Du willst eine Planung die rockt und dich wirklich vorwärts bringt? Dann erkenne was Priorität tatsächlich bedeutet und wie du dieses Wissen nutzen kannst

Du willst eine Planung die rockt und dich wirklich vorwärts bringt dann erkenne was Priorität tatsächlich bedeutet und wie du dieses Wissen nutzen kannstWie ist das mit deinem Tag? Machst du einfach spontan, was du denkst, das jetzt dran ist? Oder hast du einen Plan für den Tag, in dem du das festgehalten hast, was du gern erledigen möchtest? Oder dient dir deine Todo-Liste von gestern, vorgestern und vorvorgestern… als Inspiration?

Das Hamsterrad in Aktion…

Interessanterweise machen viele Menschen zwar eine Todo-Liste, doch nur wenige planen wirklich ihren Tag. Sie lassen sich entweder treiben von dem was grad anbrennt oder welche Aufgabe am lautesten schreit oder hetzen von einem Meeting zum nächsten, ohne die Pausen dazwischen effektiv zu nutzen.

Bildquelle: pixabay

Wenn der Tag zu Ende geht, ist die Erschöpfung oft groß und der Frust gleichermaßen, weil man mit dem Gefühl nach Hause geht, zwar den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, doch irgendwie Nichts wirklich vorwärts gebracht zu haben.

Gut, also dann Planung. Doch was macht da Sinn? Es gibt unendlich viele Methoden die zur Tagesplanung angeboten werden und vielleicht hast du auch schon einige davon ausprobiert.

Die Frage ist nur, hat es für dich funktioniert? Und wenn nicht, woran ist es gescheitert? Viele, denen ich diese Frage gestellt haben, haben Variationen dieser Antwort gegeben:

“Ich hatte zwar einen Plan, aber dann kam etwas dringendes dazwischen und ich musste was anderes fertig mache. Als ich geschaut hab war dann schon Mittag und am Nachmittag waren dann noch tausend Kleinigkeiten zu erledigen und irgendjemand wollte immer was von mir.”

Gibt es denn eine Planung die wirklich funktioniert?

Es scheint so zu sein, als ob wir dem Tag und seinen Launen mit Gedeih und Verderb ausgeliefert sind. Doch es scheint auf der anderen Seite auch Menschen zu geben, die tatsächlich produktiv und effektiv arbeiten und das was sie sich vorgenommen haben, tatsächlich schaffen. Was machen die bloß anders?

Da gibt es einiges zu nennen, doch wir wollen uns heute auf eine bestimmte Sache beschränken. Etwas, das du sofort ab heute umsetzen kannst und dessen Effekt du im besten Fall sofort am nächsten Tag spürst.

Was an Plänen oft scheitert, ist, dass sie zu unklar sind oder zu kompliziert oder schlicht und ergreifend vollkommen unrealistisch.

Das bedeutet, wir brauchen einen realistischen, glasklaren und einfachen Plan, der uns dabei unterstützt vorwärts zu kommen.

Wie ist das mit der Priorität?

Da wir oft viel mehr Sachen auf der Platte stehen haben, als wir überhaupt erledigen können, ist einer der ersten Schritte für Klarheit und Realismus:

Was hat Priorität?

Interessanterweise gibt es das Wort Prioritäten erst seit wenigen Jahren in der Mehrzahl. Wir werden gleich sehen, dass das Wort im Plural überhaupt keinen Sinn macht, weil es vollkommen die Bedeutung des Wortes zerstört.

Priorität stammt vom lat. Prior = der Vordere ab.

Es kennzeichnet das vorrangige Objekt. In der Natur der Sache liegt es, dass es nur ein vorderes Objekt geben kann.

Was wir nun in unserer hektischen Zeit versuchen, ist, gleich mehrere Prioritäten festzulegen. Und wir leben in der Illusion, dass wir – kombiniert mit Multitasking – tatsächlich in der Lage sind, gleichzeitig mehrere Sachen voranzubringen.

Doch das klappt nicht. Wir sind nur in der Lage eine Sache richtig zu machen. Es gibt kein Multitasking. Das können nicht mal Maschinen, von denen das Wort stammt. Auch Maschinen schaltet in Blitzgeschwindigkeit von einer Aktion auf die nächste um und machen sie nicht gleichzeitig.

Unser Hirn muss ebenfalls ständig umschalten, wenn wir mehrere Sachen versuchen parallel zu schaffen.

Daraus resultiert, dass wir langsamer in allem werden, mehr Fehler produzieren und nichts wirklich vorwärts bringen. Ganz abgesehen von der Erschöpfung die wir damit selbst produzieren und dem Frust, der damit einher geht.

Was von meinen Aufgaben hat wirklich Vorrang?

Gut, also zurück zur Priorität. Das was Vorrang hat. Wenn also mehrere Aufgaben zu bewältigen sind, dann muss ich entscheiden, was davon Vorrang hat.

  • Was ist davon das, was jetzt dran ist?
  • Wenn ich nur eine Sache davon machen könnte, welche wäre das?
  • Für welche Aufgabe würde ich solange bleiben, bis sie fertig ist?

Wenn man diese Fragen beantworten kann, dann hat man seine Priorität. Das ist es, was als nächstes dran ist.

Im Arbeitsalltag als Angestellter ist das eine Frage, die sich möglicherweise nicht immer so einfach zu beantworten lässt, wenn ich zugewiesene Aufgaben von meinem Chef habe.

Was zur Folge hat, dass es immer wieder vorkommt, gerügt zu werden, weil etwas noch nicht fertig ist, von dem man nicht wusste, dass es Priorität hat. Es fehlen einem Informationen und man hat nicht den Gesamtüberblick.

Mehrere Menschen – verschiedene Prioritäten?

Das bedeutet, es ist elementar wichtig darüber im Gespräch zu bleiben und abzuklären, ob man die gleiche Sichtweise zur Priorität hat. Das kann vieles an unangenehmen Situationen und Gesprächen verhindern, da man sich im Vorfeld absichert.

Was tatsächlich bedeutet, dass es als erstes einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben braucht. Es ist keine schlechte Idee, mit so einem Überblick zu starten ;)

Ok, back to priority. Wir wollen ja endlich zu unserem Plan kommen. Welche Art von Plan ist denn nun einer, der funktionieren wird?

Meiner Erfahrung nach, ein Plan, der so knapp wie möglich gehalten ist. Je mehr auf einer Liste drauf steht, umso weniger wird davon meistens geschafft. Da allein die Länge der Liste überfordert und Lähmungserscheinungen hervorrufen kann ;)

Welcher Umfang soll es denn nun sein?

Wenn wir uns jetzt ein Modell eines knappen Plans schaffen wollen, dann sprechen wir von weniger als einer Handvoll an Aufgaben. Genauer gesagt von max. 3. Ganze drei Aufgaben sollten auf dem Plan drauf stehen.

Dazu kommt nun noch ein wichtiger Aspekt, über den viele überhaupt noch nie nachgedacht haben. Damit der Plan die größten Chancen hat umgesetzt zu werden, ist einer, wenn nicht sogar DER wichtigste Faktor, der Zeitpunkt, zu dem der Plan erstellt wird.

Das kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Abarbeitung und einem Scheitern bedeuten.

Wann sollten wir uns den Plan machen?

Fangen wir mit dem Zeitpunkt an, der am schlechtesten für Pläne machen geeignet ist: Das ist der Morgen des aktuellen Tages. Das ist der denkbar schlechteste Zeitpunkt sich einen Plan für den Tag zu machen.

Dann setzen wir doch gleich den besten Zeitpunkt daneben, dann haben wir das beieinander. Der beste Zeitpunkt für einen Tagesplan ist der Vorabend. Das ist der beste Zeitpunkt sich einen Plan für den kommenden Tag zu machen.

Ich erkläre gleich wieso, möchte jedoch noch ergänzen, dass es dazu auch Ausnahmen gibt. Besser gesagt, fällt mir nur eine Ausnahme ein und das ist die Notaufnahme.

Hier ist es kaum möglich am Vorabend zu planen, was am nächsten Tag ansteht, weil es adhoc sein kann, dass sich ein Unfall mit mehreren Beteiligten ergeben hat und dann gibt es Systeme im Krankenhaus über das sog. Triagieren, die ermitteln, welcher Fall jetzt Vorrang hat und welcher noch etwas warten kann.

Wir sind keine Notaufnahme!

Leider operieren wir oft selbst an unserem Tag, als ob wir in der Notaufnahme arbeiten würden. Es schreit der Chef oder ein Kollege am lautesten, das wird dann als Notfall eingestuft und zack ist der eigene Plan beim Teufel und wir stürzen uns auf diese Aufgabe.

Fakt ist jedoch, dass kaum jemand von uns in so brandeiligen Jobs arbeitet, wie in der Notaufnahme und immer noch genügend Luft und Raum da ist, die Priorität genau zu beurteilen.

Das wird nur nicht gemacht und viele fühlen sich auf Grund ihres Ranges dazu schon so wichtig, dass ihre Aufgaben damit allein schon Vorfahrt bekommen sollten. Was jedoch nichts über die tatsächlich Priorität der Aufgabe aussagt.

Gut, nachdem wir also die Behauptung aufgestellt haben, dass der Vorabend der sinnvollste Zeitpunkt für das Erstellen eines Planes ist, wollen wir ergründen warum das so ist.

Wieso ist der Abend die beste Zeit für einen Plan?

Fast jeder wird schon mal das Phänomen erlebt haben, dass er länger über eine Sache grübelt und einfach nicht auf eine passende Lösung kommt. Es gibt dann meistens irgendjemanden, der rät mal eine Nacht darüber zu schlafen.

Interessanterweise ist es tatsächlich oft so, dass wir am nächsten Tag mit einer Idee, einem Impuls oder vielleicht so gar schon mit einer Lösung aufwachen.

Wie kann das sein? Es liegt zu einem großen Teil daran, dass unser Hirn nicht schläft in der Nacht und klammheimlich an all dem weiterarbeitet, zu dem wir uns so viele Gedanken gemacht und den Kopf zerbrochen haben.

Flappsig gesprochen, ist das für das Hirn eine super effektive Zeit, weil es quasi ohne uns an der Sache weiter arbeiten kann und wir nicht ständig mit irgendwelche Grübeleien dazwischen funken können ;)

Diese Inkubationszeit nützt oft genau dafür, dass verschiedene Einzelteile sich plötzlich zusammenfügen, Verbindungen geschaffen werden, sich etwas festigen kann und Klarheit entsteht.

Ein Mechanismus, der wir damit praktischerweise schon in uns eingebaut haben und der auch einen Namen hat: Das wird der Diffuse-Mode genannt. Im Gegensatz zum Focussed Modus der eine absolute Konzentration auf ein Thema bedeutet.

Im diffuse Mode beschäftigen wir uns mit etwas anderem und das was wir vorher intensiv durchgedacht haben, sinkt damit in unserem Hirn in eine andere Region, wenn man so will, weil wir uns nun mit etwas anderem beschäftigen.

Das oben angesprochene Festigen ist das, was wir uns für unseren Plan zunutze machen wollen. Darin enthalten ist ebenfalls die Lösungssuche, die quasi von uns angestoßen werden kann am Vorabend und dann ans Hirn delegiert wird über Nacht, damit das für uns schon mal vorarbeiten kann.

Im Prinzip eine sehr effektive und energie- und zeitsparende Methode unseren Kopf einzusetzen.

Plane am Morgen und du hast Sorgen ;)

Wenn wir Pläne erst am Morgen machen, entfallen all diese Vorteile. Wir haben weder eine Festigungsphase, noch eine Lösungssuchphase. Wir haben nur eine kurze Zeitspanne, in der wir morgens überlegen, was heute dran ist und dann müssen wir schon mit dem Stress des Tages kämpfen und mit allen Anforderungen umgehen, die auf uns herein strömen.

Da ist es wohl vollkommen logisch, dass unser Plan nicht gefestigt ist. Damit auch nicht in uns als wichtig gefestigt und auch nicht im Kopf verankert ist, so dass wir ständig vergessen, was wir eigentlich jetzt machen wollten.

Das Ende vom Lied ist, dass wir uns sehr schnell von unserem Plan durche andere abbringen lassen, aber auch uns selbst schnell mit etwas anderem beschäftigen, als dem was geplant war.

Wir haben nicht die Festigung am Plan festzuhalten und er ist wie ein Blatt im Wind, dass ganz einfach weg gepustet werden kann.

Plane am Abend, das ist sinnvoll und labend ;)

Im Unterschied dazu ist die Festigung, die über Nacht passiert, wenn wir uns am Vorabend die Zeit nehmen einen Plan zu machen, eine ganz andere.

Nehmen wir an, wir nehmen uns 15 Minuten am Ende unseres Tages und schauen über unsere ganze Liste an Dingen die zu erledigen sind. Wir stellen uns die Frage nach der Priorität und denken daran, dass das erstmal nur eine Sache sein kann, die Vorrang hat. Diese eine Sache ist es, die dann auf unserer Liste ganz oben erscheinen muss.

Diese eine Sache haben wir im Abwägen mit allem was da ist, als vorrangig entschieden und damit als Priorität gesetzt. Dass das nicht immer einfach ist, ergibt sich schon aus der Menge an Dingen die wir oft zu tun haben.

Doch genau das ist der Punkt, an dem viele den einfacheren Weg gehen und sich für die nächstliegende Sache entscheiden. Oder für die Sache, die verspricht schnell zu gehen oder für die Sache die wir lieber machen.

Wer lernt all diesen Ablenkungen aus dem Weg zu gehen und – wieder mal – das unangenehme Gefühl auszuhalten, dass oft mit dieser Art Entscheidungen einher geht, wird die wahre Priorität herausfinden und damit den wichtigsten Hebel.

Die nächste Frage lautet: Wenn diese eine Sache erledigt ist, und ich wieder meine gesamte Liste betrachte, welche Sache hat dann Vorrang? Welche hat dann Priorität?

Wenn ich die gleiche Frage ein drittes mal stelle, hab ich einen glasklaren Plan, der eine simple Liste enthält mit den nach meiner Entscheidung tatsächlich strategisch am wichtigsten Punkten.

That’s it. Das ist der perfekte Plan.

Um jetzt noch den Realismus dazu zunehmen, den wir oben ebenfalls als Kriterium angeführt haben: Das ist der Plan, das bedeutet noch nicht, dass es auch klappen wird ihn komplett abzuarbeiten. Doch es gibt einiges was dir dadurch ermöglicht wird:

Wenn du diesen Plan auf diese Weise am Vorabend erstellst, hast du die Gewissheit, dass du tatsächlich das Wichtigste als Oberstes stehen hast.

Dadurch dass du deinem Hirn die Inkubationszeit über Nacht gibst, festigt sich dieser Plan in deinem Inneren und das wiederum unterstützt dich immens dabei am nächsten Tag an deinem Plan festzuhalten.

Auch wenn es viele Anfragen und “Notfälle” geben mag, die an dich herangetragen werden, hast du deinen Plan sehr viel mehr im Hinterkopf und kannst viel sicherer entscheiden, ob du tatsächlich von ihm abweichen oder ob du an ihm festhalten solltest.

Was hast du von dieser Art der Planung?

Was bringt dir das in Summe?

Wenn du das nur eine Woche lang konsequent durchziehst, wirst du merken, dass du mehr von dem erledigt bekommst, was du dir vorgenommen hast und was tatsächlich Vorrang = Priorität hat. Die Betonung liegt hier auf: was du dir vorgenommen hast.

Das wiederum fördert deine Zufriedenheit. Denn nichts macht zufriedener, als ein Plan der funktioniert. Du kannst damit deine gefühlsmäßige Situation an deinem Arbeitsplatz beeinflussen wenn du diesem Modell folgst und die Abendplanung in deine Routine einfügst.

Das gleiche gilt für jeden der selbstständig ist. Hier kommt immer noch die Gefahr dazu, dass man sich selbst gern verzettelt. Doch der Plan vom Vorabend gibt dir die klare Richtung vor und du brauchst dich nicht ständig fragen, was du denn nun als erstes machen sollst. Guck auf den Plan, dort steht es drauf ;)

Teste die Abendplanung und bedenke dabei die Sache mit der wahren Priorität!


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Bessere Gespräche führen mit Hilfe von „Tante ELSE“

Es ist mir eine große Freude, Teil einer besonderen Blogparade zu sein. Besonders deshalb, weil sich dabei online und offline verbinden. Denn es gibt ein Buch mit Namen Frida, das auf seiner Reise durch ganz Deutschland von Trainern, Coaches und Beratern angefüllt wird mit wertvollen Beiträgen zum Thema Kommunikation.

Initiiert hat das ganze Judith Thorma vom Rhetorikblog. Vielen Dank an dieser Stelle, dass ich Gelegenheit habe, an diesem schönen Projekt mitzuwirken!

Dann kann’s losgehen, mit dem heutigen Thema. Es dreht sich alles darum, bessere Gespräche zu führen.

Gespräche, die über schwierige, emotionale Themen gehen, nehmen oft epische Ausmaße an. Doch ein zu langes Verweilen in den negativen Aspekten zementiert häufig die Handlungsunfähigkeit und Hilfslosigkeit der Beteiligten. Auf beiden Seiten.

Daher ist alles hilfreich, was ermöglicht wieder in die eigene Kraft zu gelangen. Gespräche nach „Tante Else“ zu führen, ist dazu ein einfaches und effektives Mittel. (nachzulesen im Buch von David Servan-Schreiber „Die neue Medizin der Emotionen„)

Am Anfang steht die Frage:

Was ist passiert?

Jetzt gilt es einfach zuzuhören ohne zu unterbrechen. 3 Minuten wirkliches Zuhören. Dann schieben Sie die Frage nach:

E (Emotion) … Was hast du/haben Sie dabei empfunden?

Die Antworten darauf führen uns zu den Gefühlen, die jemand in der geschilderten Situation hat. Nun folgt die wichtigste Frage:

L … Lass mich das Schlimmste wissen. – Was ist das Schlimmste für dich/Sie?

Was Sie nun hören, führt zum Wesenskern der Angelegenheit und die Antworten bringen häufig etwas anderes als das Erwartete zu Tage. Die Frage ermöglicht wie mit einer Taschenlampe den Punkt zu beleuchten, der am meisten Schmerz verursacht.

Sie zentriert und klärt die Aufmerksamkeit in einer Weise, die sonst nur selten möglich ist. Oft ist bis zu dieser Frage den Beteiligten selbst nicht klar, was genau sie denn als Kern ihres Schmerzes empfinden.

Mit der nächsten Frage zielen Sie auf die Selbstheilungskräfte Ihres Gegenübers ab:

S (Standhalten) … Was hilft dir/Ihnen standzuhalten?

Damit wird der Blick auf die eigenen Ressourcen gelenkt, die Möglichkeiten, die es in jeder noch so ausweglos erscheinenden Situation gibt. Und – ganz wichtig – die Lösungsansätze kommen nicht von außen, sondern aus dem Erzählenden selbst.

Die eigene Fähigkeit zur Selbstlösung und Selbstheilung damit zu erfahren, ist ein unschätzbarer Dienst, den Sie jemandem erweisen können. Der Sie gleichzeitig aus der Verantwortung entlässt, die Situation für jemanden anderen zu lösen.

Es erfordert wohl manches Mal Zurückhaltung, sich an dieser Stelle nicht die berühmte Handwerkermütze aufzusetzen und mit brillianten Lösungen aufzuwarten. Ganz in der vermeintlichen Tugend des Helfens. Ihre Zurückhaltung wird belohnt durch das Erstarken Ihres Gegenübers und der fehlenden Bürde fälschlicherweise übernommener Verantwortung.

E ... Empathie zeigen

Zum Schluss des Gesprächs drücken Sie in einfachen Worten aus, was Sie beim Zuhören empfunden haben. Oft genügen Sätze wie „Dass muss schwer für dich/Sie gewesen sein.“ oder „Vielen Dank, dass Sie mir all das erzählt haben, Ihre Worte haben mich sehr berührt.

Zusammenfassung:

1. Was ist passiert?
Hören Sie 3 Minuten lang ohne unterbrechen zu.

E | 2. Was haben Sie dabei empfunden?
Hier hören Sie von den Gefühlen.

L | 3. Was ist das Schlimmste daran?
Das führt zum wesentlichen Kern des Schmerzes.

S | 4. Was hilft Ihnen standzuhalten?
Damit werden die eigenen Ressourcen ins Blickfeld gerückt.

E | 5. Das muss schlimm für Sie gewesen sein.
Sie zeigen durch Ihre Empathie, dass Sie Ihr Gegenüber verstehen.

Auf diese Art Gespräche zu führen, kann Ihnen auf privater wie beruflicher Ebene eine bereichernde Hilfe sein. Wieso nicht auf eine Karteikarte notieren und parat haben?

Probieren Sie es aus und spüren selbst, wie es helfen kann sich auf diese Art miteinander auszutauschen. Es ist eine äußerst wertschätzende Art des Umgangs darin enthalten und dies lässt uns Gespräche als sehr tief und bereichernd empfinden.


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Die 2-Klick-Regel – oder warum Pausen Ihre Produktivität vervielfachen

Heute mal ein Artikel zum Thema Produktivität, der vollkommen aus eigenem Erleben inspiriert ist. Und zwar aus äußerst frustriertem Erleben…

Um Ihnen ein Bild zu malen, um was es mir geht, begleiten Sie mich bitte ins Büro. Wir sitzen an unserem geliebt/gehassten und meist genutzten Arbeitsinstrument Computer und arbeiten seit einiger Zeit an ihm dahin. Unsere Gedanken stecken tief in der aktuellen Projektsituation und was wir brauchen ist eine effektive Lösung. Wir basteln herum, verstricken uns in Gedanken, tippen, löschen und fangen wieder von vorne an.

Bildquelle: @flickr/Da Beez

Irgendwie ist der Wurm drin. Eine Lösung scheint weiter entfernt denn je, unsere Stimmung nähert sich dem Siedepunkt und am liebsten würden wir mal ordentlich mit dem Hammer draufhauen. Dann stürzt vielleicht noch ein Programm ab, das Telefon läutet im falschen Moment und wir fallen der Verzweiflung schon fast in die Arme.

Doch seien Sie unverzagt, Hilfe ist bereits in Sicht :-)

Denn damit kommen wir zur 2-Klick-Regel. Was verbirgt sich hinter diesem geheimnisvollen Code? Das ist einfach erklärt. Zum ersten: Machen Sie eine Pause, eine wirkliche Pause in diesen Situationen. Also eine WIRKLICHE Pause, die mindestens 10-15 Minuten dauert.

In dieser Zeit beschäftigen Sie sich tunlichst mit etwas völlig anderem. Ausruhen (falls das möglich ist) ist eine perfekte Idee, ein paar Schritte gehen ebenso. Ins nächste Büro nach nebenan gehen und drüber schimpfen dagegen nicht. Auch sich einen Kaffee holen und gleich wieder daran setzen, funktioniert nicht.

Das war jetzt der erste Teil. Jetzt kommt der zweite: Meine praktische Erfahrung ist, dass ich nach solchen Pausen, in sehr vielen Fällen tatsächlich mit grad mal 2 Klicks ein Problem, an dem ich mir vorher die Zähne aus gebissen hatte, lösen konnte.

Manchmal dauern die 2-Klicks etwas länger, doch es ist bis jetzt immer eine Inspiration, ein völlig neuer Gedanke dazu aufgetaucht, der mir ermöglicht hat, von einer anderen Seite an das was grad ansteht heranzugehen. Und das funktioniert nicht nur bei mir, sondern auch bei anderen.

Diese 2-Klick-Regel ist daher inzwischen ein geflügeltes Wort im Freundeskreis. Denn oft hilft der Stups von außen, wenn man bereits viel zu tief drin steckt und nur noch im Kopf hat, ich muss das hier irgendwie gelöst kriegen.

Allerdings dann zu hören, ‚mach doch mal Pause‚, kommt manchmal nicht so wirklich gut. Wenn man eh schon auf 180 ist, dann ist es besser, an die 2-Klick-Regel erinnert zu werden, denn da geht’s gleich um das positive Endergebnis.

Dass jetzt nix neues ist, ist mir klar. Die Frage ist nur, tun wir das, von dem wir wissen, dass es funktioniert, denn auch wirklich….?

Probieren Sie es aus und erleben Sie die Macht der 2-Klicks! :-)) Freu mich über alle Erfahrungsberichte.


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Warum Hudeln auch mal die beste Lösung sein kann

hudelnGehören Sie auch zu den Menschen, die Projekte gern mal auf den letzten Drücker abwickeln? Zumindestens ab und zu? Also ich fürchte, bei mir ist das häufiger an der Tagesordnung als mir lieb ist. Und so manchesmal hadere ich mit mir, denn auch wenn ich dann in letzter Minute noch alles gebacken kriege, wäre es ja auch mal schön, das ganze ein wenig stressfreier zu haben.

Doch was muss ich da lesen? Hermann Rühle bietet in seinem Buch Die Kunst der Improvisation einen Gedanken ganz anderer Art dazu an. Das Paretoprinzip mit seinem 80/20 Verhältnis dürfte hinreichend bekannt sein. Doch von dieser Warte hatte ich es bisher noch nicht betrachtet und mir war zudem nicht in dem Maße bewusst, dass ich oft genauso arbeite:

…Das Pareto-Prinzip ist der Hebel, mit dem ich bei geringstem Kraftaufwand einen hohen Druck erzeuge. Pareto adelt das Hudeln zur sinnvollen, weil wirksamen Strategie und rehabilitiert den Deadline-Junkie. Bei den meisten Aufgaben reicht die 80-Prozent-Lösung. […] Um diese zu schaffen, kann ich erst mal einmal 80 Prozent der Zeit verstreichen lassen und anderen, schöneren Beschäftigungen nachgehen. In den letzten 20 Prozent der für die Aufgabe verfügbaren Zeit stelle ich dann das geforderte Ergebnis auf die Beine.

Hm, was sagt man dazu…? Das klingt ja fast wie die perfekte Anregung aller AufschieberInnen und Anhänger der Prokrastination das zum neuen Credo zu ernennen. Wie wir inzwischen schon häufig gehört haben, neigen vor allem Perfektionisten und kreative Menschen zum Aufschieben. Und wenn man sich die einzelnen Aufgaben mal ernsthaft betrachtet, könnte es durchaus funktionieren, diese Methode des umgekehrten Pareto – des Oterap-Prinzip (wie Rühle das in seinem Buch nennt) mal auszuprobieren.

Denn wenn Sie zurückdenken, an die Situationen in den Sie aufgeschoben und dann auf den letzten Drücker noch alles fertig gestellt haben, lehrt uns die Erfahrung, dass wir es hinkriegen. Es wäre bestimmt manchesmal mit weniger Stress verbunden, früher zu beginnen, doch vom Beendigungsstandpunkt ausgesehen, hat’s ja gereicht.

Da ich das inzwischen auch bei mir viele, viele Male erlebt habe, bin ich inzwischen relaxter wenn die Zeit vergeht und das Projekt noch immer nicht angefangen ist. Ich habe über mich gelernt, dass ich für bestimmte Arten von Projekten so und soviel Zeit brauche und es mir bei diesen am liebsten ist, wenn ich sie ganz aktuell erstellt habe und damit ganz im Thema drin bin. Das heißt faktisch, mir ist klar, wie lang die 20 % der Zeit bei mir ca. dauern. (der passende Kalauer dazu: Haut nicht immer hin, doch in 80 % der Fälle :-)

Bevor das Hudeln jedoch nun zum Allheilmittel erkoren wird, möchte ich noch einige Sachen zu bedenken geben und Einschränkungen aus meiner Erfahrung aufzeigen:

  • Wenn ich in einem Thema Verstehenslücken habe, wird hudeln nicht hinhauen. Wissenslücken lassen sich noch annähernd auffüllen, doch bei Verstehenslücken brauche ich häufig viel mehr Zeit als gedacht und meist auch jemanden, der mich unterstützt. Und das krieg in den 20 % dann meist nicht unter, weil zum einen andere selten genau in meinem benötigten Zeitfenster zur Verfügung stehen und zum anderen der Verstehensprozess Zeit braucht zum Festigen.

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  • Das Einschätzen wieviel der Zeit nun wirklich 20 % sind, braucht Erfahrungswerte. Das bedeutet, dass es erst dann Sinn macht, das „Oterap-Prinzip“ einzusetzen, wenn ich mehrere gleichartige Aufgaben bereits bearbeitet habe und daraus realistisch ableiten kann, wann ich spätestens beginnen sollte.

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  • Nach außen macht Hudeln selten einen guten Eindruck. Wenn es regelmäßig zuviele Leute mitbekommen, könnte es job- und karrieremäßig schaden. Findet es eher hinter verschlossenen Türen statt, und es gehen nur die Ergebnisse nach draußen, ist dieser Teil weniger relevant.

Was sind Ihre ganz persönlichen Tricks mit Aufschieben oder Nichtaufschieben umzugehen?

Schlussbemerkung:
Was mich dazu noch sehr amüsiert hat, ist ein Zitat von Prof. Ferrari der zum Thema Procrastination forscht: „Jemandem der aufschiebt zu sagen, dass er sich einen Wochenplaner kaufen soll, ist wie wie einem chronisch Depressiven zu sagen, er solle fröhlich sein. (Psychology Today, 23 August 2003)

Und wer sich gern noch weitere Anregungen zur Kunst des Improvierens (hört sich doch auch wirklich viel besser an ;-) holen mag, sollte ruhig mal einen Blick ins Buch von H. Rühle werfen.

Bildquelle: Pixabay


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