Wissensagentur - Alexandra Graßler

In Zusammenarbeit mit dem Edutainment-Center - Herrn Kirsch - startet am 26. Juni der Workshop: “Wie ich die Dinge erledigt kriege - Organisation im täglichen Wahnsinn mit Bürokaizen und GTD”

Um was geht’s:
Kurz gesagt um Methoden den vollgestopften Arbeitsalltag mit seinen 500.000 Kleinigkeiten und größeren Anforderungen systematisch in den Griff zu kriegen. Dadurch den Kopf freizubekommen für die wesentlichen Dinge und keine Zeit mehr zu verschwenden.

Alle inhaltlichen Angaben zum Ablauf finden Sie in der Workshopbeschreibung. Und wer gern teilnehmen möchte, kann sich über dieses Formular anmelden.

Es wird mit Sicherheit wieder ein hochinteressanter und lebendiger Workshop. Und durch die limitierte Teilnehmerzahl ist intensives Arbeiten möglich. Die Plätze sind erfahrungsgemäß immer schnell ausgebucht. Also nix wie ran

Hier folgt nun die Fortsetzung des Artikels bei Burkhard Schneider im best-practice-Blog.

Ich stelle Ihnen heute das KVP-Ideen-Programm vor, das von Mitarbeitern eines Bauunternehmens angestoßen worden ist. Als Sinnbild hatten sie sich dazu Wicki auserkoren. Und dieser passt auch perfekt dazu, denn für ungewöhnliche und ausgefallene Ideen ist er ja bekannt.

Bei der Entwicklung des Programms war uns wichtig, dass ein größtmöglicher Handlungsspielraum bei den Mitarbeitern selbst liegt. Dass sie soviele Entscheidungen wie möglich eigenständig und gemeinsam treffen können. Die Selbstorganisation dadurch signifikant gefördert und das Verantwortungsgefühl gesteigert wird.

Herausgekommen ist dabei eine einfache Oberfläche die übersichtlich strukturiert ist. Inzwischen auch bereits überarbeitet um die Praxiserfahrungen gleich mit einfließen zu lassen:

Die zentralen Felder sind zum Teil mit Fragen überschrieben:

• Meine Idee…
• Wie könnte man die Idee umsetzen?
• Was bringt uns die Idee?
• Was benötigen wir dafür (Zeit, Kosten usw.)?

Damit mit den Ideen auch sofort etwas passiert, bezieht sich das abschließende Feld auf den Umsetzungspartner. Dieser kann aus der Liste ausgewählt werden und bekommt nach Abschluss der Idee mit einem Klick auf senden eine eMail in der alle Angaben zusammengefasst zu finden sind.

Durch diese Vorgehensweise sind in den Ideen-Prozessen immer der Ideengeber und der Umsetzungspartner von Anfang an verknüpft. Der Ideengeber möchte natürlich seine Idee umgesetzt sehen und er wird daher mit dem Umsetzungspartner in Kontakt bleiben.

Wie sich nun die Ideen weiterverarbeiten, auswerten lassen und damit Kosten in großer 5stelliger Höhe eingespart werden können, lesen Sie morgen im Folge-Beitrag.

In der nächsten Woche erscheinen einige meiner Beiträge im best-practice-blog von Burkhard Schneider.

Als Themen werden dabei im Mittelpunkt stehen:

• KVP/Kaizen
• Ideenprogramm
• praktische Umsetzungen von verschiedensten Mitarbeiter-Ideen

An dieser Stelle vielen Dank an Burkhard für die Einladung!

Wikis bieten ja eine nahezu unerschöpfliche Quelle an Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen. Und die einfache Handhabung und geringen Kosten machen es zu einem attraktiven Werkzeug.

Auf der anderen Seite gibt es viele Unternehmer, vor allem in KMUs, die zwar von Wikis vielleicht schon mal etwas gehört haben, sich jedoch nichts konkretes darunter vorstellen können.

Für einen Kooperationspartner habe ich vor kurzem eine Zusammenfassung mit verschiedenen Einsatzmöglichkeiten für Wikis in Unternehmen geschrieben. Diese Liste erhebt keineswegs einen Anspruch auf Vollständigkeit und soll vor allem anregen, über den eigenen Bedarf nachzudenken.

Die Kurzfassung ist hier zu finden. Und wer möchte kann gern die ausführliche Version bei mir per Mail anfordern.

Zu allen Fragen dazu stehe ich natürlich gern zur Verfügung. Oft lässt sich schon in einem kurzen Gespräch ein großer Nutzen identifizieren. Wieso machen Sie nicht einfach mal die Probe auf’s Exempel? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.

Heute mal wieder ein Beitrag zum Thema GTD - Wie ich die Dinge geregelt kriege

Besser organisiert mit den richtigen Listen

Da es mir oft so geht, dass ich tausend verschiedene Gedanken im Kopf habe und diese auch in einer guten Form auffangen möchte, habe ich mir über ein dazu passendes System Gedanken gemacht. Wer gern strukturiert arbeitet und dem Listen-Gedanken viel abgewinnen kann, dem nützen möglicherweise meine weiterführenden Listen als Ideen-Pool.

Ein Wort davor noch zu den “Nächste-Schritte-Listen” die es in der GTD-Systematik gibt. Listen wie:

• @ erledigen
• @ später
• @ weiterleiten
• u.ä.

sind keine wirklichen Listen im Sinne des GTD-Sytems. Das mag etwas ketzerisch erscheinen, doch im folgenden ein paar Gedanken dazu. Viele von uns stehen den ganzen Tag unter Strom, müssen in Stress-Situationen einen klaren Kopf behalten und einen Überblick über die zu bewältigende Arbeit. Und daher ist eine klare Definition einer Nächsten-Schritte-Liste elementar.

Alles was mehr wie zwei Schritte hat, ist ein Projekt. Übertragen auf die Listen hab ich das für mich ähnlich definiert: Wenn ich die Frage “Was ist der nächste Schritt?” richtig beantworte, dann kommt als Antwort eine Tätigkeit raus kombiniert mit einem dazu nötigen Ort.

Und gibt es noch keine Liste mit diesem Ort (z. B. Internet, weil ich zu einem Projekt etwas recherchieren möchte), dann wird eben eine neue Liste aufgemacht.

Die Angst sich in zuvielen Listen zu verzetteln, sollte eher als Aufmerksamkeit darauf gerichtet werden, dass die Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt richtig ausfällt. Denn das ist oft der Knackpunkt, wieso manche Aufgaben ewig nicht weiterbearbeitet werden. (Dass es sich dabei auch um eine unangenehme Aufgabe handeln kann, lasse ich hier unberücksichtigt.)

Fragen Sie sich selbst tatsächlich solange nach dem “Nächsten Schritt” bis Sie eine durchführbare Aktivität herausbekommen. Und wenn Sie, wie ich, manchmal Projekte haben, bei denen über das Ergebnis noch keine wirkliche Klarheit besteht (z. B. die Konzeption eines neues Workshops), dann gibt es auch hier einen nächsten Schritt. David Allen beschreibt ihn in seinem Buch auch passenderweise als:

• Gedanken zu Projekt XY skizzieren

Bei meinen Projekten gibt’s oft diesen Schritt einzusetzen. Und für mich ist dazu die optimale Lösung ein Mindmap zu machen. Das dient mir dann als Gedankensammlungsort und es lässt sich daraus eine Struktur für das gesamte Projekt erarbeiten. Dann sind die nächsten Schritte meist wieder viel prosaischer, wie z. B. im Internet recherchieren, Buch XY dazu lesen usw. Zum Thema Mindmap gibt es bei meinem Kollegen Dr. List eine wunderbare Zusammenfassung und Erläuterung in seinem Toolblog.

Dann möchte ich Ihnen heute noch ein paar weitere Zusatzlisten vorstellen, die ich für mich in mein GTD-System mit aufgenommen habe:

• Merkblatt
  Dort sammle ich alle Gedanken, die mir unter dem Motto “unbedingt merken, muss ich noch erledigen, shit hab ich ganz vergessen….” usw. fallen. Vorzugsweise fällt mir soetwas während eines Telefonats ein oder als Ablenkungsmanöver von mir selbst wenn ich gerade am Arbeiten bin. Das wird dann alles ganz kurz und knackig in den Merkzettel eingetragen und der wird abends durchgesehen und alles auf die passenden Listen verteilt. Hat für mich den Vorteil, dass ich keine Zettelwirtschaft aufmache, es aufgefangen wird und ich mich in diesem Moment nicht weiter damit beschäftigen muss.
• Checklisten
  Davon gibt es auch verschiedene. Z. B. den Ablauf, wenn mein Palm mal wieder abgestürzt ist oder wie das genau mit dem Aktienhandel auf dieser Bankseite funktioniert hat und ähnliche Sachen. Auch eine Reise-Pack-Checkliste. Dem ganzen sind ja keine Grenzen gesetzt. Ich kann es nur empfehlen, Checklisten einmal auszuprobieren. Wir müssen uns sowieso so viele aktuelle Dinge merken, dann lassen sich nicht so häufig wiederkehrende und trotzdem wichtige Abläufe auf diese Art sehr gut verwalten.
• Ideenzettel
  Das ist ein Sammelsurium meiner diversen Ideen, die mir in den unpassendsten Momenten durch den Kopf gehen. Dazugehören Ideen für neue Unternehmen die ich berate könnte, welche Aktionen ich als nächstes anleiern könnte, wem ich wen vorstellen könnte usw. Hat in 99 % mit meiner Arbeit zu tun. Und seit dem ich diesen Ideenzettel hab, kann ich auch diesen Wust an Möglichkeiten endlich systematisieren.
• Themen
  Das ist jetzt eine ziemlich spezielle Liste für mich. Dort sammle ich Themengebiete oder einzelne Aufhänger für meine nächsten Blog-Beiträge, Artikel für Fachzeitschriften oder Bücher usw. Also alles was ich demnächst in irgendeiner Form publizieren möchte.

Mich interessiert natürlich sehr, welche Zusatzlisten für Sie wichtig sind und/oder welche Sie einsetzen. Denn diese Möglichkeiten sind ja unerschöpflich und es lassen sich immer wieder gute Ideen nutzen. Also keine Scheu und einfach kommentieren

Über den Newsletter vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie habe ich den Hinweis auf ein neues Online-Tool bekommen:

Ein interaktiver Amortisationsrechner für Anlagen

Das Tool ist als Überschlagsrechner auf die Schnelle ganze interessant. Hier die Kurzbeschreibung dazu:

Der Amortisationsrechner berechnet den Zeitraum, der notwendig ist, um die Investitionsauszahlungen einer Anlage wiederzugewinnen. Eine Anlage hat sich amortisiert, sobald die Erlöse die laufenden Betriebskosten decken.

Man wählt zunächst aus, ob eine dynamische oder statische Rechnung durchgeführt werden soll. Der Unterschied liegt dabei darin, dass die dynamische Rechnung einen Kalkulationszinssatz berücksichtigt. Anzugeben sind:

• die Anschaffungskosten
• die voraussichtlichen Gewinne 
• bei der dynamischen Berechnungsmethode den Kalkulationszinssatz 

Das Programm ermittelt dann automatisch, nach wie vielen Jahren sich eine Investition refinanziert. Das ganze lässt sich auch noch wahlweise als Grafik darstellen oder es werden die Werte angezeigt.

Hier ist es zu finden. Dort gibt es noch weitere interessante Online-Tools wie:

• AfA-Rechner
• Break-Even-Rechner
• Skontorechner
• Kalkulation
• Kassenbuch
• Geschäftsjournal

Außerdem hat’s dort noch einige Onlineplaner. Vom Businessplaner über den Marketingplaner und noch anderen. Und es gibt auch eine aktualisierte CD mit dem Gründungs- und Unternehmensplaner, die sich hier bestellen lässt.

Nachdem mein erster Beitrag zum Thema “Wie ich die Dinge geregelt kriege” ja doch mal ein Ende finden musste, hatte ich einige Details übersprungen. Diese werd ich hier immer mal wieder einschieben und vielleicht sind sie dem einen oder anderen als Beispiel nützlich.

Wie verwalten Sie Ihre aktuellen Projekte?
Wenn es Ihnen ähnlich geht wie mir, dann gibt es Zeiten, da sind sehr, sehr viele Bälle auf einmal in der Luft zu halten und Zeiten da wird’s wieder ein wenig ruhiger. Und um in dem ganzen Spiel die Übersicht zu behalten, bin ich dazu auf ein eigenes Ordnungssystem übergegangen:

Die chaotische Ablage

Vielleicht kommt Ihnen diese Bezeichnung in einem anderen Zusammenhang irgendwie bekannt vor. Und da haben Sie völlig recht, das ganze System stammt urprünglich aus der Lagerhaltung.

Um nicht ewig viel Platz zu verschwenden, ging man in Zeiten der EDV irgendwann dazu über, den Computer einfach freie Plätze bestimmen zu lassen und dort die gerade gelieferte Ware abzulegen. Das bedeutet es gibt keine Platzverschwendung mehr durch künstlich freigehaltene Regale (hier darf nur Ware X rein). Um ihre Waren wieder zu finden müssen Sie dann nur den Computer bemühen, der sich den Ort natürlich genau gemerkt hat.

Dieses System lässt sich nun auf aktuelle Projektverwaltung übertragen. Zum ersten Mal bin ich über die Seite methode.de darüber gestolpert. (Diese Homepage kann ich übrigens nur wärmstens zum Stöbern empfehlen, die verschiedenen kostenlosen Methodentrainings sind überaus gehaltvoll und nützlich.)

Für mich waren primär folgende Ziele für meine Projektverwaltung wichtig:

1. Keine wachsenden Stapel mehr auf meinem Schreibtisch.
2. Jederzeit Zugriff auf alle zusammengehörenden Einzelteile eines Projekts.
3. Schnelle und unkomplizierte Neuanlage von Projekten.
4. Übersichtliches Inhaltsverzeichnis und einfache Dokumentation an einem Ort.

zu 1. Kampf dem Stapel
Diese Stapelkrankheit kennt wohl jeder, der auch nur im entferntesten mit einem Büro zu tun hat. Nur mal schnell ablegen… Und das ist dann auch schon der Beginn der Papieralpen. Deshalb hab ich begonnen mit der chaotischen Ablage zu arbeiten. Dazu können Sie entweder einen Tischordner wie z. B. den hier von Leitz verwenden mit 12, 31 oder A-Z Register oder Sie machen gleich eine Hängeregistratur draus. Und verwenden zum Aufbewahren einen Ständer wie den von Helit. Die lassen sich auch sehr gut stapeln.

Der Unterschied liegt darin, dass sich ein Tischordner eher dafür eignet, wenn ihre Projekte meist aus max. 10-12 Blättern bestehen. Falls sich meistens mehr Material ansammelt, ist die Hängeregistratur auf jeden Fall besser geeignet. Hier gibt’s zum Mitnehmen auch Koffer, in die die Register perfekt hineinpassen.

Bei einem Tischordner sind die Fächer ja bereits durchnummeriert. Bei Verwendung der Hängeregistratur werden die Schildchen dann ebenfalls fortlaufend benannt. z. B. mit A1 oder Aufgabe 1 oder direkt nur die 1. Das ist jetzt völlig Jacke wie Hose. So sieht z. B. mein Koffer aus:

Das lässt sich selbstverständlich auch mit einem Mappenwagen lösen, falls Sie z. B. mehr als 25 Projekt gleichzeitig offen haben.

zu 2. Alles hat einen Ort und alles hat seinen Ort
Dieses Grundprinzip aus KVP / Kaizen hat sich auch hier bewährt. Dadurch, dass Sie alle Teile eines Projekts mit der chaotischen Ablage an einem Ort versammeln, erledigt sich das hektische Suchen nach der Notiz oder jenem Zettel usw. dann von selbst.

Ebenso einfach lassen sich nun neue Informationen, Schriftstücke, Einzelheiten, Notizen und anderes mehr, automatisch gleich dem richtigen Projekt zuordnen.

Damit Sie nun auch wissen, in welchem der Fächer Ihr Projekt zu finden ist, machen Sie sich eine Projekt-Liste z.B. in Word oder Excel. Für Excel hab ich hier ein Beispiel für Sie vorbereitet. Am schnellsten haben Sie darauf Zugriff, wenn Sie diese Liste direkt auf Ihrem Desktop abspeichern. Wer das ganze gern mit einem Wiki erstellen möchte, kann hier in meinem ersten GTD-Beitrag noch näheres nachlesen.

zu 3. Neues Projekt - neues Glück
Jedes Projekt braucht nun einen passenden Titel. Und da bietet sich schon bei der Namenswahl an, so konkret und knackig wie möglich zu formulieren. Das darf dann auch ruhig mal weniger ernst sein, denn ist ja Ihre Liste, sieht ja keiner und warum darf man denn mit Schreibkram nicht auch ein wenig Spaß haben. Ich oute mich da gleich mal: Mein Projekt für die aktuelle Steuererklärung heißt z.B. bei mir: “P EKSt 2005 ohne blaue Flecken erledigen”

Das “P” steht dabei für Projekt im Sinne von Geschäftsprojekte. Es gibt z. B. noch “I” für Individuelle Projekte und die sind dann privater Natur. Diese Buchstaben helfen mir im Wiki meine Projekte von den “Schritte-Listen” zu unterscheiden. Damit’s besser vorstellbar ist, hier noch ein pdf dazu.

So, wieder zurück zur Projekt-Liste: Diese füllt sich nun bei A1, A2 usw. mit den einzelnen Projekten. Des weiteren können Sie dann diese A-Bezeichnungen auch noch bei anderen zugehörigen Dateien im Computer verwenden. Wenn beispielsweise eine eMail zum Projekt A1 gehört, dann schreib ich das als Ergänzung gleich in den Betreff hinein. So seh ich dann auf einen Blick, welche eMails zu welchen Projekten gehören.

Neue Projekte lassen sich nun ganz leicht mit Hilfe der Liste in ein passendes Aufgabenfach zuordnen.

Einen Haken hat die Sache allerdings. Und das ist das mit der Selbstdisziplin. Wir sind oft so schnell bei der Hand damit, für eine systematische Ordnung keine Zeit zu haben. Und verbringen dann später meist doppelt und dreifach soviel Zeit damit etwas zu suchen. Machen Sie es sich leichter. Fangen Sie an, neue Informationen zu bestehenden Projekten direkt dort einzuordnen. Belohnen Sie sich damit selbst, denn es kommt ja ausschließlich Ihnen zu Gute.

Der Drang lieber der sofortigen Belohnung (wenn ich das schnell auf den Stapel lege, brauch ich mich nicht mehr länger damit beschäftigen und kann ja mit was anderem weitermachen...) nachzugeben ist natürlich groß. Doch wenn Sie sich die Frage stellen:

Für was werd ich mir später mehr dankbar sein? Für’s jetzt kurz Zeit nehmen und einordnen oder später für’s suchen müssen?

Dann denke ich wird die Antwort ziemlich klar ausfallen und da der Mensch ein Gewohnheitstier ist, werden Sie relativ schnell ganz automatisch ablegen.

zu 4. Übersicht und Doku
Mit Hilfe der Projektliste haben Sie eine Aufstellung Ihrer aktuellen Projekte auf einen Blick. Das ist schon mal enorm hilfreich, um offene Fäden zu verknoten. Darauf aufbauend können Sie nun für einzelnen Projekte auch eine Dokumentation beginnen. Wenn Sie mit Excel arbeiten, dann benennen Sie z.B. ein neues Tabellenblatt mit A1 usw. Hier können Sie nun hier alles an Einzelschritten, nötigen Aktionen, generellen Überlegungen und alles andere was Ihnen zu diesem Projekt wichtig erscheint gleich festhalten.

Eleganter, da verlinkbar, geht das natürlich mit einem Wiki. Doch wie auch immer das ganze gelöst wird, wichtig ist einzig und allein, dass Sie für Ihre Projekte einen Ort haben, nichts mehr verloren geht und leicht etwas ergänzt oder gelöscht werden kann.

Für mich ist die Dokumentation ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit. Und dass ich nicht mehr in 5 verschiedenen Dateien rumspringen muss, sondern meine ganze Projektverwaltung inkl. aller Informationen an einem Ort habe, ist für mich sehr wertvoll.

So, jetzt bleibt mir nur nur noch danke zu sagen, für Ihre lange Puste Und bevor ich’s vergesse, hier finden Sie einen weiteren Bericht zu diesem System mit der Projektverwaltung.

Letzten Freitag hatte ich das Vergnügen einen Workshop zum Start in das neue KVP-Jahr zu leiten. Wir haben uns unter anderem mit der Einführung der KVP-University beschäftigt. Ein ganzheitliches Weiterbildung- und -entwicklungskonzept, das vor allem auf die Stärken und Besonderheiten der Mitarbeiter baut.

Doch das soll jetzt gar nicht Thema dieses Beitrags sein, sondern eher eine Randnotiz. Eine Technik, die ich schon seit ewigen Zeiten in Workshops, Schulungen, Gesprächen und vielen anderen Gelegenheiten einsetze, hat sich auch hier wieder bewährt:

Der Themenspeicher

Am Beispiel Workshop erläutert: Während des Tages tauchen als Stichworte in Gesprächen immer wieder verschiedene Themen auf, die den Leuten auf den Nägeln brennen, die bis jetzt oft wieder durchgerutscht sind, die sich gerade jetzt in den Vordergrund schieben usw.

Was machen mit solchen Themen?

• Ignorieren ist meistens die schlechteste Wahl
• sie als Störung zu klassifizieren und dementsprechend zu behandeln, senkt die Stimmung in den meisten Fällen sofort spürbar ab
• Und die Variante darauf einzugehen, hat schon so manchen Workshop gesprengt und am eigentlichen Themengebiet vorbeischrammen lassen.

Für mich liegt die Lösung in einem nur scheinbar paradoxen "sich damit beschäftigen und doch beim Thema bleiben". Denn wie schon ein Leitsatz aus der Psychologie so schön prägnant festhält: Störungen gehen vor.

Stellen Sie an gut sichtbarer Stelle ein Flipchart auf (oder eine Metaplanwand mit angepinntem Blatt oder….) und schreiben Sie als Überschrift Themenspeicher oben drüber. Und wenn sich in der Arbeit nun eine Diskussion über ein Workshop-fremdes Thema entspinnt, dann lassen Sie dieses kurz und knackig beschrieben auf das Flipchart schreiben. Wenn diese Methode regelmäßig praktiziert wird, schicken sich die Teilnehmer bald gegenseitig zum Aufschreiben, damit man beim aktuellen Thema bleiben kann.

Wenn Sie diese Technik zum ersten Mal einsetzen, dann holen Sie sich unbedingt das Commitment der Teilnehmer ab, dass das damit OK ist. Das Thema ist nun sichtbar aufgehoben und hat damit seinen Platz. Sie können zum Arbeiten zurückkehren und on track bleiben.

Was natürlich wichtig ist, um die Wirkung nicht ins Gegenteil zu verkehren, ist dann die Aufarbeitung der gespeicherten Themen. Simpel gelöst mit einer kurzen Dokumentation, was bei jedem Punkt der nächste Schritt ist. Das lässt sich dann als Kurzprotokoll auch ins Intranet stellen.

Das hat außerdem den Vorteil, dass die Lösungserarbeitung wiederum sichtbar wird. Diese Art der Nachbearbeitung trägt auch die Möglichkeit in sich, den gesamten Workshop nochmal ins Gedächtnis zu rufen und die Transferrate zu erhöhen, durch die Erinnerung an das Erarbeitete.

Doch das ist nur eine der vielen möglichen Varianten. Wichtig ist einzig und allein, dass der Themenspeicher abgearbeitet wird. Und genauso mitgeteilt wird, wenn ein Thema völlig zurückgestellt wird. Am besten mit Begründung.

Probieren Sie’s doch mal aus. Zum Beispiel in folgenden Kontexten:

• bei Workshops, Seminaren oder sonstigen Bildungsveranstaltungen
• bei interaktiven Vorträgen
• in jeder Art von Besprechungen, Sitzungen, Konferenzen (hier hat sich schon so manche Stunde dadurch einsparen lassen!)
• bei Telefonaten
• in persönlichen Gesprächen (vor allem hier gilt, probieren Sie es aus, es wird seine Wirkung zeigen)

Wenn Ihnen noch weitere Möglichkeiten einfallen, wie dieses Tool zu nützen ist, dann freu ich mich schon darauf, sie zu lesen. Und natürlich interessiert mich jeder Erfahrungsbericht.

Letztens haben mich die Schäfchen begeistert und heute sind’s Mäuse

Nee, im Ernst, ich hab hier noch ein kleines Tool entdeckt, das als findiger Katalysator für Ideenimpulse dient. Es nennt sich Mouse brains und bietet nach dem Beantworten von 4 Fragen 9 faszinierende Anregungen zum Weiterdenken. Und auch wenn man jetzt nicht soo fit in Englisch ist, lohnt es sich, das ganze Mal auszuprobieren.

Die 4 Ausgangsfragen hab ich mal für mich kurz übersetzt:

1. Ich verkaufe….. (Produkt, Dienstleistung usw. einsetzen)
2. Mein Produkt / meine Dienstleistung hilft den Leuten…. (soviele Nutzmöglichkeiten wie möglich finden)
3. Meine Hauptzielgruppe macht gern….. (einfach mal sammeln, was einem so einfällt)
4. Manche Leute kaufen mein Produkt / meine Dienstleistung nicht, weil sie denken oder empfinden, dass es.…. (soviele Gründe einfügen wie möglich; z. B. zu langsam ist, zu schwer verständlich, zu teuer usw.)

Wenn Sie nun Mouse Brains genutzt haben, beim Beantworten dieser Fragen, erhalten Sie nun 9 verschiedene Anregungen zum Weiterdenken. Und da sind oft ganz verblüffende Ansätze dabei. Ich kann Ihnen nur empfehlen testen Sie es aus.

Sie können diese vier Fragen auch für verschiedene andere Experimente nutzen:

• Stellen Sie diese Fragen doch mal Freunden, Bekannten, Partnern usw. Sammeln Sie die Ergebnisse in einer Liste und gehen Sie diese in Ruhe durch. Mit Sicherheit werden sich hier genügend Anregungen finden, um das eigene Produkt / die eigene Dienstleistung mit anderen Augen zu betrachten und sinnvolle Anpassungen, Änderungen, Umgestaltungen usw. durchzuführen.
• Stellen Sie sich diese Fragen selbst. Dazu gibt es die verschiedensten Möglichkeiten. Hier eine kleine Auswahl:
  ° Fragen beantworten, Blatt wegpacken; nächsten Tag Fragen beantworten, Blatt wegpacken; das ganze z. B. 10 Tage lang und dann erst vergleichen. Schauen Sie auf Gemeinsamkeiten, Unterschiede, ganz neue Ideen usw.
  ° wenn Sie ein Zirkusdirektor wären, wie würde der diese Fragen für Ihr Produkt / Ihre Dienstleitung beantworten? (wobei Sie Zirkusdirektor auch durch alles mögliche ersetzen können, z. B. mit Agatha Christie, Eisdielenbesitzer, Harry Potter, die Nachbarin von Gegenüber, Ihr größter Gegner, Albert Einstein usw.)
  ° Sie befinden sich im Jahr 2020. Wie würden die Antworten aus dieser zeitlichen Perspektive lauten?

Damit’s gleich schneller geht, können Sie sich hier ein passendes pdf dazu herunterladen.

Sie sehen schon, es gibt soviele Möglichkeiten, dass es immer wieder wie ein spannendes Rätsel sein kann, sich diese Fragen zu stellen. Ich wünsche Ihnen viel Spaß damit und freue mich über jede Rückmeldung!

via Geistesblitz

So, Dr. List hat gerufen, hier und hier und endlich komme ich dazu dem Aufruf zu antworten Mit Getting Things Done nach David Allen (GTD wie Insider sagen) beschäftige ich mich schon eine ganze Weile. Da ich zu den Menschen gehöre, die sich leicht verzetteln, weil sie permanent neues Zeug im Kopf haben, ist das für mich fast schon lebensnotwenig ein System zu haben.

Ein System, das als Auffangbehälter dient um das herumschwirrende Zeug einzufangen und zur Bearbeitung strukturiert. Das ist sozusagen das Herzstück meiner Organisation. Drumherum gibt’s noch ein paar weitere Tools, die ich entwickelt habe, um z. B. für mich zu Priorisieren. Denn das fehlt mir ein wenig am GTD-System.

So, da mache ich mal eine Auflistung:

Kalender, Terminverwaltung
Hier nutze ich ganz einfach Outlook. Allen Unkenrufen von wegen Sicherheit usw. zum Trotz. Für mich ist es ideal. Ich kann’s mit meinem Palm synchronisieren und ich mag das Programm einfach.

Projektverwaltung
Dazu setze ich das Notebook Wiki ein. Ein kleines Programm, das direkt als .exe Datei läuft und zum Mitnehmen locker auf einen Stick passt. Vielen Dank nochmal an Martin für den Hinweis darauf. Da es eben ein kleines Programm ist, steht jetzt das Design hinten an. Für mich völlig in Ordnung, denn ich bin jetzt nicht unbedingt so ein visuelles Tierchen

Aufbau der Listen:

• Geschäftsprojekte und individuelle Projekte
• Besprechen mit…
• Vielleicht irgendwann
• Kontakte
• verliehen
• Blogthemen
• Checklisten (von speziellem online-banking bis zu diversen Neuinstallationen stehen da verschiedenste Listen drin)
• Merkblatt (darauf wird alles schnell notiert, was mir am Computer so durch den Kopf geht und zu erledigen ist)
• verschiedensten Nächste-Schritte-Listen (daheim, Mail, Telefon, Internet, Computer usw.)
• Koffer (steht für mein Ordnungssystem bei aktuellen Aufgaben, dazu in einem anderen Beitrag mehr)

Jede dieser Listen hat dann diverse Unterpunkte. Jeder dieser Unterpunkte bekommt als erstes ein Datum, damit ich beim Durchsehen weiß, wann ich den Eintrag gemacht hab. Wer’s ganz genau wissen will, dem hab ich hier ein pdf hineingestellt, in der ein Auszug meiner Liste sichtbar ist.

Archiv:

Da ich zu den Sammlerinnen gehöre und überhaupt oft vieles verschiedenste Material relativ griffbereit brauche, bin ich dem simplify-Vorschlag gefolgt und hab dazu eine Hängeregistratur aufgebaut. Einen Mappenwagen der zwei Schritte von meinem Schreibtisch wegsteht, damit ich wenigstens noch ab und zu meinen Hintern hoch kriege, wenn ich nur im Büro sitze

In diesem sind die Mappen alphabetisch geordnet drin und enthalten alles, was mir aufhebenswert erscheint. Damit ich hier nicht einen Berg ansammle, der dann irgendwann mal archiviert gehört, befinden sich am Ende des Wagens immer genügend leere Mappen und eine Mappe, die Schildchen und so Zeugs enthält. Es hat sich für mich bewährt, die Sachen sofort abzulegen. Und da ich mir ja Gedanken über einen passenden Mappennamen machen muss, findet auch in meinem Kopf gleich eine passende Kategorisierung statt.

Wiederkehrende Aufgaben:

Hierzu lege ich mir Serien-Aufgaben in Outlook an. Da gibt’s z.B. eine Aufgabe, die sich jeden Montag zeigt: Uni-Bibliothek kontrollieren. Denn wer schon mal in der Uni-Bib Bücher zu spät zurückgebracht hat, weiß, dass die Mahngebühren gesalzen sind und sich unglaublich schnell erhöhen. Und damit ich solche Sachen nicht ständig irgendwie im Kopf haben muss, hab ich mir einmal die Arbeit gemacht und eine Liste von solchen wiederkehrenden Aufgaben erstellt und diese dann ins Outlook reingeschrieben.

Datumslisten:

Eine Sache, die ich auch aus dem GTD-System in mein Outlook transferiert habe, sind die Datumsaufgaben. Das ursprüngliche System funktioniert mit einem Karteikasten und Karteikarten. Auch hier hab ich mir einmal die Arbeit gemacht und das ganze in Outlook angelegt. Es gibt nun Serienaufgaben, die immer jeden 1. des Monats angezeigt werden, jeden 2. des Monats usw. Und zusätzlich noch Monatsaufgaben, die ca. 5 Tage vorher als Erinnerung gezeigt werden. Der Titel ist bei diesen Aufgaben, bis auf das Datum, völlig identisch: “Was am …. zu erledigen ist”

Wenn nun etwas termingebunden zu erledigen ist, oder ich eine Aufgabe an seinem bestimmten Tag beginnen möchte o.ä. Dann trage ich in dieser Serienaufgabe den Punkt im Notizfeld ein. Für mich ist das superpraktisch, denn ich muss mir damit nicht mehr meinen Kalender vollpflastern und ich werde automatisch am richtigen Tag erinnert.

Ideenentwicklung:

Eigentlich weiß ich gar nicht mehr, was ich vor Mindmapping gemacht habe. Ich nutz das schon so lange, dass es für automatisch der erste Schritt ist, wenn ich Ideen sammle für ein Projekt. Die erste Map entsteht bei mir immer mit der Hand. Hat für mich einfach eine andere Qualität, als mit einem Programm zu starten. Während des Schreibens fließen die Ideen auch anders als an der Tastatur. Danach arbeite ich meistens mit dem Programm MindJet weiter. Obwohl ich da Dr. List zustimmen muss, die Funktionen sind inzwischen so übermächtig, dass bald nix mehr vom ursprünglichen simplen System übrig ist.

Schreiben
Ich schreib schon seit dem ich einen Stift halten konnte. Und das ist mir geblieben. Für mich eine der wichtigsten Fähigkeiten, derer ich mächtig bin.

Morgenseiten:

Die Morgenseiten sind ein wunderbares Instrument, das ich aus dem Buch Der Weg des Künstlers im Beruf habe. Das Prinzip ist ganz einfach: Jeden Morgen als erstes mal drei Seiten schreiben ohne Pause. Den Kopf leeren. Hat oft fantastische Folgen… Und um es gleich vorweg zu nehmen, ich schaffe es auch nicht jeden Tag. Trotz alledem, wer gern schreibt sollte in dieses Buch mal reinschauen. Für mich sind die Morgenseiten oft ein Ort zum Entwickeln von neuen Ideen, nachdem ich erst mal meinen ganzen Gedankenmüll abladen konnte.

Tagebuch:

Ja, ein Tagebuch schreibe ich auch noch. Das ist, im Gegensatz zu den Morgenseiten, eine Möglichkeit für mich über bestimmte Themen nachzudenken oder auch einfach nur schöne und weniger schöne Erlebnisse festzuhalten und aus mir herauszuschreiben.

Blog:

Mein Blog ist eine Möglichkeit für mich, mit der Außenwelt in Kontakt zu treten. Nutzen zu bieten. Interessante Links zu sammeln und Anregungen zu bieten. Hier nochmal ein dickes Dankeschön an Siegfried, der sich mit viel Geduld meinen ganzen Fragen gewidmet hat und mir immer wieder als Experte zur Verfügung steht. Und natürlich an Martin, meinem ganz persönlichen Blog-Meister

Lesen
Auch zum Lesen eine eigene Rubrik, weil es das ist, was ich fast noch mehr liebe als das schreiben.

Blogs lesen:

Hierzu nutze ich zum einen die neue google Desktopsearch mit der Seitenleiste und zum anderen verwende ich den RSS-Reader von Siegfried Hirsch.

Fachliteratur:

Wenn ich mir all die Fachbücher, die ich lese, kaufen müsste, dann hätte ich mir schon bestimmt 2x ein neues Auto leisten können… Daher nutze ich sehr oft die Uni-Bibliothek und dort vor allem die Fernleihe. So, kann ich mir von allen Uni-Bibliotheken in ganz Bayern Bücher für 4 Wochen und mehr ausleihen und das ohne jede Kosten.

Dazu muss man keineswegs Student sein. Nein, Sie können sich als Stadtbenutzer registrieren lassen und ganz praktisch über’s Internet nach Literatur in den Datenbanken suchen. Ich nehm mal an, dass das außerhalb von Bayern bestimmt ein ähnliches vernetztes System pro Bundesland gibt.

In meiner Tasche, die ich immer dabei hab, ist immer ein Buch drin. Denn egal wo man sich grad befindet, es gibt ständig wieder Wartezeiten und da hat es sich bewährt, was zu lesen zu haben. Das ganze kombiniert mit farbigen Post-Its, an interessanten Stellen eingeklebt, geht keine wichtige Info verloren.

Fachzeitschriften:

Les ich mit Eselsohren und Leuchtstift. Was ich ja bei meinen Büchern nicht über’s Herz bringe. Wie sinnvoll es auch sein mag.

So, ich denke, damit hätt ich mal das Wichtigste. Und wenn Sie sich jetzt fragen, wann arbeitet die WissensAgentur eigentlich…? Dann bleibt mir nur die relativ lapidare Antwort: Ich schalt oft meinen Fernseher 14 Tage lang nicht ein, lese keine Tageszeitungen und hab das Glück der Selbständigen mir meine Zeit frei einteilen zu dürfen.