Gehören Sie auch zu den Menschen, die Projekte gern mal auf den letzten Drücker abwickeln? Zumindestens ab und zu? Also ich fürchte, bei mir ist das häufiger an der Tagesordnung als mir lieb ist. Und so manchesmal hadere ich mit mir, denn auch wenn ich dann in letzter Minute noch alles gebacken kriege, wäre es ja auch mal schön, das ganze ein wenig stressfreier zu haben.

Doch was muss ich da lesen? Hermann Rühle bietet in seinem Buch Die Kunst der Improvisation einen Gedanken ganz anderer Art dazu an. Das Paretoprinzip mit seinem 80/20 Verhältnis dürfte hinreichend bekannt sein. Doch von dieser Warte hatte ich es bisher noch nicht betrachtet und mir war zudem nicht in dem Maße bewusst, dass ich oft genauso arbeite:

…Das Pareto-Prinzip ist der Hebel, mit dem ich bei geringstem Kraftaufwand einen hohen Druck erzeuge. Pareto adelt das Hudeln zur sinnvollen, weil wirksamen Strategie und rehabilitiert den Deadline-Junkie. Bei den meisten Aufgaben reicht die 80-Prozent-Lösung. [...] Um diese zu schaffen, kann ich erst mal einmal 80 Prozent der Zeit verstreichen lassen und anderen, schöneren Beschäftigungen nachgehen. In den letzten 20 Prozent der für die Aufgabe verfügbaren Zeit stelle ich dann das geforderte Ergebnis auf die Beine.

Hm, was sagt man dazu…? Das klingt ja fast wie die perfekte Anregung aller AufschieberInnen und Anhänger der Prokrastination das zum neuen Credo zu ernennen. Wie wir inzwischen schon häufig gehört haben, neigen vor allem Perfektionisten und kreative Menschen zum Aufschieben. Und wenn man sich die einzelnen Aufgaben mal ernsthaft betrachtet, könnte es durchaus funktionieren, diese Methode des umgekehrten Pareto – des Oterap-Prinzip (wie Rühle das in seinem Buch nennt) mal auszuprobieren.

Denn wenn Sie zurückdenken, an die Situationen in den Sie aufgeschoben und dann auf den letzten Drücker noch alles fertig gestellt haben, lehrt uns die Erfahrung, dass wir es hinkriegen. Es wäre bestimmt manchesmal mit weniger Stress verbunden, früher zu beginnen, doch vom Beendigungsstandpunkt ausgesehen, hat’s ja gereicht.

Da ich das inzwischen auch bei mir viele, viele Male erlebt habe, bin ich inzwischen relaxter wenn die Zeit vergeht und das Projekt noch immer nicht angefangen ist. Ich habe über mich gelernt, dass ich für bestimmte Arten von Projekten so und soviel Zeit brauche und es mir bei diesen am liebsten ist, wenn ich sie ganz aktuell erstellt habe und damit ganz im Thema drin bin. Das heißt faktisch, mir ist klar, wie lang die 20 % der Zeit bei mir ca. dauern. (der passende Kalauer dazu: Haut nicht immer hin, doch in 80 % der Fälle

Bevor das Hudeln jedoch nun zum Allheilmittel erkoren wird, möchte ich noch einige Sachen zu bedenken geben und Einschränkungen aus meiner Erfahrung aufzeigen:

• Wenn ich in einem Thema Verstehenslücken habe, wird hudeln nicht hinhauen. Wissenslücken lassen sich noch annähernd auffüllen, doch bei Verstehenslücken brauche ich häufig viel mehr Zeit als gedacht und meist auch jemanden, der mich unterstützt. Und das krieg in den 20 % dann meist nicht unter, weil zum einen andere selten genau in meinem benötigten Zeitfenster zur Verfügung stehen und zum anderen der Verstehensprozess Zeit braucht zum Festigen.

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• Das Einschätzen wieviel der Zeit nun wirklich 20 % sind, braucht Erfahrungswerte. Das bedeutet, dass es erst dann Sinn macht, das “Oterap-Prinzip” einzusetzen, wenn ich mehrere gleichartige Aufgaben bereits bearbeitet habe und daraus realistisch ableiten kann, wann ich spätestens beginnen sollte.

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• Nach außen macht Hudeln selten einen guten Eindruck. Wenn es regelmäßig zuviele Leute mitbekommen, könnte es job- und karrieremäßig schaden. Findet es eher hinter verschlossenen Türen statt, und es gehen nur die Ergebnisse nach draußen, ist dieser Teil weniger relevant.

Was sind Ihre ganz persönlichen Tricks mit Aufschieben oder Nichtaufschieben umzugehen?

Schlussbemerkung:
Was mich dazu noch sehr amüsiert hat, ist ein Zitat von Prof. Ferrari der zum Thema Procrastination forscht: “Jemandem der aufschiebt zu sagen, dass er sich einen Wochenplaner kaufen soll, ist wie wie einem chronisch Depressiven zu sagen, er solle fröhlich sein. (Psychology Today, 23 August 2003)

Und wer sich gern noch weitere Anregungen zur Kunst des Improvierens (hört sich doch auch wirklich viel besser an holen mag, sollte ruhig mal einen Blick ins Buch von H. Rühle werfen.

Bildquelle: Microsoft Office

GTD - Getting Things Done – ist eine DER Methoden für Selbstorganisation. Doch machen viele, die dieses Tool beginnen einzusetzen, die Erfahrung, dass sie zwar ihren Kram jetzt gut eingetütet haben, jedoch manches immer noch der Umsetzung harrt. Ein System zu finden, dass erst einmal alles auffängt ist einer der wichtigsten Startschritte, das ist korrekt. Und als nächstes ist ebenso wichtig ein funktionierendes System des Durch- und Abarbeitens aufzubauen. An dieser Stelle helfen uns reine Tool-Gedanken nicht immer weiter. Das ist zumindest meine persönliche Erfahrung, und, wie sich ebenfalls in vielen Beratungen bestätigt hat, stehe ich damit nicht allein da.

Bildquelle: Microsoft Online

Ich stelle mal die These auf, dass wir unser kostbarstes Gut – unsere verfügbare Zeit – in unserem täglichen (Arbeits-)Leben oftmals dadurch verlieren, weil wir zu lange brauchen, um Entscheidungen zu treffen. Uns gehen soviele Eventualitäten durch den Kopf, die bedacht sein wollen (denken wir zumindest) und jonglieren uns dabei von Möglichkeit zu Möglichkeit. Versuchen die Auswirkungen abzuschätzen und sind währenddessen schon wieder damit beschäftigt die nächste Ablenkung im Auge zu behalten.

Und wie so häufig ist der dadurch entstehende innerliche Druck hausgemacht. Damit stecken wir auch schon wieder mitten drin im Hamsterrad. Die Zeit vergeht und wir kommen nicht vom Fleck. Was können wir tun?

Grundsätzlich ist es immer interessant dort hinzuschauen, wo wir uns augenscheinlich selbst die größten Probleme bereiten. Denn hier liegen naturgemäß auch die größten Veränderungspotentiale. Und auch wenn es äußerst skuril anmuten mag, dass die Eigenschaft nur schwer Entscheidungen treffen zu können - zu Potte kommen, wie meine Mutter das immer so schön nennt – eine gute Seite hat, ist es nichtsdestotrotz so, dass wir uns damit in irgendeiner Form einen Dienst erweisen. Sie können sich ja mal auf die Suche nach Antworten machen, in dem Sie mit folgender Frage arbeiten:

• Was wird mir dadurch möglich?

Wenn man einfach mal die Gedanken fließen lässt, ist es oft ganz erstaunlich, was da zum Vorschein kommt. Was sich als latente Überschrift über vieles davon setzen ließe, ist, dass das ganze ein Schutzmechanismus ist. Dieser versucht für uns zu verhindern, dass wir Entscheidungen treffen, die “falsch” sein könnten, negative Auswirkungen haben könnten, unpopulär sind und uns damit der Beliebtheit entziehen usw.

Und doch ist es halt nunmal in unserer Zeit so, dass ich nicht jedes Mal, wenn ich merke, dass ich “nicht zu Potte komme” einen Termin beim Psychotherapeuten meines Vertrauens wahrnehmen kann. Wir brauchen eine Strategie, die uns ermöglicht in höherem Maße handlungsfähig zu bleiben und unsere Projekte Schritt für Schritt vorwärts zu bringen.

Das bietet mir die perfekte Überleitung zu GTD. Im System von GTD gibt es die zentrale Frage: “What’s the next step? – Was ist der nächste Schritt?” Und mit dieser Frage lässt sich unser Entscheidungsmuskel trainieren. Immer wieder im Trockendock, bis wir uns immer weiter auf das große, weite Entscheidungs-Meer hinauswagen.

Wer die OGOG-Liste (ohGottohGott-Liste) führt kann diese gleich mal zum Üben verwenden. Und für alle anderen bin ich mir ganz sicher dass sie in kürzester Zeit fünf und mehr Projekte und offene Angelegenheiten finden, die sich kurz auflisten lassen. Wichtig als Vorgedanke ist mir an dieser Stelle, dass wir uns jetzt im Moment nur auf dem Trockendock befinden, also im absoluten Übungsmodus. Sie sollen keineswegs dann sofort zum Umsetzen losstürmen. Nein, im Gegenteil, das ist für den Moment sogar streng verboten.

Jedes noch so große Projekt hat immer einen nächsten Schritt und den gilt es zu finden. Und dieser Schritt MUSS ein handelbarer sein. Sprich eine klare Aktion, die vollkommen klar ist. Z. B. ein Anruf der zu tätigen ist. Wobei das ein schönes Beispiel dafür ist, warum manche Anrufe fast schon Grünspan auf der To-do-Liste ansetzen. Denn möglicherweise ist der Anruf zwar augenscheinlich der nächste Schritt, doch wenn ich ihn nicht mache, fehlt dazwischen ein Stück. Ist mir denn vollkommen klar, was ich bei diesem Anruf sagen möchte, was mein Ziel ist? Vor allem, wenn es ein eher unangenehmer Anruf ist, dann ist eben nicht der Anruf an sich der nächste Schritt, sondern die Vorbereitung des Anrufs. Und für diese Vorbereitung muss wiederum klar sein, was das Ziel des Anrufes ist.

In solchen Fällen ist ein Schritt, der von David Allen in seinem Buch GTD ebenfalls kurz erwähnt wird, der unerlässlichste: “Gedanken zu XY machen.” Das bedeutet nicht, eine halbe Doktorarbeit darüber zu schreiben. Doch es bedeutet in jedem Fall, sich die Zeit zu nehmen – und oft reichen 10 Minuten völlig aus – sich tatsächlich, am besten schriftlich, darüber Gedanken zu machen. Damit haben Sie einen Schritt, den Sie tatsächlich durchführen können.

Und nach meiner bisherigen Erfahrung ist sehr häufig genau dies Wissen darüber was TATSÄCHLICH der nächste Schritt ist, der Unterschied, der den Unterschied macht. Nehmen Sie doch mal Ihre Liste mit offenen Projekten und Angelegenheiten zur Hand (immer dran denken, wir befinden uns im Übungsmodus, umsetzen ist im Moment streng verboten!) und notieren bei jedem Punkt den Ihrer Meinung nach nächsten Schritt. Gehen Sie dabei in dieser ersten Phase zügig vor und entscheiden wirklich flott. Was ist der nächste Schritt? Ein Anruf, ein Mail, Internetrecherche, ein Schreiben das zu verfassen ist, ein Gespräch zu führen mit Kollege X usw.?

Damit haben Sie den ganz entscheidenden ersten Impuls zur Umsetzung genutzt. So, und jetzt werfen wir mal einen genaueren Blick auf Ihre ersten Entscheidungen. Wenn Sie vielleicht bei einem Projekt “Mail schreiben” notiert haben. Dann spielen Sie in Gedanken diese Aktion dochmal durch. Sie würden jetzt genau diese Mail schreiben wollen. Ist Ihnen vollkommen klar, was alles hineingehört? Haben Sie alle Informationen die Sie brauchen? Oder stellen Sie vielleicht fest, dass Sie doch nicht soo sicher sind und es daher bis jetzt auch noch aufgeschoben haben? Was fehlt Ihnen? Eine Information? Wo würden Sie diese bekommen?

All das liest sich jetzt länger, als es im Hirn durchdacht wird. Wichtig ist, dass es wirklich durchdacht wird. Und auch nicht bis ins hinterletzte Fitzelchen, sondern bis zu dem Punkt, an dem die nächste Handlung – der nächste Schritt – tatsächlich klar ist. Das verstehe ich unter “Entscheidungsmuskel trainieren”. Denn diese Fähigkeit wird uns nicht unbedingt in die Wiege gelegt oder in der Schule beigebracht. Und ist daher eine einfache und doch effektive Vorgehensweise die uns große Unterstützung in unserer täglichen Entscheidungsarbeit bieten kann, die wir möglichst oft trainieren sollten.

Wenn Sie mit dieser zentralen GTD-Frage “What’s the next step? – Was ist der nächste Schritt?” auf diese Art und Weise beginnen regelmäßig zu arbeiten, werden Sie feststellen, dass Ihre Entscheidungszeiten kürzer werden. Und der Teil, der hartnäckig übrig bleibt, lohnt sich mit der o.g. Fragestellung “Was wird mir dadurch möglich?” zu bearbeiten.

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass ein ganz entscheidender Unterschied, ob GTD “works” oder eben nicht, das tiefere Verständnis der so einfachen Frage “Was ist der nächste Schritt?” ist. Sie müssen die Antwort auf eine handelbare Antwort herunterbrechen, nur dann wird es möglich Energie in Richtung Umsetzung freizusetzen. Und genau diese Fähigkeit lässt sich trainieren, eben unser Entscheidungsmuskel. Gewöhnen Sie sich an, immer wieder die Frage nach dem nächsten Schritt zu stellen, bis Sie einen gefunden haben, den Sie tatsächlich umsetzen können. Und nehmen Sie es als Hinweissignal, wenn eine Aufgabe nicht vorwärts zu kommen scheint, dass hier möglichweise noch keine klare Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt gefunden wurde.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein gutes Training und freu mich auf Ihre Berichte

Wie fängt man das bloß an mit der „richtigen” Selbstorganisation? So, dass man die Dinge geregelt kriegt, alles schnell findet was man sucht und jederzeit den Überblick behält?

Wer vor seinem Berg täglicher Arbeit sitzt oder gar grad von einer Lawine an Papierkram u. ä. überrollt wird, hat oftmals keine Ahnung, wie das funktionieren soll. Und um wenigstens irgendwas zu machen, machen wir daher häufig einfach mehr vom selben, sprich wir wursteln uns halt durch unseren Tag.

Bildquelle: P. Kirchhoff-pixelio.de

Doch es ist ja nicht so, dass wir nicht wüssten wie’s geht. Uns ist vollkommen klar, ein Wochenplan würde uns schon mal ein Geländer an die Hand geben. Oder die Dinge blockweise abzuarbeiten würde uns helfen, im Rhythmus zu bleiben. Nicht ständig nach neuen eMails zu schauen und die ganzen Benachrichtigungen abstellen würde unsere Aufmerksamkeit bündeln. Eine Prioritätenliste für den Tag aufzustellen, würde uns beim Wesentlichen bleiben lassen.

Hm, und wieso funktioniert das dann trotzdem nicht? Wieso halten wir uns nicht dran? Die Gründe dafür sind meiner Erfahrung nach so vielfältig, wie es die Menschen sind, die dahinterstehen. Mir ist nur eine Sache aufgefallen, die bei vielen Resonanz erzeugt (mich eingeschlossen…) Und vielleicht ist das auch ein Gedanke für Sie:

Sehr vieles, was auf uns einströmt, ist nicht unbedingt auf unserem Mist gewachsen, d. h. es wird von außen an uns herangetragen und wirkt damit auf uns fremdbestimmend. Wer als Angestellter arbeitet wird dieses Gefühl – wie einige Studien zeigen – noch vermehrt empfinden als Freiberufler und Selbständige. Doch solange wir mit der Fülle umgehen können und die Arbeit (einigermaßen) sinnvoll einstufen, werden wir es zwar nicht immer toll finden, doch es durchziehen. Aber irgendwann kann es durchaus sein, dass der Punkt erreicht ist, an dem wir uns durchgängig fremdbestimmt fühlen und erleben. Und spätestens dann kippt auch unsere Stimmung.

Was passiert da in uns in diesen Momenten? Es ist natürlich ein Gefühlscocktail den das Unterbewusstsein über uns auskippt. Von völlig genervt sein, über richtig grantig werdend bis zu Hilflosigkeit und Resignation. Suchen Sie sich was aus…. Und wenn Sie mal genau hinsehen, was Sie in diesen Momenten beginnen zu tun, könnte das durchaus das Gegenteil von arbeiten sein. Wir schauen – nur mal eben schnell – ob neue Mails vorliegen, surfen ein wenig, schauen mal zum Kollegen rüber usw. usw. usw. Und das in immer kürzeren Zeitintervallen. Je nach dem wie ausgeprägt unser Selbstdisziplin-Modul funktioniert werden wir nach einer gewissen Zeit wieder zurück an die Arbeit gehen.

Um dem Einwand – diese Pausen sind doch sehr wichtig – vorwegzugreifen, stimme ich Ihnen völlig zu. Selbstverständlich brauchen wir in unserem Tag diese Breaks, Kontakt zu anderen, einfach mal was, das uns Spaß macht. Warum tut uns das so gut? Ganz einfach, weil wir dabei selbstbestimmt handeln. Und uns damit das Gefühl verschaffen, wenigstens für fünf Minuten mal zu bestimmen, was zu tun ist. Es ist nun nicht so, dass das immer bewusst abläuft. Nein, ich finde dazu das Bild sehr passend, dass in uns ein kleines Gör bzw. ein kleiner Bengel wohnt, der da das Heft in die Hand nimmt und bestimmt, „hey ich hab jetzt Bock mehr auf den Sch…., lass uns mal …. machen”

Im Prinzip ist das eine sehr gesunde Reaktion um einer überwältigenden Fremdbestimmung etwas entgegenzusetzen. Das blöde ist nur, dass wir am Ende des Tages manches Mal ein schlechtes Gewissen haben, weil das, wir erledigen wollten, wieder nicht geschafft ist. Wir zerpflücken unseren Tag eigenhändig in viele kleine Zeiteinheiten, hopsen so von einem Arbeitsschritt zu einem komplett anderen und machen zwischendurch noch etwas, was uns wenigstens ein wenig ablenkt. Und wenn dieser Prozess schon sehr fortgeschritten ist, werden wir uns umso schwerer tun, mit den oben genannten Hilfen wie Pläne machen, Blöcke bilden usw. umzugehen und sie in unseren Alltag zu integrieren. Da wir dann genau diese Hilfsmittel auch oft als Fremdbestimmung empfinden, unter dem Motto, „alle sagen, nur so kann ich das alles bewältigen und ich hab jetzt absolut keine Lust schon wieder das zu tun, was alle anderen meinen.”

Was ebenfalls interessant ist: Auch wenn wir wissen, was uns blühen wird, wenn wir diesen Termin nicht einhalten, jene Arbeit nicht in dieser Form beenden etc. nehmen wir das irgendwann in Kauf. Nicht unbedingt bewusst, es passiert uns eher. Es geraten die Anteile in uns, die für Pflichterfüllung zuständig sind, in einen ständigen Konflikt mit den Anteilen in uns, die uns aus der Fremdbestimmung leiten möchten.

Was tun?

Was wir am dringendsten in diesen Situationen benötigen, ist das Gefühl der Selbstbestimmung. Wir sagen wo’s lang geht. Und gleichzeitig eine Möglichkeit finden, alles, was so in unserem Kopf herumschwirrt und uns beschäftigt irgendwo zu parken und damit wieder fokussierte Aufmerksamkeit möglich zu machen. Da mein „inneres Gör” häufig in Aktion tritt, kenn ich diesen ganzen Schlamassel nur zu gut. In meiner Verzweiflung hab ich wahrscheinlich so ziemlich jedes Buch über Selbstorganisation, das es so gibt, gelesen (zumindest gefühlt jedes). Gebe Kaizen-Seminare und konnte mir selbst mit Kaizen und GTD eine gut funktionierende Organisation aufbauen. Doch es gibt einfach immer wieder mal Zeiten, in denen strömt soviel ein, dass das System fast wie ein verstopfter Gully überzulaufen droht. Und um davon nicht immer überwältigt zu werden habe ich nach einer simplen Strategie gesucht, die für mich (idiotensicher) funktioniert. Eben weil ich dafür nicht viel überlegen muss und es schnelle Entscheidungen bringt.

Was dabei heraus gekommen ist, ist mein täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste. Wenn Sie jetzt schon mal ein wenig schmunzeln müssen, ist das bereits ziemlich gut Denn ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, ich bin schon fast allergisch auf den Begriff „to-do-Liste”. Und daher immer auf der Suche nach Begriffen, die ich ansprechend finde und die mit mir ganz persönlich etwas zu tun haben.

• Um als erstes das TT mal zu erklären: Diese Abkürzung steht bei mir für Thema des Tages.

Wenn ich merke, wie ich zwischen verschiedenen Themen hin- und her schieße und mich arg verzettel, dann ist das meine wichtigste Frage: Was ist heute Thema des Tages? Das bedeutet konkret, ich mache mir in diesen Situationen keine großartigen Prioritätslisten (obwohl diese natürlich sinnvoll sind) sondern ich konzentriere meinen Fokus auf mein Thema des Tages. Meinen TT. Und diese Frage lässt sich schnell beantworten und das können Sie mit Sicherheit ebenso. Es gibt immer etwas, das absolut Vorrang hat. Ob das nun eine Aufgabe ist, die uns gefällt, ist wieder eine ganz andere Frage. Doch Sie wissen mit Gewissheit, das ist mein heutiger TT.

Es mag vielleicht übertrieben erscheinen, doch ich brauche manchmal zusätzlich visuelle Marker. Daher habe ich mir das ganze als DIN-A4 Blatt ausgedruckt und an meine Magnetwand gehängt (siehe Bild). Ein Blick darauf erinnert mich immer wieder an das Wesentliche und ich schreibe mir in ganz akuten Fällen eine Karte mit meinem TT als Stichwort und hänge es drunter. Für die, die’s gleich selbst mal ausprobieren wollen, können Sie sich hier mein Vorlageblatt downloaden. Und selbstverständlich bewährt sich der TT auch an weniger chaotischen Tagen. Sie können sich diese Frage als erstes morgens stellen, bevor Sie auch nur den Stift in die Hand nehmen und zu arbeiten beginnen. Was ist Ihr heutiger TT? Dadurch bestimmen Sie wieder selbst. Sie entscheiden was jetzt gemacht wird. Eben Ihr heutiger TT.

• Damit kommen wir auch schon zu meiner ohGott-ohGott-Liste.

Die heißt jetzt keineswegs so, weil ich so sehr katholisch veranlagt bin. Nö, der Titel kommt daher, dass mir während der Arbeit immer wieder mal Themen durch den Kopf schießen, die ich vergessen, verschoben, verpennt, noch offen habe etc. Dabei wird mir meistens für einen Moment siedend heiß und ich denke „ohGott-ohGott das habe ich ja völlig vergessen (muss ich ja auch noch machen) usw.” Und da war die Idee für diese Liste geboren Da stehen meist mehr unangenehme Dinge drauf als solche die ich liebend gern mache, denn die vergessen wir ja eher selten. Diese Liste führe ich einfach mit der Hand. Und nutze sie dazu, ein Auffangbecken für diese Gedanken zu haben. Wenn’s erst mal da drauf steht, kann ich an meinem TT weitermachen oder an der Aufgabe, die ich grad am Bearbeiten bin.

Diese Liste könnte mich natürlich auch runterziehen, da sie manches Mal ganz schön lang wird. Doch da hilft ein Blick auf den Titel, den ich immer groß und deutlich drüber schreibe. Und wenn ich dann wieder ohGott-ohGott-Liste lese muss ich meistens schon schmunzeln und mir wird wieder bewusst, dass davon die Welt nicht untergehen wird. Klar sind die Sachen die da drauf stehen oft brandeilig und hätten längst fertig sein sollen. Doch wenn mein heutiger TT nicht dabei ist, dann darf die Liste einfach mal Liste sein und ich kümmer mich nicht weiter drum. Denn ich kann’s jetzt grad nicht ändern. Sondern habe mir die Frage nach meinem TT beantwortet und arbeite ihn ab. Sollte dann Zeit sein, dann stelle ich mir die Frage erneut und vielleicht ist es ja dann eines der Themen meiner ohGott-ohGott-Liste. Dann wird das zu meinem TT und die Liste darf wieder ruhen.

Beide Tools halten mich in chaotischen Zeiten über Wasser und sind in den ruhigeren Zeiten ebenfalls nützlich. Wenn’s wieder geordneter wird, dann greifen auch wieder alle anderen System die z. B. GTD zu bieten hat. Wer gerade erst dabei ist, für sich Selbstorganisation umzusetzen, kann gut und effektiv mit diesen beiden Werkzeugen beginnen. Das reicht für’s erste oft. Machen Sie das mal eine Woche, zwei Wochen. Fragen Sie sich jeden Tag nach Ihrem heutigen TT. Beginnen Sie Ihre persönliche ohGott-ohGott-Liste, die vielleicht bei Ihnen auch einen ganz anderen Namen bekommt. (Falls ja würd ich mich sehr über einen Kommentar freuen, da ich immer superspannend finde, was es so alles an Ideen gibt!) Und wenn sich das eingespielt hat, können Sie weitere Routinen installieren. Doch wenn’s zuviel wird, immer wieder zurück zur Basis, „Was ist mein heute mein TT?”

Und vielleicht nützen Ihnen diese Ideen auch für Ihre persönlichen chaotischen Zeiten. Über jede Rückmeldung von Ihnen dazu freue ich mich!

Twitter ist ein “Miniblog-Dienst”, wenn man das so bezeichnen möchte. Die WissensAgentur zwitschert auch mit und wer mir folgen möchte, kann das hier tun.

Eine sehr gute Erläuterung was Twitter überhaupt ist und wofür das gut sein soll, hat Martin ausgegraben.

Und wer noch mehr Twittertools sucht, wird bei der Karrierebibel fündig.

In Zusammenarbeit mit dem Edutainment-Center – Herrn Kirsch – startet am 26. Juni der Workshop: “Wie ich die Dinge erledigt kriege – Organisation im täglichen Wahnsinn”

Um was geht’s:
Kurz gesagt um Methoden den vollgestopften Arbeitsalltag mit seinen 500.000 Kleinigkeiten und größeren Anforderungen systematisch in den Griff zu kriegen. Dadurch den Kopf freizubekommen für die wesentlichen Dinge und keine Zeit mehr zu verschwenden.

Alle inhaltlichen Angaben zum Ablauf finden Sie in der Workshopbeschreibung. Und wer gern teilnehmen möchte, kann sich über dieses Formular anmelden.

Es wird mit Sicherheit wieder ein hochinteressanter und lebendiger Workshop. Und durch die limitierte Teilnehmerzahl ist intensives Arbeiten möglich. Die Plätze sind erfahrungsgemäß immer schnell ausgebucht. Also nix wie ran

Hier folgt nun die Fortsetzung des Artikels bei Burkhard Schneider im best-practice-Blog.

Ich stelle Ihnen heute das KVP-Ideen-Programm vor, das von Mitarbeitern eines Bauunternehmens angestoßen worden ist. Als Sinnbild hatten sie sich dazu Wicki auserkoren. Und dieser passt auch perfekt dazu, denn für ungewöhnliche und ausgefallene Ideen ist er ja bekannt.

Bei der Entwicklung des Programms war uns wichtig, dass ein größtmöglicher Handlungsspielraum bei den Mitarbeitern selbst liegt. Dass sie soviele Entscheidungen wie möglich eigenständig und gemeinsam treffen können. Die Selbstorganisation dadurch signifikant gefördert und das Verantwortungsgefühl gesteigert wird.

Herausgekommen ist dabei eine einfache Oberfläche die übersichtlich strukturiert ist. Inzwischen auch bereits überarbeitet um die Praxiserfahrungen gleich mit einfließen zu lassen:

Die zentralen Felder sind zum Teil mit Fragen überschrieben:

• Meine Idee…
• Wie könnte man die Idee umsetzen?
• Was bringt uns die Idee?
• Was benötigen wir dafür (Zeit, Kosten usw.)?

Damit mit den Ideen auch sofort etwas passiert, bezieht sich das abschließende Feld auf den Umsetzungspartner. Dieser kann aus der Liste ausgewählt werden und bekommt nach Abschluss der Idee mit einem Klick auf senden eine eMail in der alle Angaben zusammengefasst zu finden sind.

Durch diese Vorgehensweise sind in den Ideen-Prozessen immer der Ideengeber und der Umsetzungspartner von Anfang an verknüpft. Der Ideengeber möchte natürlich seine Idee umgesetzt sehen und er wird daher mit dem Umsetzungspartner in Kontakt bleiben.

Wie sich nun die Ideen weiterverarbeiten, auswerten lassen und damit Kosten in großer 5stelliger Höhe eingespart werden können, lesen Sie morgen im Folge-Beitrag.

In der nächsten Woche erscheinen einige meiner Beiträge im best-practice-blog von Burkhard Schneider.

Als Themen werden dabei im Mittelpunkt stehen:

• KVP/Kaizen
• Ideenprogramm
• praktische Umsetzungen von verschiedensten Mitarbeiter-Ideen

An dieser Stelle vielen Dank an Burkhard für die Einladung!

Wikis bieten ja eine nahezu unerschöpfliche Quelle an Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen. Und die einfache Handhabung und geringen Kosten machen es zu einem attraktiven Werkzeug.

Auf der anderen Seite gibt es viele Unternehmer, vor allem in KMUs, die zwar von Wikis vielleicht schon mal etwas gehört haben, sich jedoch nichts konkretes darunter vorstellen können.

Für einen Kooperationspartner habe ich vor kurzem eine Zusammenfassung mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten für Wikis in Unternehmen geschrieben. Diese Liste erhebt keineswegs einen Anspruch auf Vollständigkeit und soll vor allem anregen, über den eigenen Bedarf nachzudenken.

Die Kurzfassung ist hier zu finden. Und wer möchte kann gern die ausführliche Version bei mir per Mail anfordern.

Zu allen Fragen dazu stehe ich natürlich gern zur Verfügung. Oft lässt sich schon in einem kurzen Gespräch ein großer Nutzen identifizieren. Wieso machen Sie nicht einfach mal die Probe auf’s Exempel? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.

Heute mal wieder ein Beitrag zum Thema GTD – Wie ich die Dinge geregelt kriege

Besser organisiert mit den richtigen Listen

Da es mir oft so geht, dass ich tausend verschiedene Gedanken im Kopf habe und diese auch in einer guten Form auffangen möchte, habe ich mir über ein dazu passendes System Gedanken gemacht. Wer gern strukturiert arbeitet und dem Listen-Gedanken viel abgewinnen kann, dem nützen möglicherweise meine weiterführenden Listen als Ideen-Pool.

Ein Wort davor noch zu den “Nächste-Schritte-Listen” die es in der GTD-Systematik gibt. Listen wie:

• @ erledigen
• @ später
• @ weiterleiten
• u.ä.

sind keine wirklichen Listen im Sinne des GTD-Sytems. Das mag etwas ketzerisch erscheinen, doch im folgenden ein paar Gedanken dazu. Viele von uns stehen den ganzen Tag unter Strom, müssen in Stress-Situationen einen klaren Kopf behalten und einen Überblick über die zu bewältigende Arbeit. Und daher ist eine klare Definition einer Nächsten-Schritte-Liste elementar.

Alles was mehr wie zwei Schritte hat, ist ein Projekt. Übertragen auf die Listen hab ich das für mich ähnlich definiert: Wenn ich die Frage “Was ist der nächste Schritt?” richtig beantworte, dann kommt als Antwort eine Tätigkeit raus kombiniert mit einem dazu nötigen Ort.

Und gibt es noch keine Liste mit diesem Ort (z. B. Internet, weil ich zu einem Projekt etwas recherchieren möchte), dann wird eben eine neue Liste aufgemacht.

Die Angst sich in zuvielen Listen zu verzetteln, sollte eher als Aufmerksamkeit darauf gerichtet werden, dass die Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt richtig ausfällt. Denn das ist oft der Knackpunkt, wieso manche Aufgaben ewig nicht weiterbearbeitet werden. (Dass es sich dabei auch um eine unangenehme Aufgabe handeln kann, lasse ich hier unberücksichtigt.)

Fragen Sie sich selbst tatsächlich solange nach dem “Nächsten Schritt” bis Sie eine durchführbare Aktivität herausbekommen. Und wenn Sie, wie ich, manchmal Projekte haben, bei denen über das Ergebnis noch keine wirkliche Klarheit besteht (z. B. die Konzeption eines neues Workshops), dann gibt es auch hier einen nächsten Schritt. David Allen beschreibt ihn in seinem Buch auch passenderweise als:

• Gedanken zu Projekt XY skizzieren

Bei meinen Projekten gibt’s oft diesen Schritt einzusetzen. Und für mich ist dazu die optimale Lösung ein Mindmap zu machen. Das dient mir dann als Gedankensammlungsort und es lässt sich daraus eine Struktur für das gesamte Projekt erarbeiten. Dann sind die nächsten Schritte meist wieder viel prosaischer, wie z. B. im Internet recherchieren, Buch XY dazu lesen usw. Zum Thema Mindmap gibt es bei meinem Kollegen Dr. List eine wunderbare Zusammenfassung und Erläuterung in seinem Toolblog.

Dann möchte ich Ihnen heute noch ein paar weitere Zusatzlisten vorstellen, die ich für mich in mein GTD-System mit aufgenommen habe:

• Merkblatt
  Dort sammle ich alle Gedanken, die mir unter dem Motto “unbedingt merken, muss ich noch erledigen, shit hab ich ganz vergessen….” usw. fallen. Vorzugsweise fällt mir soetwas während eines Telefonats ein oder als Ablenkungsmanöver von mir selbst wenn ich gerade am Arbeiten bin. Das wird dann alles ganz kurz und knackig in den Merkzettel eingetragen und der wird abends durchgesehen und alles auf die passenden Listen verteilt. Hat für mich den Vorteil, dass ich keine Zettelwirtschaft aufmache, es aufgefangen wird und ich mich in diesem Moment nicht weiter damit beschäftigen muss.
• Checklisten
  Davon gibt es auch verschiedene. Z. B. den Ablauf, wenn mein Palm mal wieder abgestürzt ist oder wie das genau mit dem Aktienhandel auf dieser Bankseite funktioniert hat und ähnliche Sachen. Auch eine Reise-Pack-Checkliste. Dem ganzen sind ja keine Grenzen gesetzt. Ich kann es nur empfehlen, Checklisten einmal auszuprobieren. Wir müssen uns sowieso so viele aktuelle Dinge merken, dann lassen sich nicht so häufig wiederkehrende und trotzdem wichtige Abläufe auf diese Art sehr gut verwalten.
• Ideenzettel
  Das ist ein Sammelsurium meiner diversen Ideen, die mir in den unpassendsten Momenten durch den Kopf gehen. Dazugehören Ideen für neue Unternehmen die ich berate könnte, welche Aktionen ich als nächstes anleiern könnte, wem ich wen vorstellen könnte usw. Hat in 99 % mit meiner Arbeit zu tun. Und seit dem ich diesen Ideenzettel hab, kann ich auch diesen Wust an Möglichkeiten endlich systematisieren.
• Themen
  Das ist jetzt eine ziemlich spezielle Liste für mich. Dort sammle ich Themengebiete oder einzelne Aufhänger für meine nächsten Blog-Beiträge, Artikel für Fachzeitschriften oder Bücher usw. Also alles was ich demnächst in irgendeiner Form publizieren möchte.

Mich interessiert natürlich sehr, welche Zusatzlisten für Sie wichtig sind und/oder welche Sie einsetzen. Denn diese Möglichkeiten sind ja unerschöpflich und es lassen sich immer wieder gute Ideen nutzen. Also keine Scheu und einfach kommentieren

Über den Newsletter vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie habe ich den Hinweis auf ein neues Online-Tool bekommen:

Ein interaktiver Amortisationsrechner für Anlagen

Das Tool ist als Überschlagsrechner auf die Schnelle ganze interessant. Hier die Kurzbeschreibung dazu:

Der Amortisationsrechner berechnet den Zeitraum, der notwendig ist, um die Investitionsauszahlungen einer Anlage wiederzugewinnen. Eine Anlage hat sich amortisiert, sobald die Erlöse die laufenden Betriebskosten decken.

Man wählt zunächst aus, ob eine dynamische oder statische Rechnung durchgeführt werden soll. Der Unterschied liegt dabei darin, dass die dynamische Rechnung einen Kalkulationszinssatz berücksichtigt. Anzugeben sind:

• die Anschaffungskosten
• die voraussichtlichen Gewinne 
• bei der dynamischen Berechnungsmethode den Kalkulationszinssatz 

Das Programm ermittelt dann automatisch, nach wie vielen Jahren sich eine Investition refinanziert. Das ganze lässt sich auch noch wahlweise als Grafik darstellen oder es werden die Werte angezeigt.

Hier ist es zu finden. Dort gibt es noch weitere interessante Online-Tools wie:

• AfA-Rechner
• Break-Even-Rechner
• Skontorechner
• Kalkulation
• Kassenbuch
• Geschäftsjournal

Außerdem hat’s dort noch einige Onlineplaner. Vom Businessplaner über den Marketingplaner und noch anderen. Und es gibt auch eine aktualisierte CD mit dem Gründungs- und Unternehmensplaner, die sich hier bestellen lässt.