Wissensagentur - Alexandra Graßler

Der Schreibtisch liegt voller Papiere, stündlich gehen neue eMails im Computer ein, das Telefon holt Sie immer wieder aus Ihrem Arbeitsfluss und dann verbringen Sie auch noch einen Großteil Ihrer Zeit in Meetings. Zudem bräuchten Sie einen Überblick über die laufenden Projekte und Ihr Büro platzt papiermäßig bald aus allen Nähten.

Wenn Ihnen diese oder ähnliche Situationen bekannt vorkommen, dann habe ich was für Sie:

Systematisch ordnen - arbeiten - umsetzen mit Bürokaizen und GTD (Getting Things Done)

Am 5. und 11. November 2008 im Weißen Haus in Offenberg

Wäre es nicht schön, wenn Sie Ihren Arbeitstag durch ein flexibles und leistungsfähiges System nachhaltig strukturieren könnten?

Lernen Sie in diesen zwei Workshopabenden sofort umsetzbare Strategien kennen, mit deren Hilfe Sie 20 % und mehr Platz einsparen können. Sie bauen sich eine Informationszentrale auf, die Ihnen jederzeit einen Überblick über laufende Projekte bietet. Dadurch können Sie Ihre Zeit nachhaltig und effektiv nutzen.

Was bisherige Teilnehmer zum Workshop sagen:
“… hab jetzt ein Super -Feierabend-Gefühl und freu mich schon auf den nächsten Arbeitstag. [...] Das wollte ich Ihnen einfach nur mal so mitteilen und nochmals betonen, dass der Workshop insgesamt einen “Wahnsinns-Auftrieb” verschafft hat - ob arbeitsmäßig oder auch privat.”
Brigitte L.

“Jedesmal, wenn ich meinen Schreibtisch aufräume denke ich an Sie und das ist oft. Aber natürlich nur positiv, weil mir der Kurs echt viel gebracht hat. Das Leben ist eine Aufräumaktion !!”
Regina K. (Pocking)

Setzen auch Sie diese Organisationsmethoden ein und holen Sie sich Ihr entspanntes Arbeitsgefühl!

Alle Dateil-Informationen und die Möglichkeit zum Anmelden finden Sie hier.

Ich freue mich auf Sie!

PS:
Es sind noch zwei Plätze frei. Wer zuerst kommt, organisiert sich zuerst

Nachdem es das System GTD ja schon eine ganze Weile gibt und inzwischen einige Adaptionen und Neuentwicklungen mit verschiedensten Abkürzungen dazugekommen sind, ist es kein Wunder, dass die Frage “na, wie soll ich denn nun mich organisieren….??” im Moment wieder sehr aktuell ist.

Bei Thorsten drüben läuft grad eine ausführliche Diskussion zum Thema und im Zuge dessen sind mir mehrere Gedanken dazu durch den Kopf gegangen. Ich will mal versuchen, ein paar weiterführende Fragen in den Raum zu stellen.

Mal ganz davon abgesehen, dass nach meiner Erfahrung kein Mensch gleich gestrickt ist und damit auch beim Thema Selbstorganisation am sinnvollsten seinen ganz persönlichen Weg geht, gibt es für mich noch weitere elementare Faktoren:

Was lässt sich tatsächlich auf Einfachheit reduzieren und was ist durch seine Natur eine komplexe Sache, die sich auch nur komplex verwalten lässt?

Eine interessante Frage die in diesem Zusammenhang auftaucht:

Was ist der Unterschied zwischen komplex und kompliziert?

Die folgende Erläuterung bringt meiner Meinung nach den Unterschied sehr schön auf den Punkt:

Komplexität kennzeichnet die potentiell in einem System enthaltenen Ordnungszustände (Binswanger, S. 168f.). Dabei sind verschiedene Komponenten verknüpft (lat. complexus = Verknüpfung) und ein komplex geordnetes Zusammengesetztes entsteht.

Im Unterschied zur Betonung der Ordnung weist das Komplizierte (lat. complicare = verwickeln) auf Verwirrung, Unordnung, Erschwernis hin.

Wenn etwas immer komplizierter wird, ohne gleichzeitig neue Ordnungszustände zu erreichen, hat das noch nichts mit Komplexität zu tun.

Quelle: Annette Schlemm (Hervorhebungen von mir)

Das Gefühl wenn uns etwas kompliziert erscheint, kennt mit Sicherheit jeder von uns. Denn das “Verwickelte” einer Sache lässt uns relativ schnell erschöpft/genervt fühlen, da wir keinen Überblick haben und uns tendenziell überfordert sehen. Doch wenn ich es irgendwie gelöst kriegen muss, diese Geschichte, was mach ich dann?

Auch dazu bin ich mit einer weiteren interessanten Unterscheidung fündig geworden:

Mit Wissen kann man komplizierte Aufgaben lösen, aber nur mit Können kann man komplexe Aufgaben lösen. Die Autoren vergleichen das mit einer Fußballmannschaft. Die Logistik einer Fußballmannschaft ist kompliziert, aber mit genügend Wissen über die Zusammenhänge lösbar. Die Durchführung des Spiel selbst ist komplex (weil hochdynamisch) und mit theoretischem Wissen über das Fußballspiel eben nicht lösbar. Dafür muß man es können.

Quelle: Blog zur systemischen IT (es wird aus dem Buch Denkwerkzeuge der Höchstleister zitiert)

Was bedeutet das nun für unsere selbstorganisatorische Praxis?

Wenn uns ein Projekt über den Kopf zu wachsen droht, weil sich die damit zusammenhängenden Aufgaben immer mehr aufblähen, lohnt sich ein genauerer Blick auf das Ganze. Sind wir aufgrund der Menge überfordert und haben keinen Plan mehr wo es weitergeht und was das nächste ist oder wissen wir nicht, wie etwas zu bearbeiten ist?

Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass wir - wenn uns etwas zu kompliziert ist - recht schnell sagen, ich weiß nicht, wie das geht? Und falls das zutrifft wird uns im Fall des “ich weiß nicht WIE” am schnellsten Wissen weiterhelfen, das ich mir aneignen kann. Denn genauso wie ich Fehler mache, weil mir etwas fehlt, nämlich das Wissen darüber wie es geht, kann ich komplizierte Aufgaben durch Wissensanwendung lösen.

Haben wir jedoch keine Ahnung wo und mit was es weitergeht, haben wir den Überblick über die Sache verloren. Und dann heißt es erst mal alle Maschinen auf Stopp und sich wieder Klarheit über die Zusammenhänge (die Komplexität) verschaffen. Das wird mir am schnellsten dann gelingen, wenn ich bereits praktisch viel Erfahrung mit dem aktuellen Thema habe (= Können). Denn dann werde viel schneller als ein “Nicht-Könner” die Dreh- und Angelpunkte erkennen, an denen die miteinander verknüpften Komponenten sich gegenseitig beeinflussen und kann an den wesentlichen Schrauben drehen.

Daher lernen wir komplexe Angelegenheiten am schnellsten durch das Partizipieren von Erfahrenen, sprich durch Abschauen und Machen. Wenn Sie also die Möglichkeit haben von Könnern zu lernen, sollten Sie jede Chance dazu nutzen, denn Komplexität ist nicht durch theoretisches Wissen bewältigbar.

Wie oben im Zitat auch bereits erwähnt, ist eine Sache die stetig komplizierter wird, noch lange nicht komplex. Denn Komplexität hat eine innere Ordnung. Wer in seiner Selbstorganisation immer wieder neue Tools einsetzt und sich in eine immer kompliziertere Abwicklung verstrickt, hat damit das Gegenteil von einem komplexen System geschaffen.

Eine einfache Regel lautet dabei: Wenn Sie häufig über Ihr System nachdenken müssen, ist es definitiv zu kompliziert und es fehlt eine komplexe Ordnung. Das bedeutet nun andrerseits keineswegs, alles auf ein Tool (z. B. Block und Stift) zu reduzieren.

An dieser Stelle wird gern Albert Einstein zitiert mit seinem berühmt-berüchtigten Satz: “Mache die Dinge so einfach wie möglich, jedoch nicht einfacher.”

Mir scheint, dabei wird von vielen nur die erste Hälfte des Satzes gelesen und ein simplify-Feldzug eingeläutet. Einfachheit ist wichtig, keine Frage, doch der zweite Teil des Satzes ist mindestens genauso interessant, wenn nicht sogar in unserer komplexen Zeit viel relevanter: “…jedoch nicht einfacher.”

Komplexe Angelegenheiten werde ich nur dann lösen können, wenn die innere Ordnung dieser zusammenhängenden Systeme erhalten bleibt und nicht künstlich versucht wird, sie in eine einfache Form zu quetschen.

Ob etwas einfach ist oder nicht, lässt sich vielleicht am besten nochmal durch ein Bild von komplex erläutern. Da Komplexität Bestandteile voraussetzt, die in Abhängigkeit zueinander stehen, ist für mich ein Mobile eine schöne Metapher. Ein Mobile ist im aufgehängten Zustand eine 3D-Angelegenheit. Hier sind die einzelnen Teile miteinander vernetzt und wenn ich eins davon bewege, entferne oder ein weiteres dazufüge, kommt die bestehende Ordnung erstmal durcheinander und das gesamte Gebilde muss sich neu ausrichten.

Liegen die einzelnen Teile dagegen unverbunden auf einem Tisch, kann ich mit jedem der Einzelteile etwas machen, ohne dass es die anderen tangiert. Der 3D-Effekt (die Vernetzung) fehlt und damit sind die Teile einzeln quasi nur noch eindimensional wie ein Foto.

Konkret bedeutet das, dass wir uns bei unseren Aufgaben auch immer wieder fragen sollten, mit was bzw. wem sie zusammenhängen, denn wir bearbeiten inzwischen höchstselten isolierte Tasks.

Das geht z. B. schon los beim Einkaufen. Wenn ich nur für mich selbst einkaufen muss, dann ist das ziemlich einfach. Im wahrsten Sinne, denn im besten Fall habe ich einen Ort auf dem ich alles notiere und wenn’s passt, nehme ich die Liste mit und besorge die Sachen. Keine Vernetzung = eindimensional.

Sobald jedoch ein gemeinsamer Haushalt besteht, wird das ganze schon komplex (auch manchmal kompliziert, ich weiß Denn wenn nicht eruiert wird, was alle Beteiligten haben wollen oder brauchen und was überhaupt noch da ist und was fehlt, geht irgendwann mit Sicherheit das Gemecker los. Hier haben wir also eine Vernetzung von Personen und Dingen. Da das noch ein relativ einfach gehaltener komplexer Vorgang ist, lässt sich hier mit simplen Regeln, wie ‘alle nutzen einen Ort zum Notieren’, und ‘wenn jemand was verbraucht, schreibt er das automatisch auf die Liste’, usw. regeln. Und daran lässt sich schon erkennen, dass die Funktionalität von komplexen Systemen von den eingesetzten Regeln abhängt.

Und genau diese sollten nicht zuviel und auf der anderen Seite jedoch auch nicht zu wenig sein. Desweiteren sollten diese Regeln klar und eindeutig sein. Gute Regeln erkennt man daran, dass sie fast automatisch eingehalten werden, weil sie sehr viel Sinn machen und die innere Ordnung der Komplexität aufrecht erhalten. Wer zuviel regeln will, verliert das Ziel aus den Augen.

Um ein System einfach zu machen, jedoch nicht einfacher, gilt eine einfache Regel: Wenn ich diese Regel weglasse, werd ich dann mein Ziel trotzdem erreichen? Falls die Antwort ja ist, können Sie die Regel mit gutem Gewissen unter den Tisch fallen lassen.

Lassen Sie uns als Beispiel dazu unsere geliebte eMail-Kommunikation nehmen: Mein Ziel ist es, die elektronische Post zu bearbeiten. Sie ist allerdings nur ein Teil des großen Mobiles Kommunikation und enthält viele, viele “Untermobiles” die mit verschiedensten Projekten zusammenhängen. Natürlich kann ich jetzt Regeln aufstellen, wie das auch oft in Firmen gemacht wird, z.B. eingehende Mails in dieser oder jener Frequenz zu bearbeiten usw. Doch wird diese Regel tatsächlich hilfreich sein?

Ist es nicht so, dass damit mein ganz persönlicher Arbeitsfluss reglementiert wird und meine Aufmerksamkeitsspanne in immer kleinere Häppchen zerteilt wird, da ich auf Anordnung/Regel meine Mails in bestimmten Abständen checken muss oder das auch selbst inzwischen viel zu oft mache?

Was wäre denn, wenn ich die Regel abändere in “die elektronische Post regelmäßig zu bearbeiten”? Damit habe ich klargestellt, dass die Bearbeitung wichtig ist und auch die Regelmäßigkeit. Doch wie genau, das bleibt nun jedem persönlich überlassen. Dann wird vielleicht der eine Mitarbeiter noch 2x am Tag reinschauen und der andere alle Stunde, da ihre Arbeitsaufgaben unterschiedliche Handlungsweisen erfordern.

FAZIT

Unsere momentane Arbeitswelt erfordert von uns das Wissen und das Können einfache von komplexen Aufgabenstellungen zu unterscheiden. Und dabei wiederum den Unterschied zwischen komplex und kompliziert zu erkennen. Komplexe Angelegenheiten haben eine innere Ordnung und Abhängigkeit ihrer Bestandteile und lassen sich nicht “einfach” sondern über wenige, jedoch zielführende Regeln lösen. Dazu können durchaus mehrere eingesetzte Systeme gehören anstand einer zwanghaften Simplifizierung. Ausschlaggebend ist das Ziel zu erreichen und nicht den Weg dahin zu pflastern.

Bildquelle: Microsoft Online

Eigentlich wollte ich ja nie Katzenkontent veröffentlichen. Eigentlich… Doch bei diesem ungewohnten Posteingangskorbinhalt konnte ich nicht widerstehen

Darf ich vorstellen, das ist Sally, die eine Hälfte meiner Katzenmädels. Und wenn sie meint, dass jetzt Freizeit ist, dann parkt sie eben mit Vorliebe im Eingangskorb. Auch recht, dann mach ich jetzt erst mal Mittag, ist halt höhere Gewalt

GTD - Getting Things Done - ist eine DER Methoden für Selbstorganisation. Doch machen viele, die dieses Tool beginnen einzusetzen, die Erfahrung, dass sie zwar ihren Kram jetzt gut eingetütet haben, jedoch manches immer noch der Umsetzung harrt. Ein System zu finden, dass erst einmal alles auffängt ist einer der wichtigsten Startschritte, das ist korrekt. Und als nächstes ist ebenso wichtig ein funktionierendes System des Durch- und Abarbeitens aufzubauen. An dieser Stelle helfen uns reine Tool-Gedanken nicht immer weiter. Das ist zumindest meine persönliche Erfahrung, und, wie sich ebenfalls in vielen Beratungen bestätigt hat, stehe ich damit nicht allein da.

Bildquelle: Microsoft Online

Ich stelle mal die These auf, dass wir unser kostbarstes Gut - unsere verfügbare Zeit - in unserem täglichen (Arbeits-)Leben oftmals dadurch verlieren, weil wir zu lange brauchen, um Entscheidungen zu treffen. Uns gehen soviele Eventualitäten durch den Kopf, die bedacht sein wollen (denken wir zumindest) und jonglieren uns dabei von Möglichkeit zu Möglichkeit. Versuchen die Auswirkungen abzuschätzen und sind währenddessen schon wieder damit beschäftigt die nächste Ablenkung im Auge zu behalten.

Und wie so häufig ist der dadurch entstehende innerliche Druck hausgemacht. Damit stecken wir auch schon wieder mitten drin im Hamsterrad. Die Zeit vergeht und wir kommen nicht vom Fleck. Was können wir tun?

Grundsätzlich ist es immer interessant dort hinzuschauen, wo wir uns augenscheinlich selbst die größten Probleme bereiten. Denn hier liegen naturgemäß auch die größten Veränderungspotentiale. Und auch wenn es äußerst skuril anmuten mag, dass die Eigenschaft nur schwer Entscheidungen treffen zu können - zu Potte kommen, wie meine Mutter das immer so schön nennt - eine gute Seite hat, ist es nichtsdestotrotz so, dass wir uns damit in irgendeiner Form einen Dienst erweisen. Sie können sich ja mal auf die Suche nach Antworten machen, in dem Sie mit folgender Frage arbeiten:

• Was wird mir dadurch möglich?

Wenn man einfach mal die Gedanken fließen lässt, ist es oft ganz erstaunlich, was da zum Vorschein kommt. Was sich als latente Überschrift über vieles davon setzen ließe, ist, dass das ganze ein Schutzmechanismus ist. Dieser versucht für uns zu verhindern, dass wir Entscheidungen treffen, die “falsch” sein könnten, negative Auswirkungen haben könnten, unpopulär sind und uns damit der Beliebtheit entziehen usw.

Und doch ist es halt nunmal in unserer Zeit so, dass ich nicht jedes Mal, wenn ich merke, dass ich “nicht zu Potte komme” einen Termin beim Psychotherapeuten meines Vertrauens wahrnehmen kann. Wir brauchen eine Strategie, die uns ermöglicht in höherem Maße handlungsfähig zu bleiben und unsere Projekte Schritt für Schritt vorwärts zu bringen.

Das bietet mir die perfekte Überleitung zu GTD. Im System von GTD gibt es die zentrale Frage: “What’s the next step? - Was ist der nächste Schritt?” Und mit dieser Frage lässt sich unser Entscheidungsmuskel trainieren. Immer wieder im Trockendock, bis wir uns immer weiter auf das große, weite Entscheidungs-Meer hinauswagen.

Wer die OGOG-Liste (ohGottohGott-Liste) führt kann diese gleich mal zum Üben verwenden. Und für alle anderen bin ich mir ganz sicher dass sie in kürzester Zeit fünf und mehr Projekte und offene Angelegenheiten finden, die sich kurz auflisten lassen. Wichtig als Vorgedanke ist mir an dieser Stelle, dass wir uns jetzt im Moment nur auf dem Trockendock befinden, also im absoluten Übungsmodus. Sie sollen keineswegs dann sofort zum Umsetzen losstürmen. Nein, im Gegenteil, das ist für den Moment sogar streng verboten.

Jedes noch so große Projekt hat immer einen nächsten Schritt und den gilt es zu finden. Und dieser Schritt MUSS ein handelbarer sein. Sprich eine klare Aktion, die vollkommen klar ist. Z. B. ein Anruf der zu tätigen ist. Wobei das ein schönes Beispiel dafür ist, warum manche Anrufe fast schon Grünspan auf der To-do-Liste ansetzen. Denn möglicherweise ist der Anruf zwar augenscheinlich der nächste Schritt, doch wenn ich ihn nicht mache, fehlt dazwischen ein Stück. Ist mir denn vollkommen klar, was ich bei diesem Anruf sagen möchte, was mein Ziel ist? Vor allem, wenn es ein eher unangenehmer Anruf ist, dann ist eben nicht der Anruf an sich der nächste Schritt, sondern die Vorbereitung des Anrufs. Und für diese Vorbereitung muss wiederum klar sein, was das Ziel des Anrufes ist.

In solchen Fällen ist ein Schritt, der von David Allen in seinem Buch GTD ebenfalls kurz erwähnt wird, der unerlässlichste: “Gedanken zu XY machen.” Das bedeutet nicht, eine halbe Doktorarbeit darüber zu schreiben. Doch es bedeutet in jedem Fall, sich die Zeit zu nehmen - und oft reichen 10 Minuten völlig aus - sich tatsächlich, am besten schriftlich, darüber Gedanken zu machen. Damit haben Sie einen Schritt, den Sie tatsächlich durchführen können.

Und nach meiner bisherigen Erfahrung ist sehr häufig genau dies Wissen darüber was TATSÄCHLICH der nächste Schritt ist, der Unterschied, der den Unterschied macht. Nehmen Sie doch mal Ihre Liste mit offenen Projekten und Angelegenheiten zur Hand (immer dran denken, wir befinden uns im Übungsmodus, umsetzen ist im Moment streng verboten!) und notieren bei jedem Punkt den Ihrer Meinung nach nächsten Schritt. Gehen Sie dabei in dieser ersten Phase zügig vor und entscheiden wirklich flott. Was ist der nächste Schritt? Ein Anruf, ein Mail, Internetrecherche, ein Schreiben das zu verfassen ist, ein Gespräch zu führen mit Kollege X usw.?

Damit haben Sie den ganz entscheidenden ersten Impuls zur Umsetzung genutzt. So, und jetzt werfen wir mal einen genaueren Blick auf Ihre ersten Entscheidungen. Wenn Sie vielleicht bei einem Projekt “Mail schreiben” notiert haben. Dann spielen Sie in Gedanken diese Aktion dochmal durch. Sie würden jetzt genau diese Mail schreiben wollen. Ist Ihnen vollkommen klar, was alles hineingehört? Haben Sie alle Informationen die Sie brauchen? Oder stellen Sie vielleicht fest, dass Sie doch nicht soo sicher sind und es daher bis jetzt auch noch aufgeschoben haben? Was fehlt Ihnen? Eine Information? Wo würden Sie diese bekommen?

All das liest sich jetzt länger, als es im Hirn durchdacht wird. Wichtig ist, dass es wirklich durchdacht wird. Und auch nicht bis ins hinterletzte Fitzelchen, sondern bis zu dem Punkt, an dem die nächste Handlung - der nächste Schritt - tatsächlich klar ist. Das verstehe ich unter “Entscheidungsmuskel trainieren”. Denn diese Fähigkeit wird uns nicht unbedingt in die Wiege gelegt oder in der Schule beigebracht. Und ist daher eine einfache und doch effektive Vorgehensweise die uns große Unterstützung in unserer täglichen Entscheidungsarbeit bieten kann, die wir möglichst oft trainieren sollten.

Wenn Sie mit dieser zentralen GTD-Frage “What’s the next step? - Was ist der nächste Schritt?” auf diese Art und Weise beginnen regelmäßig zu arbeiten, werden Sie feststellen, dass Ihre Entscheidungszeiten kürzer werden. Und der Teil, der hartnäckig übrig bleibt, lohnt sich mit der o.g. Fragestellung “Was wird mir dadurch möglich?” zu bearbeiten.

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass ein ganz entscheidender Unterschied, ob GTD “works” oder eben nicht, das tiefere Verständnis der so einfachen Frage “Was ist der nächste Schritt?” ist. Sie müssen die Antwort auf eine handelbare Antwort herunterbrechen, nur dann wird es möglich Energie in Richtung Umsetzung freizusetzen. Und genau diese Fähigkeit lässt sich trainieren, eben unser Entscheidungsmuskel. Gewöhnen Sie sich an, immer wieder die Frage nach dem nächsten Schritt zu stellen, bis Sie einen gefunden haben, den Sie tatsächlich umsetzen können. Und nehmen Sie es als Hinweissignal, wenn eine Aufgabe nicht vorwärts zu kommen scheint, dass hier möglichweise noch keine klare Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt gefunden wurde.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein gutes Training und freu mich auf Ihre Berichte

Wie fängt man das bloß an mit der „richtigen” Selbstorganisation? So, dass man die Dinge geregelt kriegt, alles schnell findet was man sucht und jederzeit den Überblick behält?

Wer vor seinem Berg täglicher Arbeit sitzt oder gar grad von einer Lawine an Papierkram u. ä. überrollt wird, hat oftmals keine Ahnung, wie das funktionieren soll. Und um wenigstens irgendwas zu machen, machen wir daher häufig einfach mehr vom selben, sprich wir wursteln uns halt durch unseren Tag.

Bildquelle: pixelio.de

Doch es ist ja nicht so, dass wir nicht wüssten wie’s geht. Uns ist vollkommen klar, ein Wochenplan würde uns schon mal ein Geländer an die Hand geben. Oder die Dinge blockweise abzuarbeiten würde uns helfen, im Rhythmus zu bleiben. Nicht ständig nach neuen eMails zu schauen und die ganzen Benachrichtigungen abstellen würde unsere Aufmerksamkeit bündeln. Eine Prioritätenliste für den Tag aufzustellen, würde uns beim Wesentlichen bleiben lassen.

Hm, und wieso funktioniert das dann trotzdem nicht? Wieso halten wir uns nicht dran? Die Gründe dafür sind meiner Erfahrung nach so vielfältig, wie es die Menschen sind, die dahinterstehen. Mir ist nur eine Sache aufgefallen, die bei vielen Resonanz erzeugt (mich eingeschlossen…) Und vielleicht ist das auch ein Gedanke für Sie:

Sehr vieles, was auf uns einströmt, ist nicht unbedingt auf unserem Mist gewachsen, d. h. es wird von außen an uns herangetragen und wirkt damit auf uns fremdbestimmend. Wer als Angestellter arbeitet wird dieses Gefühl - wie einige Studien zeigen - noch vermehrt empfinden als Freiberufler und Selbständige. Doch solange wir mit der Fülle umgehen können und die Arbeit (einigermaßen) sinnvoll einstufen, werden wir es zwar nicht immer toll finden, doch es durchziehen. Aber irgendwann kann es durchaus sein, dass der Punkt erreicht ist, an dem wir uns durchgängig fremdbestimmt fühlen und erleben. Und spätestens dann kippt auch unsere Stimmung.

Was passiert da in uns in diesen Momenten? Es ist natürlich ein Gefühlscocktail den das Unterbewusstsein über uns auskippt. Von völlig genervt sein, über richtig grantig werdend bis zu Hilflosigkeit und Resignation. Suchen Sie sich was aus…. Und wenn Sie mal genau hinsehen, was Sie in diesen Momenten beginnen zu tun, könnte das durchaus das Gegenteil von arbeiten sein. Wir schauen - nur mal eben schnell - ob neue Mails vorliegen, surfen ein wenig, schauen mal zum Kollegen rüber usw. usw. usw. Und das in immer kürzeren Zeitintervallen. Je nach dem wie ausgeprägt unser Selbstdisziplin-Modul funktioniert werden wir nach einer gewissen Zeit wieder zurück an die Arbeit gehen.

Um dem Einwand - diese Pausen sind doch sehr wichtig - vorwegzugreifen, stimme ich Ihnen völlig zu. Selbstverständlich brauchen wir in unserem Tag diese Breaks, Kontakt zu anderen, einfach mal was, das uns Spaß macht. Warum tut uns das so gut? Ganz einfach, weil wir dabei selbstbestimmt handeln. Und uns damit das Gefühl verschaffen, wenigstens für fünf Minuten mal zu bestimmen, was zu tun ist. Es ist nun nicht so, dass das immer bewusst abläuft. Nein, ich finde dazu das Bild sehr passend, dass in uns ein kleines Gör bzw. ein kleiner Bengel wohnt, der da das Heft in die Hand nimmt und bestimmt, „hey ich hab jetzt Bock mehr auf den Sch…., lass uns mal …. machen”

Im Prinzip ist das eine sehr gesunde Reaktion um einer überwältigenden Fremdbestimmung etwas entgegenzusetzen. Das blöde ist nur, dass wir am Ende des Tages manches Mal ein schlechtes Gewissen haben, weil das, wir erledigen wollten, wieder nicht geschafft ist. Wir zerpflücken unseren Tag eigenhändig in viele kleine Zeiteinheiten, hopsen so von einem Arbeitsschritt zu einem komplett anderen und machen zwischendurch noch etwas, was uns wenigstens ein wenig ablenkt. Und wenn dieser Prozess schon sehr fortgeschritten ist, werden wir uns umso schwerer tun, mit den oben genannten Hilfen wie Pläne machen, Blöcke bilden usw. umzugehen und sie in unseren Alltag zu integrieren. Da wir dann genau diese Hilfsmittel auch oft als Fremdbestimmung empfinden, unter dem Motto, „alle sagen, nur so kann ich das alles bewältigen und ich hab jetzt absolut keine Lust schon wieder das zu tun, was alle anderen meinen.”

Was ebenfalls interessant ist: Auch wenn wir wissen, was uns blühen wird, wenn wir diesen Termin nicht einhalten, jene Arbeit nicht in dieser Form beenden etc. nehmen wir das irgendwann in Kauf. Nicht unbedingt bewusst, es passiert uns eher. Es geraten die Anteile in uns, die für Pflichterfüllung zuständig sind, in einen ständigen Konflikt mit den Anteilen in uns, die uns aus der Fremdbestimmung leiten möchten.

Was tun?

Was wir am dringendsten in diesen Situationen benötigen, ist das Gefühl der Selbstbestimmung. Wir sagen wo’s lang geht. Und gleichzeitig eine Möglichkeit finden, alles, was so in unserem Kopf herumschwirrt und uns beschäftigt irgendwo zu parken und damit wieder fokussierte Aufmerksamkeit möglich zu machen. Da mein „inneres Gör” häufig in Aktion tritt, kenn ich diesen ganzen Schlamassel nur zu gut. In meiner Verzweiflung hab ich wahrscheinlich so ziemlich jedes Buch über Selbstorganisation, das es so gibt, gelesen (zumindest gefühlt jedes). Gebe Büro-Kaizen-Seminare und konnte mir selbst mit Büro-Kaizen und GTD eine gut funktionierende Organisation aufbauen. Doch es gibt einfach immer wieder mal Zeiten, in denen strömt soviel ein, dass das System fast wie ein verstopfter Gully überzulaufen droht. Und um davon nicht immer überwältigt zu werden habe ich nach einer simplen Strategie gesucht, die für mich (idiotensicher) funktioniert. Eben weil ich dafür nicht viel überlegen muss und es schnelle Entscheidungen bringt.

Was dabei heraus gekommen ist, ist mein täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste. Wenn Sie jetzt schon mal ein wenig schmunzeln müssen, ist das bereits ziemlich gut Denn ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, ich bin schon fast allergisch auf den Begriff „to-do-Liste”. Und daher immer auf der Suche nach Begriffen, die ich ansprechend finde und die mit mir ganz persönlich etwas zu tun haben.

• Um als erstes das TT mal zu erklären: Diese Abkürzung steht bei mir für Thema des Tages.

Wenn ich merke, wie ich zwischen verschiedenen Themen hin- und her schieße und mich arg verzettel, dann ist das meine wichtigste Frage: Was ist heute Thema des Tages? Das bedeutet konkret, ich mache mir in diesen Situationen keine großartigen Prioritätslisten (obwohl diese natürlich sinnvoll sind) sondern ich konzentriere meinen Fokus auf mein Thema des Tages. Meinen TT. Und diese Frage lässt sich schnell beantworten und das können Sie mit Sicherheit ebenso. Es gibt immer etwas, das absolut Vorrang hat. Ob das nun eine Aufgabe ist, die uns gefällt, ist wieder eine ganz andere Frage. Doch Sie wissen mit Gewissheit, das ist mein heutiger TT.

Es mag vielleicht übertrieben erscheinen, doch ich brauche manchmal zusätzlich visuelle Marker. Daher habe ich mir das ganze als DIN-A4 Blatt ausgedruckt und an meine Magnetwand gehängt (siehe Bild). Ein Blick darauf erinnert mich immer wieder an das Wesentliche und ich schreibe mir in ganz akuten Fällen eine Karte mit meinem TT als Stichwort und hänge es drunter. Für die, die’s gleich selbst mal ausprobieren wollen, können Sie sich hier mein Vorlageblatt downloaden. Und selbstverständlich bewährt sich der TT auch an weniger chaotischen Tagen. Sie können sich diese Frage als erstes morgens stellen, bevor Sie auch nur den Stift in die Hand nehmen und zu arbeiten beginnen. Was ist Ihr heutiger TT? Dadurch bestimmen Sie wieder selbst. Sie entscheiden was jetzt gemacht wird. Eben Ihr heutiger TT.

• Damit kommen wir auch schon zu meiner ohGott-ohGott-Liste.

Die heißt jetzt keineswegs so, weil ich so sehr katholisch veranlagt bin. Nö, der Titel kommt daher, dass mir während der Arbeit immer wieder mal Themen durch den Kopf schießen, die ich vergessen, verschoben, verpennt, noch offen habe etc. Dabei wird mir meistens für einen Moment siedend heiß und ich denke „ohGott-ohGott das habe ich ja völlig vergessen (muss ich ja auch noch machen) usw.” Und da war die Idee für diese Liste geboren Da stehen meist mehr unangenehme Dinge drauf als solche die ich liebend gern mache, denn die vergessen wir ja eher selten. Diese Liste führe ich einfach mit der Hand. Und nutze sie dazu, ein Auffangbecken für diese Gedanken zu haben. Wenn’s erst mal da drauf steht, kann ich an meinem TT weitermachen oder an der Aufgabe, die ich grad am Bearbeiten bin.

Diese Liste könnte mich natürlich auch runterziehen, da sie manches Mal ganz schön lang wird. Doch da hilft ein Blick auf den Titel, den ich immer groß und deutlich drüber schreibe. Und wenn ich dann wieder ohGott-ohGott-Liste lese muss ich meistens schon schmunzeln und mir wird wieder bewusst, dass davon die Welt nicht untergehen wird. Klar sind die Sachen die da drauf stehen oft brandeilig und hätten längst fertig sein sollen. Doch wenn mein heutiger TT nicht dabei ist, dann darf die Liste einfach mal Liste sein und ich kümmer mich nicht weiter drum. Denn ich kann’s jetzt grad nicht ändern. Sondern habe mir die Frage nach meinem TT beantwortet und arbeite ihn ab. Sollte dann Zeit sein, dann stelle ich mir die Frage erneut und vielleicht ist es ja dann eines der Themen meiner ohGott-ohGott-Liste. Dann wird das zu meinem TT und die Liste darf wieder ruhen.

Beide Tools halten mich in chaotischen Zeiten über Wasser und sind in den ruhigeren Zeiten ebenfalls nützlich. Wenn’s wieder geordneter wird, dann greifen auch wieder alle anderen System die z. B. GTD zu bieten hat. Wer gerade erst dabei ist, für sich Selbstorganisation umzusetzen, kann gut und effektiv mit diesen beiden Werkzeugen beginnen. Das reicht für’s erste oft. Machen Sie das mal eine Woche, zwei Wochen. Fragen Sie sich jeden Tag nach Ihrem heutigen TT. Beginnen Sie Ihre persönliche ohGott-ohGott-Liste, die vielleicht bei Ihnen auch einen ganz anderen Namen bekommt. (Falls ja würd ich mich sehr über einen Kommentar freuen, da ich immer superspannend finde, was es so alles an Ideen gibt!) Und wenn sich das eingespielt hat, können Sie weitere Routinen installieren. Doch wenn’s zuviel wird, immer wieder zurück zur Basis, „Was ist mein heute mein TT?”

Und vielleicht nützen Ihnen diese Ideen auch für Ihre persönlichen chaotischen Zeiten. Über jede Rückmeldung von Ihnen dazu freue ich mich!

Wie bereits angekündigt, habe ich auch dieses Jahr die Möglichkeit die Initiative des Ostbayerischen Unternehmerinnentages zu unterstützen. Im Forum 3, das ab 13:00 Uhr stattfindet, werde ich zum Thema Selbstorganisation für Sie referieren.

Um Ihnen schon mal Appetit zu machen, hier ein paar Gedanken zum Inhalt.

Kann man sich selbst überhaupt organisieren? Oder zeichnet der Begriff Selbstorganisation schon ein falsches Bild?

Tatsache ist, dass wir Tag für Tag mit einer Vielzahl von zu erledigenden Aufgaben konfrontiert werden. Ob nun Anfragen, Angebote, Rechnungen, Lieferungen usw. per Post, Fax, eMail oder persönlich eintreffen, immer gilt es den Überblick zu bewahren, alle Bälle in der Luft und die Fäden in der Hand zu halten. Chaos bricht meist dann aus, wenn nicht mehr klar ist, was als nächstes zu tun ist und alles scheinbar gleichzeitig wichtig und dringend erscheint.

Am Anfang steht die wichtige Erkenntnis, dass nicht Sie das Chaos sind, sondern Sie wahrscheinlich einfach keine funktionierende Strategie haben, mit den anfallenden Dingen umzugehen.

Ein ebenfalls elementarer Baustein ist das Anerkennen der Tatsache, dass das Chaos normal ist und Ordnung nur ein vorübergehender Zustand. Damit Chaos entsteht müssen Sie nichts tun. Um ein gewisses Maß an Ordnung zu halten, gilt es beständig dranzubleiben. Und genau dieses Dranbleiben können Sie organisieren.

Wichtig ist dann, dass die Dinge nicht nur organisiert und geplant werden, sondern vor allem erledigt. Im TUN liegt der Erfolg. Eine Platitüde und doch eine absolute Wahrheit.

Wer nun schon schlechte Laune bekommt, weil ihm dazu Begriffe wie stupides Abarbeiten, Disziplin und langweilige Wiederholungen einfallen, dem kann ich nur rechtgeben, das würde mir auch keinen Spaß machen.

Was ist nun eine gute Lösung um Erledigung UND Freude an der Arbeit zu erreichen?

Möglichkeiten gibt es viele und wie so oft liegt eine gute Lösung in der Kombination. Lernen Sie:

• mit Kaizen im Büro eine funktionierende Strategie kennen, die so viele Arbeitsabläufe wie möglich automatisiert und optimiert um Sie zu entlasten.
• mit der Aufgliederung Ihres Arbeitsplatzes in Zonen eine leicht durchzuführende Methoden kennen, die Ihr Umfeld von Tag zu Tag immer mehr Ihren Bedürfnissen anpasst und Ihre Umgebung mit Wohfühlatmosphäre auflädt.
• mit GTD (Getting Things Done) Ihre alltägliche Arbeit mit simplen Routinen vereinfacht, Sie dabei unterstützt zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten und damit eine ruhige Gelassenheit einziehen kann.

Das Motto, das hinter all diesen Techniken steht, ist die Philosophie des „einfach-tun“. Denn zwischen „Alles“ und „Nichts“ gibt es immer „Etwas“. Etwas das Sie einfach-tun können.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen für jeden Tag das Bewusstsein dafür, WAS Sie tun können und freue mich auf Ihren Besuch beim Unternehmerinnentag!

Bald ist es wieder soweit! Am kommenden Wochenende, genauer am Samstag 6. Oktober findet der diesjährige Ostbayerische Unternehmerinnentag statt. Die Veranstaltung jährt sich nun bereits zum 7. Mal und die steigenden Besucherzahlen zeigen den Erfolg dieser Initiative.

In diesem Jahr sind wir im Kurhaus der Stadt Freyung zu Gast und das Programm ist reichhaltig bestückt. Zwei erfolgreiche Unternehmerinnen werden unter dem Motto “Wir haben’s gewagt” ihre Erfolgsgeschichte erzählen und wie sie mit Höhen und Tiefen des Unternehmerinnenlebens umgehen.

Am Nachmittag können Sie in sechs verschieden Fachforen wertvolle Informationen sammeln und Fragen an die ExpertInnen stellen. Über die Einladung zum Thema Selbstorganisation eine praktische Einführung zu halten, habe ich mich sehr gefreut. Näheres zum Inhalt können Sie hier nachlesen.

Die Veranstaltung ist auch in diesem Jahr kostenfrei und bietet sogar eine kostenlose Kinderbetreuung an.

Nutzen Sie diese Gelegenheit um in Kontakt zu kommen, wertvolle Impulse mitzunehmen und sich inspirieren zu lassen. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

In Zusammenarbeit mit dem Edutainment-Center - Herrn Kirsch - startet am 26. Juni der Workshop: “Wie ich die Dinge erledigt kriege - Organisation im täglichen Wahnsinn mit Bürokaizen und GTD”

Um was geht’s:
Kurz gesagt um Methoden den vollgestopften Arbeitsalltag mit seinen 500.000 Kleinigkeiten und größeren Anforderungen systematisch in den Griff zu kriegen. Dadurch den Kopf freizubekommen für die wesentlichen Dinge und keine Zeit mehr zu verschwenden.

Alle inhaltlichen Angaben zum Ablauf finden Sie in der Workshopbeschreibung. Und wer gern teilnehmen möchte, kann sich über dieses Formular anmelden.

Es wird mit Sicherheit wieder ein hochinteressanter und lebendiger Workshop. Und durch die limitierte Teilnehmerzahl ist intensives Arbeiten möglich. Die Plätze sind erfahrungsgemäß immer schnell ausgebucht. Also nix wie ran

In der aktuellen Ausgabe des Internet-Magazins können Sie einen guten Übersichtsartikel zum Thema GTD lesen.

Es wird die generelle Vorgehensweise dargestellt und verschiedene Erfahrungsberichte aus dem Internet genannt.

Freundlicherweise wurde auch aus meinen Beiträgen hier in der WissensAgentur zitiert. Meine gesammelten Werke zum Thema GTD finden Sie hier.

Und schon mal als Vorabankündigung: Ende Juni wird es eine neue Workshopreihe der WissensAgentur zum Thema Bürokaizen und GTD (Gettings Things Done) geben.

Die Ausschreibung dazu kommt nächste Woche.

Heute mal wieder ein Beitrag zum Thema GTD - Wie ich die Dinge geregelt kriege

Besser organisiert mit den richtigen Listen

Da es mir oft so geht, dass ich tausend verschiedene Gedanken im Kopf habe und diese auch in einer guten Form auffangen möchte, habe ich mir über ein dazu passendes System Gedanken gemacht. Wer gern strukturiert arbeitet und dem Listen-Gedanken viel abgewinnen kann, dem nützen möglicherweise meine weiterführenden Listen als Ideen-Pool.

Ein Wort davor noch zu den “Nächste-Schritte-Listen” die es in der GTD-Systematik gibt. Listen wie:

• @ erledigen
• @ später
• @ weiterleiten
• u.ä.

sind keine wirklichen Listen im Sinne des GTD-Sytems. Das mag etwas ketzerisch erscheinen, doch im folgenden ein paar Gedanken dazu. Viele von uns stehen den ganzen Tag unter Strom, müssen in Stress-Situationen einen klaren Kopf behalten und einen Überblick über die zu bewältigende Arbeit. Und daher ist eine klare Definition einer Nächsten-Schritte-Liste elementar.

Alles was mehr wie zwei Schritte hat, ist ein Projekt. Übertragen auf die Listen hab ich das für mich ähnlich definiert: Wenn ich die Frage “Was ist der nächste Schritt?” richtig beantworte, dann kommt als Antwort eine Tätigkeit raus kombiniert mit einem dazu nötigen Ort.

Und gibt es noch keine Liste mit diesem Ort (z. B. Internet, weil ich zu einem Projekt etwas recherchieren möchte), dann wird eben eine neue Liste aufgemacht.

Die Angst sich in zuvielen Listen zu verzetteln, sollte eher als Aufmerksamkeit darauf gerichtet werden, dass die Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt richtig ausfällt. Denn das ist oft der Knackpunkt, wieso manche Aufgaben ewig nicht weiterbearbeitet werden. (Dass es sich dabei auch um eine unangenehme Aufgabe handeln kann, lasse ich hier unberücksichtigt.)

Fragen Sie sich selbst tatsächlich solange nach dem “Nächsten Schritt” bis Sie eine durchführbare Aktivität herausbekommen. Und wenn Sie, wie ich, manchmal Projekte haben, bei denen über das Ergebnis noch keine wirkliche Klarheit besteht (z. B. die Konzeption eines neues Workshops), dann gibt es auch hier einen nächsten Schritt. David Allen beschreibt ihn in seinem Buch auch passenderweise als:

• Gedanken zu Projekt XY skizzieren

Bei meinen Projekten gibt’s oft diesen Schritt einzusetzen. Und für mich ist dazu die optimale Lösung ein Mindmap zu machen. Das dient mir dann als Gedankensammlungsort und es lässt sich daraus eine Struktur für das gesamte Projekt erarbeiten. Dann sind die nächsten Schritte meist wieder viel prosaischer, wie z. B. im Internet recherchieren, Buch XY dazu lesen usw. Zum Thema Mindmap gibt es bei meinem Kollegen Dr. List eine wunderbare Zusammenfassung und Erläuterung in seinem Toolblog.

Dann möchte ich Ihnen heute noch ein paar weitere Zusatzlisten vorstellen, die ich für mich in mein GTD-System mit aufgenommen habe:

• Merkblatt
  Dort sammle ich alle Gedanken, die mir unter dem Motto “unbedingt merken, muss ich noch erledigen, shit hab ich ganz vergessen….” usw. fallen. Vorzugsweise fällt mir soetwas während eines Telefonats ein oder als Ablenkungsmanöver von mir selbst wenn ich gerade am Arbeiten bin. Das wird dann alles ganz kurz und knackig in den Merkzettel eingetragen und der wird abends durchgesehen und alles auf die passenden Listen verteilt. Hat für mich den Vorteil, dass ich keine Zettelwirtschaft aufmache, es aufgefangen wird und ich mich in diesem Moment nicht weiter damit beschäftigen muss.
• Checklisten
  Davon gibt es auch verschiedene. Z. B. den Ablauf, wenn mein Palm mal wieder abgestürzt ist oder wie das genau mit dem Aktienhandel auf dieser Bankseite funktioniert hat und ähnliche Sachen. Auch eine Reise-Pack-Checkliste. Dem ganzen sind ja keine Grenzen gesetzt. Ich kann es nur empfehlen, Checklisten einmal auszuprobieren. Wir müssen uns sowieso so viele aktuelle Dinge merken, dann lassen sich nicht so häufig wiederkehrende und trotzdem wichtige Abläufe auf diese Art sehr gut verwalten.
• Ideenzettel
  Das ist ein Sammelsurium meiner diversen Ideen, die mir in den unpassendsten Momenten durch den Kopf gehen. Dazugehören Ideen für neue Unternehmen die ich berate könnte, welche Aktionen ich als nächstes anleiern könnte, wem ich wen vorstellen könnte usw. Hat in 99 % mit meiner Arbeit zu tun. Und seit dem ich diesen Ideenzettel hab, kann ich auch diesen Wust an Möglichkeiten endlich systematisieren.
• Themen
  Das ist jetzt eine ziemlich spezielle Liste für mich. Dort sammle ich Themengebiete oder einzelne Aufhänger für meine nächsten Blog-Beiträge, Artikel für Fachzeitschriften oder Bücher usw. Also alles was ich demnächst in irgendeiner Form publizieren möchte.

Mich interessiert natürlich sehr, welche Zusatzlisten für Sie wichtig sind und/oder welche Sie einsetzen. Denn diese Möglichkeiten sind ja unerschöpflich und es lassen sich immer wieder gute Ideen nutzen. Also keine Scheu und einfach kommentieren