Wissensagentur – Alexandra Graßler

Nachdem mein erster Beitrag zum Thema “Wie ich die Dinge geregelt kriege” ja doch mal ein Ende finden musste, hatte ich einige Details übersprungen. Diese werd ich hier immer mal wieder einschieben und vielleicht sind sie dem einen oder anderen als Beispiel nützlich.

Wie verwalten Sie Ihre aktuellen Projekte?
Wenn es Ihnen ähnlich geht wie mir, dann gibt es Zeiten, da sind sehr, sehr viele Bälle auf einmal in der Luft zu halten und Zeiten da wird’s wieder ein wenig ruhiger. Und um in dem ganzen Spiel die Übersicht zu behalten, bin ich dazu auf ein eigenes Ordnungssystem übergegangen:

Die chaotische Ablage

Vielleicht kommt Ihnen diese Bezeichnung in einem anderen Zusammenhang irgendwie bekannt vor. Und da haben Sie völlig recht, das ganze System stammt urprünglich aus der Lagerhaltung.

Um nicht ewig viel Platz zu verschwenden, ging man in Zeiten der EDV irgendwann dazu über, den Computer einfach freie Plätze bestimmen zu lassen und dort die gerade gelieferte Ware abzulegen. Das bedeutet es gibt keine Platzverschwendung mehr durch künstlich freigehaltene Regale (hier darf nur Ware X rein). Um ihre Waren wieder zu finden müssen Sie dann nur den Computer bemühen, der sich den Ort natürlich genau gemerkt hat.

Dieses System lässt sich nun auf aktuelle Projektverwaltung übertragen. Zum ersten Mal bin ich über die Seite methode.de darüber gestolpert. (Diese Homepage kann ich übrigens nur wärmstens zum Stöbern empfehlen, die verschiedenen kostenlosen Methodentrainings sind überaus gehaltvoll und nützlich.)

Für mich waren primär folgende Ziele für meine Projektverwaltung wichtig:

1. Keine wachsenden Stapel mehr auf meinem Schreibtisch.
2. Jederzeit Zugriff auf alle zusammengehörenden Einzelteile eines Projekts.
3. Schnelle und unkomplizierte Neuanlage von Projekten.
4. Übersichtliches Inhaltsverzeichnis und einfache Dokumentation an einem Ort.

zu 1. Kampf dem Stapel
Diese Stapelkrankheit kennt wohl jeder, der auch nur im entferntesten mit einem Büro zu tun hat. Nur mal schnell ablegen… Und das ist dann auch schon der Beginn der Papieralpen. Deshalb hab ich begonnen mit der chaotischen Ablage zu arbeiten. Dazu können Sie entweder einen Tischordner wie z. B. den hier von Leitz verwenden mit 12, 31 oder A-Z Register oder Sie machen gleich eine Hängeregistratur draus. Und verwenden zum Aufbewahren einen Ständer wie den von Helit. Die lassen sich auch sehr gut stapeln.

Der Unterschied liegt darin, dass sich ein Tischordner eher dafür eignet, wenn ihre Projekte meist aus max. 10-12 Blättern bestehen. Falls sich meistens mehr Material ansammelt, ist die Hängeregistratur auf jeden Fall besser geeignet. Hier gibt’s zum Mitnehmen auch Koffer, in die die Register perfekt hineinpassen.

Bei einem Tischordner sind die Fächer ja bereits durchnummeriert. Bei Verwendung der Hängeregistratur werden die Schildchen dann ebenfalls fortlaufend benannt. z. B. mit A1 oder Aufgabe 1 oder direkt nur die 1. Das ist jetzt völlig Jacke wie Hose. So sieht z. B. mein Koffer aus:

Das lässt sich selbstverständlich auch mit einem Mappenwagen lösen, falls Sie z. B. mehr als 25 Projekt gleichzeitig offen haben.

zu 2. Alles hat einen Ort und alles hat seinen Ort
Dieses Grundprinzip aus KVP / Kaizen hat sich auch hier bewährt. Dadurch, dass Sie alle Teile eines Projekts mit der chaotischen Ablage an einem Ort versammeln, erledigt sich das hektische Suchen nach der Notiz oder jenem Zettel usw. dann von selbst.

Ebenso einfach lassen sich nun neue Informationen, Schriftstücke, Einzelheiten, Notizen und anderes mehr, automatisch gleich dem richtigen Projekt zuordnen.

Damit Sie nun auch wissen, in welchem der Fächer Ihr Projekt zu finden ist, machen Sie sich eine Projekt-Liste z.B. in Word oder Excel. Für Excel hab ich hier ein Beispiel für Sie vorbereitet. Am schnellsten haben Sie darauf Zugriff, wenn Sie diese Liste direkt auf Ihrem Desktop abspeichern. Wer das ganze gern mit einem Wiki erstellen möchte, kann hier in meinem ersten GTD-Beitrag noch näheres nachlesen.

zu 3. Neues Projekt – neues Glück
Jedes Projekt braucht nun einen passenden Titel. Und da bietet sich schon bei der Namenswahl an, so konkret und knackig wie möglich zu formulieren. Das darf dann auch ruhig mal weniger ernst sein, denn ist ja Ihre Liste, sieht ja keiner und warum darf man denn mit Schreibkram nicht auch ein wenig Spaß haben. Ich oute mich da gleich mal: Mein Projekt für die aktuelle Steuererklärung heißt z.B. bei mir: “P EKSt 2005 ohne blaue Flecken erledigen”

Das “P” steht dabei für Projekt im Sinne von Geschäftsprojekte. Es gibt z. B. noch “I” für Individuelle Projekte und die sind dann privater Natur. Diese Buchstaben helfen mir im Wiki meine Projekte von den “Schritte-Listen” zu unterscheiden. Damit’s besser vorstellbar ist, hier noch ein pdf dazu.

So, wieder zurück zur Projekt-Liste: Diese füllt sich nun bei A1, A2 usw. mit den einzelnen Projekten. Des weiteren können Sie dann diese A-Bezeichnungen auch noch bei anderen zugehörigen Dateien im Computer verwenden. Wenn beispielsweise eine eMail zum Projekt A1 gehört, dann schreib ich das als Ergänzung gleich in den Betreff hinein. So seh ich dann auf einen Blick, welche eMails zu welchen Projekten gehören.

Neue Projekte lassen sich nun ganz leicht mit Hilfe der Liste in ein passendes Aufgabenfach zuordnen.

Einen Haken hat die Sache allerdings. Und das ist das mit der Selbstdisziplin. Wir sind oft so schnell bei der Hand damit, für eine systematische Ordnung keine Zeit zu haben. Und verbringen dann später meist doppelt und dreifach soviel Zeit damit etwas zu suchen. Machen Sie es sich leichter. Fangen Sie an, neue Informationen zu bestehenden Projekten direkt dort einzuordnen. Belohnen Sie sich damit selbst, denn es kommt ja ausschließlich Ihnen zu Gute.

Der Drang lieber der sofortigen Belohnung (wenn ich das schnell auf den Stapel lege, brauch ich mich nicht mehr länger damit beschäftigen und kann ja mit was anderem weitermachen...) nachzugeben ist natürlich groß. Doch wenn Sie sich die Frage stellen:

Für was werd ich mir später mehr dankbar sein? Für’s jetzt kurz Zeit nehmen und einordnen oder später für’s suchen müssen?

Dann denke ich wird die Antwort ziemlich klar ausfallen und da der Mensch ein Gewohnheitstier ist, werden Sie relativ schnell ganz automatisch ablegen.

zu 4. Übersicht und Doku
Mit Hilfe der Projektliste haben Sie eine Aufstellung Ihrer aktuellen Projekte auf einen Blick. Das ist schon mal enorm hilfreich, um offene Fäden zu verknoten. Darauf aufbauend können Sie nun für einzelnen Projekte auch eine Dokumentation beginnen. Wenn Sie mit Excel arbeiten, dann benennen Sie z.B. ein neues Tabellenblatt mit A1 usw. Hier können Sie nun hier alles an Einzelschritten, nötigen Aktionen, generellen Überlegungen und alles andere was Ihnen zu diesem Projekt wichtig erscheint gleich festhalten.

Eleganter, da verlinkbar, geht das natürlich mit einem Wiki. Doch wie auch immer das ganze gelöst wird, wichtig ist einzig und allein, dass Sie für Ihre Projekte einen Ort haben, nichts mehr verloren geht und leicht etwas ergänzt oder gelöscht werden kann.

Für mich ist die Dokumentation ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit. Und dass ich nicht mehr in 5 verschiedenen Dateien rumspringen muss, sondern meine ganze Projektverwaltung inkl. aller Informationen an einem Ort habe, ist für mich sehr wertvoll.

So, jetzt bleibt mir nur nur noch danke zu sagen, für Ihre lange Puste Und bevor ich’s vergesse, hier finden Sie einen weiteren Bericht zu diesem System mit der Projektverwaltung.

Letzten Freitag hatte ich das Vergnügen einen Workshop zum Start in das neue KVP-Jahr zu leiten. Wir haben uns unter anderem mit der Einführung der KVP-University beschäftigt. Ein ganzheitliches Weiterbildung- und -entwicklungskonzept, das vor allem auf die Stärken und Besonderheiten der Mitarbeiter baut.

Doch das soll jetzt gar nicht Thema dieses Beitrags sein, sondern eher eine Randnotiz. Eine Technik, die ich schon seit ewigen Zeiten in Workshops, Schulungen, Gesprächen und vielen anderen Gelegenheiten einsetze, hat sich auch hier wieder bewährt:

Der Themenspeicher

Am Beispiel Workshop erläutert: Während des Tages tauchen als Stichworte in Gesprächen immer wieder verschiedene Themen auf, die den Leuten auf den Nägeln brennen, die bis jetzt oft wieder durchgerutscht sind, die sich gerade jetzt in den Vordergrund schieben usw.

Was machen mit solchen Themen?

• Ignorieren ist meistens die schlechteste Wahl
• sie als Störung zu klassifizieren und dementsprechend zu behandeln, senkt die Stimmung in den meisten Fällen sofort spürbar ab
• Und die Variante darauf einzugehen, hat schon so manchen Workshop gesprengt und am eigentlichen Themengebiet vorbeischrammen lassen.

Für mich liegt die Lösung in einem nur scheinbar paradoxen “sich damit beschäftigen und doch beim Thema bleiben”. Denn wie schon ein Leitsatz aus der Psychologie so schön prägnant festhält: Störungen gehen vor.

Stellen Sie an gut sichtbarer Stelle ein Flipchart auf (oder eine Metaplanwand mit angepinntem Blatt oder….) und schreiben Sie als Überschrift Themenspeicher oben drüber. Und wenn sich in der Arbeit nun eine Diskussion über ein Workshop-fremdes Thema entspinnt, dann lassen Sie dieses kurz und knackig beschrieben auf das Flipchart schreiben. Wenn diese Methode regelmäßig praktiziert wird, schicken sich die Teilnehmer bald gegenseitig zum Aufschreiben, damit man beim aktuellen Thema bleiben kann.

Wenn Sie diese Technik zum ersten Mal einsetzen, dann holen Sie sich unbedingt das Commitment der Teilnehmer ab, dass das damit OK ist. Das Thema ist nun sichtbar aufgehoben und hat damit seinen Platz. Sie können zum Arbeiten zurückkehren und on track bleiben.

Was natürlich wichtig ist, um die Wirkung nicht ins Gegenteil zu verkehren, ist dann die Aufarbeitung der gespeicherten Themen. Simpel gelöst mit einer kurzen Dokumentation, was bei jedem Punkt der nächste Schritt ist. Das lässt sich dann als Kurzprotokoll auch ins Intranet stellen.

Das hat außerdem den Vorteil, dass die Lösungserarbeitung wiederum sichtbar wird. Diese Art der Nachbearbeitung trägt auch die Möglichkeit in sich, den gesamten Workshop nochmal ins Gedächtnis zu rufen und die Transferrate zu erhöhen, durch die Erinnerung an das Erarbeitete.

Doch das ist nur eine der vielen möglichen Varianten. Wichtig ist einzig und allein, dass der Themenspeicher abgearbeitet wird. Und genauso mitgeteilt wird, wenn ein Thema völlig zurückgestellt wird. Am besten mit Begründung.

Probieren Sie’s doch mal aus. Zum Beispiel in folgenden Kontexten:

• bei Workshops, Seminaren oder sonstigen Bildungsveranstaltungen
• bei interaktiven Vorträgen
• in jeder Art von Besprechungen, Sitzungen, Konferenzen (hier hat sich schon so manche Stunde dadurch einsparen lassen!)
• bei Telefonaten
• in persönlichen Gesprächen (vor allem hier gilt, probieren Sie es aus, es wird seine Wirkung zeigen)

Wenn Ihnen noch weitere Möglichkeiten einfallen, wie dieses Tool zu nützen ist, dann freu ich mich schon darauf, sie zu lesen. Und natürlich interessiert mich jeder Erfahrungsbericht.

Letztens haben mich die Schäfchen begeistert und heute sind’s Mäuse

Nee, im Ernst, ich hab hier noch ein kleines Tool entdeckt, das als findiger Katalysator für Ideenimpulse dient. Es nennt sich Mouse brains und bietet nach dem Beantworten von 4 Fragen 9 faszinierende Anregungen zum Weiterdenken. Und auch wenn man jetzt nicht soo fit in Englisch ist, lohnt es sich, das ganze Mal auszuprobieren.

Die 4 Ausgangsfragen hab ich mal für mich kurz übersetzt:

1. Ich verkaufe….. (Produkt, Dienstleistung usw. einsetzen)
2. Mein Produkt / meine Dienstleistung hilft den Leuten…. (soviele Nutzmöglichkeiten wie möglich finden)
3. Meine Hauptzielgruppe macht gern….. (einfach mal sammeln, was einem so einfällt)
4. Manche Leute kaufen mein Produkt / meine Dienstleistung nicht, weil sie denken oder empfinden, dass es.…. (soviele Gründe einfügen wie möglich; z. B. zu langsam ist, zu schwer verständlich, zu teuer usw.)

Wenn Sie nun Mouse Brains genutzt haben, beim Beantworten dieser Fragen, erhalten Sie nun 9 verschiedene Anregungen zum Weiterdenken. Und da sind oft ganz verblüffende Ansätze dabei. Ich kann Ihnen nur empfehlen testen Sie es aus.

Sie können diese vier Fragen auch für verschiedene andere Experimente nutzen:

• Stellen Sie diese Fragen doch mal Freunden, Bekannten, Partnern usw. Sammeln Sie die Ergebnisse in einer Liste und gehen Sie diese in Ruhe durch. Mit Sicherheit werden sich hier genügend Anregungen finden, um das eigene Produkt / die eigene Dienstleistung mit anderen Augen zu betrachten und sinnvolle Anpassungen, Änderungen, Umgestaltungen usw. durchzuführen.
• Stellen Sie sich diese Fragen selbst. Dazu gibt es die verschiedensten Möglichkeiten. Hier eine kleine Auswahl:
  ° Fragen beantworten, Blatt wegpacken; nächsten Tag Fragen beantworten, Blatt wegpacken; das ganze z. B. 10 Tage lang und dann erst vergleichen. Schauen Sie auf Gemeinsamkeiten, Unterschiede, ganz neue Ideen usw.
  ° wenn Sie ein Zirkusdirektor wären, wie würde der diese Fragen für Ihr Produkt / Ihre Dienstleitung beantworten? (wobei Sie Zirkusdirektor auch durch alles mögliche ersetzen können, z. B. mit Agatha Christie, Eisdielenbesitzer, Harry Potter, die Nachbarin von Gegenüber, Ihr größter Gegner, Albert Einstein usw.)
  ° Sie befinden sich im Jahr 2020. Wie würden die Antworten aus dieser zeitlichen Perspektive lauten?

Damit’s gleich schneller geht, können Sie sich hier ein passendes pdf dazu herunterladen.

Sie sehen schon, es gibt soviele Möglichkeiten, dass es immer wieder wie ein spannendes Rätsel sein kann, sich diese Fragen zu stellen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß damit und freue mich über jede Rückmeldung!

via Geistesblitz

So, Dr. List hat gerufen, hier und hier und endlich komme ich dazu dem Aufruf zu antworten Mit Getting Things Done nach David Allen (GTD wie Insider sagen) beschäftige ich mich schon eine ganze Weile. Da ich zu den Menschen gehöre, die sich leicht verzetteln, weil sie permanent neues Zeug im Kopf haben, ist das für mich fast schon lebensnotwenig ein System zu haben.

Ein System, das als Auffangbehälter dient um das herumschwirrende Zeug einzufangen und zur Bearbeitung strukturiert. Das ist sozusagen das Herzstück meiner Organisation. Drumherum gibt’s noch ein paar weitere Tools, die ich entwickelt habe, um z. B. für mich zu Priorisieren. Denn das fehlt mir ein wenig am GTD-System.

So, da mache ich mal eine Auflistung:

Kalender, Terminverwaltung
Hier nutze ich ganz einfach Outlook. Allen Unkenrufen von wegen Sicherheit usw. zum Trotz. Für mich ist es ideal. Ich kann’s mit meinem Palm synchronisieren und ich mag das Programm einfach.

Projektverwaltung
Dazu setze ich das Notebook Wiki ein. Ein kleines Programm, das direkt als .exe Datei läuft und zum Mitnehmen locker auf einen Stick passt. Vielen Dank nochmal an Martin für den Hinweis darauf. Da es eben ein kleines Programm ist, steht jetzt das Design hinten an. Für mich völlig in Ordnung, denn ich bin jetzt nicht unbedingt so ein visuelles Tierchen

Aufbau der Listen:

• Geschäftsprojekte und individuelle Projekte
• Besprechen mit…
• Vielleicht irgendwann
• Kontakte
• verliehen
• Blogthemen
• Checklisten (von speziellem online-banking bis zu diversen Neuinstallationen stehen da verschiedenste Listen drin)
• Merkblatt (darauf wird alles schnell notiert, was mir am Computer so durch den Kopf geht und zu erledigen ist)
• verschiedensten Nächste-Schritte-Listen (daheim, Mail, Telefon, Internet, Computer usw.)
• Koffer (steht für mein Ordnungssystem bei aktuellen Aufgaben, dazu in einem anderen Beitrag mehr)

Jede dieser Listen hat dann diverse Unterpunkte. Jeder dieser Unterpunkte bekommt als erstes ein Datum, damit ich beim Durchsehen weiß, wann ich den Eintrag gemacht hab. Wer’s ganz genau wissen will, dem hab ich hier ein pdf hineingestellt, in der ein Auszug meiner Liste sichtbar ist.

Archiv:

Da ich zu den Sammlerinnen gehöre und überhaupt oft vieles verschiedenste Material relativ griffbereit brauche, bin ich dem simplify-Vorschlag gefolgt und hab dazu eine Hängeregistratur aufgebaut. Einen Mappenwagen der zwei Schritte von meinem Schreibtisch wegsteht, damit ich wenigstens noch ab und zu meinen Hintern hoch kriege, wenn ich nur im Büro sitze

In diesem sind die Mappen alphabetisch geordnet drin und enthalten alles, was mir aufhebenswert erscheint. Damit ich hier nicht einen Berg ansammle, der dann irgendwann mal archiviert gehört, befinden sich am Ende des Wagens immer genügend leere Mappen und eine Mappe, die Schildchen und so Zeugs enthält. Es hat sich für mich bewährt, die Sachen sofort abzulegen. Und da ich mir ja Gedanken über einen passenden Mappennamen machen muss, findet auch in meinem Kopf gleich eine passende Kategorisierung statt.

Wiederkehrende Aufgaben:

Hierzu lege ich mir Serien-Aufgaben in Outlook an. Da gibt’s z.B. eine Aufgabe, die sich jeden Montag zeigt: Uni-Bibliothek kontrollieren. Denn wer schon mal in der Uni-Bib Bücher zu spät zurückgebracht hat, weiß, dass die Mahngebühren gesalzen sind und sich unglaublich schnell erhöhen. Und damit ich solche Sachen nicht ständig irgendwie im Kopf haben muss, hab ich mir einmal die Arbeit gemacht und eine Liste von solchen wiederkehrenden Aufgaben erstellt und diese dann ins Outlook reingeschrieben.

Datumslisten:

Eine Sache, die ich auch aus dem GTD-System in mein Outlook transferiert habe, sind die Datumsaufgaben. Das ursprüngliche System funktioniert mit einem Karteikasten und Karteikarten. Auch hier hab ich mir einmal die Arbeit gemacht und das ganze in Outlook angelegt. Es gibt nun Serienaufgaben, die immer jeden 1. des Monats angezeigt werden, jeden 2. des Monats usw. Und zusätzlich noch Monatsaufgaben, die ca. 5 Tage vorher als Erinnerung gezeigt werden. Der Titel ist bei diesen Aufgaben, bis auf das Datum, völlig identisch: “Was am …. zu erledigen ist”

Wenn nun etwas termingebunden zu erledigen ist, oder ich eine Aufgabe an seinem bestimmten Tag beginnen möchte o.ä. Dann trage ich in dieser Serienaufgabe den Punkt im Notizfeld ein. Für mich ist das superpraktisch, denn ich muss mir damit nicht mehr meinen Kalender vollpflastern und ich werde automatisch am richtigen Tag erinnert.

Ideenentwicklung:

Eigentlich weiß ich gar nicht mehr, was ich vor Mindmapping gemacht habe. Ich nutz das schon so lange, dass es für automatisch der erste Schritt ist, wenn ich Ideen sammle für ein Projekt. Die erste Map entsteht bei mir immer mit der Hand. Hat für mich einfach eine andere Qualität, als mit einem Programm zu starten. Während des Schreibens fließen die Ideen auch anders als an der Tastatur. Danach arbeite ich meistens mit dem Programm MindJet weiter. Obwohl ich da Dr. List zustimmen muss, die Funktionen sind inzwischen so übermächtig, dass bald nix mehr vom ursprünglichen simplen System übrig ist.

Schreiben
Ich schreib schon seit dem ich einen Stift halten konnte. Und das ist mir geblieben. Für mich eine der wichtigsten Fähigkeiten, derer ich mächtig bin.

Morgenseiten:

Die Morgenseiten sind ein wunderbares Instrument, das ich aus dem Buch Der Weg des Künstlers im Beruf habe. Das Prinzip ist ganz einfach: Jeden Morgen als erstes mal drei Seiten schreiben ohne Pause. Den Kopf leeren. Hat oft fantastische Folgen… Und um es gleich vorweg zu nehmen, ich schaffe es auch nicht jeden Tag. Trotz alledem, wer gern schreibt sollte in dieses Buch mal reinschauen. Für mich sind die Morgenseiten oft ein Ort zum Entwickeln von neuen Ideen, nachdem ich erst mal meinen ganzen Gedankenmüll abladen konnte.

Tagebuch:

Ja, ein Tagebuch schreibe ich auch noch. Das ist, im Gegensatz zu den Morgenseiten, eine Möglichkeit für mich über bestimmte Themen nachzudenken oder auch einfach nur schöne und weniger schöne Erlebnisse festzuhalten und aus mir herauszuschreiben.

Blog:

Mein Blog ist eine Möglichkeit für mich, mit der Außenwelt in Kontakt zu treten. Nutzen zu bieten. Interessante Links zu sammeln und Anregungen zu bieten. Hier nochmal ein dickes Dankeschön an Siegfried, der sich mit viel Geduld meinen ganzen Fragen gewidmet hat und mir immer wieder als Experte zur Verfügung steht. Und natürlich an Martin, meinem ganz persönlichen Blog-Meister

Lesen
Auch zum Lesen eine eigene Rubrik, weil es das ist, was ich fast noch mehr liebe als das schreiben.

Blogs lesen:

Hierzu nutze ich zum einen die neue google Desktopsearch mit der Seitenleiste und zum anderen verwende ich den RSS-Reader von Siegfried Hirsch.

Fachliteratur:

Wenn ich mir all die Fachbücher, die ich lese, kaufen müsste, dann hätte ich mir schon bestimmt 2x ein neues Auto leisten können… Daher nutze ich sehr oft die Uni-Bibliothek und dort vor allem die Fernleihe. So, kann ich mir von allen Uni-Bibliotheken in ganz Bayern Bücher für 4 Wochen und mehr ausleihen und das ohne jede Kosten.

Dazu muss man keineswegs Student sein. Nein, Sie können sich als Stadtbenutzer registrieren lassen und ganz praktisch über’s Internet nach Literatur in den Datenbanken suchen. Ich nehm mal an, dass das außerhalb von Bayern bestimmt ein ähnliches vernetztes System pro Bundesland gibt.

In meiner Tasche, die ich immer dabei hab, ist immer ein Buch drin. Denn egal wo man sich grad befindet, es gibt ständig wieder Wartezeiten und da hat es sich bewährt, was zu lesen zu haben. Das ganze kombiniert mit farbigen Post-Its, an interessanten Stellen eingeklebt, geht keine wichtige Info verloren.

Fachzeitschriften:

Les ich mit Eselsohren und Leuchtstift. Was ich ja bei meinen Büchern nicht über’s Herz bringe. Wie sinnvoll es auch sein mag.

So, ich denke, damit hätt ich mal das Wichtigste. Und wenn Sie sich jetzt fragen, wann arbeitet die WissensAgentur eigentlich…? Dann bleibt mir nur die relativ lapidare Antwort: Ich schalt oft meinen Fernseher 14 Tage lang nicht ein, lese keine Tageszeitungen und hab das Glück der Selbständigen mir meine Zeit frei einteilen zu dürfen.

… Ihre Stelle gestrichen würde?

Eine provokante Frage, ich weiß. Doch es lohnt sich, hier genauer hinzuschauen. Wollen wir das ganze mal ein wenig erweitern. Nehmen Sie sich ein bißchen Zeit, Papier und Stift und lassen Sie uns beginnen:

Stellen Sie sich als Gedankenexperiment vor, das Unternehmen in dem Sie arbeiten, sei ein lebendes Wesen. Ein Wesen mit Organen wie Herz, Lunge, Magen usw. Es hat Augen, ein Gehirn, Nervenbahnen, Adern, Beine, Arme und alles was man sonst noch so braucht. Wenn Sie ein Bild vor sich sehen und sei es noch so verschwommen, dann malen Sie es auf. Mit einfachen Strichen. Sie müssen es niemandem zeigen, es ist nur für Sie.

Und ob Sie nun ein Bild gezeichnet vor sich haben, eine Vorstellung im Kopf, ein Gefühl, eine Tonspur, egal was, nehmen Sie einen Stift zur Hand. Und schreiben Sie alle Gedanken auf, die Ihnen in diesem Moment dazu durch den Kopf gehen. Ohne sie zu bewerten, einzustufen oder sonstiges beurteilen. Schreiben Sie mindestens 2 Minuten lang. Wenn Ihnen grad mal nichts einfällt, dann schreiben Sie auf was Sie in Ihrer Vorstellung sehen. "Beschreiben" Sie.

Jetzt lesen Sie in aller Ruhe durch, was Sie geschrieben haben. Notieren Sie weitere Gedanken, die Ihnen beim Lesen einfallen.

Was Sie gerade gemacht haben, ist eine Momentaufnahme von Ihren Eindrücken und Ihrem jetzigen Erleben Ihrer aktuellen Arbeitsplatzsituation. Auch daraus lässt sich bereits schon vieles ableiten. Doch lassen Sie uns noch einen Schritt weiter gehen.

Holen Sie noch einmal das Bild und/oder die Vorstellung von dem Wesen hervor, das für Sie Ihr Unternehmen darstellt. Und nun definieren Sie Ihren Platz.

Welcher Teil davon sind Sie?

• Gehören Sie zu den Organen? Wenn ja, welches sind Sie genau?
• Sind Sie ein Teil des Knochensystems? Wenn ja, wo sind Sie zu finden?
• Oder stellen Sie eines der Sinnesorgane dar?
• Sind Sie vielleicht als Blut unterwegs?
• Oder, oder, oder….?

Schreiben Sie alles auf, was Ihnen auf diese Frage einfällt. Definieren Sie genau Ihre Funktion. Nehmen Sie den folgenden Fragenkatalog als Ausgangspunkt für eigene Überlegungen:

• z. B., wenn Sie sich als Sinnesorgan Augen definiert haben: Sieht das Wesen durch Sie besser? Was sieht es? Wie weit sieht es? Hat es einen Rundumblick? Wem teilen Sie mit, was Sie gesehen haben?
• z. B., wenn Sie sich als Extremitäten Beine definiert haben: Kann das Wesen mit Ihnen besser laufen? Wohin gehen Sie? Wer gibt die Richtung an? Mit wem müssen Sie sich abstimmen, wenn Sie abbiegen wollen o. ä.?
• z. B., wenn Sie sich als Blutbahn definiert haben: Wird das Wesen durch Sie gut mit allem versorgt? Kommen Sie mit dem Blutsystem wirklich überall hin? Was transportieren Sie alles?

Sie sehen schon, dazu gibt es viele, viele mögliche Antworten. Wichtig ist, dass Sie Ihre eigenen finden. Und um den Kreis zum Anfang zu schließen, hier noch mal unsere Ausgangsfrage:

Was würde passieren, wenn Ihre Stelle gestrichen würde?

Übertragen Sie nun Ihre Antworten auf Ihre aktuelle Arbeitssituation.

• Welche Ihrer Tätigkeiten ist am wichtigsten für das Wesen (das Unternehmen)?
• Welche Kenntnisse würden am einschneidensten fehlen?
• Wo würden sich die meisten Engpässe ergeben?
• Was würde ins Stocken geraten oder gar völlig stehenbleiben?

Fragen Sie sich auch:

• Welche Ihrer Tätigkeiten würde unbemerkt bleiben, wenn Sie nicht mehr erledigt würde?
• Was können andere Teile des Wesens (des Unternehmens) ohne Probleme miterledigen?
• Was würde besser funktionieren, wenn Sie nicht mehr dabei wären?

Vor allem die letzte Frage, kann ganz schön tiefe Antworten zum Vorschein bringen. Meist was die eigene Verhaltensebene anbelangt. Es ist natürlich Ihre Entscheidung wie tief Sie buddeln wollen. Allerdings sollten Sie bedenken, dass Schätze meist nicht direkt unter der Oberfläche zu finden sind.

Am besten ist, Sie lassen nun das Geschriebene über Nacht liegen. Lassen es sich setzen und arbeiten. Wenn Sie dann an einem der folgenden Tage Ihre Notizen zur Hand nehmen, werden Ihnen beim Lesen vielleicht noch weitere Gedanken einfallen, die Sie festhalten wollen.

Spätestens jetzt beim Durchgehen, fallen Ihnen einige Sachen ein, die Sie anders machen möchten. Welche Ihrer Tätigkeiten Sie besser erledigen können, als Sie es aktuell machen. Mit wem Sie wie besser kommunizieren können. Was für Arbeiten Sie zukünftig vielleicht ganz neu machen oder ganz lassen. Ich bin mir sicher, dass Sie genügend Ideen haben werden.

Die Metapher mit "dem Wesen" dient dabei gut als Möglichkeit, die eigene Situation von einer neutraleren Warte aus zu betrachten.

Wenn Sie Lust bekommen haben und dieses Experiment ausprobieren wollen, freue ich mich über jeden Erfahrungsbericht!

Und wenn Sie als Unternehmer mehr über das gesamte University-Konzept wissen möchten, woraus diese Metaphern-Arbeit ein kleiner Ausschnitt war, sprechen Sie mich bitte an. Gern beantworte ich all Ihre Fragen. Denn jedes Unternehmen kann zu einer selbstlernenden Organisation werden.

Sind Sie gut ins Neue Jahr gekommen? Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall nur das Beste und dass dieses Jahr für Sie das Jahr der Ernte wird. Was auch immer Sie gern ernten mögen. Erfolg, Freunde, Liebe, viel zu lachen, Erholung, Entwicklung….

Heute möchte ich Ihnen den zweiten Teil der Lebensinventur nach Vera F. Birkenbihl vorstellen. Der erste Teil ist ja nun schon ein paar Tage her und damit hat alles Zeit gehabt um sich ein wenig zu setzen. Wenn Sie mögen, können Sie sich hier die pdf-Version holen oder Sie lesen einfach weiter.

Ich wünsche Ihnen auch beim zweiten Teil wieder viel Entdeckerfreude und wenn Sie mögen, dann schreiben Sie mir doch, wie es Ihnen ergangen hat.

Lebens-Inventur (Teil II: Anfang Januar)

Legen Sie Ihre Notizen von Teil I (in einer verschlossenen Mappe) bereit und durchlaufen zuerst folgende zwei Schritte:

1. Schritt

Beantworten Sie alle Fragen noch einmal. Dieser Durchgang geht wesentlich schneller als der erste in der Weihnachtswoche. Dies muß auch so sein, weil Sie sich heute (im Januar) an viele Details erinnern, die Sie beim Bearbeiten von Teil I sorgfältig durchdacht haben.

2. Schritt

Legen Sie jetzt Ihre Notizen vom ersten Durchgang daneben und vergleichen Ihre Antworten/Assoziationen Frage für Frage. Achten Sie dabei auf folgende Aspekte:

Gemeinsamkeiten und direkte Parallelen Identische (sehr ähnliche) Reaktionen zeigen, daß Ihre Antwort im ersten Durchgang nicht das Resultat einer momentanen Stimmung (oder gar Laune) war. Unterschiede warnen Sie zur Vorsicht!

Daher sollten Sie sich jetzt die beiden Fragen stellen:

• Inwieweit stellt Ihre Dezember-Antwort eine momentane Stimmung jenes Tages dar? (Das würde heißen: Ihre heutige Antwort ist qualitativ besser.)
• Könnten Sie in diesem Punkt derzeit „innerlich zerrissen” sein und (noch) nicht genau wissen, was Sie denken/fühlen/wollen?

3. Schritt

Lesen Sie die Notizen an den nächsten drei Tagen je einmal durch. Dabei können Sie weitere Ideen notieren. Den Rest des Tages denken Sie nur über die Inventur nach, wenn sich einzelne Gedanken hierzu in Ihr Bewußtsein drängen.

4. Schritt

Jetzt erst erarbeiten Sie die gültige Version der allerersten Frage Ihrer Jahres-lnventur, die Frage nach Ihren derzeitigen Zielen und Prioritäten für das neue Lebensjahr. Diese Zielstellung geht einige Wochen später noch durch den Oster-Check.

5. Oster-Check

Gehen Sie in den Ostertagen das Dokument, das jetzt entsteht noch einmal durch. Entweder nicken Sie dabei dauernd mit dem Kopf oder aber Sie werden jetzt, im 1. Quartal des Jahres, stutzig, falls Sie in Ihrer Jahres-lnventur einen Fehler gemacht haben sollten und jetzt feststellen, daß Sie diesen nicht wirk-lich leben wollen. Am besten setzen Sie sich für den Ostercheck einen Termin ins Outlook oder tragen ihn in Ihren Kalender ein.

Die Idee ist jetzt nicht wirklich so neu, man könnte sagen, sie hat ein update durch neue technische Möglichkeiten erhalten:

Schreiben Sie eine Zukunftsmail. Eine Mail an sich selbst, bei der Sie das Versendedatum beliebig festlegen können.

Der Dienst futureme ermöglicht diesen kostenlosen Dienst. Im Spiegel gab’s bereits dabei einen Artikel dazu.

Trainer kennen dieses Vorgehensweise bestimmt aus verschiedenen Seminaren und setzen es vielleicht auch selbst ein. Am Ende eines Seminars schreibt jeder Teilnehmer sich selbst einen Brief. Darin erinnert er sich möglicherweise an das Wichtigste, was er aus dem Erlebten mitnehmen möchte. Oder er schreibt sich einfach ein paar nette Worte. Oder schreibt seine Zukunftsvision auf. Der Möglichkeiten gibt es viele.

Die adressierten Kuverts werden dann vom Kursleiter eingesammelt und zu einem späteren Zeitpunkt erst an die Teilnehmer verschickt. Da gab’s schon so manche Überraschung

Diese Methode ist allerdings nicht bei jedem beliebt und muss natürlich auch nicht für jeden passen. Ich find’s auf jeden Fall ganz witzig, das mit einer eMail zu realisieren. Und wenn es den Dienst lange genug gibt, dann werden auch die Mails die erst in 3 Jahren versendet werden sollen, noch ankommen… Das ist übrigens der häufigste Zeitpunkt, für eine "futureme"-Mail, sagen zumindest die Statistiken.

Und wer’s doch lieber mit der Schneckenpost hat, wäre ja auch eine Idee, so etwas mal unter Freunden zu realisieren, die dann als Postboten fungieren.

via best-practice-business

Die Zeit zwischen Weihnachten und Heiligdreikönig nutze ich seit mehreren Jahren für eine Lebensinventur. Die Grundlage dafür stammt von Frau Vera F. Birkenbihl. Es gibt einen ersten Teil, den man am besten noch im alten Jahr macht und einen zweiten, der dann schon im neuen Jahr stattfindet.

Für mich stellt diese Lebensinventur ein wichtiges Ritual dar. Mit diesem ziehe ich ein Resümee über die vergangenen 365 Tage und nehme mir Zeit, mein Jahr aus der Rückschau noch einmal bewusst wahrzunehmen.

Es geht dabei nicht nur um erreichte Dinge wie “mein Haus, mein Auto, mein Pferd”, sondern um ein ganzheitliches Betrachten vom gesamten Lebensumfeld. Natürlich spielen auch Ziele und Prioriäten eine Rolle, doch eben nur zu einem Teil. Und wenn es Ihnen auch manchmal so geht wie mir, dass Sie es schon bald nicht mehr hören können, wie man Ziele richtig gestaltet und herunterbricht usw., dann haben Sie mit der Lebensinventur eine schöne Alternative.

Sie können den Text dazu entweder hier als pdf öffnen oder einfach weiterlesen. Wenn Sie möchten, dann schreiben Sie mir doch Ihre Erfahrungen, falls Sie Lust haben, die Lebensinventur mal auszuprobieren. Den zweiten Teil gibt’s dann im nächsten Jahr. Viel Entdeckerfreude!

Lebens-Inventur (Teil I: Weihnachtswoche)

I. Denken Sie über Ihr (derzeitiges) Leben nach. Dabei können Sie wie folgt vorgehen:

1. Notieren Sie (schnell und spontan!) Ihre derzeitigen Ziele und Prioritäten im Leben.
Bitte beachten Sie: Mit schnell und spontan meine ich so schnell wie möglich. Wenn Sie also nachdenken müssen, so ist das Teil der Aufgabe. Was Sie jedoch vermeiden sollen, ist das Verwerfen von „ersten Formulierungen” zugunsten von „besseren” (damit könnten Sie sich nämlich selbst in die Tasche lügen!)

2. Vergleichen Sie diese mit den Notizen vom Vorjahr:

• Was ist identisch geblieben?
• Was hat sich geändert?
• Welche Ziele haben Sie erreicht?

3. Denken Sie über die veränderten Aspekte nach.
Sie geben Aufschluß über neue Weichenstellungen in Ihrem Leben, die sich auch völlig unbewußt „eingeschlichen” haben können.

II. Erinnern Sie sich bewußt, welche Geschenke Sie für Ihr Leben erhalten haben.

1. Wo liegen Ihre Stärken?

2. Nutzen Sie sie wirklich optimal?

3. Bauen Sie sie systematisch aus? (Das heißt: Arbeiten Sie bewußt an Ihrer ständigen Entwicklung?)

4. Inwieweit können Sie der Welt ein wenig „zurückgeben“, indem Sie Ihre Stärken dazu nutzen, anderen zu helfen, Ihre eigenen Geschenke (ihr Potenzial) systema-tisch zu entdecken und auszubauen?

III. Denken Sie an Menschen, die Sie kannten, die jedoch nicht mehr unter uns weilen.

1. Erinnern Sie sich dankbar an Erlebnisse (inklusive der Weihnachts- und anderer Feste) mit ihnen.

2. Denken Sie an spezielle Erlebnisse mit ihnen, die Ihnen eine wichtige Lehre ge-wesen sind, und fragen Sie sich, ob Sie den Lerneffekt aus diesen Lehren nach wie vor nutzen.

3. Erinnern Sie sich an Ratschläge dieser Personen und fragen sich, inwiefern Sie diese (noch) beherzigen.

4. Und denken Sie an schöne Zeiten mit ihnen und fragen sich, ob es immer noch genügend ähnliche oder vergleichbare Aspekte in Ihrem Leben gibt.

IV. Denken Sie über die Menschen nach, mit denen Sie derzeit intensive Beziehungen pflegen (beruflich wie privat). Fragen Sie sich:

1. Gibt es im Augenblick irgendwelche Spannungen, die Sie gerne vor dem Jahreswechsel bereinigen möchten?

2. Respektieren Sie diejenigen Aspekte in den Inseln (sprich Persönlichkeiten) dieser Personen genügend, die von Ihrer Insel abweichen?

3. Gewinnt das Leben dieser Menschen in irgendeiner Form durch ihre Beziehung zu Ihnen? (Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie doch mal nach.)

Zum zweiten Teil der Inventur (für Anfang des Jahres) geht es hier.

Gestern fand mein Workshop zu kreativen Problemlösungstools im Haus an der Lichtung statt. Wir waren ein kleiner, feiner Kreis und in diesen Stunden gab es Gelegenheit verschiedene Kreativitätstools kennenzulernen und gleich auch mal an aktuellen Themen zu testen.

Die Teilnehmer waren ganz begeistert von der Brainstorming-Methode 6-3-5. Das ist auch tatsächlich eine feine Sache. Sechs Personen schreiben 3 Lösungen in fünf Minuten nieder. Herauskommen 180 (!) Lösungsideen und das in einer insgesamten Arbeitszeit von nur einer halben Stunde.

So funktioniert’s:

1. Die Problemstellung wird genau definiert. Am besten plakativ im Schlagzeilenstil.

2. Jeder Teilnehmer trägt in die oberste Zeile seines Formulars 3 Ideen ein. Dazu sind 5 Minuten Zeit.

3. Dann werden die Formulare im Uhrzeigersinn weitergereicht.

4. Jeder Teilnehmer hat nun die ersten drei Ideen seines Vorgängers vor sich. Er kann jetzt in der   zweiten Zeile des Formulars wiederum 3 Ideen in 5 Minuten niederschreiben, die

• eine Ergänzung der Vorgängerideen darstellen 
• eine Variation der Vorgängerideen sind,
• völlig neue, andere Ideen sind.

5. Dann werden die Formulare erneut weitergereicht. Solange bis alle Teilnehmer ihre Ideen auf jedem Blatt eingetragen haben.

Anmerkungen: 

• Da ja meistens erst die bereits dort stehenden Ideen durchgelesen werden können die 5 Minuten in den weiteren Runden auch verlängert werden.
• Gelegentlich bleiben auch Felder leer.
• Häufig treten auch Doppelnennungen auf.
• Bei weniger als sechs Teilnehmern ergebens sich dementsprechende weniger Lösungsansätze. Nichts desto trotz, ist dieses Tool genauso wirkungsvoll wenn z. B. 4 Personen sich beteiligen.

Grobbewertung

Anschließend an den Ideenfindungsprozess, sollte eine weitere Bearbeitung im Sinne einer Grobbewertung stattfinden:

• Doppelnennungen streichen
• Jeder Teilnehmer kann auf jedem Blatt seine drei Lieblingsideen ankreuzen.
• Die Ideen mit den meisten Kreuzen können dann weiter ausgearbeitet werden.

Quelle: Helmut Schlicksupp

Wir haben das im Workshop mit der Problemstellung: "Loslassen von alten Mustern" getestet und es war sehr erstaunlich was für gute Ergebnisse und Ideen dabei zum Vorschein kamen.

Fazit:

Aus meiner Sicht ist die Methode 6-3-5 ein simples und hochwirksames Tool, um schnell zu vielen verschiedenen Lösungsansätzen zu kommen. Probieren Sie es aus, denn nur dann können Sie den Nutzen persönlich erleben. Zur Erleichterung finden Sie hier ein passendes Formblatt zum Ausfüllen dazu. Viel Spaß damit und über Rückmeldungen freue ich mich natürlich sehr.