringen. Und zum zweiten auch noch für beide Seiten - in dem Fall Unternehmen und Mitarbeiter - einen Gewinn zu machen.

Das beschriebene Beispiel ist brandaktuell. Hier nochmal kurz zitiert:

Ein alltägliches Szenario aus der Fertigung:
Auf der Kappsäge nach dem Hobel bleiben ab und zu Reststücke liegen, die sich einklemmen können und dadurch zu Schäden führen. Außerdem ist es nicht ganz ungefährlich die Reststücke zu entfernen.

Jetzt gilt es zu vermeiden, dass aus Versuchen heraus, einen Maschinenausfall zu vermeiden, hohe Sicherheitsrisiken eingegangen werden. Desweiteren ist es ja nur dann wirklich ein Schaden, den z. B. die Instandhaltung reparieren muss, wenn die Maschinen dadurch was abbekommt.

Genau für solche Fälle ist das Ideenprogramm ideal. Die Mitarbeiter, die direkt an der Maschine arbeiten haben zwangsläufig die besten Einfälle, wie sich so etwas lösen lässt, denn sie sind in ihrem Bereich die Experten.

Christian J. als Anlagenbediener hatte nun dazu die Idee eine Aluschiene anschweißen zu lassen, die die Holzstückchen auffängt und gleich noch in einen Abfallbehälter gleiten lässt

Er wählte sich als Umsetzungspartner einen der Schlosser aus und dieser hat die Beschreibung der Idee, samt möglicher Lösung per eMail ins Postfach bekommen. Nun war der Kontakt hergestellt, und innerhalb kürzester Zeit war der Fall erledigt und die Idee umgesetzt.

Können Sie sich erinnern, dass es in der Oberfläche des Programms auch ein Feld gibt, in das eingetragen wird, wie hoch die Ersparnis ist? (Hier geht’s zum ersten Beitrag über das KVP-Ideenprogramm.) Nach dem nun die Idee umgesetzt ist, wird eine kurze Beschreibung über die endgültige Lösung eingegeben und das ganze bewertet.

In diesem Fall z.B. lässt sich eine gute Schätzung darüber abgeben, wie lange die Maschine durchschnittlich aus dem o.g. Grund gestanden ist. Diese Zeit mal den Maschinenstundensatz und damit ist ein realistischer monetärer Wert ermittelt.

Was dabei quasi ein Abfallprodukt ist: Die Mitarbeiter können dadurch häufig erstmalig die Kostenstruktur verstehen. Sie lernen zudem nebenbei welche Werte die Maschinen haben und welche Werte ihre Ideen haben.

Und da die abgeschlossenen Ideen in der Datenbank erhalten bleiben, kann jederzeit nach Stichworten gesucht werden. Das ermöglicht den Mitarbeitern, nicht immer das Rad neu erfinden zu müssen, sondern sie können auf bereits bestehende Lösungen zurückgreifen, diese adaptieren und einsetzen.

Das Bauunternehmen, aus dem auch die oben beschriebene Idee stammt hat übrigens eine Umsetzungsquote von 74 % (!) und die Einsparungen beliefen sich auf über 75.000 € im Jahr 2006 - wohlgemerkt allein nur aus dem Ideenprogramm heraus! Dieses Ergebnis kann sich doch sehen lassen.
Fazit:
Ein Ideenprogramm bringt vielerlei Vorteile:

• Die Mitarbeiter können eigenständig und selbstverantwortlich Ideen anstoßen und umsetzen, was die Eigenmotivation ungemein erhöht.
• Die Vorgesetzten werden entlastet, da ihre Mitarbeiter immer mehr lernen unternehmerisch und innovativ zu denken.
• Das Unternehmen kann Kosten einsparen und wird von innen heraus innovativer werden.
• Wissensmanagement wird dabei automatisch betrieben, da die Ideendatenbank stetig wächst und damit die Qualität der Ideen steigt.

Einen Haken hat die Sache allerdings: Als Chef muss ich in der Lage sein, Verantwortung abgeben zu wollen und den Mitarbeitern zuzutrauen eine gute Lösung zu finden. Je höher der Kontrollwunsch ist, desto eher ist so ein Prozess zum Scheitern verurteilt.

Wenn Sie gern mehr über die Einführung eines KVP-Ideenprogramms wissen möchten, sprechen Sie uns bitte an. Wir freuen uns auf Ihre Fragen!

Hier folgt nun die Fortsetzung des Artikels bei Burkhard Schneider im best-practice-Blog.

Ich stelle Ihnen heute das KVP-Ideen-Programm vor, das von Mitarbeitern eines Bauunternehmens angestoßen worden ist. Als Sinnbild hatten sie sich dazu Wicki auserkoren. Und dieser passt auch perfekt dazu, denn für ungewöhnliche und ausgefallene Ideen ist er ja bekannt.

Bei der Entwicklung des Programms war uns wichtig, dass ein größtmöglicher Handlungsspielraum bei den Mitarbeitern selbst liegt. Dass sie soviele Entscheidungen wie möglich eigenständig und gemeinsam treffen können. Die Selbstorganisation dadurch signifikant gefördert und das Verantwortungsgefühl gesteigert wird.

Herausgekommen ist dabei eine einfache Oberfläche die übersichtlich strukturiert ist. Inzwischen auch bereits überarbeitet um die Praxiserfahrungen gleich mit einfließen zu lassen:

Die zentralen Felder sind zum Teil mit Fragen überschrieben:

• Meine Idee…
• Wie könnte man die Idee umsetzen?
• Was bringt uns die Idee?
• Was benötigen wir dafür (Zeit, Kosten usw.)?

Damit mit den Ideen auch sofort etwas passiert, bezieht sich das abschließende Feld auf den Umsetzungspartner. Dieser kann aus der Liste ausgewählt werden und bekommt nach Abschluss der Idee mit einem Klick auf senden eine eMail in der alle Angaben zusammengefasst zu finden sind.

Durch diese Vorgehensweise sind in den Ideen-Prozessen immer der Ideengeber und der Umsetzungspartner von Anfang an verknüpft. Der Ideengeber möchte natürlich seine Idee umgesetzt sehen und er wird daher mit dem Umsetzungspartner in Kontakt bleiben.

Wie sich nun die Ideen weiterverarbeiten, auswerten lassen und damit Kosten in großer 5stelliger Höhe eingespart werden können, lesen Sie morgen im Folge-Beitrag.

Dieser Beitrag ist die Fortsetzung des Artikels als Gastbloggerin bei Burkhard Schneider.

Es geht dabei um die Entwicklung der elektronischen Reparaturanforderung. Auslöser war dazu der Satz eines Mitarbeiters: “Mei, wa des schee, wenn ich bloß auf a Knöpferl drucka misat, und dann wa mei Reparaturanforderung dot wo’s hi soll.“

Die Übersetzung für alle nicht österreichischen und bayerischen LeserInnen: “Ach, wär das schön, wenn ich nur auf ein Knöpfchen drücken müsste, und dann wäre meine Reparaturanforderung gleich dort, wo sie hingehört.”

Hintergrund war die Tatsache, dass in diesem Industriebetrieb regelmäßig an den Maschinen etwas zu reparieren ist, Ausfälle stattfinden, die Elektronik spinnt usw. Also der ganz alltägliche Wahnsinn beim Fertigen. Das Wichtige dabei ist nun, wie schnell kann der Schaden behoben werden. Denn davon hängt auch ab, wie lange die Ausfallzeit durch Stehen der Maschine ist. Dass das alles Geld kostet, versteht sich von selbst.

Bis dahin wurde das ganze so gelöst, dass entweder in der Instandhaltung angerufen wurde, Zettel gefaxt, geschickt oder gebracht wurden. Und wie das halt so ist, ging halt auch mal was verloren, wurde nicht rechtzeitig weitergeleitet und der damit verbundene Ärger war oft groß.

Was tun?

Und genau damit haben wir uns in einer der Kaizen-Gruppen beschäftigt und einer der Mitarbeiter hatte die o.g. simple Idee. Gesagt, getan, wir haben uns dann mit der hausinternen EDV zusammengesetzt und überlegt, wie sich das so einfach und funktioniell wie möglich umsetzen lässt.

Die Lösung war ein Access-Programm, mit einer einfachen Oberfläche. Um das Programm für alle nutzbar zu machen, wurde alte Terminals überall in der Fertigung aufgestellt.

Wenn nun eine Reparatur erforderlich ist, gibt ein Mitarbeiter dazu folgende Daten ein:

• Namen, Bereich und Kostenstelle als derjenige, der die Reparatur anfordert
• eine Beschreibung dessen was kaputt gegangen ist und die Auswirkungen
• die Priorität
• die Mangelart (mechanisch, elektrisch, EDV)

Noch auf senden klicken und schon kommt das ganze als eMail in der Instandhaltung an. Diese Vorgehensweise hat einige Vorteile:

• Es gehen keine Anforderungen mehr verloren.
• Die Anforderungen werden zentral beim richtigen Ansprechpartner gesammelt und dieser kann sie hintereinander abarbeiten.
• Durch die Prioritätenvergabe werden die Fehler, die die höchsten Standzeiten und damit Ausfallkosten verursachen, zuerst bearbeitet.
• Es sind viele verschiedene Auswertungen möglich, die zukünftige Fehler vermeiden helfen.

Wenn der Schaden repariert wurde, dann wird eine kurze Beschreibung eingegeben, wie das Ganze repariert wurde. Das mag sich jetzt nach Mehraufwand anhören. Ist es auch. Doch da die Beschreibungen zugänglich sind, ist daraus inzwischen eine Datenbank an Möglichkeiten entstanden, die immer wieder als Ideenpool genutzt werden kann.

Das macht es auch neuen Mitarbeitern in der Instandhaltung leichter, schnell umsetzbare Lösungen und Hilfestellungen zu finden.

Ein Metaziel des Ganzen ist der Wandel hin zu einer immer mehr vorbeugend arbeitenden Instandhaltung. Und durch die gesammelten Auswertungen können immer schneller anfällige Bereiche ermittelt und dadurch präventiv geprüft werden.

Nebenbei wurden durch das Programm auch ältere Mitarbeiter, die bis jetzt mit dem Computer so gar nichts am Hut hatten an dieses Medium herangeführt. Anfangs haben sie teilweise noch jemanden gebeten, etwas für sie einzugeben. Doch mit der Zeit hat sich auch das gewandelt zur Eigeninitiative.

Der “Kasten” hat damit viel von seiner Undurchschaubarkeit verloren und ist zu einem nützlichen Instrument geworden. Der Aufwand dieses Programm zu erstellen, hat sich bereits nach kürzester Zeit amortisiert, da Reparaturen dadurch schneller und effektiver durchgeführt werden. Die Standzeiten konnten damit um einiges minimiert werden und das spart bares Geld.

Wenn solche Ideen für Sie auch von Interesse sind, dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir unterstützen Sie gern bei der Entwicklung und Umsetzung von Mitarbeiter-Ideen.

In der nächsten Woche erscheinen einige meiner Beiträge im best-practice-blog von Burkhard Schneider.

Als Themen werden dabei im Mittelpunkt stehen:

• KVP/Kaizen
• Ideenprogramm
• praktische Umsetzungen von verschiedensten Mitarbeiter-Ideen

An dieser Stelle vielen Dank an Burkhard für die Einladung!

Die IHK Passau bietet am 20. Oktober 2006 eine Veranstaltung an mit dem Titel:

Kapazitätsauslastungsbörse Metall Niederbayern

Im Rahmen dieses Erfahrungsaustausches für Metallbetriebe lädt die Firma Hacker in Offenberg-Neuhausen (bei Deggendorf) als Hausherr zu einer Betriebsbesichtigung Ihres Werkes ein.

Anschließend gibt es einen Info-Vortrag zum Thema Ideenmanagement mit KVP/Kaizen. Ich freue mich sehr, dass ich die Möglichkeit habe, dieses Referat zu halten.

An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an Herrn Kirsch (Key Account Manager bei Hacker) und Herrn Traub (Innovationsberater der IHK Passau) die es möglich gemacht haben, dass die Veranstaltung in diesem Rahmen stattfinden kann.

Alle Informationen zur Anmeldung finden Sie direkt auf der Seite der IHK Passau oder hier auf meiner Terminseite. Interessenten und Gäste sind ebenfalls herzlich willkommen.

Der Fragebogen hat noch ziemlich seine Kreise gezogen. Es haben doch knapp 80 % der Mitarbeiter mitgemacht. Fand ich ja schon mal klasse. Tja und wie sich ja schon bei den ersten Auswertungen gezeigt hat, ist auch das Gesamtergebnis nicht gerade berauschend ausgefallen.

Vor allem der Kontakt zur Geschäftsleitung wurde sehr schlecht eingestuft. Diese Note hat die Personalentwicklung doch ganz schön aufgeschreckt und das ist gut so. Allerdings hat sich bei diesem Meeting noch etwas klar gezeigt und das war zum einen für mich überhaupt nicht überraschend (sondern eher eine Bestätigung meiner Einschätzung) und zum anderen doch wiederrum sehr ernüchternd:

Zufälligerweise kam in den letzten Minuten unseres Meeting noch der oberste Oberboss dazu. Und nach einigen erläuternden Worten unserer Seite und Kommentaren seiner Seite habe ich dann noch ein paar Fragen gestellt, da mir wichtig war, wie er TATSÄCHLICH über KVP und all das denkt. (Dass mir da meine NLP-Kenntnisse ja sehr zu gute kommen, kriegt erstens keiner mit und ist zweitens immer wieder Gold wert….)

Naja, was soll ich sagen. Ich bekam u.a. folgende Meldung: Zitat “KVP ist was für die unteren. Und … (war eine wichtige Managemententscheidung) brauchen die nicht wissen, damit kommen die nicht klar.”

Fand ich schon ziemlich hammerhart. Denn damit ist wiedermal bestätigt, wie groß der Unterschied zwischen einem Manager und einer Führungspersönlichkeit ist. Wer als Firmeninhaber von seinen Arbeitern als “die unteren” denkt, braucht sich nicht wundern, wenn “die” sich umgekehrt “die oberen” denken und dementsprechend eben nicht mitdenken geschweige denn sich engagieren wollen.

Fazit für mich: Der KVP-Prozess hat damit ganz klar seinen Rahmen und seine Grenze in dieser Firma. Denn auf meine Anregung, die ich als Frage formuliert hatte, dass KVP ja eine Art zu denken sei und kein Instrument, hat er mich nur irritiert angesehen und dann in seinem Text weitergemacht, als ob ich nichts gesagt hätte. Wie schon oben erwähnt, hat dies nur glasklar meine Einschätzung bestätigt, die ich durch die Beobachtung schon von Anfang an entwickelt hatte.

Gut ich denke, wir werden den Prozess trotzdem weiter durchziehen und soweit wie möglich Veränderungen initiieren und alles andere muss man einfach abhaken. Es gibt andere Firmen…

Letzten Freitag wurde die erste KVP-News verschickt. Ich hab das ganze in verschiedene Rubriken eingeteilt, von aktuelle Termine bis zu geplanten Aktivitäten. Da es die ersten News waren, sind sie doch länger als eine DIN-A4 Seite geworden. Doch ich denke, dass ist zu verschmerzen, zudem auf der zweiten Seite auch schon der erste Screenshot des neuen KVP-Idee-Programms zu sehen ist.
Das wird auch richtig klasse. Bin ich schon sehr gespannt drauf.

Die News werden erstmal in einem kleineren Kreis gestreut, denn sie sollen natürlich auch erst mal ins Gerede kommen. Da wir uns auch ganz streng nur auf Informationen beschränken, die tatsächlich etwas mit den Ideen und Projekten der Mitarbeiter zu tun haben, ist der Anreiz doch ziemlich hoch, die Infos auch zu lesen.

Alle Arbeiter haben ja keine eMail-Adresse, doch das ist kein Problem, da der jeweilige Meister bzw. Vorarbeiter die Sachen ausdrucken und an die KVP-Tafeln hängen kann. Kommen die Dinger damit auch endlich mal wieder zum Einsatz….

Ja, dann bleibt jetzt mal abzuwarten, wie die Reaktionen ausfallen.
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Um eine Zufriedenheitsbefragung der Mitarbeiter zu machen, hatte ich heute auch noch einen Fragebogen entworfen. Mit 5 Einstufungs- und 1 offenen Frage.

Ziele:

• Informationsweitergabe: Wie zufrieden sind die Mitarbeiter damit?
• Als wie sinnvoll wird KVP eingeschätzt?
• Wie wird die Kommunikation empfunden?
• Wie wird die Umsetzung der Ideen eingestuft?
• Wie wird der Kontakt zur Geschäftsleitung empfunden?
• Eine offene Frage, von was mehr in der Firma gewünscht wird.

Die 44 Bögen die ich bisher ausgewertet habe, bescheinigen der Firma keine besonders guten Noten. Doch das war ja abzusehen. Außerdem ist die wichtigste Frage, die man sich beim Erstellen eines Fragebogens stellen sollte: “Welche Antworten möchte ich für welchen Zweck erreichen…?” Tja, und da ich für Freitag Munition brauche, haben die Antworten genau da reingetroffen, wo ich sie hinwollte… *schmunzel*
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Heute haben wir in einem zweistündigen Meeting die künftige Software-Lösung für die KVP-Ideen erarbeitet. Da keine Möglichkeit besteht, viel Geld für eine neue Software auszugeben, bin ich mit der jetzt gefunden Lösung schon sehr zufrieden.

Es wird ein simpel gestricktes Formular geben (ähnlich der bereits vorhandenen elektronischen Reparaturanforderung) um es allen Arbeitern so leicht wie möglich zu machen, ihre Ideen dort hineinzuschreiben. Was aus dem bestehenden System übernommen wird, sind die Drop-Downfelder mit Auswahl von Kostenstelle, Mitarbeiter und Bereich. Des weiteren gibt es ein Feld für die Eingabe der Idee, ein Feld für mögliche Lösungsvorschläge und ein Feld für mögliche Einsparungen, wenn die Idee umgesetzt wird.

Das ganze wird ergänzt durch die mögliche Auswahl des gewünschten Umsetzungspartners. Hierbei sieht man auch gleich, dass die Wortwahl eine wichtige Rolle spielt. Denn es sollte ja nicht so sein, dass nach der Eingabe der Idee andere dafür zuständig sind. Nein, die Verantwortung bleibt ganz klar bei dem, der diese Idee eingetragen hat.

Durch Auswahl des Umsetzungspartners wird automatisch eine eMail generiert, die bei diesem ankommt. Da in der Instandhaltung und Fertigung natürlich nur die wenigsten Mitarbeiter eine eigene eMail-Adresse haben, kommt die Mail quasi in der Abteilung an. Um eine schnelle Zuordnung zu gewährleisten, wird deshalb im Betreff automatisch der Name eingetragen. Als Text erscheint die Idee mit Lösungsvorschlag.

Ein weiteres Fenster ist dann für den Bericht angedacht. Auch hier sind nur wenige Felder vorgesehen um das ganze übersichtlich zu halten. Es wird ein Feld mit Startdatum geben (wann die Umsetzung der Idee begonnen wurde), ein Feld mit Enddatum (wann die Umsetzung beendet wurde) und ein Textfeld für den Bericht der Umsetzung.

Für den KVP-Koordinator ist dann eine weitere Maske vorgesehen. Dieser hat ja u. a. die Aufgabe, die eingegebenen Ideen zu bewerten. Entweder quantitativ in € und/oder Zeit oder auch qualitativ durch Eingabe der Veränderungen durch die Umsetzung.

Mir war für den ganzen Prozess sehr wichtig, dass eine hohe Transparenz entsteht. D. h. jeder einzelne Mitarbeiter soll die Möglichkeit haben, alle vorhandenen Berichte abzurufen. Geplante Berichte sind z. B.: Monatsbericht je Bereich, Mitarbeiter, Kostenstelle mit Bewertung usw.

Das bedeutet auch, dass jeder Mitarbeiter nachvollziehen kann, was seine Idee der gesamten Firma gebracht hat. Eine weitere Sensibilisierung für die wichtigen Zahlen im Unternehmen. Denn eins steht fest, wenn der Turnaround in diesem Geschäftsjahr nicht geschafft wird, dann werden auch hier die Tore unten bleiben.

Für die Statistik können die Zahlen dann selbstverständlich jederzeit ins Excel ausgelesen werden. Und auch das Benchmarking wird dadurch wesentlich übersichtlicher und vor allem nicht mehr so zeitintensiv wie bisher.
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Hab jetzt die nächste Stunde des KVP-Workshops angesehen und protokolliert. Muss ja wirklich sagen, dass diese Möglichkeit absolut klasse ist. Wenn jemand gut mit der Kamera umgehen kann, dann lässt sich damit die ganze Dynamik einfangen.

Wichtig ist außerdem, das gute Fotos der Metaplanwände gemacht werden. Obwohl sich hier in diesem Workshop bewährt hat, mit der Kamera die ganzen Wände gezoomt aufzunehmen, da für die Fotos teilweise zu klein geschrieben wurde. Doch so, kann man ja schön stoppen und dann die fehlenden Daten über die DVD ergänzen.

Für mich als “Merke”:

• Kamera generell öfter einsetzen.
• Filmer vorher immer gut insturieren (hat hier supergut funktioniert).
• genügend Kassetten dabei haben (wir hatten nochmal Glück…)
• im Team und auch einzeln protokollieren

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