Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort. Hm, bloß welchen???

OrdnungWieso in der Küche die Lösung für Chaos im Büro liegen kann. Dieses Geheimnis und mehr werden wir in diesem Artikel lüften 🙂

Bildquelle: Pixabay

Viele mühen sich mit GTD ab und trotzdem springt wie von Zauberhand oft alles wieder in Unordnung zurück. Das kann sehr frustrierend sein. Denn der Sinn z. B. einer Weekly Review sollte nicht wöchentliches Aufräumen sein. Doch woran liegt es nun, dass sich Papierstapel, gefühlte 5.000 rumfliegende Gegenstände und mehr immer wieder zu einem unerwünschten Stil-Leben zusammenfinden?

Meiner Erfahrung nach aus vielen Workshops, Telefontrainings (ja, auch das geht bei GTD 🙂 und Einzelcoachings im Selbstorganisationsbereich ist die Krux an vielen unaufgeräumten und chaotischen Büros oft ähnlich und hat mit den Grundlagen zu tun. Denn wie das so ist, werden die Basics zwar registriert, jedoch nicht klar umgesetzt. Und dann kommt sowas ähnliches raus, wie ein Haus, bei dem man mit dem Dachboden anfangen will. Wird wohl nix werden.

Dann wollen wir mal zu den Basics zurückkehren. Und diese finden sich für mich nicht unbedingt bei GTD sondern noch ein Feld davor, bei Kaizen. Wenn Ihnen das jetzt nicht viel sagt, spielt das keine Rolle. Denn wir werden uns in diesem Beitrag nur auf eine einzige Maxime daraus konzentrieren:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort.

Dies ist ein ganz zentraler Schlüsselsatz um Organisation lebbar zu machen. Klar, werden nun vielleicht manche sagen, das ist ja völlig logisch und das soll jetzt die Lösung sein…? Die Frage ist eben, wie konsequent dieses Prinzip tatsächlich umgesetzt wird.

Wer sich beispielsweise angewöhnt hat, seinen Autoschlüssel immer an der gleichen Stelle aufzubewahren, weiß wieviel Suchzeiten diese kleine Maßnahme einspart. Ganz abgesehen von Panikanfällen und Adrenalinstößen, die einen durchströmen, wenn man mal wieder keinen Plan hat, wo denn der verflixte Schlüssel hingekommen ist. Zu wissen wo etwas hingehört und es sich dann auch dort befindet, macht den Unterschied aus.

Wenn Sie nun mal einen dieser üblichen Tage im Büro in Gedanken durchgehen, dann geht bestimmt eine große Zahl von Papieren und Gegenständen durch Ihre Hände. Manches davon verschwindet in Ablagen, Ordnern u.ä. und anderes eben nicht. Und genau das ist das Baumaterial der Unordnungsberge. Denn wir haben nun mal wenig Zeit.

Und wenn ich ständig viele Projekte jonglieren muss, dann hab ich keine Zeit zum Nachdenken, wo denn nun dieses oder jene Papier hingehören könnte, sprich seinen Platz hat. Also wird es – mal eben schnell – dort abgelegt, wo mein Blick grad hinfällt. Häufig noch mit dem Gedanken, ‚das darf ich nicht aus den Augen verlieren‘, denn ich muss ja noch was damit machen.

Eine weitere Variante ist, dass mir schon so ungefähr klar wäre, wo denn dieses Papier hingehört, doch der Ordner ist bereits überfüllt, es ist kein Platz mehr im Schrank und dann landet die Mappe – mal eben schnell – wahlweise auf dem Boden, dem zweiten Schreibtisch, dem Fensterbrett oder, oder, oder (hier Ihre beliebtesten Lagerplätze einsetzen 🙂

Gut, dann wollen wir uns mal in Richtung Lösung bewegen. Wenn wir beginnen über Orte nachzudenken und zu definieren, setzen wir damit einen wichtigen Gedankenprozess in Gang. Wird dieser immer wieder angestoßen, werden sich Routinen und Automatisierungen immer schneller ergeben und uns damit das Leben erleichtern.

Als Metapher dazu wollen wir uns in die Küche bewegen. Dort wird das Prinzip des einen Ortes meist ganz automatisch gelebt. Denn Sie werden Ihre Töpfe, Ihr Besteck, Ihre Tassen u.ä. wahrscheinlich immer im gleichen Schrank, Fach oder Schublade aufbewahren. Es wird kaum vorkommen, dass Sie Ihre Löffel mal in den Oberschrank legen und die Tassen in die unteren Eckschränke stellen. Hier kommt uns eine „Ort-Ordnung“ vollkommen natürlich und logisch vor.

Wenn man einen genaueren Blick darauf wirft, dann werden die Gegenstände die häufig gebraucht werden, in Griffweite sein und alles andere ein Stück dahinter, weiter unten usw. Die Griffweite wiederum lässt sich zudem nach dem Zweck des Gebrauches definieren. Z.B. werden Backbleche oft in einer Schublade direkt unter dem Backofen aufbewahrt, Tassen in der Nähe der Kaffemaschine oder Wasserkochers. Desweiteren werden Sie kaum alle Geräte die Sie in der Küche so haben, z.B. einen Entsafter, den Reiskocher, Quirl und was es sonst noch so gibt sichtbar rumstehen lassen. Erst wenn Sie sie benötigen, werden sie herausgenommen.

So, und wie sieht es nun in einem Büro aus, wenn man mit diesem Blick aus der Küche mal näher hinsieht? Da geht’s schon am Schreibtisch los, dass dort ein Locher, ein Tacker, ein Stiftebehälter der übergeht, Büroklammerdose, Schere, Tesafilm, Markerstifte, Taschenrechner, Schlüssel, Brotzeit, Stempel, Fotos, Post-it-Block, Kalender, Visitenkarten, Handy, Ladegerät, Zettel usw. herumliegen und -stehen.

Schreibtischchaos

Sie mögen nun sagen, oh Gott, wie kann man da nur arbeiten? Doch ich trau mich wetten, wenn ich unangekündigt bei Ihnen tagsüber reinschneien würde und dann in Fotos den grad sichtbaren Zustand festhalte, dann sieht es bei 95 % aller Arbeitsplätze ähnlich aus. Das ist meine ganz persönliche Erfahrung aus vielen Jahren Workshops in diesem Bereich. Und um das hier gleich mal richtig zu stellen, das ist keine Schelte, sondern einfach nur ein Feststellen dessen, was gerade ist. Und dann lässt sich damit arbeiten.

OK, wie kann ich nun anfangen das Chaos zu lichten? Lassen Sie uns dazu das Prinzip aus der Küchenordnung

was ich selten brauche ist gut verstaut

näher ansehen. Dies beginnt bereits mit einer Definition dessen, was „selten“ bzw. „häufig“ überhaupt ist. Wenn Sie während Ihrer Arbeit am Schreibtisch mehrmals am Tag Ihren Locher brauchen, dann hat er einen Platz auf dem Schreibtisch verdient. Sollten Sie ihn jedoch nicht täglich benötigen, dann hat er sozusagen keine Berechtigung den kostbaren Platz an Ihrem Schreibtisch zu belegen. Und daher sollte er z.B. in einer Schublade des Rollcontainers untergebracht werden.

Das Problem das sich jetzt dabei ergeben könnte: beim Öffnen der Schublade des Rollcontainers fliegt hier alles kreuz und quer und ist überhaupt schon wegen Überfüllung geschlossen. Was genau sich hier so alles finden würde, weiß man selten aus dem Gedächtnis… Dann hat der Locher hier also auch kein gutes zuhause.

Hm, bevor Sie an dieser Stelle gleich frustriert aufgeben noch mal der wichtige Hinweis: Wir schauen uns im Moment nur den Ist-Zustand an. Wir überlegen uns wo ein Ding einen und seinen Platz haben könnte. Noch wird nix geräumt. Daher können Sie ganz ruhig bleiben 🙂

Wenn Sie nun den Inhalt der Schublade Ihres Rollcontainers näher betrachten und wiederum aus dem Blickwinkel der Häufigkeit des Gebrauchs draufsehen, werden sich hier etliche Gegenstände finden, die diesen Platz nicht verdient haben. Denn alles an Stauraum, der sich nah an Ihrem Arbeitsplatz befindet, sollte nur wirklich Benötigtes enthalten und kein Massengrab sein.

Damit ist die nächste Frage, wo diese Gegenstände einen guten Platz finden können. Vielleicht in einem der Schränke, der in Ihrem Büro steht. Sollten Sie nach einem einzigen Blick darauf abwinken, weil auch hier überhaupt kein Platz ist, ist es eben genau deswegen interessant, hinzuschauen. Denn nach diesem Spielchen rückwärts, was wir angefangen haben bei einem Locher auf dem Schreibtisch, bishin zu keinem Platz im Schrank, sind wir nun an einem wichtigen Punkt angelangt:

Unordnung herrscht in vielen Büros deswegen, weil schlichtweg kein Platz vorhanden ist.

An dieser Stelle gibt es meist zwei Reaktionen: Entweder es wird hier frustriert aufgegeben, da ja kein Geld und Raum zur Verfügung steht für neue Möbel oder es werden Kataloge gewälzt um vielleicht doch noch ein neues Regal zu ordern.

Doch auch an diesem Punkt gilt nach wie vor die Regel: Wir sind erst mal nur am Schauen. Es ist wie eine Entdeckungsreise ins Land dessen, was gerade ist. Und das bedeutet auch hier wieder genaues hinschauen. Wussten Sie, dass Sie durchschnittlich 25 % dessen, was sich in Ihren Schränken befindet ausmisten können? Und dass ein weiterer Teil von ca. 25 % gar nichts in Ihrem Büro zu suchen hat, sondern in ein Archiv gehört?

Damit belegen – rein rechnerisch – die Hälfte aller Unterlagen einen Platz, den sie gar nicht verdient haben. Das sind statistische Durchschnittswerte. In meiner täglichen Arbeit erlebe ich oft, dass es noch mehr ist. Es ist nun allerdings selten offensichtlich, welcher der Ordner nun berechtigt im Schrank stehen darf und welcher nicht. Was die Entscheidung darüber erschwert, nach welchen Gesichtspunkten ausgesondert werden soll.

Bei Ordnern jedoch gibt es dazu einen netten Trick, den Sie ja mal ausprobieren können. Kleben Sie einfach ein Stück Tesafilm über die Grifflöcher, an denen Ordner aus dem Schrank gezogen werden. Machen Sie dies bei allen, die im Schrank/Regal stehen. Sollten Sie nun einen der Ordner benötigen, werden Sie zwangsläufig den Tesa abnehmen, um ranzukommen. Lassen Sie mal vier Wochen vergehen und schauen dann nach, welche Ordner immer noch verklebt sind. Das bedeutet ganz klar: Dort haben Sie 4 Wochen lang nicht reingesehen. Wenn Sie einen weiteren Monat verstreichen lassen und dann wieder überprüfen, werden Sie feststellen, dass es immer noch Ordner gibt, die den Tesafilm dran haben.

Und dieser Zeitraum sollte jedem klar machen, dass hier kostbarer Platz im Büro belegt wird, von Informationen die Sie seit acht Wochen nicht benötigt haben (!). Wer sichergehen will, kann gern noch einen weiteren Monat anhängen, dann haben Sie ein Quartal zusammen. Spätestens jetzt ist klar, diese Ordner gehören in ein Archiv und damit ausgelagert.

Und bevor Sie ausgelagert werden, lohnt sich ein Blick hinein, ob denn dort tatsächlich Informationen zu finden sind, auf die wir jemals wieder zurückgreifen werden. Falls nicht Aufbewahrungsfristen dagegen sprechen, lohnt die Überlegung, was passieren würde, wenn mir ausgerechnet dieser Ordner gestohlen würde. Sollte Ihnen darauf keine Antwort einfallen, ist die Frage essentiell, was dann letztlich der Grund dafür ist, dies aufzuheben.

Wir sind nun auf unserer Reise im Archiv/Keller angelangt. Wenn es hier noch Platz gibt, können Sie beginnen die identifizierten Ordner auszulagern und damit Platz in Ihrem Büro zu schaffen. Falls es in Ihrem Archiv keinen Platz mehr gibt, gilt auch hier: erst mal hinschauen, was dort alles an Schätzen lagert. Alles was aufgehoben wird, sollte dazu einen klaren Grund liefern. Und wenn dieser nicht vorhanden ist, stellt sich als nächstes die Frage von oben: Was passiert, wenn mir genau dies gestohlen würde. Gibt es darauf keine wirklich ernsthafte Antwort: weg damit.

Die Kaskade nun in der umgekehrten Richtung gedacht: Sobald Raum ist, etwas auszulagern (sprich vom Büro ins Archiv) ist auch Raum da, im Büro etwas umzulagern usw. bis hin zum eigenen Schreibtisch.

Sie können im Kleinen damit beginnen, sich immer mal wieder zu fragen, wo denn der eine Platz für diesen Gegenstand/Ordner/Information wäre. Und diesen auch mal – wie auf Probe – ausprobieren. Behalten Sie immer wieder den Merksatz im Kopf:

Jedes Ding hat einen Ort und jedes Ding hat seinen Ort

Kaizen und später GTD ist eine Art zu denken und die Dinge neu zu betrachten. Lebbare Ordnung speist sich aus Platz und Routinen. Und diese wiederum aus Klarheit über die Abläufe. Also schauen Sie einfach hin. Nehmen Sie wahr und fragen sich immer wieder, wo etwas einen guten Ort hat und warum Sie etwas aufheben.

Wenn Sie dabei Unterstützung haben möchten, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Denn man sollte es kaum glauben, doch es gibt Menschen wie mich die das Chaos als Ausgangssituation faszinierend finden 🙂

Wer mal gucken will, bei flickr hab ich ein paar Fotos hochgeladen, die zeigen was sich tut, wenn MitarbeiterInnen ausmisten. Hier zu finden. Und ein paar Vorher-Nachher-Impressionen.

Das ist Teil der Tagesworkshops, die richtig Laune machen und nachhaltige Wirkung zeigen. Denn interessanterweise gibt es nach den Workshops Inseln der Ordnung die sich ausbreiten. Es scheint eben auch bei Ordnung eine ansteckende Wirkung zu geben 🙂

Und das ist kein Einzelphänomen, sondern eher übliche Praxis, die nach den Seminaren entsteht. Es können komplette Regale neu verwendet werden, in den Büros ist Platz für die tägliche Arbeit und es wird wieder alles gefunden. Ach ja, ich liebe meinen Job 🙂

Wer auch mal will, kann mich unter info@wissensagentur.net erreichen. Das ganze lässt sich in Tagesworkshops mit ganzen Abteilungen und genauso in Einzelcoachings verwirklichen. Freu mich schon auf neue Chaos-Felder 🙂

Flattr this!

Workshop: Ordnung im täglichen Wahnsinn

Der Schreibtisch liegt voller Papiere, stündlich gehen neue eMails im Computer ein, das Telefon holt Sie immer wieder aus Ihrem Arbeitsfluss und dann verbringen Sie auch noch einen Großteil Ihrer Zeit in Meetings. Zudem bräuchten Sie einen Überblick über die laufenden Projekte und Ihr Büro platzt papiermäßig bald aus allen Nähten.

Wenn Ihnen diese oder ähnliche Situationen bekannt vorkommen, dann habe ich was für Sie:

Systematisch ordnen – arbeiten – umsetzen

Am 5. und 11. November 2008 im Weißen Haus in Offenberg

Wäre es nicht schön, wenn Sie Ihren Arbeitstag durch ein flexibles und leistungsfähiges System nachhaltig strukturieren könnten?

Lernen Sie in diesen zwei Workshopabenden sofort umsetzbare Strategien kennen, mit deren Hilfe Sie 20 % und mehr Platz einsparen können. Sie bauen sich eine Informationszentrale auf, die Ihnen jederzeit einen Überblick über laufende Projekte bietet. Dadurch können Sie Ihre Zeit nachhaltig und effektiv nutzen.

Was bisherige Teilnehmer zum Workshop sagen:
„… hab jetzt ein Super -Feierabend-Gefühl und freu mich schon auf den nächsten Arbeitstag. […] Das wollte ich Ihnen einfach nur mal so mitteilen und nochmals betonen, dass der Workshop insgesamt einen „Wahnsinns-Auftrieb“ verschafft hat – ob arbeitsmäßig oder auch privat.“
Brigitte L.

„Jedesmal, wenn ich meinen Schreibtisch aufräume denke ich an Sie und das ist oft. Aber natürlich nur positiv, weil mir der Kurs echt viel gebracht hat. Das Leben ist eine Aufräumaktion !!“
Regina K. (Pocking)

Setzen auch Sie diese Organisationsmethoden ein und holen Sie sich Ihr entspanntes Arbeitsgefühl!

Alle Dateil-Informationen und die Möglichkeit zum Anmelden finden Sie hier.

Ich freue mich auf Sie!

PS:
Es sind noch zwei Plätze frei. Wer zuerst kommt, organisiert sich zuerst 🙂

Flattr this!

GTD: Selbstorganisation – Einfachheit vs. Komplexität

DurcheinanderNachdem es das System GTD ja schon eine ganze Weile gibt und inzwischen einige Adaptionen und Neuentwicklungen mit verschiedensten Abkürzungen dazugekommen sind, ist es kein Wunder, dass die Frage „na, wie soll ich denn nun mich organisieren….??“ im Moment wieder sehr aktuell ist.

Bei Thorsten drüben läuft grad eine ausführliche Diskussion zum Thema und im Zuge dessen sind mir mehrere Gedanken dazu durch den Kopf gegangen. Ich will mal versuchen, ein paar weiterführende Fragen in den Raum zu stellen.

Mal ganz davon abgesehen, dass nach meiner Erfahrung kein Mensch gleich gestrickt ist und damit auch beim Thema Selbstorganisation am sinnvollsten seinen ganz persönlichen Weg geht, gibt es für mich noch weitere elementare Faktoren:

Was lässt sich tatsächlich auf Einfachheit reduzieren und was ist durch seine Natur eine komplexe Sache, die sich auch nur komplex verwalten lässt?

Eine interessante Frage die in diesem Zusammenhang auftaucht:

Was ist der Unterschied zwischen komplex und kompliziert?

Die folgende Erläuterung bringt meiner Meinung nach den Unterschied sehr schön auf den Punkt:

Komplexität kennzeichnet die potentiell in einem System enthaltenen Ordnungszustände (Binswanger, S. 168f.). Dabei sind verschiedene Komponenten verknüpft (lat. complexus = Verknüpfung) und ein komplex geordnetes Zusammengesetztes entsteht.

Im Unterschied zur Betonung der Ordnung weist das Komplizierte (lat. complicare = verwickeln) auf Verwirrung, Unordnung, Erschwernis hin.

Wenn etwas immer komplizierter wird, ohne gleichzeitig neue Ordnungszustände zu erreichen, hat das noch nichts mit Komplexität zu tun.

Quelle: Annette Schlemm (Hervorhebungen von mir)

Das Gefühl wenn uns etwas kompliziert erscheint, kennt mit Sicherheit jeder von uns. Denn das „Verwickelte“ einer Sache lässt uns relativ schnell erschöpft/genervt fühlen, da wir keinen Überblick haben und uns tendenziell überfordert sehen. Doch wenn ich es irgendwie gelöst kriegen muss, diese Geschichte, was mach ich dann?

Auch dazu bin ich mit einer weiteren interessanten Unterscheidung fündig geworden:

Mit Wissen kann man komplizierte Aufgaben lösen, aber nur mit Können kann man komplexe Aufgaben lösen. Die Autoren vergleichen das mit einer Fußballmannschaft. Die Logistik einer Fußballmannschaft ist kompliziert, aber mit genügend Wissen über die Zusammenhänge lösbar. Die Durchführung des Spiel selbst ist komplex (weil hochdynamisch) und mit theoretischem Wissen über das Fußballspiel eben nicht lösbar. Dafür muß man es können.

Quelle: Blog zur systemischen IT (es wird aus dem Buch Denkwerkzeuge der Höchstleister zitiert)

Was bedeutet das nun für unsere selbstorganisatorische Praxis?

Wenn uns ein Projekt über den Kopf zu wachsen droht, weil sich die damit zusammenhängenden Aufgaben immer mehr aufblähen, lohnt sich ein genauerer Blick auf das Ganze. Sind wir aufgrund der Menge überfordert und haben keinen Plan mehr wo es weitergeht und was das nächste ist oder wissen wir nicht, wie etwas zu bearbeiten ist?

Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass wir – wenn uns etwas zu kompliziert ist – recht schnell sagen, ich weiß nicht, wie das geht? Und falls das zutrifft wird uns im Fall des „ich weiß nicht WIE“ am schnellsten Wissen weiterhelfen, das ich mir aneignen kann. Denn genauso wie ich Fehler mache, weil mir etwas fehlt, nämlich das Wissen darüber wie es geht, kann ich komplizierte Aufgaben durch Wissensanwendung lösen.

Haben wir jedoch keine Ahnung wo und mit was es weitergeht, haben wir den Überblick über die Sache verloren. Und dann heißt es erst mal alle Maschinen auf Stopp und sich wieder Klarheit über die Zusammenhänge (die Komplexität) verschaffen. Das wird mir am schnellsten dann gelingen, wenn ich bereits praktisch viel Erfahrung mit dem aktuellen Thema habe (= Können). Denn dann werde viel schneller als ein „Nicht-Könner“ die Dreh- und Angelpunkte erkennen, an denen die miteinander verknüpften Komponenten sich gegenseitig beeinflussen und kann an den wesentlichen Schrauben drehen.

Daher lernen wir komplexe Angelegenheiten am schnellsten durch das Partizipieren von Erfahrenen, sprich durch Abschauen und Machen. Wenn Sie also die Möglichkeit haben von Könnern zu lernen, sollten Sie jede Chance dazu nutzen, denn Komplexität ist nicht durch theoretisches Wissen bewältigbar.

Wie oben im Zitat auch bereits erwähnt, ist eine Sache die stetig komplizierter wird, noch lange nicht komplex. Denn Komplexität hat eine innere Ordnung. Wer in seiner Selbstorganisation immer wieder neue Tools einsetzt und sich in eine immer kompliziertere Abwicklung verstrickt, hat damit das Gegenteil von einem komplexen System geschaffen.

Eine einfache Regel lautet dabei: Wenn Sie häufig über Ihr System nachdenken müssen, ist es definitiv zu kompliziert und es fehlt eine komplexe Ordnung. Das bedeutet nun andrerseits keineswegs, alles auf ein Tool (z. B. Block und Stift) zu reduzieren.

An dieser Stelle wird gern Albert Einstein zitiert mit seinem berühmt-berüchtigten Satz: „Mache die Dinge so einfach wie möglich, jedoch nicht einfacher.“

Mir scheint, dabei wird von vielen nur die erste Hälfte des Satzes gelesen und ein simplify-Feldzug eingeläutet. Einfachheit ist wichtig, keine Frage, doch der zweite Teil des Satzes ist mindestens genauso interessant, wenn nicht sogar in unserer komplexen Zeit viel relevanter: „…jedoch nicht einfacher.“

Komplexe Angelegenheiten werde ich nur dann lösen können, wenn die innere Ordnung dieser zusammenhängenden Systeme erhalten bleibt und nicht künstlich versucht wird, sie in eine einfache Form zu quetschen.

Ob etwas einfach ist oder nicht, lässt sich vielleicht am besten nochmal durch ein Bild von komplex erläutern. Da Komplexität Bestandteile voraussetzt, die in Abhängigkeit zueinander stehen, ist für mich ein Mobile eine schöne Metapher. Ein Mobile ist im aufgehängten Zustand eine 3D-Angelegenheit. Hier sind die einzelnen Teile miteinander vernetzt und wenn ich eins davon bewege, entferne oder ein weiteres dazufüge, kommt die bestehende Ordnung erstmal durcheinander und das gesamte Gebilde muss sich neu ausrichten.

Liegen die einzelnen Teile dagegen unverbunden auf einem Tisch, kann ich mit jedem der Einzelteile etwas machen, ohne dass es die anderen tangiert. Der 3D-Effekt (die Vernetzung) fehlt und damit sind die Teile einzeln quasi nur noch eindimensional wie ein Foto.

Konkret bedeutet das, dass wir uns bei unseren Aufgaben auch immer wieder fragen sollten, mit was bzw. wem sie zusammenhängen, denn wir bearbeiten inzwischen höchstselten isolierte Tasks.

Das geht z. B. schon los beim Einkaufen. Wenn ich nur für mich selbst einkaufen muss, dann ist das ziemlich einfach. Im wahrsten Sinne, denn im besten Fall habe ich einen Ort auf dem ich alles notiere und wenn’s passt, nehme ich die Liste mit und besorge die Sachen. Keine Vernetzung = eindimensional.

Sobald jedoch ein gemeinsamer Haushalt besteht, wird das ganze schon komplex (auch manchmal kompliziert, ich weiß 🙂 Denn wenn nicht eruiert wird, was alle Beteiligten haben wollen oder brauchen und was überhaupt noch da ist und was fehlt, geht irgendwann mit Sicherheit das Gemecker los. Hier haben wir also eine Vernetzung von Personen und Dingen. Da das noch ein relativ einfach gehaltener komplexer Vorgang ist, lässt sich hier mit simplen Regeln, wie ‚alle nutzen einen Ort zum Notieren‘, und ‚wenn jemand was verbraucht, schreibt er das automatisch auf die Liste‘, usw. regeln. Und daran lässt sich schon erkennen, dass die Funktionalität von komplexen Systemen von den eingesetzten Regeln abhängt.

Und genau diese sollten nicht zuviel und auf der anderen Seite jedoch auch nicht zu wenig sein. Desweiteren sollten diese Regeln klar und eindeutig sein. Gute Regeln erkennt man daran, dass sie fast automatisch eingehalten werden, weil sie sehr viel Sinn machen und die innere Ordnung der Komplexität aufrecht erhalten. Wer zuviel regeln will, verliert das Ziel aus den Augen.

Um ein System einfach zu machen, jedoch nicht einfacher, gilt eine einfache Regel: Wenn ich diese Regel weglasse, werd ich dann mein Ziel trotzdem erreichen? Falls die Antwort ja ist, können Sie die Regel mit gutem Gewissen unter den Tisch fallen lassen.

Lassen Sie uns als Beispiel dazu unsere geliebte eMail-Kommunikation nehmen: Mein Ziel ist es, die elektronische Post zu bearbeiten. Sie ist allerdings nur ein Teil des großen Mobiles Kommunikation und enthält viele, viele „Untermobiles“ die mit verschiedensten Projekten zusammenhängen. Natürlich kann ich jetzt Regeln aufstellen, wie das auch oft in Firmen gemacht wird, z.B. eingehende Mails in dieser oder jener Frequenz zu bearbeiten usw. Doch wird diese Regel tatsächlich hilfreich sein?

Ist es nicht so, dass damit mein ganz persönlicher Arbeitsfluss reglementiert wird und meine Aufmerksamkeitsspanne in immer kleinere Häppchen zerteilt wird, da ich auf Anordnung/Regel meine Mails in bestimmten Abständen checken muss oder das auch selbst inzwischen viel zu oft mache?

Was wäre denn, wenn ich die Regel abändere in „die elektronische Post regelmäßig zu bearbeiten“? Damit habe ich klargestellt, dass die Bearbeitung wichtig ist und auch die Regelmäßigkeit. Doch wie genau, das bleibt nun jedem persönlich überlassen. Dann wird vielleicht der eine Mitarbeiter noch 2x am Tag reinschauen und der andere alle Stunde, da ihre Arbeitsaufgaben unterschiedliche Handlungsweisen erfordern.

FAZIT

Unsere momentane Arbeitswelt erfordert von uns das Wissen und das Können einfache von komplexen Aufgabenstellungen zu unterscheiden. Und dabei wiederum den Unterschied zwischen komplex und kompliziert zu erkennen. Komplexe Angelegenheiten haben eine innere Ordnung und Abhängigkeit ihrer Bestandteile und lassen sich nicht „einfach“ sondern über wenige, jedoch zielführende Regeln lösen. Dazu können durchaus mehrere eingesetzte Systeme gehören anstand einer zwanghaften Simplifizierung. Ausschlaggebend ist das Ziel zu erreichen und nicht den Weg dahin zu pflastern.

Bildquelle: Pixabay

Flattr this!

GTD mit Augenzwinkern: ungewöhnlicher Posteingangskorbinhalt…

Eigentlich wollte ich ja nie Katzenkontent veröffentlichen. Eigentlich… Doch bei diesem ungewohnten Posteingangskorbinhalt konnte ich nicht widerstehen 🙂

Darf ich vorstellen, das ist Sally, die eine Hälfte meiner Katzenmädels. Und wenn sie meint, dass jetzt Freizeit ist, dann parkt sie eben mit Vorliebe im Eingangskorb. Auch recht, dann mach ich jetzt erst mal Mittag, ist halt höhere Gewalt 🙂

Flattr this!